Comment optimiser son progiciel de gestion?

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1 Comment optimiser son progiciel de gestion? «Gérer son informatique, quelles sont les questions que doit se poser chaque entrepreneur?» Centre patronal de Paudex, 27 octobre 2006 Gérard Chessex / NJM NJM Informatique Sàrl Le Verney E CH-1070 PUIDOUX Tel: Fax:

2 Au menu de ce petit-déjeuner! 1. Quel logiciel de gestion pour quelle entreprise? 2. Problèmes et attentes des PME..? 3. Quelques propositions pour optimiser votre progiciel 4. NJM 5. Synthèse

3 On ne gère et n améliore que ce que l on mesure système d information de l entreprise Le progiciel de gestion n est qu une composante du système de gestion de l information de l entreprise Il supporte ce dernier Source: IML / PW

4 stratégique 1. Progiciel fonctionnel Gestion de l information opérationnel Stratégique Managérial 2. ERP 3. Informatique décisionnelle (BI) opérationnel Opérationnel finance vente achat - production SQL Server Oracle DB2 Access Excel Word Classeurs Cartothèques Intégration des données

5 Quel progiciel pour quelle entreprise? quelques facteurs influençant le choix de son progiciel type de marché dans lequel évolue la société type de management moyens humains (compétence et disponibilité) culture d entreprise besoins de traçabilité et de sécurité environnement informatique actuel objectifs stratégiques de la société quantités de données à gérer besoins actuels et futurs de la société complexité de la société maturité du système de gestion taille et nombre d employés budget à disposition vitesse de gestion et de croissance

6 Au menu de ce petit-déjeuner! 1. Quel logiciel de gestion pour quelle entreprise? 2. Problèmes et attentes des PME..? 3. Quelques propositions pour optimiser votre progiciel 4. NJM 5. Synthèse

7 Problèmes fréquemment rencontrés / mentionnés par les PME Différents systèmes développés à l interne (Access, Excel, etc.) Mélange de différents logiciels pour les - offres - facturation - comptabilité (débiteurs, créanciers, caisse) - données sur les articles et les produits - informations clients Différentes entreprises et personnes sont impliquées dans l installation et la maintenance des logiciels L utilisation est complexe, les coûts sont importants et rarement maîtrisés Les résultats obtenus ne correspondent pas forcément aux attentes La réactivité et la disponibilité du/des prestataire(s) de service sont insuffisantes.

8 Quelles sont les attentes des PME? Faciliter et automatiser le traitement, la gestion et la mise à disposition des informations de l entreprise Améliorer la productivité, maîtriser et réduire les coûts Offrir au management des «tableaux de bord» pertinents permettant la prise de décisions Assurer la pérennité de l investissement informatique En résumé, IL FAUT QUE CA MARCHE!

9 Au menu de ce petit-déjeuner! 1. Quel logiciel de gestion pour quelle entreprise? 2. Problèmes et attentes des PME..? 3. Quelques propositions pour optimiser votre progiciel 4. NJM 5. Synthèse

10 Le succès se mesure par : 1. la pertinence des informations fournies aux utilisateurs 2. l efficience de la technologie de l information 3. la maîtrise et l optimisation des coûts* qu elle engendre *Coûts de l informatique: coût total par an engagé pour supporter, maintenir, faire évoluer, gérer et sécuriser l infrastructure et les applications, afin de répondre aux besoins des utilisateurs et de l entreprise

11 1. le système d informations de votre entreprise 5. les coûts Comment optimiser votre progiciel d entreprise 2. vos applications «métier» 4. le support 3. vos utilisateurs internes

12 1. le système d informations de votre entreprise Quelques solutions: Evaluer l écart entre l existant et les attentes des différents acteurs de l entreprise en termes d information de gestion Pouvoir répondre à la question: «Mes outils de gestion actuels m apportent-ils les informations nécessaires à la gestion de mon poste de travail / département / entreprise?».

13 2. vos applications «métier» Quelques solutions: Si écart identifié: A. Vérifier qu il n y a pas de solution existante avec vos progiciels actuels répondant à vos besoins en information: 1. «by pass» 2. version plus récente 3. module supplémentaire B. Evaluer / quantifier le coût du changement (ROI SWOT) Gérer, inventorier et «optimiser» le nombre des applications utiles Standardiser et unifier les applications, identifier les «spécifiques».

14 3. vos utilisateurs internes Quelques solutions: Présence en interne d un expert fonctionnel («key user») Plan de formation continue pour améliorer les compétences des utilisateurs Planifier une formation de base standard pour les nouveaux utilisateurs 2 utilisateurs formés aux mêmes fonctions / processus du logiciel Valoriser / capitaliser sur l aspect «métier» des utilisateurs du progiciel Uniformiser les procédures de travail dans l entreprise Documenter par écrit les principales procédures de travail avec le logiciel Améliorer l image interne de votre progiciel dans le cadre de l entreprise. En résumé: Améliorer la qualité du service aux utilisateurs (formation, support et accompagnement)

15 4. le support Quelques solutions: Traitement des demandes de support: centraliser les demandes faire valider les demandes d adaptation du logiciel par une personne centrale ayant des compétences «métier» tenir un journal faire le suivi dans le temps de ces demandes Différencier le support interne et externe Support externe, différencier le support de votre intégrateur / prestataire de service et de l éditeur du progiciel (comprendre la VA de chacun) Gérer la relation avec votre prestataire de service avoir des séances annuelles avec votre intégrateur / prestataire de service pour faire le point connaître les personnes chez l intégrateur qui s occupent de votre entreprise un seul «key user» en contact avec l intégrateur ayant une double compétence (technique et métier) connaître le contenu du contrat de support (support vs intervention) Participer à des clubs utilisateurs organisés par l éditeur de votre logiciel.

16 5. les coûts Quelques solutions: Evaluer l impact de l investissement de mise à niveau du progiciel logiciel - conseil externe - formation - coûts internes Connaître les coûts récurrents annuels et les suivre coûts d exploitation et de maintenance coûts de maintien, d enrichissement et d amélioration de la base de données coûts en ressources humaines (internes et externes) Maîtriser vos coûts récurrents budgéter ces coûts et les rendre «fixes»! Mesurer les performances (IP) et les suivre dans le temps Nombre d appels de support Coût par utilisateur Coût des interventions Nombre de problèmes récurrents Niveau de qualité du prestataire de service (temps de réaction )....

17 Au menu de ce petit-déjeuner! 1. Quel logiciel de gestion pour quelle entreprise? 2. Problèmes et attentes des PME..? 3. Quelques propositions pour optimiser votre progiciel 4. NJM 5. Synthèse

18 4% %!" # $!" % &!"' ' ' ' '(!' )*' "( ' + ') +"( #,%,-. &/ 0 '1 '2' 3 NJM Informatique Sàrl Le Verney E CH-1070 PUIDOUX Tel: Fax:

19 Synthèse Les meilleures pratiques permettent de réduire le TCO de 15 à 30% Source : Gartner Group Gestion des utilisateurs 10 à 15% Gestion du système 25 à 30% Protection des données 5 à 10% Standardisation 20 à 25% HelpDesk / support utilisateur 25 à 30%

20 Merci pour votre attention

21 Annexes

22 Notre approche: augmenter l efficacité et réduire les coûts Standardiser les moyens et les applications Intégrer et centraliser les données Collaborer avec un/des partenaires de qualité, externaliser les opérations informatiques non stratégiques Indicateurs de performances périodiques : Niveau de qualité du prestataire de service Volumétrie des prestations fournies Problèmes récurrents Coût fixe par poste, par utilisateur NJM Informatique Sàrl Le Verney E CH-1070 PUIDOUX Tel: Fax:

23 Les améliorations observées suite à l implantation d un progiciel de gestion intégré donner accès aux informations utiles à tous les collaborateurs comparer des données comparables assurer la communication et la compréhension entre collaborateurs, départements et unités de l entreprise réduire les erreurs de saisie centraliser l archivage de toutes vos données répondre aux prescriptions en matière de péremption intégration des processus industriels et de gestion suivi de votre activité en temps réel flexibilité et réactivité face au client gestion des achats au plus près amélioration du cycle de traitement des commandes meilleure gestion des stocks et des encours meilleur respect des délais meilleure gestion financière raccourcissement du cycle de paiement diminution des coûts informatiques traçabilité des produits fabriqués NJM Informatique Sàrl Le Verney E CH-1070 PUIDOUX Tel: Fax:

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