Entretien Professionnel. Cahier des charges offre de formation régionale pour la mise en œuvre de l entretien professionnel

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1 Entretien Professionnel Cahier des charges offre de formation régionale pour la mise en œuvre de l entretien professionnel Date: Février 2015 Rédacteur: AGEFOS PME Lorraine AGEFOS PME Lorraine MD / Cahier des charges formations Entretien Professionnel / février

2 Sommaire 1. Présentation d AGEFOS PME Les textes et les enjeux de l entretien professionnel Description de la prestation attendue Contenu de l offre Engagements du prestataire Procédure de l appel à propositions Contractualisation...10 AGEFOS PME Lorraine MD / Cahier des charges formations Entretien Professionnel / février

3 1. Présentation d AGEFOS PME Le Fonds d Assurance Formation, AGEFOS PME est un Organisme Paritaire Collecteur Agréé (OPCA) avec un agrément unique et national délivré par l Etat. Il est régi par une convention nationale, des statuts nationaux et régionaux. Conclue en 1972 et modifiée en dernier lieu le 24 février 2006, la convention nationale a été signée entre la CGPME d une part, et la CFDT, le CFE-CGC, la CFTC, la CGT et CGT-FO d autre part. AGEFOS PME est le premier gestionnaire privé de fonds pour la formation professionnelle et compte aujourd hui 21 associations régionales réparties sur tout le territoire français ainsi que dans les DOM, et un Siège National. Le réseau AGEFOS PME, implanté sur l ensemble du territoire, dans 24 régions et 90 implantations locales, exerce et développe, depuis 1972, ses missions et services au plus près des entreprises sur les territoires. Ses collaborateurs accompagnent sur le terrain les TPE/PME dans l identification de leurs besoins et la conception d objectifs opérationnels de formation, en fonction de leur propre stratégie. Le réseau AGEFOS PME propose également un service particulier aux branches professionnelles (51 branches adhérentes), groupes ou grandes entreprises nationales qui souhaitent mettre en œuvre une politique de formation commune aux entreprises qui leur sont rattachées, en bénéficiant d un appui régional. Ses trois missions principales sont les suivantes : collecter les fonds de la formation professionnelle des entreprises, informer, conseiller et accompagner les entreprises dans l élaboration et la réalisation de leurs projets emploi-formation-compétences, en expérimentant et développant, le cas échéant des dispositifs, démarches et outils innovants en tenant compte des particularités des entreprises, des salariés et des territoires, financer et gérer les contrats de professionnalisation et les actions de formation, en recherchant si nécessaire des financements externes Présentation d AGEFOS PME Lorraine Créé en 1973, AGEFOS PME Lorraine exerce et développe ses missions et services au plus près des PME : Liberté et neutralité L adhésion à AGEFOS PME est une décision libre et individuelle de l entreprise. Certaines branches professionnelles, groupes ou réseaux ont désigné AGEFOS PME comme leur organisme collecteur. AGEFOS PME n est lié à aucun prestataire de formation, garantissant ainsi son impartialité. Une structure paritaire 10 Administrateurs Collège Patronal : CGPME 10 Administrateurs Collège Salarié : CGT, FO, CFDT, CGC et CFTC 1er OPCA de la Région Lorraine Créé et géré par les partenaires sociaux, AGEFOS PME est le premier gestionnaire des Fonds de la Formation Professionnelle en Région LORRAINE. AGEFOS PME Lorraine MD / Cahier des charges formations Entretien Professionnel / février

4 Ses orientations stratégiques sont arrêtées par le Conseil d Administration Régional. La réflexion et le suivi de ces orientations sont assurés par sa Commission Régionale de Formation. Des services et une organisation au service des TPE et PME Une forte implantation territoriale, un siège régional basé à Woippy, des délégations en Meurthe et Moselle, en Moselle et dans les Vosges, Plus de entreprises adhérentes, dont plus de entreprises de moins de 10 salariés, Près de 50 collaborateurs qui concourent au quotidien à accompagner les entreprises dans leurs projets et à leur assurer un conseil de proximité en matière de formation et d emploi, 12 conseillers, présents sur les territoires lorrains, au plus près des entreprises Contexte général. La réforme de la formation professionnelle vise à améliorer la compétitivité des entreprises en renforçant la qualification des individus et en sécurisant leur parcours professionnel. La loi du 5 mars 2014 implique pour les entreprises de passer à une obligation de former plutôt que de financer en donnant une place accrue au dialogue social et à l initiative du salarié. Les points essentiels du volet formation professionnelle sont les suivants : -l évolution du système de financement de la formation. -renforcement du dialogue social autour de la formation. -mise en place du CPF et du conseil en évolution professionnel. -l entretien professionnel et ses enjeux. Pour l entreprise, l entretien professionnel va jouer un rôle clé au cœur de la politique d investissement dans la formation et de la dynamique de valorisation des parcours professionnels de ses salariés. A noter : pour les entreprises de plus de 50 salariés, la loi met en place des contraintes fortes avec des pénalités financières nouvelles qui peuvent avoir des impacts conséquents en cas de nonconformité aux exigences réglementaires. Chaque salarié devra avoir obligatoirement un entretien professionnel tous les deux ans et être en possession d un état récapitulatif de son parcours professionnel tous les 6 ans permettant de faire le point sur ses évolutions professionnelles à partir d éléments objectivables, formalisés et tracés. Ainsi dans le cadre de sa politique d accompagnement et de soutien à ses adhérents, AGEFOS PME a souhaité outiller les directions des entreprises et leurs managers afin de leur faciliter la mise en œuvre des entretiens professionnels de leurs salariés en leur mettant à disposition : - le guide interactif du manageur de proximité. - les guides entretien professionnel «employeur» et «salarié» - les fiches techniques «Réforme». - le soutien et l accompagnement par nos conseillers en formation dans le cadre de leurs visites. AGEFOS PME Lorraine MD / Cahier des charges formations Entretien Professionnel / février

5 - des formations sur l entretien professionnel et leur mise en œuvre dans leur entreprise objet de notre appel à propositions. Site Internet d AGEFOS PME : 2. Les textes et les enjeux de l entretien professionnel 2.1. Les textes Créé par l Accord National Interprofessionnel (ANI) du 5 décembre 2003, précisé par l avenant n 1 du 20 juillet 2005, l entretien professionnel avait vocation à permettre à chaque salarié d «être acteur de son évolution professionnelle». Repris par les signataires de l ANI du 14 décembre 2013, l entretien professionnel est conçu comme un progrès majeur en matière d information du salarié sur ses possibilités de recours à la formation professionnelle et de construction, dans l entreprise, d une trajectoire d évolution professionnelle : «il est donc de l intérêt de l entreprise et des salariés d apprécier à intervalles de temps régulier et rapproché le niveau et l évolution des compétences des salariés, et de favoriser leur progression professionnelle» (préambule du chapitre 1 de l ANI). Constatant que seules 15 % des entreprises organisent des entretiens professionnels pour leurs salariés et qu aucune disposition légale ou réglementaire n encadre cette pratique, le législateur consacre l entretien professionnel en l inscrivant «dans le processus de responsabilisation des employeurs envers la formation de leurs salariés et dans le cadre de l obligation qui est la leur de préserver leur employabilité. L abondement supplémentaire de cent heures à verser au salarié s il n a pas, au cours des six dernières années, bénéficié de mesures de formation constitue pour l entreprise une incitation forte à agir. L entretien est également un moyen de faciliter le retour dans l emploi des salariés de retour d une longue absence, comme le congé d adoption ou le congé sabbatique et qui, jusqu à présent, ne bénéficiaient d aucun accompagnement comparable» (rapport C. Jeannerot, Sénat, 12 février 2014). Suite à la publication de la loi du 5 mars 2014, l entretien professionnel est désormais inscrit dans le code du travail, à l article L Les enjeux et la finalité de l entretien professionnel L entretien professionnel, outil-clé de la gestion individualisée des compétences, est donc obligatoire depuis le 7 mars 2014, date d application de la loi du 5 mars 2014 laquelle remplace, en matière de formation, l obligation fiscale des entreprises par une responsabilité sociale : l entreprise doit contribuer à dynamiser les parcours professionnels des salariés afin d éviter la stagnation voire la déperdition de leurs compétences. In fine, elle doit garantir le maintien de la capacité du salarié à occuper un emploi. L entretien professionnel et l état récapitulatif du parcours professionnel du salarié tous les 6 ans, justifiera du fait que le salarié a bénéficié ou non, durant cette période, d au moins 2 des 3 AGEFOS PME Lorraine MD / Cahier des charges formations Entretien Professionnel / février

6 dispositions suivantes : formation, évolution salariale ou professionnelle, acquisition d éléments de certification par la formation ou la VAE. Mais au-delà de son caractère obligatoire, l entretien professionnel présente de nombreux avantages tant pour l employeur que pour le salarié. Acte de management essentiel, l entretien professionnel offre à l employeur plusieurs opportunités : S acquitter de son obligation sociale de veiller au maintien de la capacité du salarié à occuper un emploi. Faire le point avec le salarié sur ses besoins de formation et faciliter l élaboration du plan de formation. Identifier les perspectives d évolution professionnelle du salarié et les moyens de sa mise en œuvre. Outiller une démarche de Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) et être en capacité d anticiper les besoins en compétences et d accompagner les changements auxquels l entreprise est confrontée. Faire «levier» sur d autres thématiques RH essentielles (santé, pénibilité, diversité, égalité ) et contribuer à la Responsabilité sociétale de l entreprise (RSE) Pour le salarié, l entretien professionnel est un moment essentiel pour : réfléchir sur son parcours professionnel, ses motivations, ses compétences s informer sur les conditions d accès à la formation, les évolutions prévisibles de son emploi, de ses savoir-faire définir un projet de formation, de qualification, de mobilité En d autres termes, l entretien professionnel contribue à donner au salarié une visibilité sur les suites de son parcours, à le rendre acteur de son évolution professionnelle. 3. Description de la prestation attendue Dans ce cadre, et parce que le développement des compétences des salariés, l accompagnement et l appui aux entreprises dans leurs évolutions, l emploi et la sécurisation des parcours professionnels constituent les objectifs stratégiques majeurs de l OPCA, AGEFOS PME souhaite impulser une offre régionale de formation pertinente et efficiente sur le thème de l entretien professionnel. Objectif : accompagner les dirigeants à travers leurs encadrants et les salariés dans la compréhension du sens et de la portée de l entretien professionnel, leur permettre d en saisir toutes les opportunités et d ancrer le dispositif dans les pratiques RH en tant qu outil-pivot du développement individuel des compétences. AGEFOS PME Lorraine MD / Cahier des charges formations Entretien Professionnel / février

7 Pour ce faire 3 offres seront proposées en 2 temps 1er temps - Une formation inter- entreprise d une durée d une journée (7 heures). 12 groupes sont prévus à répartir sur l ensemble du territoire Lorrain de mars à décembre 2015, soit 12 jours formateur, pour des groupes de 8 à 12 personnes. Le public visé : chef d entreprise, RH, manageurs. La répartition dans les différents départements sera faite par AGEFOS PME selon les besoins repérés. Premières dates retenues 26 mars 2015 / 31 mars 2015 / 28 avril 2015 / 30 avril ème temps, options qui seront proposées aux entreprises - Une formation action intra-entreprise en accompagnement de leur stratégie de déploiement des entretiens professionnels dans la continuité souhaitée de la première journée. La durée (1 à 3 jours maximum) est à définir avec l entreprise et le conseiller AGEFOS PME en charge de l adhérent. Le public visé : chef d entreprise, RH, manageurs et salariés. L objectif de cette formation n est pas de sous-traiter les entretiens professionnels mais de donner à l entreprise les éléments stratégiques et méthodologiques afin de faire de l entretien professionnel un véritable outil de gestion des ressources humaines. - Une formation à destination des salariés bénéficiaires de l entretien professionnel, ces formations seront proposées en fonction des besoins repérés et pourront le cas échéant se dérouler en intra entreprise. Les conseillers en formation AGEFOS PME seront en interface prestataire - adhérent tout au long de la prestation. Adapté à chacun des publics-cibles, le contenu de la prestation doit porter sur : La dimension obligatoire de l entretien professionnel, ses enjeux (pour l entreprise, l encadrant, le salarié ) et les opportunités qu il offre (outil de motivation, de prospective, d ajustement RH, de qualité de vie au travail, d évolution professionnelle ) La préparation à la mise en place des entretiens : choix et préparation de la personne chargée des entretiens, préparation du salarié, calendrier, recueil d informations, implication des représentants du personnel, communication auprès des équipes et des salariés La conduite de l entretien : étapes-clés de l entretien, thèmes à aborder, postures à adopter, recueil des besoins et des souhaits, traitement des observations Le rôle du salarié : comment être acteur de son projet professionnel, la posture à adopter, connaître ses droits et ses devoirs, définir ses exigences, connaître les possibilités existantes et les modalités de mise en œuvre La formalisation et le suivi de l entretien : rédaction d un compte-rendu, mise en place d un plan d action, mobilisation d un dispositif de formation (Compte personnel de formation, bilan de compétences ), préparation de l état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié institué par la loi du 5 mars 2014 L exploitation RH : consolidation des informations recueillies en vue notamment de l élaboration du plan de formation, d un diagnostic RH (identification des besoins en AGEFOS PME Lorraine MD / Cahier des charges formations Entretien Professionnel / février

8 qualification, anticipation des départs à la retraite, repérage des risques d usure, de démotivation ) Indications sur les modalités pédagogiques : On attend du prestataire une formation action avec des mises en situation. 4. Contenu de l offre L'offre du prestataire doit impérativement inclure les points suivants : 4.1. Présentation du prestataire - raison sociale - SIRET - numéro de déclaration d activité - effectif salarié de la structure - secteurs d intervention et/ou domaines d activité - autres prestations proposées par le prestataire 4.2. Contexte et objectifs généraux de la prestation Le prestataire reformule la demande, précise sa compréhension du dispositif (notamment en termes d enjeux et d opportunité pour l entreprise et les salariés) et sa conception de la prestation Déroulement de la prestation Le document remis précise pour chacune des actions : - le découpage de la prestation (thème traité, durée approximative ) - les méthodes et moyens pédagogiques utilisés - les pré-requis nécessaires pour pouvoir suivre la formation - les modalités d évaluation de la formation 4.4. Moyens humains Le prestataire présente dans son offre les moyens humains mis à disposition pour la réalisation du projet : - nom, qualification et expérience de chaque intervenant. Ces informations seront complétées par la production d un CV individuel détaillant les qualifications, compétences et expérience de l intervenant Références du prestataire Le prestataire présente des références significatives d actions conduites dans le domaine emploi/formation et, plus particulièrement, en matière d entretiens individuels Offre financière Le prestataire indique de manière précise le prix en euros HT et TTC de la prestation. Ce coût inclut l'ensemble des frais engagés (coût d'animation, supports de formation, frais de déplacement, salle ) par la mise en œuvre de la prestation sur un ou plusieurs territoires en Région Lorraine. AGEFOS PME Lorraine MD / Cahier des charges formations Entretien Professionnel / février

9 5. Engagements du prestataire Le prestataire retenu s engage à utiliser, en appui au déroulement de la formation, les supports élaborés par AGEFOS PME à savoir : - Guide de l entretien professionnel et les fiches techniques associées o Version employeur o Version salarié Si la formation conduit à l élaboration d un support par les bénéficiaires, l organisme de formation s engage à fournir aux participants les supports élaborés par AGEFOS PME comme un exemple d outil disponible pour l entreprise. 6. Procédure de l appel à propositions 6.1. Conditions d envoi des offres et date limite de réception Les offres doivent être adressées : par à : mdorget@agefos-pme.com Au plus tard le 2 mars 2015 et par courrier à : AGEFOS PME Michaël DORGET 3 rue de Berlange WOIPPY Toute offre doit être datée et signée par le représentant qualifié de la société. L'offre et les prix proposés doivent être écrits très lisiblement Sélection du prestataire Le prestataire sera sélectionné au regard des critères suivants : - compréhension du contexte, des enjeux, des objectifs et du contenu du projet - expérience en lien avec la thématique concernée - connaissance des dispositifs emploi/formation - propositions d amélioration éventuellement formulées - proposition financière La sélection du ou des prestataires sera réalisée par un comité interne à l'agefos PME régionale constitué par des techniciens et des partenaires sociaux représentants de l'opca. AGEFOS PME Lorraine se réserve le droit de ne pas donner suite aux propositions reçues et : - s engage à garder confidentielles les offres reçues, - n est engagé qu après notification écrite adressée au prestataire et acceptation formelle des conditions proposées. AGEFOS PME Lorraine se réserve le droit de demander des précisions complémentaires en tant que de besoin. AGEFOS PME Lorraine MD / Cahier des charges formations Entretien Professionnel / février

10 Le prestataire non retenu ne peut prétendre à aucune indemnité ni contester pour quelque motif que ce soit le bien-fondé de la décision d AGEFOS PME Lorraine. 7. Contractualisation A l issue de la désignation du prestataire en charge du projet, une convention sera signée entre le prestataire et l'agefos PME régionale. Cette convention précisera notamment les modalités de la collaboration ainsi que celles de règlement des factures, sous réserve de validation des prestations par nos services. En cas de difficulté de compréhension du présent document, vous pouvez contacter : Michaël DORGET AGEFOS PME Tél. : mdorget@agefos-pme.com AGEFOS PME Lorraine MD / Cahier des charges formations Entretien Professionnel / février