Un virage stratégique

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1 Un virage stratégique Déménager ses bureaux, ses ordinateurs, ses armoires, ses archives ne ressemble pas à une petite entreprise. De nuit ou le week-end, l objectif est bien de redémarrer l activité le plus rapidement possible! Pour réussir un déménagement d entreprise, il ne suffit plus que d avoir des «gros bras». Afin que le changement s opère sans faille, il vaut mieux faire appel à des professionnels qui disposent du savoir-faire et de l outillage adéquat. Dans ce dossier, vous découvrirez le déménagement côté pile et côte face. Sommaire 48 [ Déménager son IT ] Opération stratégique 50 [ Déménagement hors norme ] Convoi exceptionnel 52 [ Exit les cartons ] Voici les crates! Profacility Magazine mars

2 Déménager son IT : question d Si le déménagement s apparente rarement à une sinécure, le transfert du matériel informatique peut ressembler à un véritable calvaire pour tout qui n y prend garde. L opération est à ce point complexe qu il est conseillé de faire appel à des spécialistes. On ne déménage pas du matériel informatique comme du mobilier. «Assurer la continuité du service informatique pendant le déménagement est une obligation et une priorité. C est même une obligation stratégique quand on sait que le stockage de données représente un des actifs les plus précieux d une entreprise. Mais le transfert des données informatiques est l une des opérations qui comporte le plus de risques, prévient d emblée Luc Christiaens, General Manager chez Potiez-Deman à Bruxelles. Et elle n autorise donc aucun droit à l erreur!» Bref, un déménagement IT, ça ne s improvise pas! Autant pour les utilisateurs que pour les clients, le transfert informatique ne peut être synonyme d interruption de service. La reprise doit se faire dans les plus brefs délais. Pourquoi procéder à un transfert informatique? Les raisons peuvent être nombreuses : mise en service d un nouveau centre de données, fusion de centres existants ou déménagement pur et simple. Quels qu ils soient, ces types de relocalisations sont aujourd hui gérés par des services de déménagement IT spécialisés qui, pour certains, en ont fait leur unique activité. Récents sur le marché, ils ne sont toutefois pas très nombreux. Marche à suivre Après s être assuré que les nouveaux locaux sont effectivement adaptés à la future activité (conformité de l installation électrique, type de câblage réseau ou réseau wireless, nombre de prises électriques par poste, installation de l armoire serveur et patching, ouverture des lignes ADSL), il s agit aussi d élaborer un planning d intervention en mettant en place l équipe des différents intervenants. Le déménagement informatique ne se limite pas au décâblage des ordinateurs et à la reconfiguration du réseau. «La première question à se poser est de se demander ce qu on va effectivement déplacer, conseille Luc Christiaens. Un inventaire exhaustif des matériels et de leurs applications est la première opération à effectuer après la planification des tâches à réaliser. Il fait partie de ce que l on pourrait appeler la phase préparatoire du déménagement ou l étude de repérage. Cet audit permet en outre d anticiper les Déconnecter les ordinateurs, les transporter, rétablir le réseau et redémarrer le système. Le processus paraît simple mais la préparation peut durer de 1 à 6 mois en fonction de la taille de l entreprise. 48 Profacility Magazine mars 2007

3 e rigueur problèmes qui pourraient éventuellement survenir.» La personne désignée pour dresser l inventaire du parc informatique se chargera également d effectuer la sauvegarde des serveurs et baies de brassage. «Un conseil, réaliser des backs-ups de tous les postes et du serveur! Une société de déménagement ne sera jamais désignée coupable en cas de perte de données.» La logistique du déménagement proprement dit est alors enclenchée : étiquetage du matériel, sauvegarde des données, déconnexion de l équipement, sécurisation des matériels, emballage et transport en évitant la perte ou l endommagement de données. «Le jour du déménagement, nous conseillons à nos clients de laisser les ordinateurs allumés. C est la preuve qu ils fonctionnent», note Luc Christiaens. Ce n est qu après qu interviendront la réinstallation, la mise en marche et les essais du nouveau système. «Une précaution également à prendre est de mettre les serveurs et les imprimantes dans une zone tampon sécurisée. Il existe des flight cases spécifiquement adaptés au matériel IT. Ensuite, lorsque le premier bureau est opérationnel et qu il peut être aménagé, le PC est alors directement reconnecté par le responsable informatique. Celui-ci est également là pour tester les réseaux, déconnecter et reconnecter les différents appareils le jour du transfert.» Dix astuces, dix conseils 1. Procédez en trois étapes : préparation, réalisation et sécurisation. 2. Faites l inventaire de votre parc informatique (un «état des lieux» de vos équipements) 3. Commencez les préparations de votre matériel informatique le plus tôt possible (au minimum 15 jours par tranche de 100 salariés) 4. Soyez attentifs aux délais imposés par les opérateurs pour votre installation téléphonique (jusqu à 8 semaines d attente pour être raccordé au réseau) 5. Dissociez physiquement le transport informatique du transport mobilier 6. Rédigez une note explicative pour votre personnel (nouvelles procédures, modalités d accès, plans des bureaux) 7. Réorganisez les modes de travail (mettre en réseau des services qui ne l étaient pas avant ou changer de technologie) 8. Prévoyez la croissance de la société dans les années à venir 9. Pensez à étiqueter tous vos matériels (unité centrale, périphériques, cordons ) 10. Faites appel à des transporteurs professionnels Les couacs Comme pour le déménagement de mobilier, le transfert des données informatiques s effectuera de préférence le week-end. Pour les plus grandes entités (entreprises de plus de personnes), le déménagement pourra même se dérouler la nuit. Généralement, les installations des machines critiques sont réalisées en présence du client afin de les paramétrer directement, conformément aux besoins des utilisateurs. Un détail peut-être. Quoique. Qui dit week-end dit magasins fermés. Et donc, impossible d aller acheter du matériel en dernière minute et ainsi réparer une erreur de préparation. A bon entendeur Dans la série des petits couacs qui peuvent toujours subvenir, le vol de matériel. «Un déménagement, c est un peu journées portes ouvertes dans l entreprise, fait remarquer Luc Christiaens. Il n est pas rare de constater des vols par des membres du personnel ou par des individus de passage qui profitent d une certaine désorganisation et surtout de l ouverture des services pour se servir.» A chaque déménagement existe une part de risques. Dans le cas d un transfert informatique, il importe que le client souscrive une assurance. Des assurances spécifiques (une pour le transport, une autre pour les connexions) sont généralement souscrites par des sociétés de déménagement professionnelles. Le matériel est ainsi assuré à la valeur nette comptable. Généralement, les garanties du constructeur sur ce matériel ne sont pas remises en cause par un transfert. Un conseil : réaliser des backs-ups de tous les postes et du serveur! Une société de déménagement ne sera jamais désignée coupable en cas de perte de données. Déconnecter les ordinateurs, les transporter, rétablir le réseau et redémarrer le système. Le processus paraît simple mais la préparation peut durer de 1 à 6 mois en fonction de la taille de l entreprise. La période de l année qui sera choisie est également déterminante. Généralement, les entreprises optent pour les vacances scolaires ou la fin d année fiscale. Un maître-mot règne avant, pendant et après le transfert : la ponctualité. Un déménagement IT est une opération minutée de grande envergure. Les différents intervenants ont un rôle essentiel à jouer pour réaliser la tâche qui leur est demandée dans les temps impartis. Afin d éviter toute perte d exploitation Profacility Magazine mars

4 Convoi exceptionnel Déménager, ce n est pas que transporter des meubles d un endroit vers un autre. Un déménagement d entreprise est loin d être une partie de plaisir. Le groupe Mozer est spécialisé dans le transport de matériel fragile et de haute technologie. Pour IEE, Mozer a déménagé quelque mètres cubes depuis Findel jusque Contern, soit une distance de 8 kilomètres. Le groupe Mozer devant le siège de IEE, International Electronics & Engineering au Grand-Duché de Luxembourg. 50 Profacility Magazine mars 2007 Créé en 1946, le groupe Mozer s est spécialisé dans trois domaines d activité dont celui du déménagement de sociétés et d administrations. A son actif, une clientèle de plus de mille entreprises, missions diplomatiques et administrations. Occupant une centaine de personnes, l entreprise possède actuellement trois sièges en Belgique : un à Bruxelles, un à Anvers et un à Liège. En 2006, elle a réalisé un chiffre d affaires de 10 millions d euros m 3 Déménager une entreprise en perturbant le moins possible l activité peut parfois ressembler à un véritable tour de force. Le groupe Mozer a ainsi été appelé au siège de l entreprise IEE, International Electronics & Engineering au Grand-Duché de Luxembourg parce qu aucune société luxembourgeoise n avait pu répondre au cahier des charges. IEE est spécialisé dans le développement et la production, en grande série, de capteurs électroniques sur films flexibles. La plupart de ces capteurs sont installés dans des voitures et font partie d un système de protection intelligent qui adapte le déploiement des airbags à l occupant du véhicule. «En trois jours, nous avons déménagé les bureaux des 275 employés de la société mais également le centre de recherche comprenant un outillage ultra-sophistiqué. Au total, mètres cubes depuis Findel jusque Contern (distance : 8 kilomètres), explique Alain Rolland, délégué commercial chez Mozer Autre exemple, le déménagement d un laboratoire de la société biotechnologique française Diatos, spécialisée dans la recherche des traitements pour le cancer. «Nous avons assuré un transport à froid entre Louvain-la-Neuve et Louvain à des températures jusqu à - 80 degrés», explique Alain Rolland. La gestion de ce déménagement comprenait également l emballage et le déballage des produits et du matériel de laboratoire. Sans oublier le transfert du laboratoire biotechnologique proprement dit (microscopes, centrifugeuses, étuves, balances électroniques, pipettes) et du matériel plus lourd (frigos, congélateurs) avec manutention par un camion-grue. L acheminement des produits dangereux et chimiques ont également été pris en charge par le groupe Mozer qui a assuré un transport à température tempérée pour éviter les risques de gel.

5 Mise en boîte ingénieuse Rentacrate est la première société en Europe à proposer la location de caisses en plastique pour le déménagement. Ces «crates» sont plus pratiques et moins coûteuses que les boîtes en carton. Depuis quelques mois, la société Rentacrate loue des boîtes qui servent lors de déménagements. «Nos caisses en plastique dites crates servent à transporter et à entreposer l équipement de bureau, tels dossiers ou matériel informatique, explique Nicolas Sepulchre, Directeur Rentacrate Belgique. Plutôt que d acheter les crates, les sociétés de déménagement nous les louent. Ensuite, soit nous les livrons directement chez le client, soit le déménageur vient les chercher à notre dépôt de Kortenberg». Alternative économique «Les crates sont plus pratiques et moins coûteuses et offrent en outre une alternative fiable, efficace et économique», poursuit Herman Van Loock, Manager chez Rentacrate. Autres avantages? Elles sont résistantes, hermétiques, économiques à l utilisation tout en s empilant facilement. L emboîtement permet en outre de maximiser l espace disponible. De la caisse standard à des Les «crates» sont résistantes, hermétiques, économiques à l utilisation tout en s empilant facilement. emballages spécifiques pour des ordinateurs, du matériel informatique ou des dossiers, les crates sont munies de couvercle pour la protection et la sécurisation du contenu. «Nous venons d assurer le déménagement d un bureau d avocats qui nous a loué crates. Il a ainsi épargné quelque cartons qui, après une seule utilisation, auraient été irrécupérables. Notre activité a donc aussi une visée écologique». 52 Profacility Magazine mars 2007