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1 MANUEL UTILISATEUR EXCEL 2003 Construire et présenter un graphique OFADIS Organisme de formation Siège Social : 49 grande rue Arpajon R.C.S d Evry Tel : Fax :

2 Ce guide a été conçu pour vous permettre de retrouver facilement les manipulations à effectuer pour telle ou telle commande désirée. Nous vous en souhaitons une bonne lecture et espérons qu il vous apportera toute l'aide nécessaire dans l'accomplissement de vos travaux. L équipe d OFADIS Réserve de propriété Bien que ce manuel vous ait été confié et que vous puissiez le conserver à l'issue de votre formation, ce guide reste notre propriété. Il ne doit être ni prêté, ni vendu, ni échangé, ni reproduit sous peine de poursuites. Nous vous remercions de respecter cette consigne. OFADIS Organisme de formation Siège Social : 49 grande rue Arpajon R.C.S d Evry Tel : Fax :

3 TABLE DES MATIÈRES 1. LES GRAPHIQUES L ASSISTANT GRAPHIQUE (4 étapes à réaliser) DÉCOUVRIR LA BARRE D OUTILS POSITIONNER ET REDIMENSIONNER LE GRAPHIQUE ACTIVER LE GRAPHIQUE MODIFIER LE GRAPHIQUE CHOISIR UN AUTRE TYPE DE GRAPHIQUE LES SÉRIES DE DONNÉES LES OBJETS PERSONNALISER LA PRÉSENTATION DU GRAPHIQUE DÉPLACER LE GRAPHIQUE DANS UNE AUTRE FEUILLE DE CALCUL IMPRIMER LE GRAPHIQUE Ofadis 2013 Page 3 sur 21

4 CONSTRUIRE ET PRÉSENTER UN GRAPHIQUE 1. LES GRAPHIQUES 1.1. L ASSISTANT GRAPHIQUE (4 ÉTAPES À RÉALISER) L ASSISTANT GRAPHIQUE 1. Sélectionner les données à représenter 2. Cliquer sur le bouton «Assistant graphique» 3. Réaliser les 4 étapes pour constituer votre graphique : ETAPE N 1 : CHOIX DU GRAPHIQUE 1. Dans la zone «Type de graphique», sélectionner le type souhaité 2. Cliquer ensuite dans la zone «Sous-type de graphique» pour sélectionner celui à utiliser 3. Cliquer sur le bouton pour avoir un aperçu du graphique en cours de constitution 4. Si aucun des choix proposés n'est souhaité, cliquer sur l'onglet «Types personnalisés» et en sélectionner un plus adapté Ofadis 2013 Page 4 sur 21

5 5. Cliquer sur le bouton pour activer l'étape n ETAPE N 2 : DONNÉES SOURCE DU GRAPHIQUE Vérifier l'aperçu qui apparaît dans la partie supérieur de la boîte de dialogue Onglet : "plage de données" 1. Si l'ordre des séries doit être inversé pour être représenté en lignes plutôt qu'en colonnes, cliquer sur l'option «Lignes» Ofadis 2013 Page 5 sur 21

6 2. Pour ajouter ou supprimer des séries, cliquer sur l'onglet «Série» (mais une autre méthode est plus facile à réaliser et sera développée ci-après) 3. Cliquer sur le bouton pour activer l'étape n 3 Onglet titres ETAPE N 3 : OPTIONS DE GRAPHIQUE 1. Cliquer dans la zone «Titre du graphique» et saisir le texte correspondant 2. Si le titre doit être sur 2 lignes, c'est directement au sein du graphique qu'il pourra l'être Onglet axes Affiche automatiquement les données avec un axe de l'échelle (x) Ofadis 2013 Page 6 sur 21

7 onglet quadrillage Pour rajouter éventuellement dans le graphique un autre quadrillage que celui proposé par Excel onglet légende Désactiver la case «Afficher la légende» si elle ne doit pas apparaître dans le graphique Si elle reste activée, valider à quel emplacement elle doit être affichée dans le graphique si elle ne doit pas apparaître à droite du graphique. Onglet : Etiquettes de données Permet d'ajouter ou supprimer des étiquettes de données de tous les points de données d'un graphique. Si seule une série de points doit avoir des étiquettes, il faudra les ajouter directement lors de la modification du graphique (voir ci-après) Ofadis 2013 Page 7 sur 21

8 Onglet tables de données Si la case «Afficher la table des données» est activée, cela permet d'afficher les valeurs de chaque série de données dans une grille située au dessous du graphique (option non disponible pour les graphiques représentés en secteurs, nuages de poins, anneau, bulles, radar ou surface). En principe, cette case est désactivée. 3. Cliquer sur le bouton pour activer l'étape n ETAPE N 4 : EMPLACEMENT DU GRAPHIQUE 1. Sur une nouvelle feuille : saisir un autre nom que celui proposé par Excel 2. En tant qu'objet dans : placera le graphique dans la feuille active. Utiliser la liste déroulante s'il doit être placé dans une autre feuille du classeur. 3. Cliquer sur le bouton pour valider tous ces paramètres et placer le graphique dans la feuille Ofadis 2013 Page 8 sur 21

9 Le graphique étant actif, Excel active l'identificateur de place pour signaler les cellules intervenant dans le graphique et une barre d'outils «Graphique» s'est automatiquement affichée DÉCOUVRIR LA BARRE D OUTILS Objets du graphique Pour sélectionner un objet du graphique Format de la zone sélectionnée Pour personnaliser ou mettre en forme l objet sélectionné Rotation du texte vers le bas ou vers le haut Pour modifier l orientation du texte En colonne ou en ligne Pour inverser la série de données en colonne (ou en ligne) Type de graphique Pour modifier le type de graphique Légende Pour activer ou désactiver la légende Table de données Pour activer ou désactiver la table de données Ofadis 2013 Page 9 sur 21

10 1.3. POSITIONNER ET REDIMENSIONNER LE GRAPHIQUE L'objet graphique est entouré par un cadre comportant huit poignées de sélection. 1. Pour sélectionner le graphique, et donc l'activer, cliquer à l'intérieur du graphique pour faire apparaître les poignées 2. Pour le désélectionner et donc le désactiver, cliquer à l'extérieur du graphique POSITIONNER LE GRAHIQUE 1. Activer le graphique 2. Placer le pointeur de souris n'importe où dans le graphique, excepté sur une des poignées 3. Le pointeur se transformant en une quadruple flèche, cliquer glisser vers la nouvelle destination. 4. Relâcher pour valider REDIMENSIONNER LE GRAPHIQUE 1. Activer le graphique 2. Placer le pointeur de souris sur la poignée concernée pour que le pointeur se transforme en une double flèche 3. Cliquer glisser pour redimensionner dans la direction souhaitée. Le pointeur prend la forme d'une croix 4. Relâcher le pointeur pour valider. Ofadis 2013 Page 10 sur 21

11 1.4. ACTIVER LE GRAPHIQUE Pour intervenir sur le graphique et donc le modifier, il faut impérativement qu'il soit activé. Pour cela, cliquer sur l objet à modifier. Des poignées apparaissent autour de l objet sélectionné et la barre d outils «graphique» s active. Cliquer en dehors du graphique pour le désactiver MODIFIER LE GRAPHIQUE SÉLECTIONNER UN OBJET DU GRAPHIQUE 1. Pointer l'objet à modifier 2. Une info bulle précise l'objet à sélectionner 3. Cliquer pour valider. Dans la barre d outils, le nom de l'objet sélectionné apparaît. Il est possible également de sélectionner un objet (ou un sous objet) en utilisant le bouton «Objets du graphique» de la barre d outils «graphique», ce dernier listant tous les objets du graphique UN SOUS-OBJET : Plus précisément utilisé lorsqu'il s'agit d'une série de donnée sélectionné et que la modification doit intervenir uniquement sur un point de la série (et non l'ensemble). 1. Cliquer sur la série de données concernée (des poignées s'affichent autour de chaque point de la série) 2. Faire un nouveau clic sur le point de la série concerné. Les poignées n'apparaissent qu'autour de cette donnée. Ofadis 2013 Page 11 sur 21

12 1.6. CHOISIR UN AUTRE TYPE DE GRAPHIQUE 1. Sélectionner le graphique 2. Utiliser le bouton «Type de graphique» de la barre d'outils graphique» 3. ou cliquer avec le bouton droit de la souris dans une zone vide du graphique et valider la commande «type de graphique» La boîte de dialogue correspondant à la 1 ère étape de l'assistant graphique s'affiche 4. Choisir le nouveau type de graphique et valider LES SÉRIES DE DONNÉES INVERSER LA PRÉSENTATION DE LA SÉRIE EN LIGNE (OU EN COLONNE) 1. Activer le graphique 2. Si c'est le bouton «par colonne» qui est sélectionné dans la barre d'outils, cliquer sur le bouton «par ligne» 3. Si c'est le contraire, cliquer sur le bouton «par colonne» Ofadis 2013 Page 12 sur 21

13 INSÉRER UNE NOUVELLE SÉRIE DE DONNÉES 1 ère méthode 1. Sélectionner dans la feuille de calcul la série à insérer 2. Faire un clic droit sur la sélection puis cliquer sur la commande «Copier» 3. Activer le graphique 4. Utiliser la barre d outils «Presse-papiers» ou faire un clic avec le bouton droit de la souris dans le graphique, puis activer la commande «Coller» 2 ème Méthode 5. Activer le graphique 6. S'il s'agit de données sélectionnées par une sélection contigüe, utiliser l'identificateur de place en cliquant glissant sur la poignée de la précédente sélection et en augmentant le contour pour rajouter la nouvelle série. 3 ème méthode 7. Sélectionner dans le tableau la série à insérer dans le graphique 8. Pointer le bord de cette sélection puis la cliquer glisser vers le graphique Ofadis 2013 Page 13 sur 21

14 9. Dès que le pointeur se transforme, relâcher pour valider. Ofadis 2013 Page 14 sur 21

15 INSÉRER DES ÉTIQUETTES DE DONNÉES SUR UNE SEULE SÉRIE 1. Sélectionner la série de données concernée 2. Cliquer sur le bouton «Format» de la barre d'outils ou cliquer avec le bouton droit sur l objet sélectionné puis valider menu «Format de la série de données», puis sélectionner l onglet «Etiquette de données» 3. Activer l'option «Afficher valeur» et éventuellement «Afficher le symbole de légende» puis valider la boîte de dialogue LES OBJETS DÉPLACER UN OBJET 1. Sélectionner l'objet concerné 2. Placer le pointeur de souris à l'intérieur de cet objet (en dehors d'une poignée) pour qu'il prenne la forme d'une flèche 3. Cliquer glisser vers le nouvel emplacement et relâcher pour valider. Ofadis 2013 Page 15 sur 21

16 REDIMENSIONNER UN OBJET 1. Le sélectionner attention : si c est un graphique 3D, ne fonctionne que sur certains objets 2. Placer le pointeur de souris sur la poignée à modifier pour que le pointeur prenne la forme d un pointeur de redimensionnement (double flèche). 3. Relâcher pour valider SUPPRIMER UN OBJET 1. Activer le graphique 2. Sélectionner l'objet concerné 3. Appuyer sur la touche pour le supprimer PERSONNALISER LA PRÉSENTATION DU GRAPHIQUE INSÉRER UN TITRE S'il n'a pas été inséré avec l'assistant graphique 1. Menu «Graphique -options du graphique» 2. Sélectionner l'onglet «titres» 3. Dans la zone «titre du graphique», saisir le titre puis valider (ne saisir que la première ligne du titre s'il doit être sur 2 lignes) Si le texte doit être sur 2 lignes : 4. Sélectionner le titre précédemment inséré 5. Cliquer à nouveau dans la sélection pour que le pointeur prenne la forme d'un pointeur d'insertion 6. Se positionner à la fin du titre saisi et appuyer sur la touche pour passer à la ligne suivante 7. Saisir la 2 ème ligne et cliquer en dehors de l'objet titre pour valider AFFICHER/MASQUER LA LÉGENDE. Cliquer sur le bouton «Légende» masquer. de la barre d'outils graphique pour l'afficher ou la Ofadis 2013 Page 16 sur 21

17 Pour la déplacer ou la redimensionner, activer la légende et afficher le pointeur correspondant soit au déplacement, soit au redimensionnement MODIFIER LES COULEURS ET LES MOTIFS 1. Activer le graphique et sélectionner l'objet concerné 2. Cliquer sur le bouton «Format» de la barre d'outils ou (faire un clic avec le bouton droit de la souris sur la sélection, puis activer la commande «Format.») 3. Activer l'onglet «motifs» 4. Modifier les options concernées (épaisseur, couleur de trait, couleur de fond ) en vérifiant l'aperçu 5. Pour la couleur de fonds, d'autres choix sont proposés en cliquant sur le bouton «Motifs et textures». 6. Valider Vous pouvez également utiliser la barre d outils «mise en forme» pour faire la plupart des modifications de mise en forme MODIFIER L'ASPECT DES CARACTÈRES 1. Sélectionner l'objet à traiter 2. Cliquer sur le bouton «Format» de la barre d'outils ou (faire un clic avec le bouton droit de la souris sur la sélection, puis activer la commande «Format.») 3. Activer l onglet «Police» 4. Sélectionner les options souhaitées, puis valider MODIFIER L'ALIGNEMENT 1. Sélectionner l'objet à traiter comme par exemple l'un des axes du graphique 2. Cliquer sur le bouton «Format» de la barre d'outils ou (faire un clic avec le bouton droit de la souris sur la sélection, puis activer la commande «Format.») Ofadis 2013 Page 17 sur 21

18 3. Activer l'onglet alignement. 4. Sélectionner les options à modifier. Pour modifier l'alignement, il est également possible de le faire en cliquant sur les boutons «plier le texte vers le bas» ou «plier le texte vers le haut» de la barre d'outils graphique Ofadis 2013 Page 18 sur 21

19 MODIFIER LA FORME D'UNE SÉRIE DE DONNÉES 1. Sélectionner la série de données concernée 2. Cliquer sur le bouton «Format» de la barre d'outils ou (faire un clic avec le bouton droit de la souris sur la sélection, puis activer la commande «Format.») 3. Activer l onglet «Forme» 4. Sélectionner la forme désirée 5. Valider votre choix AFFICHER OU MASQUER LA TABLE DE DONNÉES SOUS LE GRAPHIQUE Cliquer sur le bouton «table des données» ou la masquer. de la barre d'outils graphique pour l'activer INSÉRER UNE ZONE DE TEXTE Cliquer sur le bouton «zone de texte» de la barre d'outils dessin et tracer un cadre avec le pointeur de souris, puis saisir votre texte ou 1. Activer le graphique 2. Cliquer dans la barre des formules pour obtenir un pointeur d'insertion Ofadis 2013 Page 19 sur 21

20 3. Saisir le texte et valider la saisie Le texte s'affiche au milieu du graphique. Le sélectionner pour le déplacer et/ou le redimensionner INSÉRER UNE FORMULE DE CALCUL 1. Activer le graphique 2. Cliquer dans la barre des formules pour obtenir un pointeur d'insertion 3. Saisir la formule de calcul 4. Valider DÉPLACER LE GRAPHIQUE DANS UNE AUTRE FEUILLE DE CALCUL 1. Activer le graphique 2. Menu «Graphique emplacement» 3. Excel affiche la boîte de dialogue de la 4 ème étape de l'assistant graphique 4. Sélectionner la feuille de calcul qui recevra le graphique 5. Valider. Ofadis 2013 Page 20 sur 21

21 1.11. IMPRIMER LE GRAPHIQUE IMPRIMER LE TABLEAU ET LE GRAPHIQUE 1. Cliquer sur une cellule du tableau 2. Définir si nécessaire la zone d impression 3. Lancer «l aperçu avant impression» 4. Si une partie du graphique apparaît sur une autre page, activer le bouton «Aperçu des sauts de page» pour diminuer l échelle d impression ou insérer un saut de page 5. Faire éventuellement la mise en page 6. Lancer l impression IMPRIMER LE GRAPHIQUE SEUL 1. Activer le graphique 2. Lancer «L aperçu avant impression» 3. Faire éventuellement la mise en page 4. Lancer l impression. Ofadis 2013 Page 21 sur 21

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