Mise en oeuvre des plates-formes de formation ouverte et à distance

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1 1 Mise en oeuvre des plates-formes de formation ouverte et à distance TRIAD : formation à distance individualisée et tutorée du Groupe Initiatives dans le cadre du dispositif ITR-Formation Bretagne Etude de cas rédigée par Michel Noël du Groupe Initiatives Décembre 2000 Résumé Le Groupe Initiatives a mis en place un dispositif de formation individualisée à distance dans des Points Formation du réseau ITR (Informatique, Télécoms Réseaux) de la Région Bretagne. L objectif est de proposer à des apprenants (demandeurs d emploi, salariés ), des formations individualisées telles que les proposent les Ateliers de Pédagogie Personnalisée. La formation TriAd, est réalisée à distance et s appuie sur une plate-forme développée en interne commercialisée sous le nom de SylFIDE. Contact Groupe Initiatives Rue des Rosiers PONT-De-BUIS Tél : fax : Michel Noël michel.noel@groupe-initiatives.com Sommaire Introduction générale A/ Le projet, visées, enjeux B/ Le dispositif de formation mis en place C/ Les moyens mis en œuvre D/ Les démarches de suivi, d évaluation E/ Economie Introduction Le Groupe Initiatives (chiffre d affaires de 15 millions de francs) est constitué de plusieurs entités juridiques, dont une association, Initiatives Formation, et une SA, Initiatives Développement. Situé à Pont-de-Buis en Bretagne dans le Finistère, il réunit une cinquantaine de personnes dont l activité est basée sur les métiers de la formation et du conseil.

2 2 Le Groupe Initiatives se compose de trois départements proposant diverses activités. L intégration et la mobilité des personnes dans l emploi. Créée en 1981, cette activité met en relation les besoins de compétences des entreprises et l adaptation de leurs salariés ou futurs salariés. La revalorisation des compétences de base dans les matières générales et technologiques. Initiée en 1985 dans le cadre d un Atelier de Pédagogie Personnalisé et organisée en centre de ressources. Un Atelier de Pédagogie Personnalisé (APP) propose une action de formation ouverte organisée autour d un centre de ressources pédagogiques utilisant des supports variés. Il met en œuvre une pédagogie personnalisée où chaque personne bénéficie d une prestation spécifique formalisée dans un contrat pédagogique qui précise les objectifs négociés, l organisation du travail proposée, le rythme et la durée, le contenu, les modalités de reconnaissance des acquis. L APP propose une organisation et une méthode de travail favorisant le développement de l autonomie pour des apprenants (demandeurs d emploi, salariés ) qui souhaiteraient passer des concours, intégrer une action de qualification, préparer une promotion ou un retour à l emploi. Le renforcement des compétences métiers dans les domaines du tertiaire administratif, de la gestion et du multimédia. Créées en 1985 ces activités sont organisées en formations individualisées. L analyse des processus et l accompagnement du changement dans les organisations : Système qualité, organisation de production, systèmes d information Les formateurs consultants proposent des plans d action et de formation pour les acteurs de l entreprise. Les trois départements sont : - La filière intégration et mobilité professionnelle organisée à Brest et à Pont-de-Buis. - Le département formations professionnelles continues réunit les activités réalisées dans les centres permanents de Brest et de Quimper ainsi qu en entreprise. - La filière formation à distance, basée à Pont-de-Buis, porte le développement des contenus proposés à distance, l ingénierie des systèmes de formations et la commercialisation de la plate-forme SylFIDE. Des APP à SylFIDE Après 10 ans d expérience dans les Ateliers de Pédagogie Personnalisée, l opportunité s offre au Groupe Initiatives de poursuivre sa démarche vers la formation à distance. Suite à l appel à projet du Ministère du Travail en 1994 sur la formation ouverte à distance, le Groupe Initiatives a monté des dispositifs avec des entreprises agro-alimentaires (Caugant, Larzul, Panier Tanguy, Jeffroy). Dans ces dispositifs, une partie des ressources utiles aux apprenants était disponible sur un poste informatique dans l entreprise avec la possibilité pour eux d envoyer électroniquement leurs travaux (fiches techniques, ) vers un serveur situé dans les locaux du Groupe Initiatives. C était la première mouture de la plate-forme SylFIDE. Francis Gelebart, responsable du département formation au Crédit Mutuel de Bretagne, découvre le programme dans le cadre d une mission régionale nommée Bretagne Ressources Humaines + (programme initialisé par le Conseil Régional de Bretagne). Ce qui débouchera, en mai 1995, sur une collaboration entre le CMB et le Groupe Initiatives suite à un appel à projet sur «l entreprise apprenante». Aider le CMB à mettre en place un projet innovant de formation individualisée, est l étape qui a permis à Initiatives de commencer le développement de la plate-forme SylFIDE (Système logiciels de formation individualisée à distance). Du programme ITR- Formation à TriAD L expérience dans la pédagogie individualisée a valu au Groupe Initiatives d être retenu par le Conseil Régional de Bretagne pour participer à la mise en œuvre de son programme innovateur Informatique Télécoms Réseaux - Formation (ITR - Formation). Initié pour permettre, individuellement, à temps choisi, au plus près du domicile ou du lieu d activité, de découvrir et développer l usage des outils de

3 3 l information et la communication et de se former à distance, le programme ITR- Formation constituera avec ses Points Formation où se dérouleront les formations un véritable réseau régional de formation à distance. Le dispositif ITR du Conseil Régional de Bretagne propose notamment : d accompagner financièrement les organismes de formation pour produire des ressources pédagogiques utilisant les TIC comme vecteur. de mettre en place une infrastructure qui permette un accès à la formation pour des demandeurs d emploi, mais aussi pour des salariés d entreprise sur différents centres délocalisés. La région accompagne les collectivités locales dans la mise en place des points de formation et finance les heures de formation. Le Conseil Régional de Bretagne ouvre progressivement des Points-Formation. Il y en a aujourd hui 13 en Bretagne. A la fin de l année 2001, ce sont près de 50 points d accès à l offre de formation à distance qui fonctionneront. Dans ces différents lieux, toute l information sur les formations à distance est accessible, grâce aux catalogues proposés par les organismes de formation. Le Groupe Initiatives est présent au sein de ce dispositif avec une offre de formation à distance intitulée TriAd (Travail en réseau individualisé à distance). Fin 1999, TriAd est proposé dans quelques Points Formation. De quoi s agit-il? Initiatives Formation met à disposition des ressources pédagogiques au travers de la plate-forme SylFIDE. Pour le moment, ce sont des formations en mathématiques et français, sciences physiques, de la vie et de la terre, bureautique, d autres modules seront accessibles. En plus de ces ressources, le système offre aux apprenants une ouverture vers Internet. Expérimenté sur un public situé à distance TriAd a été l occasion de développer la plate-forme SylFIDE. La différence entre SylFIDE et TriAd est que TriAd est une offre de formation avec des contenus alors que SylFIDE est le nom de la plate-forme vendue sans contenus. De Triad à l APP Les contenus développés dans l offre TriAd sont aussi utilisés dans l APP. Une distinction est faite encore aujourd hui entre l offre contenue dans TriAd ITR- Formation et celle proposée à l APP de Brest. Pourquoi l utiliser en APP? L expérience et l histoire de l APP permettent de répondre plus largement aux besoins que dans le dispositif TriAd qui ne touche pas encore un volume important de personnes. Le dispositif TriAd ne représente qu une partie des modes de fonctionnement pédagogique de l APP de Brest, il s additionne aux pratiques habituelles des APP. Le fonctionnement de l APP en centre de ressources permet donc de mettre en place des parcours semi - présentiels pour les apprenants qui souhaitent se former à distance ou sur la plate-forme.

4 4 A/ Le projet, visées, enjeux 1 - Visées et raisons du projet Visées de l opération, objectifs généraux augmenter l accessibilité : en effet les apprenants sont situés sur l ensemble de la Région Bretagne, et il s agit par le dispositif ITR Formation d offrir des conditions d accès à la formation à des publics situés dans les zones rurales délocalisées. développer des pratiques d individualisation à distance : le Groupe Initiatives a une forte expérience en matière d individualisation de la formation à travers leur dispositif APP. Il s agit, par cette expérimentation d individualiser à distance au travers d une plate-forme de téléformation. créer des dispositifs de préparation ou de suivi des formations, d analyse des besoins et des résultats des formations : le dispositif s appuie sur un savoir faire en matière de suivi individualisé et d analyse des besoins. L introduction de la plate-forme apporte un élément supplémentaire dans ce dispositif puisque le positionnement (celui-ci est expérimenté actuellement à distance au travers d un test sur la plate-forme et d un entretien synchrone en visioconférence ou au téléphone), et le suivi sont réalisés à distance de l organisme de formation. utiliser et améliorer SylFIDE : l opportunité du projet permet à Initiatives de développer la plate-forme et d imaginer les versions futures. Aujourd hui une version 2.2 est utilisée dans TriAd, une version 3 tournée vers les technologies Internet devrait sortir pour développer un centre de ressources ou une documentation accessible en ligne : l apprenant est situé dans un Point Formation distinct de l APP. Les ressources présentes sous divers formats dans l APP ont donc été intégrées à la plate-forme ou bien adressées au site de formation pour utilisation (notamment les cédéroms). mettre à profit les possibilités des technologies on-line : avec TriAd, la formation individualisée tutorée est à distance. La plate-forme SylFIDE et les outils supplémentaires permettent l utilisation des communications synchrones et asynchrones avec le tuteur, les autres apprenants (forum, groupe discussion ), la gestion de base de données documentaire, la gestion électronique de documents, l actualisation simplifiée des documents. faire évoluer sa stratégie ou sa politique commerciale, en offrant une gamme de formations plus large : le dispositif TriAd est indépendant des autres actions de formations. En effet, les organismes de formation ne peuvent être physiquement présents dans les ITR. TriAd permet à Initiatives d élargir son offre et d offrir une particularité à ses formations, celle de la distance. De plus, le Groupe Initiatives commercialise la plate-forme SylFIDE, dès lors s inscrire dans un dispositif régional peut permettre une possible dissémination et une possible adoption par d autres sites. Type d architecture de formation recherchée formation intentionnelle et structurée : ce sont des formations pour de la remise à niveau en vue de préparer des concours.

5 5 2 Enjeux et innovations du projet Plusieurs enjeux étaient impliqués par le projet TriAd. Aspects techniques : le Groupe Initiatives a développé la plate-forme SylFIDE et maîtrise parfaitement tous les aspects techniques liés au développement, à l implantation et aux usages de la plate-forme. Aspects pédagogiques : l offre TriAd est fortement basée sur le concept de formation individualisée mis en place au sein des APP. La mise à distance a introduit un tutorat à distance synchrone ou pas avec l apprenant. La formation repose sur l autonomie que doivent avoir les apprenants dans leur formation. Les formateurs sont pour partie formateurs en APP. La mise à distance modifie leur rôle car ils doivent se départager entre la création de contenus et le tutorat. De plus, ils se concentrent moins sur la diffusion de savoirs que sur l aide méthodologique apportée aux apprenants. Aspects organisationnels : l APP ne peut être présent physiquement dans le Point formation ITR- Formation. Seul un animateur sur place joue le rôle d interface entre l organisme et l apprenant. L animateur propose en fonction de la demande de l apprenant la formation TriAd ou une autre. Il s agit donc pour l organisme de formation situé à distance d organiser le positionnement et de réaliser la formation et l évaluation à distance. Il s agit de s organiser avec le centre de ressource à entrée et sortie permanente, les contraintes horaires de l apprenant et l organisme de formation, le tutorat à distance par les formateurs situés dans divers lieux. Aspects institutionnels : l offre TriAd est spécialement conçue pour le réseau ITR. Ce réseau est issu d une volonté de la région Bretagne d investir dans le champ des télécommunications et de la formation. La Région est le partenaire privilégié puisqu elle finance non seulement le dispositif ITR mais aussi le dispositif TriAd. Capacité de changement : le Groupe Initiatives cherche à développer son activité commerciale au niveau des services : conseil, mise en place de dispositifs de formation, vente de la plate-forme SylFIDE, création de ressources pédagogiques. Il s inscrit, depuis 1985, dans une dynamique où il a expérimenté des dispositifs individualisés, utilisant les TIC et mis à distance (Cf. historique). 3 Avancement du projet Le dispositif TriAd a été expérimental mais il tend à être plus opérationnel avec l ambition d être développé sur tous les sites ITR et les antennes APP de Bretagne au travers du réseau Rapsodie, ainsi que dans les cybercommunes (ce sont des collectivités qui mettent à disposition de l équipement multimédia avec accès à Internet). En 1999, il y avait trois sites d accès, 50 sont prévus en L objectif étant d accroître à terme cette offre à d autres régions. Depuis fin 99 Initiatives Formation a réalisé en 10 mois près de 2000 heures de formation à distance dans le cadre de ce programme. La durée moyenne des parcours de formation est d environ 110 heures.

6 6 Le volume d heures réalisé dépend aujourd hui de plusieurs facteurs : le contenu disponible dans TriAd (à fin 1999, ce sont 700 heures de formation réalisées, 2000 seront disponibles en janvier 2001). le nombre de points d accès à l offre de formation à distance en région Bretagne (de 3 en 1999 à 50 en 2001) la connaissance par le public de cette possibilité de formation. Les perspectives en 2001 sont d environ 6000 heures de formation réalisées dans les points-formation. B/ Le dispositif de formation mis en place 4 - Publics, objectifs de formation, recrutement Publics TriAd pour ITR-Formation : conformément à la vocation des Points Formation du Conseil Régional de Bretagne et des APP, TriAd s adresse en priorité au public demandeur d emploi et dans un second temps aux salariés et responsables de PME. Il s adresse donc à un public large et varié dans ses statuts, son niveau de formation, ses objectifs personnels et professionnels. TriAd pour l APP : utilisé à l APP pour les actions longues de formation qualifiantes en milieu d année personnes sont inscrites et suivent tout ou partie de leur parcours de formation dans TriAd. Objectifs Aujourd hui, TriAd répond à des demandes individuelles pour des besoins dans les domaines suivants : remise à niveau (du niveau V bis à IV) dans les matières générales mathématiques et français économie générale, d entreprise et bases du droit sciences physiques et chimie sciences de la vie et de la terre anglais connaissance du monde contemporain culture générale Le dispositif permet de proposer des parcours individualisés visant à : des préparations aux concours, et sélections d entrée des acquisitions de pré - requis pour des formations qualifiantes et/ou diplômantes des remises à niveau dans le cadre d un perfectionnement professionnel de l initiation et du perfectionnement en compétences bureautiques Recrutement

7 7 Il s agit de répondre aux critères précédemment énoncés. Les apprenants ne sont pas rémunérés et ne payent pas la formation car elle est financée par la Région. Aucune connaissance en informatique n est requise. 5 - Objectifs de formation liés aux fonctionnalités de la plate - forme La plate-forme est utilisée dans TriAd ITR-Formation comme support de formation mais aussi comme outil de communication. Les apprenants vont utiliser cette plateforme pour y trouver leur parcours pédagogique, les documents et exercices à imprimer, les évaluations et communiquer avec leur formateur. 6 - Organisation et pédagogie Dans les Points - Formation Au regard de la configuration et du cahier des charges du dispositif ITR, l approche recherchée devait permettre de mettre en œuvre les principes pédagogiques d individualisation de l APP en tenant compte du facteur de distance. La démarche testée actuellement se décompose de la façon suivante : Une première phase est réalisée par l animateur du Point Formation qui informe le public de l offre disponible et des coordonnées des organismes à contacter. Dans chacun des Points Formation un questionnaire en ligne complété par les apprenants permet d analyser la demande, d identifier le projet et recueillir des premiers éléments sur la personne. Ces premiers éléments sont traités par un formateur qui entre en contact par visioconférence et /ou par téléphone pour valider la compréhension de la demande et proposer les modalités de positionnement. Le premier contact de la personne avec le dispositif est réalisé en synchrone à l aide d un logiciel de partage de fichier. Après le positionnement réalisé, un contact est pris avec la personne pour valider le plan de formation proposé et négocier les modalités pratiques de son plan. La première séquence à suivre dans les plans de formation est une séquence d auto-formation à l utilisation des fonctionnalités du dispositif. Cette séquence peut prévoir des temps synchrones de prise en main à distance si l apprenant rencontre des obstacles. Les parcours proposés à partir du positionnement sont donc un assemblage et une progression de séquences de formation et de rendez-vous de suivi pédagogique. Les séquences sont des itinéraires pédagogiques préconisés par le formateur permettant d atteindre un objectif donné. Chaque séquence fait appel à des ressources pédagogiques que chaque apprenant va consulter et/ou utiliser en temps choisi. Le formateur chargé du suivi pédagogique pourra suivre la progression de chaque apprenant, recueillir les travaux réalisés dans un «cahier électronique partagé», proposer des ressources ou des séquences complémentaires également en temps choisi. Les ressources pédagogiques du dispositif sont également accessibles par les apprenants en consultation directe pour une utilisation plus informative.

8 8 L apprenant L apprenant établit un planning pour fixer les heures de la semaine où il se rendra au point de formation. Accueilli par l animateur du Point Formation, il accède à l ordinateur relié à la plate-forme SylFIDE. Il se connecte sur la plate-forme par un mot de passe. L écran TriAd s affiche avec les fonctionnalités (plan de formation, ressources, messagerie, liste des participants, forum). L apprenant prend connaissance du travail à effectuer que lui a adressé son formateur. Il se dirige dans son plan de formation et va donc réaliser les exercices proposés, qui seront enregistrés et que le formateur pourra évaluer. L apprenant, une fois entré dans un document, a plusieurs possibilités : utiliser les essentiels (présentation du cours, son objectif et son contenu), les résumés, les applications (exercices), et les «Pour aller plus loin» (approfondissement des notions rencontrées). SylFIDE est un système ouvert. Les modules, les cours peuvent renvoyer sur des documents externes à la base de ressources ou internes. Situations d apprentissage : la vision de l apprenant Durée par semaine Pourcentage Travail isolé (durée moyenne estimée) De 2h à x heures 80% Activité tutorée en temps réel et en temps différé par un formateur à distance * Durée de la formation : variable en moyenne 110 heures De x minutes à x heures De 2 heures à x heures (heures d ouverture de ITR et en fonction du parcours de formation) +/-20% 100% TRIAD- Groupe Initiatives * Les apprenants peuvent être tutorés soit en mode synchrone par téléphone ou un rendez-vous sera pris avec le formateur, ou bien soit en mode asynchrone. Un apprenant peut ne pas avoir recours au mode synchrone. Le dispositif est purement «on-line» (100%), toutefois, des regroupements en présentiel peuvent être réalisés si le tuteur ou l apprenant en ont exprimé le besoin. Ces regroupements ont lieux dans les établissements d Initiatives et non dans les ITR. Le formateur La méthodologie utilisée pour organiser et structurer l offre de formation est liée aux fonctionnalités de la plate-forme : La première étape est de concevoir les référentiels de formation qui constitueront l offre potentielle de parcours de formation individualisée. Cette étape consiste à construire dans la plate-forme l arborescence, des modules à la séquence. Cette arborescence détermine le niveau d individualisation que permettra le dispositif de formation. La deuxième étape vise à élaborer séquence par séquence les itinéraires pédagogiques préconisés pour l atteinte des objectifs. C est-à-dire identifier la nature des ressources pédagogiques nécessaires (nombre, format de cours, d exercice, de mise en situation, d études de cas.), inventorier les ressources existantes, à concevoir, à recueillir puis les créer et/ou les intégrer. La dernière étape cherche à associer les ressources créées et/ou intégrées aux séquences et valider la qualité pédagogique du référentiel travaillé.

9 9 Pour réaliser l ensemble des étapes, une équipe projet, pluridisciplinaire en fonction des domaines couverts, associant des compétences didactiques, informatiques et créatives est mise en place (cf. chapitre 13 Equipe pédagogique). Conduite de l apprentissage : la vision du formateur Pourcentage sur la durée totale de la formation Réponses individuelles aux apprenants tutorat En moyenne 30% Production de ressources 70% (en fonction des formateurs, peut être variable) Total 100% TRIAD - Groupe Initiatives Dans ce dispositif, les formateurs sont à distance, situés dans divers sites d Initiatives. Ils peuvent travailler en collaboration grâce au système de partage de fichier que permet la plate-forme. 7 - Evaluation et positionnement des apprenants L évaluation est permanente et réalisée à distance par le formateur du domaine concerné. Pour le positionnement voir ci-dessus. L une des nouveautés est de réaliser ce positionnement à distance en utilisant des tests mis en ligne et un rendez-vous en visioconférence. Jusqu à présent, les formateurs se déplaçaient dans les Points Formation. 8 - Fonctionnalités, médias et techniques SylFIDE n est pas le fruit d informaticiens mais de formateurs. Elle a été conçue pour des individus, salariés ou particuliers, initiés ou non au langage informatique. Que peut-on faire avec la plate-forme? La plate-forme permet de gérer le processus de formation à distance de l analyse des besoins à l évaluation des acquis : Création et gestion de profils de compétences définissant les requis d un emploi ou d un poste. Création et réalisation du positionnement (évaluation des compétences) de chaque individu par rapport à un profil Création et diffusion de séquences (modules) de formation organisées par référentiel, structurant l utilisation des ressources pédagogiques. Création et diffusion de ressources pédagogiques allant du simple document texte aux applications multimédia complexes, avec l intégration des ressources existantes ou des ressources du commerce. Création et gestion de parcours de formation totalement individualisés issus de la phase de positionnement Suivi à distance de la progression des apprenants, y compris la correction et la validation des travaux et évaluations Interactivité en temps choisi (temps réel possible) entre tous les participants au processus de formation : apprenants formateurs et tuteurs Intégration de plusieurs vecteurs pédagogiques : autoformation, tutorat, séances en présentiel, travail coopératif Génération automatique de statistiques sur l activité des apprenants (temps passé, temps déclaré, validation des séquences )

10 10 Comptabilisation automatique des droits d utilisation à reverser aux titulaires des droits des ressources et séquences. SylFIDE est une application développée sous Lotus (IBM) Notes, leader mondial de logiciels de travail coopératif, aussi appelés logiciels de Groupware. Plate-forme standard de travail à distance, Lotus Notes présente entre autres les avantages suivants : c est un système qui a fait ses preuves depuis la fin des années 80 ; c est un système multi plate-forme (Windows 3.11, 95 et NT, MAC, UNIX ) il peut travailler en «off line» il peut se servir de tous les réseaux de communication disponibles il est sécurisé, avec protection par clé électronique, mot de passe et possibilité de cryptage automatique Techniquement solide, SylFIDE est un système basé sur l interactivité. En temps choisi ou en temps réel, tous les participants au processus de formation, apprenants, formateurs et tuteurs, peuvent échanger par l intermédiaire des «Applications personnelles» ou du «Forum». Echanger, cela peut être corriger, conseiller, suggérer, expliquer, argumenter. La mise en place de cette plate-forme demande une architecture spécifique. Cette organisation va de la création d un site central à l ordinateur de l utilisateur, en passant bien sûr par le lieu de formation. Fonctionnalités Le site central Le lieu de formation Le ou les postes isolés «on-line et off-line» Navigateur Messagerie Base documentaire C est le lieu où se trouve le serveur (10 giga octets)qui contient l ensemble des informations : tous les documents (du simple texte aux applications multimédia intégrant le son, l image) qui vont servir de base de travail à l utilisateur ; les modules de formation ; la liste des apprenants ; les plans individuels de formation ; les travaux des apprenants. Selon les cas, il s agit soit d un centre de formation, soit le «Point-formation», une entreprise, une succursale, une agence, le domicile du particulier Ce lieu est relié par une simple ligne téléphonique ou Numéris au site central, qui lui fournit les seules informations utiles pour l apprenant, à savoir : les ressources pédagogiques opportunes, le(s) plan(s) personnalisé(s) de formation les travaux de(s) apprenant(s) Ils sont mis à jour quotidiennement par le serveur central. SylFIDE peut être exploité sur plusieurs sites. Chaque site est équipé d un serveur qui contient les informations utiles aux apprenants présents dans ce même lieu, et un des serveurs sert de serveur central qui regroupe toutes les données des apprenants et formateurs. La plate-forme ne nécessite pas de se connecter et de rester connecté pour la durée d une session de formation. L écran d accueil ou navigateur, est tout à fait personnalisable. Lorsque vous accédez à SylFIDE, vous passez à chaque fois par le navigateur. Il se présente avec des icônes passives (les logos des partenaires) et des icônes actives permettant d accéder, par un simple clic, à l application souhaitée. Certaines icônes représentent des bases partagées par tous les participants : les ressources pédagogiques et le forum, dans lequel les apprenants peuvent réaliser du travail coopératif. D autres sont strictement confidentielles (un mot de passe fournit l accès) à chaque participant, comme le plan de formation, les applications personnelles (ces deux bases sont également accessibles à distance par le formateur ; un échange est ici possible) et la messagerie, qui permet aux participants de communiquer par écrit. Apprenant/formateur ; apprenant/apprenant et formateur/formateur A partir de l écran d accueil, modulable, on accède aux documents. Soit en cliquant sur - «plan de formation» (un double-clic sur le module choisi suffit alors à

11 11 l ouvrir), - soit sur la base «ressources» (elles sont classées par domaines, puis par thèmes, puis par sujets ; un double-clic permet alors d ouvrir le document choisi). Les bases de ressources pédagogiques qui servent à stocker et à diffuser tous les outils et contenus qui permettent d apprendre ou de mettre en pratique et d évaluer un apprentissage. Les ressources peuvent être sous les formats d origines Word, Excel. Il peut y avoir un lien sur un site Internet externe. Il n est pas nécessaire de faire une transformation en HTML. Pour les documents volumineux, il y aura un lien indiquant où se situe la ressource à consulter, par exemple un cédérom. Le lien indique précisément l endroit du texte ou du chapitre à consulter et place directement l apprenant au bon endroit dès que celui-ci introduit le cédérom dans le lecteur. Pour les documents les moins volumineux il est possible de les «encapsuler» c est à dire d en créer une copie dans la plate-forme. Base de référentiel : stocke, classement par référentiel tous les modules de formation ainsi que les profils métiers. Base des plans de formations : contient tous les parcours de formation des apprenants mis à jour au fur et à mesure de leur progression Forum Liste des participants carnets d adresses Base statistique Base des applications personnelles : stocke les travaux réalisés par les apprenants ; c est leur «cahier de travail électronique». Présent sur la plate-forme mais peu utilisé car demande un travail d animation non optimisé aujourd hui. Liste des formateurs visibles et liste des apprenants Elles comptabilisent l activité des apprenants et les éventuels droit d auteur des ressources et séquences. La visioconférence est testée dans le cadre du positionnement mais elle n est pas utilisée avec les apprenants dans le cadre de leur formation. Logiciels complémentaires utilisés : Acrobat peu utilisé Mind Manager 5.3 : pour les entretiens et arborescence Real Player audio et vidéo Version 8 Surveyor Manager vers 1.2 française : permet de réaliser les questionnaires pour les positionnements Power Point Paint Shop Pro pour la capture d écran Word, Excel Flash version 4 C/ Les moyens mis en œuvre 9 - Externalisation Les moyens mis en œuvre sont propres au Groupe Initiatives. Au point de vue technique, le recours à une société extérieure AD (Application et Développement) a été nécessaire concernant le développement de la version 3. La stratégie est de sous-traiter contrairement aux autres versions car cette version demande une expertise que le Groupe Initiatives ne possède pas en interne. La société AD a été retenue pour ses compétences sur Lotus Notes et Internet et pour ses compétences du système Oracle (gestion des bases de données) fonctionnalités vers lesquelles évoluera SylFIDE.

12 12 Au niveau des ressources pédagogiques, celles-ci ont été soit créées soit achetées. Le Groupe Initiatives ne vise pas à devenir un éditeur de contenu. La stratégie adoptée est de construire des partenariats avec des éditeurs afin de pouvoir «granulariser» les contenus, les remodeler de manière plus efficace pour l organisme de formation. Dans le cadre d une généralisation à un groupe plus important d apprenants, il serait nécessaire d avoir recours à davantage de formateurs-concepteurs Infrastructures et équipements TriAd mêle diverses institutions, notamment différentes collectivités, la Région, l organisme de formation ce qui nécessite une organisation au point de vue technique plus complexe. Le projet ITR est indépendant du projet TriAd. Les équipements des ITR répondent à un cahier des charges auquel s adapte TriAd : Ordinateurs multimédias récents (cédéroms, accès Internet réseau ADSL ), visioconférence, logiciels adéquats et actualisés, imprimantes, un animateur. Pour que l offre de formation TriAd soit accessible dans les centres de formations à distance il a été nécessaire, pour les Points Formation, d acheter les logiciels susceptibles d être utilisés dans le cadre de la formation et SylFIDE, dont la licence a été achetée par chaque Point Formation. Le serveur central pour le dispositif TriAd est hébergé au C.N.E.T. de Lannion (Centre de recherche et de développement de France Télécom). Au sein du Groupe Initiatives il y a un serveur dédié pour le dispositif TriAd en plus du serveur du groupe. Chaque Point Formation possède un serveur Compétences techniques L équipe technique comporte une personne connaissant l environnement Lotus Notes, ce qui a facilité le développement de SylFIDE. SylFIDE étant développée en interne et utilisée par les formateurs FOAD, la prise en main a donc été facilitée en interne Documents Le choix a été de mettre l accent sur le volume et sur l intégration de ressources existantes dans différents formats : dossier auto-formation existant dans APP, cédéroms du marché, accords de partenariat avec des éditeurs de produits pédagogiques plutôt que de se lancer dans de la production éditoriale lourde. Au regard des objectifs de formation du public visé par le dispositif, des domaines traités, il a paru important d intégrer rapidement des nouvelles ressources pour proposer des parcours complets. Ce choix a pour conséquence de proposer des ressources pédagogiques (cours, exercices,...) pouvant paraître peu interactives en terme de production pédagogique multimédia mais qui sont cohérentes avec l interactivité dans le suivi et la gestion des parcours.

13 13 Temps de production des ressources Type de ressource Selon les ressources de départ, polycopié, textes : les 4 heures comprennent l élaboration, la conception du document créé directement sur la plate-forme avec l ajout de documents pédagogiques pré existants ou non. Temps de production de la ressource pour 1 heure d activité stagiaire 4h en moyenne Mais cela peut prendre plusieurs minutes comme plusieurs heures. Pour ce qui concerne les référentiels, comme la création de ressources pédagogiques, la plate-forme rend possible un travail collaboratif. Le workflow documentaire TRIAD Groupe Initiatives Le formateur-concepteur de ressources ou de référentiel crée ses contenus (cf. chapitre 6) dans la plate-forme sans qu ils soient, dans un premier temps, visibles par les apprenants. Mis à disposition sur la plate-forme, le chef de projet peut valider les contenus proposés par le formateur-concepteur quel que soit le lieu ou le moment puisqu il lui suffit de se connecter à SylFIDE. Dès qu il se connecte, le chef de projet reçoit un message lui indiquant qu il a une validation à réaliser. Une fois validés, les contenus sont visibles par l apprenant. Les ressources créées par les formateurs appartiennent au Groupe Initiatives tel que le formalise le contrat de travail. Les formateurs créateurs de contenus ne sont pas détenteurs de droits d auteurs Equipes de formateurs : définition des rôles, compétences, organisation du travail Il existe deux catégories de formateurs, ceux ayant une forte expérience en terme de formation et ceux ayant un intérêt particulier pour la création de ressources. Pour les premiers, 80% de leur temps est consacré à la formation et 20% à la création de ressources. Pour les seconds, 80% de leur temps est consacré à la création de ressources et 20% à formation. A terme un équilibrage devrait s opérer pour les deux publics. Ce qui nécessite de changer les pratiques des formateurs. Compétences pédagogiques Les formateurs travaillent une partie de leur temps en APP. Ils maîtrisent parfaitement les méthodes pédagogiques de l individualisation. En APP, ils sont encore dans une situation de diffusion de savoirs. Avec l utilisation de la plate-forme et de la mise à distance au travers de la plateforme, ils ont du acquérir des compétences au niveau technique et ont du se concentrer plus qu ils ne le font en présentiel sur le cœur de métier du formateur c est-à-dire la relation avec l apprenant, son projet et les contenus : savoir faire le suivi d un apprenant à distance, de connaître les points de problème, comprendre ses attentes afin de réagir. Mais ils ont du aussi maîtriser la création de plan de formation adapté au besoin de l apprenant, la création de ressources adaptées en somme, apprendre à faire du sur mesure. Compétences techniques

14 14 Tous les formateurs doivent maîtriser l usage de la plate-forme et les logiciels associés pour la création de ressources pédagogiques. Rôles Fonctions Nombre Directeur de la FOAD Dirige l équipe de formateurs-concepteurs 1 Commercialise la plate-forme SylFIDE et les services auprès des clients Chef de projet Valide les contenus et les plans de formation proposés. 5 Ils ont aussi le rôle de formateur-concepteur Formateur concepteur Crée les contenus 15 Crée les plans de formation et les propose pour validation Réalise le tutorat à distance Expert technique Résout les problèmes techniques Gère le parc informatique 1 Administrateur Gère les inscriptions et donne les droits d accès 3 Total nombre de personnes de l équipe FOAD 15 NB : les formateurs qui font le tutorat ne sont pas dénommés tuteurs. Pour Initiatives Formation un tuteur est un tuteur en entreprise. Référent pédagogique : l équipe souhaite que se mette en place un «référent pédagogique» dont le rôle serait de suivre l apprenant tout au long de son parcours de formation, et d avoir ainsi une vision d ensemble du parcours Logistique et administration Au niveau logistique l unique contrainte est d avoir un équipement homogène et compatible dans les sites ITR, et l accès aux ressources. La formation étant asynchrone la question des heures d ouverture du lieu distant ne pose pas de problème. Initiatives Formation n a aucune autorité concernant l organisation des Points Formation qui sont régis par les collectivités locales. Cependant, il s est révélé nécessaire de proposer une formation aux animateurs locaux. Celle-ci consisterait en trois points : maîtriser la maintenance de réseau NT maîtriser le réseau ITR maîtriser la maintenance de la plate-forme SylFIDE. Cette formation à destination de ces emplois jeunes, accompagné par une formation d animateur permettrait de résoudre certains problèmes rencontrés.

15 15 D/ Les démarches de suivi, d évaluation 15 - Méthode d évaluation du dispositif. Indicateurs de résultats Les critères de réussite ou non les plus révélateurs sont le taux d abandon du dispositif dans le parcours, le nombre d heures de formation réalisé, le temps alloué à la production et au tutorat. Les évaluations réalisées auprès des apprenants font apparaître les points suivants : les sollicitations de contact relationnel exprimées par les apprenants diminuent au fil du parcours. Par contre, l accès libre aux ressources et le travail en autonomie génèrent une activité croissante des apprenants (surtout pour l utilisation d exercices), ce qui a comme conséquence d augmenter le temps de suivi des travaux par les formateurs. Il y a donc la nécessité de négocier avec chaque utilisateur un contrat pédagogique dans le suivi et le tutorat. Au regard du public concerné, il n a pas été observé d obstacles majeurs dans l utilisation de la plate-forme. Les résultats vérifiés au cours des évaluations formatives prévues dans les parcours de formation témoignent d une certaine efficacité du dispositif. Le temps choisi est un des facteurs de satisfaction des apprenants Repérage des problématiques Le dispositif est-il robuste? Oui si l on tient compte de trois points : du développement des lieu(x) d accès envisagés dans le programme ITR. Le développement de notre version 3 permettra de répondre à des situations de formation plus variées (accès au domicile par exemple) l ouverture plus importante de l offre vers les entreprises et les salariés devraient permettre d asseoir le dispositif. Il semblerait qu il le soit si l on observe d un côté les compétences techniques et pédagogiques maîtrisées en interne. A contrario, lorsque l on observe le financement de ce dispositif, il semble nécessaire pour Initiatives Formation de trouver d autres modalités de financement à terme. Compétences techniques Le Groupe Initiatives développe la plate-forme en interne, les compétences techniques sont maîtrisées. De même qu elles le sont sur le plan de l utilisation par les acteurs de l équipe. Cette compétence est rapidement maîtrisable : environ 15 jours. A contrario ce qui nécessite davantage de compétences et requiert du temps, c est de savoir créer une ressource, d imaginer qu elle réponde au besoin précis, d ajuster la séquence de formation à la personne, faire du «sur mesure», «sur mesure» qui est contradictoire avec une logique industrielle. Des temps de formation en groupe à distance sont-ils faisables? Aujourd hui cette possibilité n est pas exploitée. Dans notre version 3, nous envisageons d intégrer la

16 16 possibilité de classe virtuelle, des possibilités de «tableau blanc» et de mieux utiliser le forum comme situation d apprentissage et de travail en groupe. Compétences pédagogiques Le dispositif TriAd est basé sur la même configuration que l APP, les compétences en matière d individualisation de la formation sont maîtrisées. Il s agira à terme d équilibrer le temps de production du temps de formation afin que les compétences puissent être optimisées. Concernant le financement du dispositif TriAd s appuie sur une politique volontariste de la région en terme de formation. Mais que se passerait-il si la région ne finançait plus les heures de production de ressources? De même, si la concurrence pénétrait le marché ITR, avec une autre plate-forme? Il resterait alors le marché de la formation continue en entreprises. Pour Initiatives formation ce dispositif TriAd ne peut fonctionner que sur un volume important. Mais il dépendra toujours du cahier des charges des Points Formation ITR, ce qui sur le plan de la promotion faite autour du dispositif est limité dans la mesure où le Groupe Initiatives n a pas de pouvoir concernant notamment la communication faite autour de son dispositif. Un autre aspect problématique concerne les disparités entre les points de formation les plus utilisés et ceux qui ne le sont pas. Il semblerait que la proximité d institutions proposant d autres services autour de l emploi, de la formation (ANPE, maison de l emploi etc.) dynamiserait les Points Formation. Extension à d autres publics Limites de la FAD et de l ouverture à d autres publics : aujourd hui personne n est en situation de formation totalement à distance depuis le domicile dans le dispositif TriAd dans la mesure où les personnes ne sont pas équipées en TIC et viennent chercher dans les Points Formations du contact relationnel. Il est possible d envisager d étendre cette offre à d autres publics suivant de nouvelles modalités de financement (salariés), et de le proposer à d autres APP car le contenu de TriAd est propre au contexte d une offre de type APP. Pénétrer le marché des APP nécessiterait néanmoins de transférer le dispositif à d autres régions et d augmenter le nombre de formateurs. Dans tous les cas, il s agira de vendre la plate-forme SylFIDE. L approche que nous défendons en matière de mise en place de dispositif de FOAD avec SylFIDE correspond à certaines attentes du marché mais pas à toutes. Il se peut qu à terme et en fonction de l évolution du marché du e-learning, nous envisagions d autres formes de partenariat. Conseils et recommandations «Ce que nous avons constaté dans notre propre expérience mais également dans les transferts de SylFIDE vers d autres structures, c est que la mise en place d un dispositif de FOAD ne se limite surtout pas à la création de contenus multimédias ni à la prise en main fonctionnelle d une plate forme de diffusion de ces contenus. Il y a une étape préalable de définition de la configuration du dispositif (quelle structuration de l offre, quelle individualisation, quels rôles des différents acteurs ; les apprenants, les formateurs, les créateurs, )».

17 17 Les choix organisationnels et pédagogiques conditionnent forcement les contenus qui seront fournis, les fonctionnalités attendues d une plate-forme, les conséquences sur l organisation du travail et des apprentissages. E/ Economie Tableau des chiffres clés Heures de formation réalisées dans l Atelier de Pédagogie Personnalisée (de février 2000 à novembre 2000) Heures de formation réalisées dans les Points Formation de la Région Bretagne Total des heures de formation réalisées Heures prévues en 2001 (est compris dans ce temps le temps apprenant, c està-dire le temps moyen d utilisation par l apprenant pour atteindre ses objectifs) Temps consacré au tutorat : Dans ce temps, 20 % du plan de formation est consacré au tutorat (Accueil, positionnement, tutorat synchrone et asynchrone) comme le prévoit le cahier des charges du dispositif ITR. En réalité, 30% sont réalisés en tutorat. Financement par la Région Bretagne des heures de formation pour les apprenants utilisant le dispositif ITR Heures financées dans le cadre traditionnel APP Financement de la production de ressources par la Région Bretagne 3300 h 2500 h 5800 h 6000 h h (APP) 20 à 30 % 50 francs / heure 29,50 francs / heure 800 francs de l heure Coûts de communication Internet pris en charge par le Point Formation ITR - Les heures prévues en 2001 sont celles prévues dans le cadre des Points Formation. Pour l APP il est envisagé également de doubler les heures réalisées dans TriAd. Analyse économique L analyse économique du dispositif TriAd est une approche approximative des coûts réels et correspond à la phase de démarrage. La nouveauté des approches de formation ouverte et à distance, l interaction du dispositif TriAd avec d autres dispositifs plus classiques et la multiplicité des sources de financement rendent difficile une analyse fine. Les éléments économiques cités tiennent compte des particularités suivantes : On distingue deux temps dans le processus de mise à distance d un dispositif de formation individualisée ; la création et production de contenus, la réalisation des parcours de formation. Dans ce dispositif, chacune des activités génère des produits propres mais mobilise les mêmes ressources (humaines, matériels, frais fixes, ) Le dispositif TriAd utilisé dans l APP (en présentiel) ne couvre qu une partie des heures de formation réalisées, il faut donc isoler les heures réalisées uniquement dans TriAd. L amortissement de la plate-forme qui supporte le dispositif est difficilement intégrable dans le coût de revient des heures de formation puisqu elle a été développée par le Groupe Initiatives, et que sa commercialisation permet de couvrir son amortissement. Les sources et modes de financement des heures de formation et de production dans le dispositif TriAd sont totalement dépendants des politiques

18 18 régionale et nationale de financement de la formation professionnelle continue et de développement des dispositifs FOAD. Phase de production La production réalisée correspond à 1500 heures de formation disponibles. Dans l analyse économique de cette production sont intégrés les coûts liés à : La préparation, la médiatisation et l intégration des contenus de formation (référentiels de formation, ressources pédagogiques) La coordination, le pilotage de la production pédagogique l achat de logiciels nécessaires à la création des contenus multimédias l achat de documentation, livres, CD rom associées à la création des contenus les frais de structure. Cette analyse fait apparaître un prix de l heure produite de 1200F/heure (temps apprenant). Dans une logique d économie d échelle ce coût devrait se répartir sur le volume d heures de formation réalisé. Mais comme cette production a été co-financée par des fonds régionaux et européens, il est difficile dans le cas de TriAd d intégrer ce coût de production dans le coût de l heure de formation. Phase de diffusion 3300 heures ont été réalisées dans l Atelier de Pédagogie Personnalisée et 2500 heures dans les Points Formation de la Région Bretagne soit un total de 5800 heures de février 2000 à novembre Sont intégrés dans l analyse économique les éléments suivants : Le temps de tutorat (synchrone et asynchrone) Les temps d accueil, positionnement et préparation des plans de formation (Ces temps représentent en moyenne de 20 à 30 % de la durée des plans de formation) La constitution du fond documentaire (Cédérom, document) L investissement matériel (principalement pour l APP) Les coûts de communication La coordination pédagogique Les frais de structure L analyse économique fait apparaître un coût horaire actuel de 48 F/heure. Ce coût est dépendant de la phase de démarrage et d investissement matériel important. On peut imaginer qu il diminuera par l action de plusieurs facteurs : un investissement moindre même s il faut envisager des mises à jour et remplacements (taux d usure et d obsolescence important dans le domaine des TIC) une recherche d automatisation (par exemple : systématisation des corrigés avec les exercices, ) dans le processus de formation surtout en aval des parcours. une prise d autonomie des apprenants qui se traduit par une diminution des sollicitations et interventions des formateurs.

19 19 Conclusions «Le modèle économique idéal de la FOAD nous paraît encore difficile voire impossible à déterminer aujourd hui mais l on peut faire les hypothèses suivantes : plus l offre de formation se situe sur des contenus peu spécialisés (formation générale) comme les nôtres, plus elle doit être importante et diffusée largement (c est la relation directe le coût unitaire et la quantité diffusée), c est la mise en place de processus et de méthodes de création et de tutorat fortement industrialisés et suffisamment automatisés qui permettront d atteindre les objectifs d optimisation des coûts annoncés par la FOAD, la constitution de partenariat avec des acteurs spécialisés (création éditoriale, «call center» dédié à la formation ) peut contribuer à réaliser des économies d échelle avec un bon niveau qualitatif. La dimension économique doit être intégrée dès la phase de conception du dispositif et de création des contenus».