DÉCLARATION D UN TRAITEMENT

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1 DÉCLARATION D UN TRAITEMENT Correspondant Informatique et Libertés du CNRS (CNRS-CIL) Délégation Centre-Est 17, rue Notre-Dame des Pauvres Vandœuvre-lès-Nancy Cedex Téléphone : Courriel : info.contact@cil.cnrs.fr Cadre réservé au CIL N d enregistrement : Type de déclaration : Sensibilité des données : Normale Sensible À risque Première déclaration Déclaration de modification N d enregistrement du traitement : Suppression N d enregistrement du traitement : 1 Déclarant Nom de l entité déclarante : Code CNRS : Nom du responsable de l entité déclarante : Pays: Adresse : Ville : Code postal : Téléphone : 2 Service ou organisme chargé de la mise en œuvre Service : Nom de la personne responsable de la mise en œuvre : Téléphone : 3 Service chargé du droit d accès La loi «Informatique et libertés» reconnaît à toute personne figurant dans un traitement un droit d accès aux renseignements la concernant. Si le nom ET les coordonnées du service sont identiques à ceux du déclarant, cochez ici Si le nom ET les coordonnées du service sont identiques à ceux du service chargé de la mise en œuvre, cochez ici Sinon compléter ci-dessous : Service : Adresse : Ville : Code postal : Téléphone : Formulaire de déclaration de traitement Page 1

2 4 Traitement déclaré Finalité du traitement : Objectif résumé du traitement : Détaillez aussi l objectif en annexe et joindre à ce formulaire tout document utile. Personnes concernées par le traitement : Salariés CNRS Personnes travaillant dans votre unité Usagers Adhérents Inscrits Visiteurs Clients Autres (préciser) : Nom du logiciel : Année de mise en œuvre du traitement : Si vous utilisez une technologie particulière, précisez laquelle : Dispositif sans contact (ex. : RFID, NFC) Carte à puce Vidéosurveillance Nanotechnologies Géolocalisation (ex. : GPS couplé avec GSM/GPRS) Mécanisme d anonymisation Autres (préciser) : 5 Fonctions de l application Formulaire de déclaration de traitement Page 2

3 6 Échanges de données/interconnexions Procédez-vous à des échanges de données? NON OUI, avec d autres services/unités au sein du CNRS OUI, avec des organismes extérieurs au CNRS Le traitement implique-t-il l interconnexion de fichiers : Si vous répondez OUI à la question 1 ou 2, vous devez également détailler cet aspect du traitement dans les annexes «Echanges de données», «Sécurités» et joindre à ce formulaire tout document utile. 1/ dont les finalités principales sont différentes? NON OUI 2/ dont les finalités correspondent à des intérêts publics différents? NON OUI 7 Sécurité/Confidentialité Veuillez cocher les cases correspondant aux mesures de sécurité qui sont prises : vous devez également détailler cet aspect du traitement dans l annexe «Sécurités» et joindre à ce formulaire tout document utile. L accès physique au traitement est protégé (bâtiment ou local sécurisé) Un procédé d authentification des utilisateurs est mis en œuvre (ex. : mot de passe individuel, carte à puce, certificat, signature ) Une journalisation des connexions est effectuée Le traitement est réalisé sur un réseau interne dédié (non relié à internet) Si des données sont échangées en réseau, le canal de transport ou les données sont chiffrés 8 Support de collecte Veuillez indiquer comment les données sont collectées et joindre les documents relatifs à la collecte : Carte de visite Formulaire papier ou en ligne Téléphone Extraction d application Fichiers provenant de tiers (préciser) : Autres 9 Localisation des données Veuillez indiquer où se trouvent les données dans le système d information : serveur du déclarant serveur prestataire (joindre le contrat) serveur d un partenaire serveur géré par la DSI du CNRS disque local autre (préciser) : Formulaire de déclaration de traitement Page 3

4 10 Données traitées A Catégories de données enregistrées État civil, identification (nom, prénom, sexe, initiales, date et lieu de naissance, n s d ordre, etc. Détail des données Origine des données (collecte directe ou indirecte, préciser) Durée de conservation B C D E F Vie personnelle (habitudes de vie, situation familiale, etc.) Vie professionnelle (CV, scolarité, formation, distinctions, etc.) Informations d ordre économique et financier (revenus, situation financière, fiscale, etc.) Données de connexion (adresse IP, logs, etc.) Données de localisation (déplacements, GPS, GSM,etc.) G N de sécurité sociale (NIR) H I Infractions, condamnations, mesures de sureté Opinions (politiques, philosophiques ou religieuses), origines (raciales ou ethniques) Formulaire de déclaration de traitement Page 4

5 10 Données traitées J K Données biométriques Données génétiques, santé, vie sexuelle L Autres 11 Destinataires des données Catégories de données enregistrées Destinataires internes au CNRS A B C D E F G H I J K L Catégories de données enregistrées Destinataires externes au CNRS A B C D E F G H I J K L Formulaire de déclaration de traitement Page 5

6 12 Transferts d informations hors de l Union Européenne Existe-t-il des transferts d informations hors de l Union Européenne? Si vous répondez OUI, complétez l annexe «Transfert d informations hors de l Union Européenne». NON OUI 13 Mesures prises pour informer les intéressés Quelles sont les mesures d information adoptées en conséquence? Joindre une copie des informations diffusées Par une mention sur le questionnaire de collecte Par affichage Par la remise d un document Par envoi de courrier Par une mention sur le site internet Par intranet Autres (préciser) : Les personnes concernées doivent être informées, au moment de la collecte de leurs données, de l'identité du responsable de traitement, des finalités poursuivies par le traitement, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses à apporter, des conséquences éventuelles, à leur égard, d'un défaut de réponse, des destinataires des données, de leur droit d'opposition, d'accès et de rectification ainsi que des modalités d'exercice de leurs droits. Ces informations sont obligatoires, que les données soient publiques ou non. 14 Moyens permettant aux intéressés d exercer leur droit d accès Par un accès en ligne à leur dossier Par voie postale Par courrier électronique Sur place Autres (préciser) : Délai moyen prévu pour la communication des informations à réception de la demande : 15 Personne à contacter Veuillez indiquer ici les coordonnées de la personne qui a complété le questionnaire au sein de votre entité et qui répondra aux éventuelles demandes de compléments que le CIL pourrait être amené à formuler : Nom et prénom : Service : Adresse : Ville : Code postal : Téléphone : Les informations recueillies font l objet d un traitement informatique destiné à permettre au CIL du CNRS l instruction des déclarations qu elle reçoit. Elles sont destinées aux membres du service Informatique et libertés du CNRS. Certaines données figurant dans ce formulaire sont mises à disposition du public au travers du registre des déclarations tenu par le CIL du CNRS. Vous pouvez exercer votre droit d accès et de rectification aux informations qui vous concernent en vous adressant au CIL du CNRS : Délégation Centre-Est 17, rue Notre-Dame des Pauvres Vandœuvre-lès-Nancy Cedex Téléphone : Courriel : info.contact@cil.cnrs.fr Formulaire de déclaration de traitement Page 6

7 Annexe 1 Objectifs du traitement Veuillez indiquer ici l objectif détaillé du traitement Formulaire de déclaration de traitement Page 7

8 Annexe 2 Échanges de données/interconnexions Veuillez indiquer ici le détail des échanges de données effectués et d interconnexion de fichiers Formulaire de déclaration de traitement Page 8

9 Annexe 3 Sécurités Veuillez indiquer ici le détail des mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité des données Formulaire de déclaration de traitement Page 9

10 Annexe 4 Transfert des données hors de l Union Européenne Veuillez indiquer ici le détail des transferts des données hors de l Union Européenne en précisant les pays concernés Formulaire de déclaration de traitement Page 10

11 Annexe 5 Informations complémentaires Veuillez indiquer ici toute information que vous jugeriez utile de nous fournir Formulaire de déclaration de traitement Page 11

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