TARIFS DE LOCATION DES SALLES

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1 TARIFS DE LOCATION DES SALLES VINEXPO PROPOSE UNE NOUVELLE DIMENSION À VOS ÉVÈNEMENTS.

2 VINEXPO vous offre de multiples espaces adaptés à vos besoins pour valoriser vos dégustations et vous fait bénéficier d équipement et de services professionnels vous permettant de réussir vos évènements au cœur du salon. PALAIS DES CONGRÈS PLAN GÉNÉRAL VINEXPO 2015 REZ-DE-CHAUSSÉE TASTING LOUNGE ESPACE PLURIEL AMPHITHÉÂTRES B-C 1 ER ÉTAGE ENTRÉE V MEETING ROOMS Passerelle flottante TRAMWAY LES TERRASSES RESTAURATION ENTRÉE B HALL 1 TASTING LABS FORUM HALL 2 ENTRÉE F HALL 3 TASTING LOUNGE 3 TASTING LAB 4 TASTING LOUNGES 1-2 ENTRÉE K 2

3 PALAIS DES CONGRÈS SALLES DE RÉUNION entièrement équipées Au cœur du Palais des Congrès, 5 salles de 78 m² à 146 m² de superficie pour organiser vos réunions de travail selon la configuration de votre choix : conférence, tables en rectangle ou tables en «U». Durée de location : 4h30 2 créneaux horaire : 8h00-12h30 / 14h00-18h30 MEETING ROOM 1 : 93 m² Configuration en conférence : 76 personnes Configuration tables en rectangle : 36 personnes Configuration tables en «U» : 36 personnes la journée 960 la 1/2 journée MEETING ROOM 2 : 78 m² Configuration en conférence : 62 personnes Configuration tables en rectangle : 32 personnes Configuration tables en «U» : 28 personnes 1560 la journée 960 la 1/2 journée MEETING ROOM 3 : 100 m² Configuration en conférence : 86 personnes Configuration tables en rectangle : 36 personnes Configuration tables en «U» : 32 personnes 1560 la journée 960 la 1/2 journée BAY VIEW ROOM 1 : 145 m² Configuration en conférence : 136 personnes Configuration tables en rectangle : 56 personnes Configuration tables en «U» : 52 personnes la journée la 1/2 journée BAY VIEW ROOM 2 : 146 m² Configuration en conférence : 127 personnes Configuration tables en rectangle : 56 personnes Configuration tables en «U» : 50 personnes la journée la 1/2 journée TARIF INCLUANT : Tables, chaises avec tablettes écritoire, écran, vidéo projecteur, sonorisation fixe et service de voiturier. Au-delà de 3 jours consécutifs de réservation, 15 % de remise. 3

4 PALAIS DES CONGRÈS AMPHITHÉÂTRES D une capacité de 196 à 353 places, 2 amphithéâtres, situés au Palais des Congrès, sont mis à votre disposition pour organiser vos conférences. Durée de location : 3h00 2 créneaux horaire : 9h00-12h00 / 14h00-17h00 AMPHITHÉÂTRE B Places assises : 353 personnes AMPHITHÉÂTRE C Places assises : 196 personnes TARIF INCLUANT : Scène et mobilier, tribune modulable avec micros à fil, pupitre, écran de projection et vidéo projecteur, fauteuils avec tablettes écritoires et cabines de traduction: 2 cabines-3 langues. ESPACE PLURIEL Un espace aménagé en Tasting Lounge pour une dégustation debout en entrée libre ou sur invitation et un espace nu qui vous offre cette année un usage polyvalent à configurer selon vos besoins. ESPACE TASTING LOUNGE : 1000 m² Durée de location : 6h00 1 créneau horaire : 11h00-17h TARIF INCLUANT : Tables et chaises, nappage, crachoirs, verres, eau minérale, glace et personnel de service. ESPACE NU : 2025 m² Location à la journée

5 HALL 2 4 TASTING LABS D une capacité de 60 à 80 places assises, ces 4 espaces sont situés dans le Hall 2. Configurés en «salle de classe», ces salles sont adaptées pour accueillir vos présentations professionnelles dans les conditions d un laboratoire de dégustation. Durée de location : 1h30 3 créneaux horaire : 9h30-11h00 / 12h30-14h00 / 15h30-17h00 TASTING LAB 1 : 226 M² Capacité : 78 personnes TASTING LAB 2 : 180 M² Capacité : 60 personnes TASTING LAB 3 : 180 M² Capacité : 60 personnes TASTING LAB 4 : 230 M² Capacité : 80 personnes TARIF INCLUANT : Tables et chaises, nappage, estrade avec table nappée et chaises, écran, système audio de diffusion avec 2 micros fils, personnel de service pour mise en place et nettoyage, verres (5 par personne), crachoirs, eau minérale et glace. 5

6 HALL 2 / HALL 3 3 TASTING LOUNGES & FORUM 4 espaces de 200 m² à 540 m² conçus pour accueillir des dégustations «debout». Réparties sur les Halls 2 et 3, ces salles bénéficient de services «clés en main» pour l organisation de vos évènements. Durée de location : 6h00 1 créneau horaire : 11h00-17h00. TASTING LOUNGE 1 : 300 M² HALL 2 Capacité : 200 personnes TASTING LOUNGE 2 : 300 M² HALL 2 Capacité : 200 personnes TASTING LOUNGE 3 : 450 M² HALL 3 Capacité : 300 personnes FORUM : 200 À 540 M² HALL 2 Capacité : 400 personnes TARIF INCLUANT : Tables et chaises, nappage, crachoirs, verres, eau minérale, glace et personnel de service. 6

7 VOTRE KIT DE COMMUNICATION ACADEMY VINEXPO 2015 Si vous organisez une dégustation dans un Tasting Lounge ou un Tasting Lab, un kit de communication vous offrira de nombreux avantages. CE KIT EST DIFFÉRENT SUIVANT LE TYPE DE DÉGUSTATION. IL COMPREND : DÉGUSTATION EN TASTING LAB FORFAIT DE 95 HT La promotion de votre évènement : La citation de votre dégustation dans le programme officiel des évènements de Vinexpo. La promotion de votre évènement sur les réseaux sociaux. Un accès aux coordonnées de 200 visiteurs préenregistrés. Votre accès au salon : 1 badge nominatif «Academy» pour chaque organisateur et conférencier (Validité: 5 jours du salon). 1 laissez-passer journalier donnant l accès au parking Exposants de Vinexpo pour chaque organisateur et conférencier. L équipement : Un stylo et un bloc note pour chaque personne assistant à votre dégustation. DÉGUSTATION EN TASTING LOUNGE FORFAIT DE 75 HT APPLIQUÉ À CHAQUE CHÂTEAU, DOMAINE ET CRU PRÉSENTS À VOTRE DÉGUSTATION. La promotion de votre évènement, pour vous organisateur : La citation de votre dégustation dans le programme officiel des évènements de Vinexpo. La citation dans le catalogue de Vinexpo de tous les châteaux/domaines/crus/... participants à votre dégustation. La promotion de votre évènement sur les réseaux sociaux. Un accès aux coordonnées de 500 visiteurs préenregistrés. Votre accès au salon : Pour les organisateurs 1 badge nominatif «Academy» (Validité : 5 jours du salon). 1 laissez-passer journalier donnant l accès au parking Exposants ou au parking du Palais des Congrès. Pour les Châteaux /Domaines/Crus participants 2 badges nominatifs «Academy» maximum (badges valables pour toute la durée du salon). 1 laissez-passer journalier donnant l accès au parking Exposants ou au parking du Palais des Congrès. L Equipement : Un chevalet de table imprimé pour chaque Château/Domaine/cru/ participant à votre dégustation. EN OPTION FORFAIT DE 25 HT APPLIQUÉ À CHAQUE CHÂTEAU, DOMAINE ET CRU PRÉSENT À VOTRE DÉGUSTATION Un carnet de dégustation personnalisé (500 exemplaires) reprenant tous les participants à votre dégustation. Ce carnet sera distribué à tous les visiteurs assistant à votre dégustation. 7

8 RÈGLEMENT PARTICULIER ACADEMY VINEXPO 2015 LE PRÉSENT RÈGLEMENT PRÉCISE LES CONDITIONS DE PARTICIPATION ET DE LOCATION DES SALLES ET DES SERVICES DE L ACADEMY. ARTICLE 1 : ACCESSION DES ORGANISATEURS ET DES VISITEURS Les salles et services de l Academy Vinexpo sont réservés aux exposants de Vinexpo. L accès aux salles de l Academy est réservé aux visiteurs (professionnels et journalistes) du salon dûment munis de leur badge d accès au salon. ARTICLE 2 : DÉROGATION VINEXPO SAS peut autoriser l organisation de dégustations et/ou conférences par des non exposants du salon. Seuls les organisateurs intervenants à titre collectif peuvent prétendre à cette dérogation. Il s agit des associations et organismes de promotion nationaux ou régionaux reconnus dans leur bassin de production. Pour obtenir cette dérogation ils devront notamment fournir la liste complète des participants à leur dégustation/conférence (châteaux/domaines/crus ) au moins 2 mois avant l ouverture du salon. Vinexpo contrôlera, lors du salon, la conformité de cette liste avec les châteaux/domaines/crus présents à la dégustation. ARTICLE 3 : CONDITIONS DE RÉSERVATION DES SALLES ET SERVICES Pour organiser une dégustation ou une conférence chaque organisateur doit remplir le formulaire de réservation de salles dans les délais prévus. VINEXPO SAS s engage à répondre à toute demande. Aucune demande de réservation d une salle de dégustation ne pourra excéder 2 jours consécutifs du salon. Une priorité sera donnée aux exposants de Vinexpo et aux pays/régions/bassins de production dont les participants sont exposants du salon. Dans le cas où le créneau de la salle demandée seraient déjà occupé, VINEXPO SAS s engage à faire une autre proposition à l organisateur dans la limite des disponibilités. ARTICLE 4 : VENTE ET DÉGUSTATION Les dispositions de l article 5 du règlement particulier de Vinexpo s appliquent également aux salles de dégustation et de conférences de l Academy Vinexpo. Les organisateurs peuvent cependant librement décider d organiser leur dégustation ou conférence «sur invitation» ou sur «entrée libre». Si un organisateur souhaite plannifier une conférence ou une dégustation en faisant payer l entrée, il devra préalablement en faire la demande à VINEXPO SAS pour validation. ARTICLE 5 : SÉCURITÉ Les organisateurs doivent se conformer aux consignes et règlements de sécurité en matière d accueil des visiteurs du salon. Ces consignes sont disponibles dans le guide technique du salon sur vinexpo.com. Les capacités des salles de dégustations et de conférences doivent notamment être strictement respectées de même que les consignes de VINEXPO SAS en matière d implantation des salles. VINEXPO SAS se réserve le droit de refuser l organisation d une conférence ou d une dégustation qui ne satisferait pas à ses exigences. De même VINEXPO SAS se réserve le droit d interrompre une conférence ou une dégustation dont les conditions de sécurité ne seraient pas respectées. ARTICLE 6 : ANNULATION OU DÉFAILLANCE D UN ORGANISATEUR Annulation sans frais jusqu à 90 jours avant l ouverture du salon. Pour toute annulation à moins de 90 jours de l ouverture du salon, la totalité de la réservation de la salle vous sera facturée. Les pénalités en cas de règlement tardif seront calculées au taux égal à une fois et demie le taux de l intérêt légal. Aucun escompte ne sera consenti en cas de règlement anticipé. En cas de contestation, les tribunaux du siège de l organisateur sont seuls compétents, le texte en langue française du présent règlement faisant foi. 8

9 FORMULAIRE DE RÉSERVATION DES SALLES ACADEMY VINEXPO 2015 RAISON SOCIALE :... NOM DU RESPONSABLE :... PRENOM :... ADRESSE :... CODE POSTAL :... VILLE :... PAYS :... TEL. :... E MAIL :... NOUS SOUHAITONS ORGANISER : UNE CONFÉRENCE UNE DÉGUSTATION ASSISE UNE DÉGUSTATION DEBOUT UNE RÉUNION TYPE DE SALLE :... CRÉNEAU HORAIRE :... DATE :... TARIF :... N.B. La réservation effective de la salle ne sera prise en compte qu à réception de votre règlement. Déclaration de l entreprise ou de l organisme effectuant la réservation : «Nous avons pris connaissance du fait que Vinexpo fera tout son possible pour nous allouer les espaces aux dates et heures demandées. En cas d impossibilité, une alternative nous sera proposée, en fonction des disponibilités». «Pour les dégustations en Tasting Lounge, nous nous engageons à acquitter un montant de 75 HT par Château/Domaine /Cru, participants à notre dégustation au titre du Kit de communication et pour les dégustations en Tasting lab, nous nous engageons à acquitter un forfait de 95 HT. Nous souhaitons commander 500 carnets de dégustation (25 HT par Château/Domaine /Cru, participants à notre dégustation). Date : Signature : 9

10 RÈGLEMENT & COORDONNÉES BANCAIRES ACADEMY VINEXPO 2015 La présente réservation doit être accompagnée obligatoirement du règlement de la salle. Dans le cas contraire, celle-ci ne pourra pas être acceptée. Nous avons lu le règlement de VINEXPO joint et en acceptons toutes les clauses. Nous joignons un règlement de. TTC: Par chèque à l ordre de VINEXPO S.A.S Par virement bancaire (joindre l avis de virement) Date et Signature : Cachet de l entreprise : Contact : Academy Vinexpo Catherine ALLIN TÉL : + 33 (0) FAX : + 33 (0)

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