MISSION DES AUDITS. Fiche d organisation fonctionnelle n 7 : Utilisation des outils et technologies

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1 MISSION DES AUDITS Fiche d organisation fonctionnelle n 7 : Utilisation des outils et technologies Novembre

2 Sommaire Objectifs de la fiche d organisation fonctionnelle 4 Domaine d application 4 Responsable 4 Phases 4 Méthodologie de travail et Orientation des travaux Préambule 4 1. La Préparation de la Mission 6 2. La Phase de réalisation 9 3. La Phase Partage / archivage / capitalisation 12 2

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4 Développement des outils au service de la fonction Audit du CGEFi Objectifs de la fiche d organisation fonctionnelle Préciser les besoins en termes d outils à mettre en place auprès des équipes d audit du CGEFi afin que les missions soient réalisées dans les meilleures conditions techniques, Réaliser une analyse des besoins en préambule à la réalisation d un cahier des charges, Relever les besoins génériques en terme de type d outil sans acter le choix d une solution particulière. Domaine d application La procédure s applique aux membres du vivier des auditeurs du CGEFi. Cette fiche d organisation fonctionnelle ne se substitue pas aux documents existants en l état. Responsable Le responsable de la mise en application de cette fiche d organisation fonctionnelle est le Responsable de la Mission des audits du CGEFi. Phases Préparation de la Mission Réalisation de la Mission Partage / Archivage Capitalisation des résultats Préambule La problématique des outils et des technologies nécessaires à la réalisation des missions d audit du CGEFi doit être appréciée en lien avec un contexte particulier : Les équipes d audit du CGEFi disposent d ores et déjà d un patrimoine d outils à leur disposition pour réaliser leurs missions, c est pourquoi une orientation pragmatique a été donnée aux sessions de travail afin de capitaliser sur l existant et définir des besoins «raisonnables» en prise directe avec les missions du pôle de compétence audit. Même si cette orientation pragmatique a guidé l ensemble des travaux, les évolutions prévues des missions du CGEFi tant au niveau des types d audit (développement d autres types d audit au-delà des ACF), que du volume des audits à réaliser, ont été intégrées à la réflexion. 4

5 Le développement des activités d audit du CGEFi conduit désormais les équipes du CGEFi à réaliser plusieurs dizaines de missions par an. Les missions d audit du CGEFi sont, pour la plupart, réalisées en coopération avec des partenaires, nécessitant par conséquent l utilisation d outils «ouverts». Dans les paragraphes qui suivent, le terme outil peut recouvrir plusieurs notions : il peut s agir d une application en tant que telle (comme un outil de manipulation de données), mais cela peut aussi être le résultat de l utilisation d un outil notamment bureautique (définition d une feuille de type Excel dans un but spécifique), et cela peut enfin être l utilisation d un dispositif technique particulier (sécurisation des disques durs des ordinateurs des équipes d audit). 5

6 Développement des outils au service de la Mission d audit du CGEFi 1. La Préparation de la Mission Existant Dans la phase de préparation de la mission, plusieurs sous étapes peuvent être distinguées : La programmation des missions, L engagement des missions, Ainsi que sa préparation opérationnelle sur la base des missions du même type. Cette dernière facette de la phase de préparation s apparentant à la problématique de capitalisation, elle sera traitée dans la dernière section de cette note «Partage/Archivage/Capitalisation». Programmation des missions La programmation est réalisée au moyen d un document Excel, dénommé «tableau de programmation des missions». Piloté et actualisé par les Assistantes de la Mission, ce tableau à pour objectif d assurer le suivi des différentes catégories de missions d audit du plan d audit annuel. Engagement des missions L engagement des missions, et notamment la formalisation des lettres de mission est réalisée via Word sur la base de lettres types qui sont imprimées, signées et expédiées à l Entité auditée via courrier. Le secrétariat de la mission d audit du CGEFi pilote ce processus et assure la conservation de ces courriers via un scanning des courriers et la conservation des fichiers en format PDF dans Santorin 1. Lors de cette étape, le numéro d identification de la mission est également généré à partir d une liste chronologique propre au Service. Synthèse des besoins exprimés en termes d outils Programmation des missions Dans le contexte actuel d organisation du pôle audit du CGEFi, il n y a pas un besoin spécifique de développer ou d acquérir un outil spécifique pour gérer la planification des missions ainsi que l allocation des ressources issues du vivier des auditeurs. Le tableau Excel utilisé actuellement suffit pour réaliser cette tâche compte tenu du nombre limité de missions à gérer et de la taille de l équipe d audit (10 auditeurs). En revanche, en lien avec le développement prévu des missions d audit assurées par le CGEFi et le nécessaire accroissement du vivier des ressources, la situation pourrait nécessiter à terme la mise en place d un outil dédié. En effet, si à moyen terme le CGEFi doit réaliser plusieurs dizaines de missions par an grâce à une équipe d une cinquantaine d auditeurs, la mise en place d un outil spécifique de planification deviendra une nécessité pour gérer dans de bonnes conditions toutes les problématiques de planning : décalages de missions, indisponibilités des équipes pour formation, congés, mutations 50 auditeurs est une taille critique qui peut justifier l utilisation d outillage dédié de planification. A titre de comparaison, le pôle national d audit de la DGFiP ne dispose pas d un tel outil, cette équipe ne comptant que 35 auditeurs gérés en centrale. Corollaire à cet outil de gestion de ressources, le développement du nombre de missions pourrait nécessiter la mise en place d un système de relevé de temps pour justifier de l utilisation des ressources (en lien avec le planning des missions). Un besoin de ce type n est pas à considérer à court terme. 1 Serveur de fichier sécurisé (processus de sauvegarde chaque nuit et gestion des accès) mis à disposition de la mission d audit du CGEFI afin d y déposer et de conserver la documentation relative aux différentes missions d audit du CGEFI. 6

7 Développement des outils au service de la fonction Audit du CGEFi Engagement des missions Le processus actuel d engagement des missions, via courrier signé puis scanning du document semble opportun et efficace, d autant plus qu il n existe pas un besoin de dématérialiser/fluidifier le processus validation d engagement des missions via un outil dédié. En revanche, la procédure actuelle qui place le secrétariat au centre du processus doit être renforcée : Afin que toutes les lettres de mission (modèles de document Word prévus à cet effet) soient systématiquement collectées, L identification des missions par un numéro chrono unique doit être maintenue et centralisée par le secrétariat en lien avec une convention de dénomination propre au CGEFi ; Les identifiants de mission des partenaires devraient être repris seulement pour mémoire. Le serveur de fichiers Santorin, en tant qu outil de centralisation de la documentation afférente aux missions d audit semble être, dans le contexte actuel, une réponse adaptée aux besoins : En effet, il s agit d un espace qui permet, en l absence d un outil dédié (cf. point suivant) de stocker l ensemble des fichiers dans des conditions acceptables de sécurité. Néanmoins il pourrait être plus pertinent d organiser le classement des dossiers en fonction des identifiants des missions et non de leur dénomination. Par ailleurs, la gestion des accès aux répertoires des missions devrait être revue de telle sorte que seuls les auditeurs impliqués sur les missions (en plus des Responsables du pôle audit) soient autorisés à accéder aux répertoires des missions auxquelles ils ont participé. Enfin, une fois la mission clôturée, les fichiers de la mission devraient être «sanctuarisés» en empêchant toute modification à moins que le système Santorin puisse générer un fichier des modifications. Si des outils intégrés de gestion des missions d audit existent, ce type de solution ne paraît pas être un pré requis dans l organisation de l outillage du CGEFi. En effet ces outils sont par construction structurants dans la manière de concevoir et de réaliser les missions. Aussi la mise à disposition d un tel outil, nécessiterait donc le développement d une solution spécifiquement adaptée aux besoins du CGEFi dont les coûts de développement seraient a priori difficile à justifier eu égard à la taille actuelle du CGEFi. Dans sa démarche de structuration de ses méthodes/outils, la DGFiP a analysé (et même testé) l offre existante en matière d outils intégrés de gestion de dossier (Team Mate, Horus, Enablon) et a finalement renoncé à adopter une telle solution compte tenu des limites inhérentes à ce genre d outil notamment dans la phase de préparation des missions (dossiers types des missions type de la DGFiP) et donc à la nécessaire adaptation en profondeur de ces outils. A moyen terme, il paraît donc plus efficace de structurer davantage l organisation et les méthodes autour du référentiel documentaire Santorin, que de rechercher à mettre en place une gestion dématérialisée des dossiers d audit via un outil spécifique. En revanche, si un tel outil devait être adopté par les divers corps de l Etat en charge de réaliser des audits, il conviendrait que le CGEFi révise sa position pour intégrer un éventuel groupe de réflexion sur des besoins harmonisés. 7

8 Développement des outils au service de la fonction Audit du CGEFi Axes de développement compte tenu de l existant et hiérarchisation Echéances Outils/Objectifs Commentaires CT Programmation des missions Conservation des outils actuels sur base Excel pour suivre les missions Engagement des missions Processus actuel via document bureautique à consolider avec une utilisation plus systématique de Santorin : solution organisationnelle plutôt que mise en place d un nouvel outil. Revoir l identification des missions, et l organisation de Santorin/identification ; Systématiser la collecte des documents ; revoir la gestion des droits sur les répertoires Santorin LT Programmation des missions Mise en place d un outil de planification et de gestion du vivier des auditeurs, et éventuellement d un outil de relevé des temps passés par mission. En deçà de 50 auditeurs, pas besoins d un outil de gestion de planning. Engagement des missions Avec la multiplication des missions et leur normalisation, analyse d un outil de gestion intégrée des dossiers d audit Etude à mener en collaboration avec d autres corps d audit de l Etat. 8

9 Développement des outils au service de la fonction Audit du CGEFi 2. La Phase de réalisation Existant A l instar de la phase de préparation, deux sous problématiques peuvent être distinguées au sein de la phase de réalisation : La restitution, La réalisation de tests / d exercices de modélisation. Ces deux problématiques font appel à des outils différents qui seront traités séparément dans les paragraphes qui suivent. Restitution Les outils de restitution utilisés aujourd hui par les équipes du pôle audit du CGEFi, sont constitués d outils standard issus de la suite Office de Microsoft, via notamment les logiciels Word et Excel. Ces outils sont utilisés sur la base de modèles définis spécifiquement pour les besoins du CGEFi intégrant outre une charte graphique spécifique, toutes les parties nécessaires aux restitutions type des missions d audit du CGEFi. C est sur la base de ces fichiers bureautiques que l échange des conclusions des missions est organisé avec les Entités auditées (cf. section suivante). Pour certaines catégories d audits, une présentation de type Powerpoint est préparée pour une communication synthétique des points d audit à la Direction des entités auditées. En terme de formalisation des processus, aucun outil type n a été défini ; les équipes d audit du CGEFi ne disposent pas de l outil Visio de Microsof,t, mais peuvent réaliser des diagrammes sous Wold ou Excel. Réalisation de tests/modélisations En terme de réalisation de tests et notamment de manipulation de données (tri, échantillonnage, filtre, calcul), aucun outil spécifique n est utilisé les auditeurs du CGEFi, excepté Excel pour les volumes de données non significatifs. De même, pour des modélisations quantitatives seuls des outils ad hoc (sur base Excel) et propres à certains auditeurs ont été développés. Synthèse des besoins exprimés en termes d Outils Restitution En termes de restitution, les outils utilisés reprennent des solutions éprouvées et qui constituent des standards. En ce sens, ces applications constituent des solutions idoines pour formaliser et restituer les travaux d audit. Comme mentionné précédemment, les outils de présentation de type PowerPoint, peuvent être utilisés pas les auditeurs du CGEFi en complément des rapports détaillés pour restituer les principales conclusions des missions (notamment pour les audits spécifiques à la demande des ministres). En matière de formalisation de processus, le choix d un outil standard pour les besoins du CGEFi devrait être fait. A titre d illustration, la DGFiP utilise l application Visio et depuis peu l outil gratuit Dia pour normaliser cette problématique. Dans les trois cas ci-dessus, rapports détaillés, présentations et formalisation de processus, le développement de modèles types est la clef d une professionnalisation/industrialisation de la démarche d audit. Compte tenu du niveau de complexité des missions d audit actuelles assurées par le CGEFi (d une durée de quelques mois avec au plus 2 ou 3 auditeurs), le besoin d un outil de gestion de projet pour piloter les missions ne paraît pas être un besoin prioritaire. Ce constat est partagé avec la DGFiP qui malgré des missions qui peuvent mobiliser jusqu à une dizaine d auditeurs, n utilise pas d outil spécifique de gestion de mission. Comme pour la plupart des autres problématiques, cette appréciation pourrait évoluer si la nature des missions d audit du CGEFi devait singulièrement se complexifier à l avenir notamment en cas de coordination des travaux d audit réalisés en coopération avec des partenaires. 9

10 Développement des outils au service de la fonction Audit du CGEFi Réalisation de tests/modélisations De manière transverse, le recensement des outils nécessaires à la réalisation des missions du CGEFi est intimement lié à la définition précise des attendus de chaque type de mission : programmes de travail spécifiques, normalisation des produits finis par type de mission. Ce travail de recensement est en cours via l analyse des risques liés à chaque type de mission, aussi toutes les conclusions de cette fiche fonctionnelle et en particulier concernant ce paragraphe des outils de réalisation des tests/modélisation devront être revues à l aune du résultat de ce recensement afin : De déterminer les besoins en terme d outils spécifiques, De retranscrire au sein de ces outils, les définitions des analyses standards nécessaires à chaque type de mission. Même si ce recensement n est pas terminé, il apparaît que certains besoins existent déjà : En terme de manipulation de données, des outils de type IDEA (utilisé par la DGFiP) ou ACL du fait de leurs capacités à dépasser les limites d Excel, permettent notamment d automatiser la manipulation d importants volumes de données, De même, dans ses fonctions d audit, les équipes du CGEFi peuvent être amenées à revoir les «business plan» des Entités auditées sans être équipées d outil spécifique modélisation sur ce domaine. Afin de gagner en efficacité et en pertinence, il pourrait être judicieux d analyser et de tester l offre du marché (tant commerciale que gratuite) de ce type d outil. Remarque Le développement et le déploiement d une nouvelle méthodologie supposent que les équipes d audit soient dûment formées afin d en assurer une mise en œuvre de qualité à la hauteur des enjeux des missions d audit assurée par le CGEFi. A ce titre, la DGFiP a mis en place depuis 2006 une organisation spécifique via création d une cellule Organisation/Méthode composée de 2 personnes, avec pour objectif de : Développer l utilisation d outils adaptés au contexte des missions ACF de la DGFiP (formalisation d analyses type, ), Former les équipes de la DGFiP à une utilisation standard des outils, Développer une expertise forte sur les outils afin d être en mesure de répondre aux demandes non standard issues du terrain, Assurer une veille sur les outils et de proposer des améliorations aux outils standard utilisés par les auditeurs du pôle national de la DGFiP. Véritable courroie de transmission entre les équipes d auditeurs et les outils, l organisation d une telle cellule pourrait être une idée pertinente dans le cadre de la démarche actuelle de structuration du pôle de compétences audit du CGEFi. Comme précisé précédemment, avant qu une telle cellule soit créée, il est nécessaire que l inventaire des besoins spécifiques attachés à chaque mission soit terminé, afin de mieux calibrer la structure et les objectifs précis de cette cellule. 10

11 Développement des outils au service de la fonctionaudit du CGEFi Axes de développement compte tenu de l existant et hiérarchisation Echéances Outils/Objectifs Commentaires CT MT/LT Restitutions Poursuivre la structuration des modèles type de document sur la base des outils bureautiques utilisés actuellement (opportunité de développer des présentations synthétiques) Normaliser la formalisation des processus en lien avec un outil dédié de type Visio. Réalisation de tests / modélisations quantitatives Déterminer les besoins réels par type de mission et développer des modèles d analyse. Néanmoins : o o Sélectionner un outil d analyse de données de type IDEA, Analyse de l offre gratuite et commerciale en terme d outil de modélisation de «business plan» si cela est pertinent Former les équipes à l utilisation de la «boite à outils» des auditeurs du CGEFi. Restitutions Analyse des besoins d un outil de gestion de projet afin de piloter l avancement des missions complexes Réalisation de tests / modélisations quantitatives Opportunité de constituer une cellule Organisation/Méthodes pour développer et former les équipes à l utilisation d outils adaptés aux missions du CGEFi. Mettre à jour les besoins en termes d outils en parallèle de la définition des programmes de travail standard par type de mission. Si la complexité des missions assurées par le CGEFi est croissante. Sur la base de l expérience de la DGFiP 11

12 Développement des outils au service de la fonction Audit du CGEFi 3. La Phase Partage / archivage / capitalisation Existant Partage/Archivage Sur la base des rapports formalisés sur Word (cf. section Réalisation), les fichiers sont envoyés aux Entités audités et ceux-ci sont invités, dans le cadre d une démarche contradictoire, à faire part de leurs remarques avant émission du rapport définitif. Ces échanges sont organisés via des échanges d s intégrant des fichiers en format PDF afin d en figer le contenu. Une fois le rapport définitif émis, celui-ci est archivé dans Santorin dans le répertoire dédié aux fichiers de la mission. Seul le rapport en version finale est archivé dans Santorin. Actuellement le suivi des recommandations issues des missions d audit du CGEFi est assuré via le rapport annuel des contrôleurs qui sont constituent les relais du CGEFi dans les entités audités. Capitalisation La capitalisation des connaissances et des méthodes liées aux audits opérés par les équipes du CGEFi est actuellement réalisée via l Intranet du CGEFi au sein du «Audit». L ensemble des documents types liés aux missions ACF sont repris au sein de cet espace accessible par l ensemble des équipes. Synthèse des besoins exprimés en terme d Outils Partage/Archivage La conservation du rapport définitif de la mission dans Santorin est une solution adéquate. Néanmoins, la liste des documents devant être conservés, doit être alignée avec les documents types prévus pour chaque type de mission. A titre d illustration, les «dossiers de pilotage» des missions d audit ACF de la DGFiP sont le reflet quasi exhaustif des dossiers papiers, et un mouvement est en cours pour qu à l avenir les dossiers électroniques supplantent les dossiers papiers. Pour ce faire, les auditeurs de la DGFiP sont invités à se connecter chaque semaine au serveur de la DGFiP afin d y rapatrier tous les documents de travail présents sur les disques de leur ordinateur portable. Si les documents dématérialisés devaient prendre davantage d importance dans le cadre des audits assurés par le CGEFi, une procédure analogue pour archivage de la documentation électronique sur Santorin devrait être mise en œuvre. A ce stade de l organisation des missions ACF assurées par le CGEFi (déplacements ponctuels), l utilisation d ordinateurs portables n est pas rendu indispensable. Néanmoins si compte tenu d une évolution dans l organisation des missions il devait en être autrement, un dispositif de protection des données (cryptage dans un coffre fort virtuel) analogue à celui utilisés par la DGFiP devrait être envisagé compte tenu de la sensibilité de informations liées aux audits du CGEFi. A la lumière de l expérience de la DGFiP, la problématique du suivi des recommandations issues des missions est à ne pas sous-estimer. Dans un contexte où le nombre de missions est limité, un suivi via un fichier de type Excel est suffisant. En revanche en lien avec la multiplication des missions (plus de 1000 recommandations sont actuellement suivies par la DGFiP), la problématique d un outil spécifique devient pertinente. Une étude en ce sens étant menée par la Cour des Comptes et la DGFiP à laquelle le CGEFi devrait être associé afin d utiliser une plateforme commune et d optimiser les investissements consentis. Capitalisation Techniquement, la solution Intranet est une solution efficace dans sa faculté à mettre facilement à disposition les informations clefs nécessaires à la réalisation des missions ACF. Même si les aspects techniques sont importants, ceux sont davantage les procédures d alimentation de cet espace avec du contenu pertinent qui doivent être traitées avec précaution : 12

13 Développement des outils au service de la fonction Audit du CGEFi En lien avec le processus actuel d analyse des risques des différents types de mission d audit réalisés par le CGEFi, l ensemble des documents de la mission devrait être repris sur l Intranet en termes de documents types (lettre de mission, rapports d audit, présentations, programmes de travail, explication des règles d organisation des dossiers de mission physiques et électroniques, ), mais aussi l ensemble des modèles d analyses standard adossés aux différents programmes de travail (par exemple tableau de «business plan», ou tests informatisés types via l outil de test sélectionné, ainsi que l ensemble des documents de formation liés aux outils utilisés par les équipes d auditeurs. Dans l éventualité où sur le modèle de la DGFiP, une cellule Organisation/Méthodes devait être constituée, une de ses fonctions serait de faire le contenu de l espace Intranet dédié aux missions d audit. Si la gestion de la capitalisation de la méthodologie devait être centralisée sur quelques personnes au sein de l équipe du CGEFi et que d autre part les évolutions de méthodologies soient trop fréquentes, l utilisation d un outil collaboratif ne devrait pas être une priorité à court terme. Axes de développement compte tenu de l existant et hiérarchisation échéances Outils/Objectifs Commentaires CT LT Partage/Archivage Renforcement de la procédure d archivage des documents des missions sur Santorin avec pour objectif de collecter la plupart des documents des missions. Lancer la réflexion sur un dispositif pour suivre dans le temps la mise en œuvre des recommandations par les Entités auditée. Capitalisation Mise à jour l espace Intranet avec l ensemble des documents types relatifs à chaque nature de mission assuré par le CGEFi (en lien avec l analyse des risques) Partage/Archivage Mise à disposition d ordinateurs portables équipés d un dispositif de cryptage des données. Capitalisation Dans le cas de la création d une cellule Organisation/Méthodes définition du rôle de cette cellule dans la mise à jour de l Intranet «audit». Une telle démarche est en cours par la Cour des Comptes et la DGFiP Si l organisation des missions devait évoluer (audit sur site prolongé) 13

14 Évolution du document Indice de révision Dates Objet de la révision Création du document Modification du document Mise à jour du document Validations Le rédacteur Le L approbateur Le Le responsable de la Mission des audits 14

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