Petit-déjeuner débat du 15 mai 2013

Transcription

1 Petit-déjeuner débat du 15 mai 2013 Déployer le télétravail Avec la présence de : Xavier de Mazenod, co-organisateur du Livre blanc du Tour de France du télétravail

2 1. Plan 1. Qu est-ce que le télétravail? 2. Organisation et mise en œuvre 3. Contrat de travail et avenant 4. Conduite du changement 5. Actions 2

3 1. Qu est-ce que le télétravail? 3

4 1.1 Contexte 12,4 % de salariés français télé-travaillent au moins 8h/mois en de coût moyen par télétravailleur pour la mise en place + 22 % de gain moyen de productivité en télétravail 64 % des télétravailleurs notent une augmentation du temps de travail 35 % des télétravailleurs notent un «coût» du télétravail (surtout lorsque non prévu dans le contrat de travail ou accord d entreprise) 85 % des mises en place du télétravail sont d abord motivées par l amélioration de la qualité de vie 20 % des salariés-parents plébiscitent le télétravail +37 min/jour de temps gagné au profit de la vie familiale +45 min/jour de temps de sommeil supplémentaire 96 % de satisfaction liée au télétravail (télétravailleurs, manageurs et employeurs) 90 % des télétravailleurs estiment que le télétravail a amélioré leur vie personnelle et 84 % leur vie familiale 4

5 1.2 Distinction Article L1222-9s du Code du travail Article L s du Code du travail «Est travailleur à domicile toute personne qui : 1 Exécute, moyennant une rémunération forfaitaire, pour le compte d'un ou plusieurs établissements, un travail qui lui est confié soit directement, soit par un intermédiaire ; 2 Travaille soit seule, soit avec son conjoint, partenaire lié par un pacte civil de solidarité, concubin ou avec ses enfants à charge au sens fixé par l'article L du code de la sécurité sociale, ou avec un auxiliaire. Il n'y a pas lieu de rechercher : a) S'il existe entre lui et le donneur d'ouvrage un lien de subordination juridique, sous réserve de l'application des dispositions de l'article L b) S'il travaille sous la surveillance immédiate et habituelle du donneur d'ouvrage ; c) Si le local où il travaille et le matériel qu'il emploie, quelle qu'en soit l'importance, lui appartient ; Travail à domicile Télétravail «Sans préjudice de l'application, s'il y a lieu, des dispositions du présent code protégeant les travailleurs à domicile, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci. Le télétravailleur désigne toute personne salariée de l'entreprise qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini au premier alinéa. Le refus d'accepter un poste de télétravailleur n'est pas un motif de rupture du contrat de travail. Le contrat de travail ou son avenant précise les conditions de passage en télétravail et les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail. A défaut d'accord collectif applicable, le contrat de travail ou son avenant précise les modalités de contrôle du temps de travail.» d) S'il se procure lui-même les fournitures accessoires ; e) Le nombre d'heures accomplies.» 5

6 1.3 Référentiel légal Accord cadre européen sur le télétravail Loi «Warsmann» 22,03,2012 le télétravail entre dans le code du travail Télétravail Norme ISO/CEI Art Loi n ,03,2012 Télétravail en secteur public ANI Télétravail en secteur privé Arrêté du Extension de l ANI Arrêté du 15, Modification de l arrêté 6

7 1.4 Bilan contentieux faible Faible contentieux en rapport avec le télétravail comme mode d exercice d une activité professionnelle Source majeure de contentieux : le reclassement d un salarié médicalement inapte à son poste de travail et respect de la proposition du médecin par l employeur Cass. soc. 16 nov. 2011, n Autre source de contentieux : la clause de mobilité 7

8 2. Organisation et mise en œuvre 8

9 2.1 Pourquoi le télétravail? Parce qu il existe déjà de façon empirique Parce que réduction des coûts Un élément de réponse au chômage demandeurs d emploi inscrits à Pôle emploi en catégorie A en France métropolitaine fin décembre 2012 Pour s adapter à une situation Prise en compte de la situation individuelle des collaborateurs, souplesse d organisation, motivation accrue, diminution du stress, de la fatigue Un rééquilibrage pro/perso Partage vie privée/vie professionnelle Démarche marketing Une réduction des coûts Pour les entreprises comme pour les salariés, économie sur les coûts immobiliers, de transport, etc. 9

10 2.1 Un choix écoresponsable? Gains «green» Réduction des flux papier Réduction des déplacements et émissions de CO 2 Infrastructures plus petites, moindre consommation mais Emissions des industries de télécom Nécessaire renouvellement des terminaux mobiles Stockage réseau 10

11 2.2 Mise en place : quand? Comment? L article L al.2 du Code du travail dispose que : - «Le télétravailleur désigne toute personne salariée de l entreprise qui effectue, soit dès l embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini au premier alinéa» Le télétravail peut donc être mis en place : - «dès l embauche» : critère d embauche mentionné dans le contrat de travail caractère obligatoire - «ultérieurement» : sur la base du volontariat et par avenant au contrat de travail; - Sur sollicitation du salarié - Sur sollicitation de l employeur - L origine de l initiative peut impacter la répartition des coûts 11

12 2.3 Règlementation interne : adéquation Contrat de travail Règlement intérieur Télétravail Avenant au contrat de travail Charte des systèmes d information 12

13 2.4 La conclusion d un accord est elle obligatoire? L article L al.5 du Code du travail dispose que : - «A défaut d accord collectif applicable, le contrat de travail ou son avenant précise les modalités de contrôle du temps de travail» Principe : l accord collectif n est pas obligatoire Mais : l accord collectif est utile - Permet de déterminer les critères d éligibilité - Ex : selon la nature du contrat (CDI/CDD) - Ex : selon les aptitudes du salarié (autonomie, expérience, confiance, etc.) - Permet de déterminer les éléments de prise en charge - Ex : partage des coûts - Ex : partage des responsabilités Existent déjà : - Un accord de branche en vigueur depuis 2006 pour le secteur des télécom - Des accords d entreprise 13

14 3. Contrat de travail et avenant 14

15 3.1 Cadre spatial Cybercafé/Domicile Co-working Centre d affaire Pépinière ENT Entreprise Définition du domicile Principe : résidence principale ou habituelle Exception : résidence secondaire Cass. soc. 11 juill. 2012, n : l occupation, à la demande de l employeur, du domicile du salarié à des fins professionnelles constitue une immixtion dans la vie privée de celui-ci et n entre pas dans l économie générale du contrat de travail Aménagement et mise en conformité Espace de travail Accès internet Installations électriques aux normes (certificat de mise aux normes peut être à la charge de l employeur) Contrôle santé/sécurité Principe : obligation de résultat de l employeur Conséquence : droit de contrôle par le CHSCT (peut être un critère sine qua non pour l éligibilité au télétravail) 15

16 3.2 Cadre temporel Durée et fréquence Fixée en jours/semaine (maximum 3) ou sur le mois éviter l isolement ou la «déconnection» de l entreprise Fixée de façon stricte : jours fixes Temps de travail Définition du «temps de travail effectif» et base de calcul (similaire ou équivalent e à celle des salariés dans les locaux de la société) Rappel des règles de droit du travail : 11h consécutives de repos quotidien 35h consécutives de repos hebdomadaire 6 jours/semaine de travail maximum Plage horaire et disponibilité Définition «plage de disponibilité» et choix horaires (1) - Standard : joignable sur la base de plages horaires fixes - Souple : joignable sur la base des plages horaires de travail «habituelle» mais organisation autonome - Stricte : joignable et rapport d activité régulier Eviter les contradictions Nécessaire prise en compte de contraintes dont : - Liberté de choix des horaires pour le salarié - Cohérence entre plage de disponibilité et droit à la déconnection - Durée de travail et charge de travail NB/ modalités de contrôle des temps et problématiques inhérentes (1) Cass. soc. 17 févr, 2004 n : le fait de n avoir pas pu être joint en dehors des horaires de travail sur son téléphone portable personnel est dépourvu de caractère fautif et ne permet donc pas de justifier un licenciement disciplinaire pour faute grave 16

17 3.3 Organisation et équipement Organisation et charge de travail Equipement de travail Nature des activités Charge de travail Délais d exécution Résultats attendus Modalités de suivi Nécessité de rencontres régulières avec les autres salariés Nécessité de rencontres régulières et communication accrue avec la hiérarchie Modalités de contrôle Des temps (autodéclaration, logiciel de pointage, ) Présentiel remplacé par productivité Surveillance et/ou confiance Micro informatique PC portable, imprimante, casque téléphonie PC, etc. Téléphonie et transmission des données Connexion ADSL 3G Possibilité accès intranet entreprise Solution de téléphonie Autres Bureau Caisson Siège ergonomique 17

18 3.4 Partage des coûts et responsabilité Employeur Salarié (1) Cass. soc. 11 avr, 1996, n : le salarié qui n a pas de bureau extérieur à son domicile et qui est victime d un accident survenu un jour ouvrable, à une heure normale de travail d un salarié, et en un lieu justifié par son activité professionnel, voit cet accident qualifié d accident du travail. (2) Cass. soc. 8 juill n : le salarié qui accepte, à la demande de son employeur, de travailler à domicile, doit être indemnisé de cette sujétion particulière, outre le remboursement des frais engendrés par l occupation à titre professionnel du domicile. Cette indemnité est due dès qu une partie du domicile du salarié est transformée en local professionnel. 18

19 Demande du salarié SOCIETE (.) SOCIETE (.) A la demande de l entreprise 2 j/s 3 j/s 4 j/s 4 j/s Demande du salarié Demande de l entreprise Répartition travail/ Télétravail FERMETURE D AGENCE Durée du télétravail par semaine Frais d achat du Matériel 1 à 3 j/s 2 à 4 j/s 4 j/s en moyenne annuelle 60 à 80% à domicile En moyenne mensuelle PC portable fourni par l entreprise fourni fourni fourni fourni fourni fourni fourni Imprimante 250,00 fourni fourni Matériel complémentaire informatique Montant maxi du remboursement des matériels ci-dessous 500,00 500,00 750, ,00 Matériels ci-dessous Fournis par l entreprise Ecran plat, clavier, souris fourni fourni fourni fourni fourni fourni Webcam fourni fourni fourni fourni Téléphone et casque adapté fourni fourni fourni Mobilier de bureau Table-bureau, fauteuil ergonomique Prêts des matériels ci-dessous fourni fourni fourni fourni fourni (*) fourni (*) Lampe de bureau, repose-pied fourni (*) fourni (*) Aides à l installation (1 versement unique) Indemnité incitative à l installation 1 500,00 Diagnostic électrique du domicile Remboursé Frais de fonctionnement Rbt frais Internet Montant maxi du remboursement des factures chaque mois Montant maxi du remboursement (ADSL + téléphone) (maxi/mois) 40,00 40,00 40,00 40,00 40,00 30,00 30,00 Participation au ticket restaurant (par jour de télétravail) 4,00 4,00 Rbt des frais : 19

20 Frais de fonctionnement Initiative salarié Initiative entreprise Initiative salarié Initiative entreprise Rbt frais Internet Montant maxi du remboursement des factures chaque mois Montant maxi du remboursement (ADSL + téléphone) (maxi/mois) Participation au ticket restaurant (par jour de télétravail) 40,00 40,00 40,00 40,00 40,00 30,00 30,00 4,00 4,00 Rbt des frais : Chauffage et électricité année 1/an Chauffage et électricité année 2/an Chauffage et électricité année 3/an Rbt surprime assurance éventuelle 432,00 648,00 864, ,00 360,00 475,20 712,80 950, ,00 Par an 518,40 777, , ,00 si 4 jours Remboursé Remboursé Remboursé Remboursé Rbt des fournitures Cartouche imprimante, papier, Fournitures remboursées sur note de frais fourni fourni fourni fourni Consommables à prendre dans l entreprise Attribution téléphone portable fourni fourni Frais de Déplacement pour retour sur site Contrôle de la distance domicile/bureau Situation revue si déménagement de plus de 50 km ou plus d une heure Rbt frais de déplacement (pour rejoindre le site de rattachement l entreprise) OUI Source: 20

21 Évaluation des frais professionnels liés au télétravail déductibles des cotisations (Circ. DSS/SDFSS/5B, n o 2005/376, 4 août 2005) Nature des frais Frais fixes : montant du loyer ou, à défaut de loyer, valeur locative brute au prorata de la superficie affectée à l'usage professionnel ; taxe d'habitation ; taxe foncière sur les propriétés bâties ; taxes régionales, départementales ou communales comme la taxe d'enlèvement d'ordures ménagères ; charges de copropriété ; assurance multi-risques habitation. Frais variables : chauffage et/ou climatisation ; électricité. Dépenses d'acquisition du mobilier : bureaux ergonomiques ; fauteuils ergonomiques ; étagères, meubles de rangement ; lampes de bureau. Évaluation des frais Valeur réelle : quote-part des frais fixes réellement supportés au titre du local affecté à un usage professionnel (au prorata de la superficie totale de l'habitation principale). Exemple : soit un appartement de 70 m 2, et une surface du local affecté à l'usage professionnel de 10 m 2. Le loyer s'élève à 350,00 par mois et la prime d'assurance à 15,00 par mois. Le montant des frais déductibles s'élève donc à (350, , 00) 10/70 = 52,00. Valeur réelle : quote-part des frais variables réellement supportés au titre du local affecté à un usage professionnel. Prêt de mobilier : absence de dépenses supplémentaires du salarié : pas de remboursement de frais possible ; avantage en nature à évaluer sur une base réelle (valeur résiduelle = valeur nette comptable) s'il y a abandon définitif du mobilier au travailleur salarié ou assimilé. Achat du mobilier par le salarié pour le compte de l'entreprise, le salarié en restant toutefois propriétaire : remboursement des frais exclu de l'assiette dans la limite de 50 % de la dépense réelle sur justificatifs. Modalités de déduction : annuités d'amortissement du mobilier (pratique comptable et fiscale) ; pour le petit mobilier non amortissable : valeur réelle de l'année d'acquisition. Frais liés à l'adaptation du local : frais de diagnostic de conformité électrique ; installation de prises (téléphoniques, électriques, etc.) ; modifications liées à la mise en conformité avec la législation du travail. Matériels informatiques et périphériques : ordinateur, imprimante, modem Consommables (ramettes de papier, cartouches d'encre, etc.). Frais de connexion au réseau téléphonique, frais d'abonnement (téléphonique, internet ). Valeur réelle : l'exclusion de l'assiette des cotisations de ces frais est admise sur présentation de la facture (travaux aménagement). Prêt de matériel : absence de dépenses supplémentaires du travailleur salarié ou assimilé, pas de remboursement de frais possible ; avantage en nature à évaluer sur une base réelle (valeur résiduelle = valeur nette comptable) s'il y a abandon définitif du mobilier au travailleur salarié ou assimilé. Achat de matériel par le salarié pour le compte de l'entreprise, le salarié en restant toutefois propriétaire : remboursement des frais et exclusion de l'assiette dans la limite de 50 % de la dépense réelle sur justificatifs. Modalités de déduction : annuités d'amortissement du matériel (pratique comptable et fiscale). Pour le petit matériel non amortissable : valeur réelle de l'année d'acquisition. Remboursement sur justificatifs des frais, et déduction de l'assiette. Remboursement sur présentation des justificatifs de frais, et déduction de l'assiette. Source: éditions législatives 21

22 3.5 En 3 temps Principe : durée moyenne de 2-3 mois Possibilité de rétractation du salarié ou de l employeur sur demande écrite Délai de prévenance à définir en moyenne : 7 jours Retour en entreprise Suspension et réversibilité Période d adaptation Principe : doit faire l objet d une clause (art.l Code du travail) Délai de prévenance à définir en moyenne : 1 mois Formalisme Situations justifiant la suspension et/ou la réversibilité Cass. soc. 31 mai 2006 n : en l absence de clause de réversibilité, le retour au travail sans télétravail imposé par l employeur constitue une modification du contrat de travail Durée/terme de l avenant Principe : si c est un avenant au contrat de travail, le terme du télétravail doit être déterminé au préalable; Généralement durée de 1 an, tacitement reconductible. 22

23 4. Conduite du changement 23

24 4.1 Une démarche progressive Evaluation des besoins et risques Choix d une politique Information / Echange Formation à un nouveau mode de travail et de nouveaux outils Equipement et sécurisation Test et retour sur expérience 24

25 4.2 Une démarche encadrée Management à distance Contrôle des horaires et cyber-surveillance Du présentiel au quantitatif Etat des risques 25

26 4.3 Une démarche suivie (Audit : procédure et questions à se poser) Quel est le champ d application de l audit? Quand recourir aux forces de l ordre? Quels sont les modes de déclenchement de l audit? Faut il une autorisation judiciaire préalable? Qui est habilité à effectuer l audit? Qui doit être présent à l audit? 26

27 4.3 Un changement de mentalités Une autre vision du management «confiance et autonomie» Nécessité d une réforme du Code du travail en même temps que du mode de pensée «Flexisécurité» 27

28 5. Synthèse/Actions 1.Cadrage A1 : Réalisation livret d information : qui est la cible? A2 : Choix d un processus de sélection. A3 : Finalisation du cadre juridique : Avenant et contrat de travail Accord provisoire A4 : Traitement des aspects matériels / santé / sécurité Charte télétravail Charte manageur Articulation avec charte SI, RI, charte administrateur, charte BYOD 2.Pilote A6 : Gestion des demandes de télétravail A7 : Processus d une période d essai avec réversibilité possible A8 : Évaluation de la démarche 3.Déploiement A9 : Ajustements de la démarche A10 : Tirer les enseignements A11 : Finalisation accord d entreprise A5: Information CE/CHSCT 28

29 29

30 Informations ALAIN BENSOUSSAN AVOCATS 29 rue du colonel Pierre-Avia Paris 15è Tél. : Fax : paris@alain-bensoussan.com Emmanuel Walle Mob. : Tél. : emmanuel-walle@lexing.eu Crédits Photos satellite titimel35-fotolia.com Networking Scott Maxwell-Fotolia.com, informatique data room réunion Lexing est une marque déposée par Alain Bensoussan Selas 30

31 Prochains petits déjeuners «Impact du bilan d activité de la Cnil sur les entreprises» Alain Bensoussan le 31 mai 2013 «Les actions de groupe et la médiation» Annie Gautheron-Vebret le 5 juin /04/2013 Copyright Lexing 2013 Confidentiel Entreprise 31