Calculer les limites de dépenses électorales

Transcription

1 Objectif Le but de cette procédure est de prescrire les paramètres utiles au calcul des limites de dépenses électorales. Contexte Les dépenses électorales sont limitées de façon à ne pas dépasser, au cours d une élection, un montant établi conformément à la loi. Ce montant est calculé en fonction du nombre d électeurs inscrits sur la liste électorale de chacune des circonscriptions électorales de la commission scolaire. C est le président d élection qui doit transmettre au directeur général de la commission scolaire le nombre d électeurs inscrits sur la liste électorale de chacune des circonscriptions électorales. limite préliminaire des dépenses électorales Avant la période de révision des listes électorales, le président d élection doit remettre au directeur général de la commission scolaire un certificat préliminaire indiquant le nombre d électeurs inscrits sur la liste électorale de chaque poste. Sur réception de ce certificat, le directeur général de la commission scolaire détermine la limite préliminaire des dépenses électorales permises pour chaque poste. limite finale des dépenses électorales Après la période de révision des listes électorales, le président d élection doit remettre au directeur général de la commission scolaire un certificat officiel indiquant le nombre d électeurs inscrits avant la révision et le nombre d électeurs inscrits après la révision pour chaque poste. La loi stipule que le nombre de personnes inscrites utilisé pour calculer les limites des dépenses électorales permises est le plus élevé entre celui de la liste non révisée et celui de la liste électorale révisée. Procédures Le directeur général doit : IMPORTANT Limite préliminaire des dépenses électorales Pour le calcul de la limite préliminaire (avant révision), le directeur général de la commission scolaire n a pas à saisir le nombre d électeurs inscrits pour chaque circonscription électorale puisque ces données sont déjà présentes dans l unité AFS-23 du système informatique AFS. Donc, le directeur général peut procéder immédiatement au calcul de la limite de dépenses électorales et transmettre l information uniquement aux candidats autorisés. Pour ce faire, vous devez suivre les instructions aux pages suivantes de cette procédure. Limite finale des dépenses électorales Pour le calcul de la limite finale (après révision), le directeur général de la commission scolaire doit saisir, le plus rapidement possible après la révision, le nombre d électeurs inscrits pour chaque circonscription électorale. Édition 2014 Page 1 de 7

2 dès la réception du nombre d électeurs avant et après révision : À l aide du système «Autorisation et financement scolaire» (AFS) : choisir le dossier AFS-23 et cliquer sur l unité de traitement «AFS-2302». Cette unité sert à calculer les limites de dépenses électorales avant révision et après révision; exécuter les étapes suivantes A.1 AFS-2302 Avant révision 1. Choisir dans les critères des paramètres d exécution Placez-vous dans le champ date de la section «Événement» et sélectionner la liste des valeurs en cliquant sur le bouton. Cliquer sur le bouton La section «Commission scolaire» n est pas à remplir puisque vous avez accès uniquement aux données de votre commission scolaire. La liste demandée sera automatiquement restreinte. 2. Les critères de la liste sont maintenant définis. Cliquer sur le bouton 3. Un message apparaît et vous informe du numéro de votre requête. Retenir ce numéro et cliquer sur «OK». Édition 2014 Page 2 de 7

3 La section commission scolaire n est pas à remplir. Numéro de la requête Cliquer sur «OK», la fenêtre se fermera. Bouton «Inscrire la requête». 4. Automatiquement, l unité se ferme et le menu du système AFS s affiche à l écran. Consulter, sauvegarder et imprimer une liste ou un fichier Vous avez exécuté votre requête et maintenant vous devez imprimer le document. Pour ce faire, vous devez vous référer à la procédure P-S-E.16 Système de pilotage Consulter, sauvegarder et imprimer une liste ou un fichier. A.2 Transmettre la limite permise aux candidats autorisés IMPORTANT À la suite de l impression du document «Limites des dépenses électorales permises», vous devez en transmettre une copie uniquement aux candidats autorisés et inscrire à l aide du système «Autorisation et financement scolaire» la date à laquelle ce document a été transmis aux candidats autorisés. Vous pouvez vous procurez le fichier de ce modèle de lettre sur l Extranet, à l adresse suivante : Édition 2014 Page 3 de 7

4 Modèle S4.1 Version Word «Transmission de la limite préliminaire des dépenses électorales permises» A.3 Saisir la date de transmission aux candidats autorisés de la limite des dépenses électorales Pour saisir la date de transmission de la limite des dépenses électorales, le directeur général doit : À l aide du système «Autorisation et financement scolaire» (AFS) : choisir le dossier AFS23 et cliquer sur l unité de traitement AFS 2301; exécuter les étapes suivantes. 1. Afficher à l écran votre commission scolaire Veuillez vous référer à la procédure P-S-E.15 intitulée «Afficher l information à l écran». Lorsque l information s affichera, vous remarquerez que le champ «Nombre électeurs avant révision» est rempli pour chacun des postes en élection. N. B. Par défaut, l événement le plus récent s affiche. Pour consulter les données d autres événements (élections), vous devrez vous positionner dans le champ «Date» puis appuyer sur la touche F3 de votre clavier. La liste des dates d événements apparaîtra. Vous devrez alors choisir la date correspondant à l événement et appuyer sur la touche F8. Les renseignements pertinents apparaîtront automatiquement. 2. Enregistrer la date de transmission de la limite de dépenses électorales permises aux candidats (avant et après la révision) placer le curseur dans le champ «date de transmission de la limite de dépenses électorales permises aux candidats». saisir la date de transmission du document aux candidats autorisés. Édition 2014 Page 4 de 7

5 Le nombre d électeurs est déjà inscrit Saisir la date de transmission du document aux CA. 3. Sauvegarder les modifications en cliquant sur l icône Enregistrer modifications dans la barre d outil ou en appuyant sur la touche F10 de votre clavier. B.1 Enregistrer les populations électorales et calculer les limites de dépenses électorales Après révision La révision de la liste électorale de votre commission scolaire est maintenant terminée. Vous devez maintenant saisir le nombre d électeurs inscrits à la liste électorale révisée pour chaque circonscription électorale ainsi que la date finale de la révision. Pour ce faire, le directeur général doit : À l aide du système «Autorisation et financement scolaire» (AFS) : choisir le dossier AFS-23 et cliquer sur l unité de traitement «AFS-2301»; exécuter les étapes suivantes. Édition 2014 Page 5 de 7

6 AFS-2301 Enregistrer les populations électorales Après révision 1. Afficher à l écran votre commission scolaire. Veuillez vous référer à la procédure P-S-E.15 intitulée «Afficher l information à l écran». Lorsque l information s affichera, vous remarquerez que le champ «Nombre électeurs avant révision» est rempli pour chacun des postes en élection. 2. Enregistrer la date et le nombre d électeurs après révision pour chacun des postes de votre commission scolaire. placer le curseur dans le champ «Date Finale» saisir la date à laquelle la révision est terminée placer le curseur dans les champs «nombre d électeurs après révision» saisir l information pour chacun des postes inscrire la date de transmission de la limite des dépenses électorales aux candidats autorisés (seulement si vous connaissez la date à laquelle vous effectuerez cette transmission). Saisir les renseignements pour chaque poste de la commission scolaire. Saisir la date à laquelle la révision s est terminée Saisir la date de transmission du document au CA Édition 2014 Page 6 de 7

7 3. Sauvegarder les modifications en cliquant sur l icône Enregistrer modifications dans la barre d outils ou en appuyant sur la touche F10 de votre clavier. B.2 AFS-2302 Après révision Vous devez maintenant procéder au calcul de la limite finale des dépenses électorales et à l inscription de la date de transmission aux candidats autorisés. Veuillez procéder de la manière suivante : 1. : Répéter les étapes de la partie A.1 de la présente procédure. B.3 Transmettre la limite permise aux candidats autorisés Dès que le rapport portant sur les limites préliminaires ou finales est produit, le directeur général de la commission scolaire le fait parvenir sans délai aux candidats autorisés. Vous pouvez vous procurer le fichier de ce modèle de lettre sur l Extranet, à l adresse suivante : Modèle S4.2 Version Word «Transmission de la limite finale des dépenses électorales permises» B.4 Saisir la date de transmission aux candidats autorisés de la limite finale des dépenses électorales. 1. Inscrire la date de transmission aux candidats autorisés : Répéter les étapes de la partie A.3 de la présente procédure, si vous ne l avez pas déjà fait. Document(s) suggéré(s) Référence(s) légale(s) LES : articles , 219.2, et Référence(s) informationnelle(s) Édition 2014 Page 7 de 7