Projet de DÉCISION DE LA COMMISSION. relative à la mise en œuvre du télétravail dans les services de la Commission :

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1 Projet de DÉCISION DE LA COMMISSION du [ ] relative à la mise en œuvre du télétravail dans les services de la Commission : LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES, Vu le traité instituant la Communauté européenne, et notamment son article 211, ainsi que le traité instituant la Communauté européenne de l'énergie atomique, et notamment son article 124, Vu le statut des fonctionnaires des Communautés européennes et le régime applicable aux autres agents des Communautés, fixés par le règlement (CEE, Euratom, CECA) n 259/68 du Conseil du 29 février , Après consultation du Comité du personnel et du Comité Paritaire pour l'égalité des Chances, Considérant ce qui suit: (1) Le télétravail s'inscrit dans un contexte de modernisation des organisations qui met davantage l'accent sur la gestion fondée sur les résultats, une gestion de la performance par objectifs et met en place des formes plus flexibles d'organisation du travail en lien avec le développement des nouvelles technologies de l'information. (2) Au terme du projet pilote de télétravail lancé de 2006 à 2009, le rapport d'évaluation 2 a conclu que le télétravail avait apporté des avantages réels tant pour l'encadrement que pour le personnel de l'institution. Entre autres bénéfices pour les télétravailleurs et, au fond, pour l'institution, l'évaluation identifie un degré élevé d'autonomie et de maîtrise du temps de travail, un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle, une plus grande responsabilisation, une réduction du stress, une plus grande motivation et par conséquent meilleure performance du personnel, une réduction des temps de trajets et donc des sources de pollution générées par les déplacements. (3) L'évaluation a révélé que la très grande majorité du personnel et des managers sont en faveur d'une plus large application du télétravail au sein de la Commission tout en relevant que certaines difficultés liées à une gestion efficace à distance des télétravailleurs subsistent encore. 1 2 JO L 56 du , p. 1. Règlement modifié en dernier lieu par le règlement (CE) n 160/2009, JO L 55 du , p. 1. Rapport d'évaluation ref. FR 1 FR

2 (4) Le télétravail nécessite de la part du télétravailleur un sens prononcé de l'autonomie, du sens de la responsabilité, de l'organisation, et du respect des échéances et implique également du manager la mise en place d'une gestion par objectifs rigoureuse et bien comprise par le télétravailleur ainsi que le développement d'un management efficace à distance des télétravailleurs. (5) Les conséquences du télétravail sur l organisation collective du travail et les modes d évaluation des prestations des télétravailleurs doivent être mieux pris en compte afin de parer à des risques potentiels tels que l'isolement social et professionnel des télétravailleurs, ou encore les questions liées à la sécurité des documents et équipements informatiques (6) Le télétravail est couvert par l'assurance accident et maladie professionnelle, tel que prévu à l'art. 73 du statut, de la même manière que s'il travaillait dans les locaux de l'institution. Les dispositions applicables aux END en la matière restent d'application 3. DÉCIDE: Article premier Objet et champ d'application Il est institué un régime de télétravail pour une période de 6 ans (1 er janvier décembre 2015). Par télétravail on entend une forme d'organisation et de réalisation du travail, utilisant les technologies de l'information, qui permet à des membres du personnel d'exercer leurs fonctions hors des locaux de la Commission. N'est pas visée par cette décision la personne qui travaille à son domicile après les heures de travail au bureau : "day extender". Article 2 Personnel concerné Le télétravail est fondé sur le volontariat. Est autorisé à demander à bénéficier de ce régime le personnel qui relève de l'institution à savoir : les fonctionnaires, les agents temporaires, les END, les agents contractuels, y inclus l'encadrement. Ne sont pas autorisés à demander de bénéficier de ce régime : les intérimaires, les prestataires de service, le personnel des contractants. 3 Décision C(2008) 6866 final du relative au régime applicable aux experts nationaux détachés et aux experts nationaux en formation professionnelle auprès des services de la Commission. FR 2 FR

3 Article 3 Capacité de télétravail A titre d'information, un tableau prévisionnel des capacités de télétravail pour les six prochaines années se trouve en annexe I et donne une indication générale du nombre de possibilités dont disposent les directions générales et services pendant la période considérée. Les directions générales et services, en charge de la gestion opérationnelle du télétravail, le proposent le plus largement possible à leur personnel, dans les limites de la capacité du système IT et de l'intérêt du service. La direction générale Personnel et Administration pourra ajuster, en coordination avec les directions générales et services, les quotas de tokens/pc au regard de l'utilisation ou sous utilisation qui en est faite et pourra, le cas échéant, procéder à des réallocations entre directions générales et services. Dans le cas où les demandes de télétravail, au sein d'une direction générale ou d'un service, devaient être supérieures aux possibilités offertes, il incombera à la direction générale ou au service concerné de déterminer les demandes prioritaires. En règle générale, la direction générale ou le service accordera une priorité aux candidatures émanant de personnel travaillant à temps plein et assurera une rotation des télétravailleurs afin de permettre au plus grand nombre possible de son personnel d'avoir recours à cette formule de travail. La direction générale Personnel et Administration établira les modalités de mise en œuvre des procédures de sélection, d'autorisation et de rotation. Article 4 Tâches relatives au télétravail Le télétravail est réservé au personnel exerçant des tâches qui se prêtent au télétravail, notamment toutes celles exécutables par voie informatique. Certaines tâches sont clairement inadaptées au télétravail, étant donné qu'elles exigent une présence physique au bureau. Ces tâches comprennent notamment le travail par tour, les tâches liées à l'accueil du public, les tâches de chauffeur, les tâches liées à la sécurité des bâtiments, etc. Article 5 Formule de télétravail Il existe deux formules de télétravail : la formule structurelle et la formule circonstancielle. La formule structurelle permet d'alterner sur base régulière les périodes de télétravail et les périodes de travail au bureau, selon des modalités définies d'un commun accord. Le télétravail ne doit cependant pas couper la personne de son environnement de travail et il ne peut en aucun cas excéder 50 % de la durée de travail hebdomadaire totale. Ce type de télétravail requiert la conclusion d'une convention de télétravail (cf. Annexe 2) La formule circonstancielle permet, dans des circonstances spécifiques, de télétravailler, éventuellement plusieurs jours d'affilés, pour un maximum de 30 jours ouvrables par an. Cette FR 3 FR

4 formule peut être utilisée pour des circonstances professionnelles impliquant des tâches exceptionnelles qui peuvent être exécutées en dehors du bureau, en cas de problèmes personnels ou familiaux ponctuels, ou pour des problèmes temporaires d'incapacité de mobilité. Pour l'octroi de ce type de télétravail, la personne doit en faire la demande à son supérieur hiérarchique, qui pourra lui donner son accord pourvu que cela ne porte pas préjudice à l intérêt du service. Cette formule requiert un accord écrit ou par échange de messages électroniques entre l'intéressé et le supérieur hiérarchique et s'agissant d'une demande liée à une incapacité de mobilité, un certificat médical attestant des capacités de télétravail. La mise à disposition d'un token ou PC portable n'est pas obligatoire dans le cadre d'un télétravail circonstanciel et doit être évaluée par la direction générale ou le service selon la période de travail à domicile du candidat et des disponibilités matérielles de la direction générale, sauf si le télétravail circonstanciel se prolonge au-delà de deux semaines. Article 6 Conditions matérielles et assistance technique S'agissant du télétravail structurel, la Commission maintient l'accès intermédiaire 4 pour ses télétravailleurs jusqu'au 31 décembre 2010 sans augmentation du nombre d'accès par rapport à A compter du 1 er janvier 2011, les directions générales et services mettront graduellement à disposition de leurs télétravailleurs un PC portable (qui permettra aussi l'accès complet 5 ) selon la répartition indicative annuelle par DG ou service reprise en Annexe I. Ce PC portable remplacera le PC standard de la Commission et sera utilisé tant au bureau qu'au lieu de télétravail. S'agissant du télétravail circonstanciel, l'accès de base 6 peut être possible sur une période n'excédant pas deux semaines. Il permettra à tout le personnel de pouvoir recourir ponctuellement au télétravail occasionnel pour des périodes de temps limités. Il incombe aux directions générales et services de fournir à leurs télétravailleurs : une formation appropriée, ciblée sur l'installation et l'utilisation des équipements techniques mis à leur disposition et sur les caractéristiques de cette forme d'organisation du travail ; un service approprié d'appui technique pendant les heures normales de travail de l'institution. Quel que soit le type de télétravail et d'accès retenus, le télétravailleur prend à sa charge les frais d'abonnement et de communication induits par le télétravail. Les Directions générales et services qui le souhaitent peuvent investir sur leurs propres ressources pour augmenter leur allocation de tokens ou pour fournir à leurs télétravailleurs le matériel informatique et télématique Accès intermédiaire : permet, via un token, un accès presque équivalent à celui de l'accès complet mais prévoit l'utilisation d'un équipement privé. Accès complet : donne accès à la presque totalité des ressources électroniques disponibles au bureau. Le télétravailleur aura à disposition un PC standard de la Commission fourni d un système de communication et de sécurité spécifique. Les coûts d installation des lignes de télécommunication et les frais de fonctionnement restent à la charge des télétravailleurs. Accès de base : accès web qui permet d'accéder au web mail, à IntraComm, et à certaines applications web, i.e. Sysper 2. FR 4 FR

5 Article 7 Dispositions générales Le télétravail ne constitue pas un droit individuel mais une forme différente d'organisation du travail qui n'est envisageable que lorsqu'elle est conforme à l'intérêt du service. Toutes les dispositions statutaires ainsi que les dispositions applicables aux END restent d application au télétravailleur. Le télétravailleur se rend aux convocations qui lui sont adressées et respecte les dispositions en matière d'absences et de congés. Le télétravailleur peut être appelé ponctuellement à retourner au bureau, et ce à ses propres frais, pour des raisons urgentes liées à l'intérêt du service. Dans le cadre de l'horaire flexible, une journée de télétravail est comptabilisée d'office comme une journée standard de travail de 7h30 et de 3h45 pour une demi- journée. Aucune heure supplémentaire ne sera prise en compte. Le télétravailleur doit être toujours joignable au moins durant les plages horaires fixes soit de 9h30 à 12h00 et de 15h00 à 16h30 (16h00 le vendredi) mais peut organiser ses horaires de travail différemment. Le télétravailleur informe et convient avec sa hiérarchie du lieu habituel de télétravail étant précisé que tout changement de lieu devra faire l objet d un accord du supérieur hiérarchique. A l'exception des cas explicitement couverts par la formule de télétravail circonstanciel, le temps de présence hebdomadaire au bureau ne peut être inférieur à 50 % de la durée standard de travail (soit 37,5 heures/semaine), même en cas de cumul avec un temps partiel. Il incombe au supérieur hiérarchique de déterminer si l'intérêt du service permet d'autoriser le télétravail et de décider du nombre adéquat de fonctionnaires ou agents des différents domaines d'activité pouvant effectuer du télétravail à un moment donné sans compromettre le bon fonctionnement de son service. Il importe que la direction des ressources humaines de la Direction générale ou du service assure la coordination globale de l'exercice. Article 8 La convention de télétravail La convention de télétravail est conclue entre le supérieur hiérarchique et le candidat au télétravail en complétant le formulaire prévu à cet effet. Cette convention ne devient effective qu'après accord du Directeur de la Direction dont relève le candidat au télétravail, ainsi que du service des ressources humaines. Dans le cas où le candidat au télétravail est affecté à une unité ou un service assimilé dont le chef relève directement d'un directeur général ou chef de service, l'accord de ce dernier est requis en sus de celui du service des ressources humaines. Les jours de présence obligatoire du télétravailleur au bureau sont fixés entre le télétravailleur et le supérieur hiérarchique selon un cadre hebdomadaire ou bihebdomadaire. Le minimum de temps de travail au domicile sur une semaine est de ½ journée prise en un seul bloc, le maximum est de 2,5 jours (ou 3 jours et 2 jours sur un cycle de deux semaines). FR 5 FR

6 La convention fixe les tâches du télétravailleur en liaison avec ses objectifs professionnels. Elle fait référence aux dispositions réglementaires de base, notamment aux conditions de réversibilité du télétravail, aux recommandations en matière de sécurité et d'ergonomie ainsi qu'aux modalités relatives aux équipements, à leurs règles d utilisation et aux précautions d'usage contre les dégradations et vols. La convention détaille, par ailleurs, les modalités d'exercice du télétravail, de fréquence et de liaison avec le service ainsi que le lieu habituel d'exercice du télétravail. La convention est conclue pour une durée déterminée d'un maximum d'une année, plusieurs fois renouvelable. Si le demandeur n'a jamais été admis à bénéficier de ce régime, une période d'essai peut être considérée par les supérieurs hiérarchiques. Le régime de télétravail doit, pendant toute la durée pour laquelle son bénéfice est accordé, demeurer strictement compatible avec l'intérêt de service. Article 9 Procédure de résiliation La hiérarchie qui a donné son accord, au sens de l'article 8, paragraphe 1, à la convention de télétravail est compétente pour mettre fin anticipativement au télétravail, et ceci à la demande du télétravailleur ou dans l'intérêt du service. Cette mesure vaut résiliation de la convention de télétravail. La décision de résiliation fixe la date à laquelle elle prend effet; la prise d'effet ne peut intervenir au plus tôt qu'un mois après la notification de la décision au télétravailleur. Néanmoins, à titre exceptionnel, le retour immédiat aux conditions de travail normales pourra être exigé, pour des raisons liées à l'intérêt du service, notamment en cas de non performance ou de sous performance du télétravailleur. Article 10 Formation et évolution de carrière Le télétravailleur a les mêmes droits à la formation et aux possibilités d'évolution de carrière que les non télétravailleurs. Le choix de télétravail ne doit pas porter préjudice aux appréciations ou évaluations de l'intéressé. La charge de travail et les critères de résultats du télétravailleur sont équivalents à ceux des travailleurs comparables dans les locaux de l'institution. L'institution se charge de mettre à la disposition des télétravailleurs des éléments de formation relatifs à l'ergonomie, la sécurité des documents, l'utilisation des équipements informatiques, aux précautions d'usage contre les dégradations et vols ou d'autres thèmes en lien avec le télétravail. Les formations adressées au management prendront en compte les nécessités liées à une gestion par objectifs et à distance du personnel qui pratique le télétravail. Article 11 Santé et sécurité FR 6 FR

7 Le télétravailleur souscrit aux assurances relatives à l habitat prescrites par la loi du pays de résidence. Il est responsable de la conformité de son installation électrique ainsi que de l'ensemble du bâtiment aux normes de santé et de sécurité en vigueur. La direction générale ou le service dont relève le télétravailleur est tenu d'informer ce dernier en matière de santé et de sécurité au travail, en particulier des règles relatives à l'utilisation des écrans de visualisation. Le télétravailleur est tenu quant à lui de vérifier régulièrement les conditions ergonomiques portées à sa connaissance par l'institution et d'en maintenir un niveau adéquat. Le télétravailleur réserve l'exclusivité de son travail à l'institution, ne peut sous-traiter les travaux qui lui sont confiés et respecte la confidentialité des informations recueillies dans l'exercice de ses fonctions. Article 12 Suivi et évaluation La direction générale Personnel et Administration est chargée du suivi général de la mise en œuvre de la présente décision au sein de la Commission Une évaluation de cette nouvelle phase de télétravail sera effectuée en 2014 par la direction générale Personnel et Administration, en vue d'éventuels développements ultérieurs Le groupe interservices sur le télétravail formulera des avis, au besoin, concernant la mise en œuvre de la présente décision, et sera informé de l'évaluation et du suivi. Il informera des bonnes pratiques mises en place dans les Directions générales et services Le Comité Paritaire pour l'egalité des Chances (COPEC) sera tenu informé de la mise en œuvre de la présente décision, ainsi que de l'évaluation prévue à la fin de ce projet et de ses nouvelles orientations Article 13 Disposition finale La présente décision entre en vigueur au 1 er janvier 2010 et prendra fin au 31 décembre FR 7 FR

8 ANNEXE 1 ALLOCATION DES ACCES SUPPLEMENTAIRES TELETRAVAIL DISTRIBUTION DES LAPTOP DG Staff* Gr TOTAL ADMIN /IAS 898 C AGRI 1121 C AIDCO 1077 C BUDG 588 B CAB 472 A COMM 964 C COMP 822 B DEV 340 A DGT 2435 D DIGIT 1064 C EAC 661 B ECFIN 561 B ECHO 220 A ELARG 408 A EMPL 816 B ENTR 952 C ENV 697 B EPSO 157 A ESTAT 808 B INFSO 1139 C JLS 542 B FR 8 FR

9 JRC 2779 D MARE 355 A MARKT 528 B OIB 1141 C OIL 289 A OLAF 452 A OPOCE 651 B PMO 575 B REGIO 719 B RELEX 837 B RTD 1893 D SANCO 896 C SCIC 805 B SEU 1780 D SG /BEPA 619 B SJ 399 A TAXUD 493 A TRADE 556 B TREN 1172 C TOTAL *Figures extracted from : = A = A = B = C FR 9 FR

10 = D FR 10 FR