Chapitre 1 : Prise en main d Excel

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1 Chapitre 1 : Prise en main d Excel I. Qu'est-ce qu'un tableur? Un tableur permet de saisir des données, de faire des traitements sur ces données et de les afficher. Les originalités du tableur sont l'organisation des données et les fonctionnalités de haut niveau mises à la disposition de l'utilisateur. Le tableur est très adapté pour manipuler des chiffres, des listes, pour effectuer des calculs, des statistiques. Il est utilisé dans les entreprises comme outil d'aide à la décision. Relié à des bases de données, il permet d'extraire puis de représenter avantageusement des informations, d'effectuer des synthèses, des bilans et des simulations qui serviront de bases aux décideurs. II. Se familiariser avec l environnement du travail d Excel II.1. Démarrer Excel Pour lancer le logiciel Excel, vous avez deux possibilités : Double cliquez dans le bureau sur l icône suivant :

2 Excel, Macros et langage VBA Cliquer sur le menu Démarrer puis Programmes puis Microsoft Excel. II.2. L environnement de travail d Excel La figure 1 montre l environnement du travail d Excel. Il est composé de : Figure 1 : L environnement du travail d Excel La barre de titre : elle contient le nom du logiciel (Microsoft Excel) et du document actuel (Classeur1.xls par défaut). La barre des menus : elle contient toutes les commandes de l'application. Les barres d'outils : contiennent les commandes les plus souvent utilisées. Elles permettent d exécuter une commande rapidement sans passez par les menus. 20

3 Chapitre1 : Prise en main d Excel La barre de formule : contient le contenu de la cellule active qui peut être soit du texte, des chiffres ou des formules. La cellule active : c est la cellule sélectionnée dans laquelle vous travaillez. Elle est visualisée par un encadrement épais. La zone de référence : elle contient la référence de la cellule active. Le classeur : c est le document de base d Excel. Il est composé de feuilles qu on peut voir en bas à gauche (Onglet de feuille). On peut ajouter ou supprimer des feuilles à ce classeur. Une feuille est organisée en lignes et en colonnes. Les lignes sont identifiées par des nombres (de 1 à 65536) et les colonnes sont identifiées par des lettres (de A à IV soit 256 colonnes). L intersection d une ligne et d une colonne définit une cellule. Chaque cellule est identifiée par une référence spécifique, qui fait appel aux numéros de ligne et de colonne où se trouve cette cellule. Par exemple, dans chaque feuille, la cellule qui se trouve à l intersection de la colonne A et de la ligne 1 est donc identifiée par sa référence A1. Une cellule peut contenir soit un texte, soit un chiffre ou une formule. II.3. Quitter Excel Pour quitter Excel, vous avez plusieurs possibilités. Soit : cliquer dans la case de fermeture x en haut à droite de la fenêtre ; choisir Quitter dans le menu Fichier ; appuyer simultanément sur les touches Alt + F4. III. Créer un classeur III.1. Ouvrir un nouveau classeur Par défaut, un classeur vierge contenant des feuilles de calcul vierges est ouvert à l écran. Sinon, sélectionner la commande Nouveau du menu Fichier. La boîte de dialogue suivante apparaît : 21

4 Excel, Macros et langage VBA Figure 2 : Boîte de dialogue nouveau Dans l onglet Général, cliquez sur Classeur, Puis cliquez sur le bouton OK. III.2. Saisir des données Saisir du texte Cliquer sur la cellule choisie, puis taper le texte. Le texte apparaît dans la barre de formule (figure 3) et dans la cellule active. Lors d une saisie de données, la barre de formule fait apparaître deux cases : une case rouge pour annuler la saisie et une autre verte pour valider la saisie. 22

5 Chapitre1 : Prise en main d Excel Figure 3 : Barre de formule Le fait d atteindre une nouvelle cellule valide la saisie précédente. Dès que vous avez activé une nouvelle cellule (avec la souris ou par une touche de déplacement), Excel est revenu en mode Prêt et les cases et ont disparu. Saisir des chiffres Cliquez sur la cellule choisie, puis tapez le chiffre et pour finir validez la saisie par la touche ENTREE. Par défaut, les chiffres sont alignés à droite. Saisir des dates et des heures Cliquez sur la cellule choisie, puis tapez la date ou l heure et pour finir validez la saisie par la touche ENTREE. Vous pouvez utiliser une barre oblique (/) ou un tiret (-) entre le jour, le mois et l année et deux points (:) entre les heures et les minutes. 23

6 Excel, Macros et langage VBA III.3. Créer un calcul simple Pour créer une formule il suffit de : Sélectionner la cellule cible où l on souhaite effectuer le calcul Débuter la saisie par un signe = Pointer sur le premier opérande qui peut être une valeur numérique, une référence de cellule ou un nom de champ définis Tapez un opérateur (+, -, *, /, %, ^) Pointer sur le second opérande Validez par la touche Entrée. Remarque : Après la validation, le résultat de la formule apparaît dans la cellule et la formule de calcul apparaît dans la barre de formule. Sur le CD-ROM Les données des exemples de ce chapitre sont disponibles sur le CD-ROM de ce livre dans le classeur exemples\chapitre01.xls et leurs corrigés se trouvent dans le classeur exemples\corr_chapitre01.xls. III.4. Utiliser une fonction de calcul prédéfini Une fonction est une formule prédéfinie vous permettant d exécuter des calculs plus ou moins complexes. Pour utiliser ces fonctions il suffit de sélectionner la commande Fonctions du menu Insertion ou de cliquer sur l icône apparaît : de la barre d outils. La boîte de dialogue suivante 24

7 Chapitre1 : Prise en main d Excel Figure 4 : Boîte de dialogue coller une fonction Excel propose plus de 200 fonctions réparties en différentes catégories : mathématiques, financières, logiques, date/heure Lorsqu on insère une fonction le signe = se place automatiquement dans la barre de formule suivie du nom de la fonction. La fonction SOMME La fonction SOMME calcul la somme des nombres dans une plage de cellules. Syntaxe : =SOMME(nombre1 ; nombre2 ) Exemple : Calculer la somme des notes. 25

8 Excel, Macros et langage VBA La fonction MOYENNE La fonction MOYENNE permet de calculer la moyenne de plusieurs cellules. Syntaxe : =MOYENNE (nombre1 ; nombre2 ) Exemple : Calculer la moyenne des notes. La fonction MAX La fonction MAX donne la valeur maximale d une plage de cellules. Syntaxe : =Max (nombre1 ; nombre2 ) Exemple : Trouver le maximum des notes 26

9 Chapitre1 : Prise en main d Excel La fonction MIN La fonction MIN donne la valeur minimale d une plage de cellule. Syntaxe : =Min (nombre1 ; nombre2 ) Exemple : Trouver le minimum des notes. III.5. Modifier des données Pour modifier des données : 27

10 Excel, Macros et langage VBA Sélectionnez la cellule contenant les données à modifier (La valeur apparaît dans la barre de formule), ensuite cliquez dans la barre de formule pour placer le point d insertion et effectuez les modifications. Vous pouvez également faire un double clic ou utiliser la touche F2 pour modifier une donnée directement dans la cellule. Pour valider la modification, appuyer sur la touche ENTREE du clavier. III.6. Effacer le contenu d une cellule Pour supprimer le contenu d une cellule : Pointez la cellule à effacer Appuyez sur la touche Suppr ou choisissez le menu Edition puis Effacer, cliquez sur Tout pour effacer le contenu et la mise en forme ou sur Contenu pour effacer seulement le contenu. III.7. Enregistrer un classeur Pour enregistrer un classeur Excel, choisissez Enregistrer sous dans le menu Fichier. La boîte de dialogue (figure 5) apparaît. 28

11 Chapitre1 : Prise en main d Excel Figure 5 : Boîte de dialogue enregistrer sous Cliquez sur la liste déroulante se trouvant à côté de Mes documents et choisir le dossier de sauvegarde. Saisissez le nom que vous voulez donner au classeur, puis cliquez sur le bouton Enregistrer. Remarque : Pour les sauvegardes suivantes du même classeur, choisissez la commande Enregistrer du menu Fichier ou bien cliquez sur l outil Enregistrer de la barre d outils standard. III.8. Fermer un classeur Pour fermer un classeur, choisissez la commande Fermer du menu fichier ou bien cliquez sur le bouton Fermer la fenêtre. 29

12 Excel, Macros et langage VBA III.9. Ouvrir un classeur existant Pour ouvrir un classeur existant soit vous cliquez sur l outil Ouvrir de la barre d outils soit vous choisissez la commande Ouvrir du menu Fichier. La boîte de dialogue (figure 6) apparaît : Figure 6 : Boîte de dialogue ouvrir Choisissez le support de stockage (disquette (A), CD ROM (D), C : ) en cliquant sur la flèche de défilement de la case Regarder dans. Vous pouvez ouvrir un dossier en cliquant sur son nom puis en cliquant sur le bouton Ouvrir ou en double cliquant sur son nom. 30

13 Chapitre1 : Prise en main d Excel Vous pouvez ouvrir un fichier en cliquant sur son nom puis en cliquant sur le bouton Ouvrir ou en double cliquant sur son nom. Le document se charge alors. IV. Feuille de calcul IV.1. Renommer une feuille du classeur Par défaut, les feuilles du classeur porte le nom Feuil1, Feuil2, Feuil3, etc. Pour renommer une feuille de calcul soit vous sélectionnez le menu Format puis Feuille puis Renommer, soit vous faites un double clic sur l onglet de la feuille à renommer, soit vous faites un clic droit sur l onglet puis Renommer L onglet de la feuille passe alors en mode modification, Il suffit de saisir maintenant le nom de la feuille et de valider par la touche ENTREE du clavier. IV.2. Supprimer, ajouter et déplacer une feuille Pour supprimer une feuille, il suffit d effectuer un clic droit sur l onglet de la feuille à supprimer puis Supprimer ou bien choisir Supprimer une feuille du menu Edition. Pour ajouter une feuille de calcul au classeur, il suffit de sélectionner la commande Feuille du menu Insertion. Pour déplacer une feuille de calcul à un nouvel endroit, il suffit de cliquer glisser l onglet de la feuille vers sa nouvelle position. IV.3. Sélectionner des cellules Pour sélectionner une plage de cellules adjacentes soit vous cliquez sur la première cellule et sans relâcher le bouton de la souris, faites glisser 31

14 Excel, Macros et langage VBA celle-ci jusqu à la dernière cellule à sélectionner soit vous sélectionnez la première cellule, appuyez sur la touche SHIFT et sans relâcher, cliquez dans la dernière cellule à sélectionner. Pour sélectionner des cellules non adjacentes, il suffit de sélectionner la première plage de cellules, maintenir la touche CTRL enfoncée tout en sélectionnant une autre plage de cellules. Pour sélectionnez une ligne ou une colonne il suffit de cliquez sur son numéro. V. Mettre en forme un tableau V.1. Mettre en forme l apparence des données Pour mettre en forme une cellule ou une plage de cellule : Sélectionnez la ou les cellules à mettre en forme Cliquez sur la commande Cellule du menu Format Sélectionnez l onglet Police Choisissez la police et la taille désirées Choisissez les attributs de mise en forme (Style, Couleur, souligné..), puis validez par OK. V.2. Positionner les données dans la cellule Par défaut Excel aligne le texte sur le bord gauche de la cellule et les nombres sur le bord droit. Pour modifier l alignement des données dans la cellule : Sélectionnez la ou les cellules à mettre en forme Choisissez l onglet Alignement dans la boîte de dialogue Format de cellule Sélectionnez les options désirées et validez par OK. Si vous sélectionnez la case à cocher Renvoyer à la ligne automatiquement, le contenu de la cellule sera affiché sur plusieurs lignes s il est plus large que la colonne. 32

15 Chapitre1 : Prise en main d Excel La case à cocher Ajuster permet d ajuster automatiquement le contenu de la cellule. V.3. Appliquer un format Pour la présentation des nombres, Excel propose plusieurs catégories de formats : Sélectionnez la ou les cellules à mettre en forme Choisissez l onglet Nombre dans la boîte de dialogue Format de cellule Dans la zone Catégorie, sélectionnez le type d entrée à mettre en forme (Monétaire, Date, Nombre, Pourcentage...) Renseignez les différents paramètres du format (nombre de décimales,..), puis validez par OK. V.4. Encadrement Pour ajouter un encadrement : Sélectionnez la ou les cellules à mettre en forme Choisissez l onglet Bordure dans la boîte de dialogue Format de cellule Choisissez un style de bordure et une couleur Cliquez sur OK. V.5. Centrer sur plusieurs colonnes Pour centrer un texte par rapport à un groupe de cellule horizontale : Saisissez le texte dans la cellule de gauche Sélectionnez la cellule qui contient le texte et les cellules adjacentes à droite par rapport à laquelle doit s effectuer le centrage Choisissez l onglet Alignement dans la boîte de dialogue Format de cellule Dans le champ horizontal, choisissez Centrer sur plusieurs colonnes, puis validez par Ok. 33

16 Excel, Macros et langage VBA V.6. Fusionner des cellules La fusion des cellules peut s obtenir à partir de plusieurs cellules horizontales et/ou verticales : Sélectionnez les cellules à fusionner Choisissez l onglet Alignement dans la boîte de dialogue Format de cellule Cochez la case Fusionnez les cellules, puis validez par Ok. V.7. Modifier la largeur des colonnes Pour modifier la largeur d une ou de plusieurs colonnes, vous avez deux possibilités : Avec le menu Format : Cliquez sur une cellule de la colonne à modifier ou sélectionnez des cellules de plusieurs colonnes. Choisissez la commande Colonne du menu Format puis Largeur. Saisissez une nouvelle valeur dans la zone Largeur de colonne, puis validez par OK. Avec la souris : Positionnez le pointeur de la souris sur le trait se trouvant à droite de la lettre de la colonne (le pointeur change de forme en double flèche). Faites glisser le trait vers la droite pour augmenter la largeur et vers la gauche pour la diminuer. V.8. Masquer et afficher une colonne Pour masquer une colonne : Cliquez sur une cellule de la colonne à masquer Choisissez la commande Colonne du menu Format puis Masquer. Pour afficher une colonne masquée : Sélectionnez les deux colonnes encadrant la colonne masquée Choisissez la commande Colonne du menu Format puis Afficher. 34

17 Chapitre1 : Prise en main d Excel V.9. Modifier la hauteur d une ligne Pour modifier la hauteur d une ou de plusieurs lignes, vous avez deux possibilités: Avec le menu Format : Cliquez sur une cellule de la ligne à modifier ou sélectionnez des cellules de plusieurs lignes Choisissez la commande Ligne du menu Format puis Hauteur. Saisissez une nouvelle valeur dans la zone Hauteur de ligne, puis validez par OK. Avec la souris : Positionnez le pointeur de la souris sur le trait se trouvant au dessous du numéro de la ligne Faites glisser le trait verticalement de façon à augmenter ou diminuer la hauteur de la ligne. V.10. Masquer et afficher une ligne Pour masquer une ligne : Cliquez sur une cellule de la ligne à masquer Choisissez la commande Ligne du menu Format puis Masquer. Pour afficher une ligne masquée : Sélectionnez les deux lignes encadrant la ligne masquée Choisissez la commande Ligne du menu Format puis Afficher. VI. Mettre en page et imprimer une feuille de calcul VI.1. Définir les marges Pour modifier les marges d une feuille de calcul : 35

18 Excel, Macros et langage VBA Choisissez le menu Fichier puis Mise en page Sélectionnez l onglet Marges Déterminez les marges haut, bas, gauche et droite Indiquez la position de l entête et du pied de page par rapport au bord de la feuille. VI.2. Définir l orientation de la page Pour définir l orientation de la page : Choisissez le menu Fichier puis Mise en page Sélectionnez l onglet Page Cliquez sur l option correspondante à l orientation souhaitée; Portail ou Paysage. VI.3. Créer des en-têtes et des pieds de page Définissez les en-têtes et les pieds de page en cliquant sur l onglet Entête/Pied de page puis saisissez le contenu souhaité. Pour insérer des contenus particuliers (date, heure, numéro de page, nombre total de pages ), cliquez sur les icônes correspondantes. VI.4. Définir les options d impression Définissez les options d impression en cliquant sur l onglet Feuille de la boîte de dialogue Mise en page puis indiquez la zone d impression, les titres à répéter sur chaque page, l affichage du quadrillage, l ordre d impression des pages etc. VI.5. Aperçu avant impression Pour visualiser une feuille telle qu elle sera imprimée, soit vous cliquez sur la commande Aperçu avant impression du menu Fichier, soit vous cliquez sur l outil Aperçu avant impression de la barre d outils Standard. VI.6. Imprimer une feuille de calcul Pour imprimer une feuille de calcul : 36

19 Chapitre1 : Prise en main d Excel Cliquez sur la commande Imprimer du menu Fichier ou bien cliquez sur l outil Imprimer de la barre d outils Standard Sélectionnez l imprimante que vous utilisez Le champ Etendue vous permet d imprimer un groupe de pages Le champ Impression permet d imprimer la sélection active Le champ copies permet de définir le nombre d exemplaires à imprimer. 37

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