esupplier Guide d utilisation pour les fournisseurs 3M

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1 esupplier Guide d utilisation pour les fournisseurs 3M esupplier Guide d utilisation pour les fournisseurs 3M... 1 Leçon 1 - Démarrage... 2 Menu Principal/ Page d Accueil... 2 Ouverture d une nouvelle fenêtre... 2 Transferts sur Excel... 3 Elargir ou Réduire l écran... 3 Déconnexion... 4 Qu est-ce qu un «voucher» ou un «Numéro de voucher»?... 4 Leçon 2 - Factures... 5 Leçon 3 - Paiements... 8 Leçon 4 - Vérifier les soldes des comptes Leçon 5 - Réceptions Leçon 6 - Commandes Page 1 of 19 3M 12/10/2007

2 Leçon 1 - Démarrage Menu Principal/ Page d Accueil Dans chaque leçon, nous démarrons par le Menu Principal, ou Page d Accueil. C est la page qui apparaît une fois votre connexion à Peoplesoft réussie. Vous pouvez facilement revenir au Menu Principal/Page d Accueil en cliquant sur le lien «Accueil» en haut à droite de votre écran, quelque soit l endroit où vous vous trouvez dans Peoplesoft. Ouverture d une nouvelle fenêtre Si vous consultez des informations, comme une facture par exemple, et que vous souhaitez rechercher un autre document sans perdre les informations actuellement sur votre écran, cliquez sur le lien «Nouvelle Fenêtre» en haut à droite de votre écran. Page 2 of 19 3M 12/10/2007

3 Transferts sur Excel Une des meilleures caractéristiques de ce logiciel est la possibilité de télécharger les informations que vous voyez dans un tableur Excel Dès que vous voyez l icône, vous pouvez cliquer dessus et Peoplesoft va automatiquement télécharger ceci sur Excel pour vous. Elargir ou Réduire l écran Vous pouvez réduire l apparence du menu situé à gauche de votre écran pour avoir plus de visibilité des données sur l écran. Pour faire ceci, cliquez sur l icône «-» situé à côté du mot «Menu». : Pour faire ré-apparaître le menu, cliquez sur le même icône. Page 3 of 19 3M 12/10/2007

4 Déconnexion Pour quitter le système, merci de cliquer sur le lien «clore session» dans le coin en haut à droite de votre écran (illustré ci-dessous). Qu est ce qu un «voucher» ou un «Numéro de voucher»? Quand vous regardez les impressions écrans dans le guide d utilisation, vous rencontrerez souvent le mot «Voucher». Quand 3M enregistre une facture d un fournisseur dans notre système Peoplesoft, un numéro de référence interne est généré. Ce numéro de référence est appelé «voucher» ou «numéro de voucher». Il est très utile de noter et de rappeler ce numéro de référence lorsque vous contacter votre représentant chez 3M pour toute demande. Page 4 of 19 3M 12/10/2007

5 Leçon 2 : Factures Sur le Menu Principal, illustré ci-dessous, cliquer sur «consultation infos paiments». Vous allez découvrir les options suivantes. Cliquez sur le lien «factures» La Page «Consulter Factures Options Filtre» apparaît. Page 5 of 19 3M 12/10/2007

6 Nous vous recommandons de lancer votre recherche de facture en utilisant l un des critères suivant. Du nº de facture au nº de facture Date début Date fin Du montant Au montant Une fois ces champs renseignés, cliquez sur le bouton «Rech.» Note : Si vous avez un nombre important de factures, le système peut prendre une à deux minutes pour les trouver. Pour accélérer la recherche, essayez d être le plus précis possible dans les renseignements à fournir. Par exemple, essayez de limiter la période de recherche (champ «date début date fin») à une période de 3 à 4 mois. En utilisant l exemple illustré dans la copie d écran ci-dessus, l utilisateur cherche une facture datée entre le 01/03/07 et le 01/08/07. Après avoir cliquer sur le bouton «Rech,», la page «Liste de factures» apparaît. La page «liste des factures» vous permet de revoir les informations générales des factures et accéder aux détails d une facture en particulier. Page 6 of 19 3M 12/10/2007

7 Vous pouvez voir plus d informations détaillées concernant une facture en particulier en cliquant sur le numéro de la facture qui se trouve dans la colonne appelée «nº facture». La page «Détail facture» apparaît. Faites défiler la page vers le bas en utilisant la barre de défilement à droite et d autres informations apparaissent, voir l exemple ci-dessous : Sur la page illustrée ci-dessus, vous pouvez consulter les détails en cliquant sur le lien ou l icône situé à côté de la description du champ : Ligne d Article individuel qui compose la facture Liste des paiements prévus pour cette facture Détails des paiements déjà effectués pour cette facture Commande envoyée par 3M relative à cette facture Notes : 1) Le «Statut d approbation» peut être soit Approuvé pour paiement, Refusé ou en Attente. Le «Statut Règlement» est A payer, Payé en totalité ou Approuvé pour paiement. 2) Dans cette version de Peoplesoft, les liens pour voir les réceptions à partir de la page Rechercher une Facture n est pas systématiquement disponible/ne s affiche pas systématiquement. Page 7 of 19 3M 12/10/2007

8 Leçon 3 - Paiements Sur le Menu Principal, illustré ci-dessous, cliquer sur «consultation infos paiments». Vous allez découvrir les options suivantes. Cliquez sur le lien «paiements» Cela vous amène à la page «Consulter Paiements Options Filtre» : La page «Option Filtre» vous permet de rechercher des paiements. Saisissez vos critères puis cliquez sur «Rechercher». Pour accélérer la recherche, nous vous recommandons de rechercher un paiement par : Numéro de facture Page 8 of 19 3M 12/10/2007

9 Date début date fin Dans cet exemple ci-dessous, l utilisateur recherche un paiement entre le 01/05/07 et le 01/08/07 : La page «Paiements Effectués» apparaît : Cette page vous permet de voir la liste des paiements qui concernent les critères que vous avez renseignés. Vous pouvez accéder aux détails d un paiement en particulier en cliquant sur le numéro de référence dans la colonne appelée «référence». Cela vous amène sur la page «Détails de Paiement» : Page 9 of 19 3M 12/10/2007

10 Cliquez sur la barre de défilement à droite de votre écran et faites défiler pour voir le reste des informations : Note : Si plusieurs factures étaient incluses dans le même paiement, les numéros de factures seront indiqués à la fin de cet écran dans la section appelée «Avis Paiement». Page 10 of 19 3M 12/10/2007

11 Leçon 4 : Vérifier les soldes des comptes Sur le Menu Principal, illustré ci-dessous, cliquez sur «consultation infos paiements» Vous allez maintenant voir les options suivantes. Cliquez sur le lien «soldes des comptes» La page «liste factures» s affiche, nous montrant toutes les factures à payer Pour obtenir des renseignements détaillés sur chaque facture, l utilisateur peut cliquer sur le lien numéro de la facture, qui se trouve sous la colonne intitulée «Nº Facture». Page 11 of 19 3M 12/10/2007

12 La page «Détail facture» s affiche maintenant. Sur cet écran l utilisateur peut visualiser les lignes des factures avec leur code article, description, prix unitaire et montant marchandises. Le champ «échéancier paiement» nous indique quand la facture doit être réglée Page 12 of 19 3M 12/10/2007

13 Leçon 5: Réceptions Sur le Menu Principal, illustré ci-dessous, cliquez sur «gestion des commandes» Vous allez maintenant voir les options suivantes. Cliquez sur le lien «consulter réceptions» La page «consulter réceptions options filtre» s affiche. Pour accélérer votre recherche, il est conseillé de rechercher un récépissé en utilisant un des critères suivants et de ne pas remplir le champ «statut réception» Page 13 of 19 3M 12/10/2007

14 de date réception A date réception Du code CdA Au code CdA (veuillez notez que la recherche selon Code article fournisseur n est pas possible) Dans l exemple ci-dessous, l utilisateur recherche par date de réception : L utilisateur entre les dates de 01/07/2007 à 31/07/2007 et clique sur le bouton «Recherche» La page «lignes de réception» s affiche. Cette page permet au fournisseur de consulter des renseignements sur des réceptions et accéder aux détails des lignes des réceptions Afin de visualiser des détails supplémentaires cliquer sur le lien qui se trouve sous la colonne libellée «codes réception» Page 14 of 19 3M 12/10/2007

15 La page «détail réception» s affiche, sur la réception sélectionnée Cliquer sur la barre de défilement à droite sur votre écran pour visualiser la page toute entière qui vous donne toutes les commandes et factures comptabilisées sur cette réception Page 15 of 19 3M 12/10/2007

16 Leçon 6: Commandes Sur le Menu Principal, illustré ci-dessous, cliquez sur «gestion des commandes» Vous allez maintenant voir les options suivantes. Cliquez sur le lien «commandes d achats» La page «commandes d achats, options filtre» s affiche, qui vous permet de rechercher et visualiser les commandes 3M Page 16 of 19 3M 12/10/2007

17 Pour accélérer votre recherche, il est conseillé de rechercher une commande en utilisant un des critères suivants et de ne pas cocher la case CdA en attente AR Du code CdA Au code CdA Date début date fin (veuillez notez que la recherche selon Code article fournisseur n est pas possible) Après avoir saisi vos critères, cliquer sur le bouton «Recherche» Note : Si vous avez un nombre trop important de commandes, le système peut prendre une à deux minutes pour les afficher. Pour accélérer votre recherche, essayez d être le plus précis possible quand vous saisissez vos critères, et de limiter la recherche à une période de 3 mois. Sur l exemple ci-dessous l utilisateur lance la recherche selon le numéro de commande. Veuillez notez que l utilisateur a spécifié la gamme de numéros de commande : Page 17 of 19 3M 12/10/2007

18 De la commande A la commande Les résultats sont affichés sur l écran «liste des commandes d achat» vous fournissant avec un sommaire avec les statuts des commandes et les totaux des montants : En cliquant sur l onglet «détail en-tête» vous pouvez visualisez l entité juridique 3M qui a fait cette commande et le nom de l acheteur. Cela sera pratique si vous facturez plus d une entité juridique 3M Page 18 of 19 3M 12/10/2007

19 Afin de visualiser des détails supplémentaires sur une commande spécifique, cliquer sur le lien qui se trouve sous la colonne libellée «commande achat» L écran «Détail CdA» s affiche Les factures comptabilisées sur cette commande seront affichées dans la section en bas, libellée «liste factures» Vous pouvez visualiser des renseignements sur la facture en cliquant sur le lien «facture» (Pour plus d information sur comment rechercher des factures veuillez vous reporter à la leçon 2 : Factures) Page 19 of 19 3M 12/10/2007

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