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1 MANUEL UTILISATEUR EXCEL 2003 OFADIS Organisme de formation Siège Social : 49 grande rue Arpajon R.C.S d Evry Tel : Fax :

2 Ce guide a été conçu pour vous permettre de retrouver facilement les manipulations à effectuer pour telle ou telle commande désirée. Nous vous en souhaitons une bonne lecture et espérons qu il vous apportera toute l'aide nécessaire dans l'accomplissement de vos travaux. L équipe d OFADIS Réserve de propriété Bien que ce manuel vous ait été confié et que vous puissiez le conserver à l'issue de votre formation, ce guide reste notre propriété. Il ne doit être ni prêté, ni vendu, ni échangé, ni reproduit sous peine de poursuites. Nous vous remercions de respecter cette consigne. OFADIS Organisme de formation Siège Social : 49 grande rue Arpajon R.C.S d Evry Tel : Fax :

3 TABLE DES MATIÈRES PRÉSENTER ET IMPRIMER UN TABLEAU PRÉSENTATION DE LA FENÊTRE EXCEL SAISIR ET MODIFIER DES DONNÉES LA GESTION DE FICHIERS SÉLECTIONNER DES CELLULES CALCULER : LES 4 OPÉRATEURS CALCULER : LA FONCTION SOMME COPIER UNE CELLULE OU UNE PLAGE DE CELLULE UTILISER UNE BALISE APRES LA COPIE DÉPLACER UNE OU PLUSIEURS CELLULES COPIE OU DEPLACEMENT D'UNE SÉLECTION VERS UN AUTRE EMPLACEMENT A L'AIDE DU MENU CONTEXTUEL MODIFIER LA TAILLE DES LIGNES ET DES COLONNES INSÉRER - SUPPRIMER DES LIGNES ET DES COLONNES MODIFIER LA PRÉSENTATION DES NOMBRES MODIFIER LES POLICES DE CARACTÈRES MODIFIER L'ALIGNEMENT DES DONNÉES MODIFIER LA COULEUR DE REMPLISSAGE ENCADRER LES CELLULES APPLIQUER UN FORMAT AUTOMATIQUE APPLIQUER UNE MISE EN FORME CONDITIONNELLE CONCEVOIR UNE LISTE ACTIVER - DÉSACTIVER LE QUADRILLAGE DE LA FEUILLE Ofadis 2013 Page 3 sur 84

4 22. IMPRIMER LE TABLEAU PREMIERS CALCULS AVEC LES FONCTIONS D EXCEL UTILISER LES FONCTIONS D'EXCEL MODIFIER UNE FORMULE DE CALCUL LES FONCTIONS STATISTIQUES INTERVENIR SUR UNE SÉLECTION RÉFÉRENCES RELATIVES OU ABSOLUES NOMMER UNE CELLULE Ofadis 2013 Page 4 sur 84

5 PRÉSENTER ET IMPRIMER UN TABLEAU 1. PRÉSENTATION DE LA FENÊTRE EXCEL 1. Cliquer sur le menu «Démarrer», puis «Programmes» puis sélectionner «Microsoft Excel» Zone de noms Barre de titre Zone de formule Barre de menus Barre d'outils Barre de formules Cellule active En-tête de colonnes (256 colonnes numérotées de A à IV) En-tête de lignes (numérotées de 1 à 65536) Feuille de calcul Volet office Navigateur Compagnon office Onglets (256 feuilles disponibles) Barre d état Ofadis 2013 Page 5 sur 84

6 1.2. PERSONNALISER L AFFICHAGE D EXCEL LE VOLET OFFICE C est un volet qui apparaît dans la partie droite de la fenêtre. Il s adapte au travail en cours et propose un accès rapide aux commandes dont l utilisateur est susceptible d avoir besoin. Afficher le volet office 1. Faire un clic avec le bouton droit de la souris sur n importe quel bouton de la barre d outils 2. Puis valider «Volet office» (ou utiliser le menu «Affichage» et sélectionner «Volet office») Il est aussi possible d activer le menu «Fichier» puis la commande «Nouveau» pour afficher le volet office «nouveau classeur». Excel affiche automatiquement le volet qu il estime le plus adapté en fonction du travail qui est en cours Les volets office Le volet office peut prendre quatre aspects différents : Nouveau document : pour créer et ouvrir un classeur Presse-papiers : pour visualiser et gérer le contenu du presse papiers Rechercher : pour rechercher un classeur existant Insérer une image Clipart : pour rechercher une image de la bibliothèque et l insérer dans la feuille de calcul Toutefois, à tout moment il est possible d activer l affichage d un autre volet. Ofadis 2013 Page 6 sur 84

7 Activer l affichage d un autre volet 3. Cliquer sur la flèche se trouvant à droite du titre du volet office 4. Cliquer sur le nom du volet à afficher Passer d un volet à un autre Excel mémorise les derniers volets activés. Aussi, pour passer d un volet à un autre, il est possible d utiliser les flèches «bouton précédent» ou «bouton suivant» si elles sont actives sinon il suffit d activer un autre volet. Masquer le volet office Pour masquer le volet office affiché, cliquer sur sa case fermeture LA BARRE DES MENUS Elle regroupe toutes les fonctions et commandes d Excel accessibles sous la forme de menus déroulants. Pour dérouler un menu et afficher la liste des commandes, il suffit de cliquer sur le nom du menu présent sur la barre et/ou utiliser la double flèche vers le bas pour afficher les autres commandes Excel affiche les dernières commandes utilisées. Pour afficher toutes les commandes disponibles, dérouler le menu concerné puis attendre quelques secondes. Ofadis 2013 Page 7 sur 84

8 Après avoir navigué dans beaucoup d options, les menus déroulants comportent les derniers menus sollicités. Aussi, pour rendre aux menus leur apparence première, faire un clic avec le bouton droit dans une barre d outils, puis valider la commande «Personnaliser». Activer ensuite l onglet «Options» et cliquer sur le bouton «Réinitaliser les menus». Confirmer la boîte de dialogue. Certaines commandes du menu présentent un mode d accès moins immédiat. Si une commande s affiche en gris, c est qu elle est estompée ce qui signifie qu elle n est pas accessible pour le moment D autres commandes sont suivies d une flèche noire, ce qui signifie qu elles permettent l accès à un sous menu Cette commande est suivi de Ctrl+C. Cela signifie que son raccourci clavier est : Cette commande est précédée d une icône : cela signifie que ce bouton est présent dans une barre d outils. Elle est également suivie de F7, qui signifie que cette commande peut être accessible en C appuyant sur la touche du clavier. Lorsqu une commande est suivie de 3 petits points de suspension, c est qu'elle permet l ouverture d une boîte de dialogue à compléter Enfin, si une commande est précédée d une coche, cela signifie que cette commande est active LES BARRES D OUTILS Lors de l installation d Excel, les barres d outils «Standard» et «Mise en forme» sont sur la même ligne.. Pour visualiser ces deux barres d outils sur des lignes séparées, faire un clic sur la flèche qui apparaît à l extrémité droite de la barre d outils «Options de la barre d outils», puis valider la commande «Afficher les boutons sur deux lignes» Ofadis 2013 Page 8 sur 84

9 Activer/masquer une barre d outils En ce qui concerne les autres barres d outils, certaines apparaîtront automatiquement lors de l activation d une commande (exemple : barre d outils graphiques). Si ce n est pas le cas, cliquer avec le bouton droit de la souris sur n importe quel bouton d une barre d outils puis cliquer sur la barre d outils à activer ou à masquer. Ajouter/supprimer un bouton Excel ne peut permettre l affichage de tous les boutons de la barre d outils «Standard» et «Mise en forme» si elles sont sur la même ligne.. Il n affiche que les derniers utilisés. Pour ajouter un bouton non présent dans la barre d outils ou pour en masquer un, il suffit de : 1. Cliquer sur le bouton «Options de la barre d outils» Figure Puis cliquer sur le bouton «Ajouter/supprimer des boutons» puis sur le nom de la barre d outils pour afficher un sous menu 3. Cocher la case des boutons à ajouter (ou décocher la case de ceux à supprimer). Rendre une barre d outils flottante 4. Double cliquer dans une zone vide de la barre d outils en dehors des boutons 5. Pour la déplacer ou la redimensionner, il suffit de l utiliser comme une fenêtre de Windows Ofadis 2013 Page 9 sur 84

10 Pour replacer la barre d outils à son emplacement d origine, double cliquer sur sa barre de titre LE COMPAGNON OFFICE Il existe 2 types de compagnon office : Tifauve Sous la forme d un personnage Sous la forme d une zone de saisie située à l extrémité droite de la barre des menus qui reste toujours affichée même si celle sous la forme d un personnage est masquée. Le compagnon sous la forme d un personnage apparaît automatiquement pour offrir son aide dès qu il estime que sa présence est nécessaire. Il peut se présenter sous différentes formes : Trombine, Tifauve. Afficher le Compagnon office Tifauve S il ne s affiche pas automatiquement, il est possible de l activer en appuyant sur la touche du clavier ou en cliquant sur le bouton «Aide» de la barre d outils «standard». Astuce proposée par le Compagnon office Dès qu une ampoule jaune apparaît près du Compagnon, c est que ce dernier a une astuce à proposer propre à la commande qui vient d être réalisée. Pour visualiser cette astuce, cliquer sur cette ampoule. Ofadis 2013 Page 10 sur 84

11 Choisir un autre compagnon Pour modifier le choix de votre Compagnon office, faire un clic droit sur ce dernier puis activer l option «Choisir un Compagnon» Il se peut que le CdRom d installation d office XP soit demandé pour valider votre demande. Masquer le Compagnon office «personnage» Faire un clic avec le bouton droit de la souris sur le compagnon office représentant un personnage puis valider la commande «Masquer» Poser une question au compagnon office «personnage» Pour le solliciter, s il ne donne pas de l aide au moment souhaité, double cliquer sur ce dernier et saisir une question dans la zone de texte. Cliquer ensuite sur le bouton «Rechercher» pour lancer cette recherche. Poser une question au compagnon office par «la zone de saisie» 1. Cliquer dans la zone de saisie à l extrémité droite de la barre des menus 2. Saisir dans cette zone la question à poser 3. Appuyer sur la touche pour valider 4. Cliquer sur l un des thèmes proposés pour afficher l aide correspondante Ofadis 2013 Page 11 sur 84

12 Utiliser uniquement le compagnon office par la zone de saisie 5. Cliquer sur le Compagnon office représentant un personnage 6. Puis sur le bouton «Options» 7. Désactiver la case «Utiliser le compagnon office» et valider UTILISER L AIDE UTILISER LE SOMMAIRE Plus besoin de stocker des manuels entiers de papier. Il vous faut de l aide. Excel peut vous l afficher à l écran à tout moment. Elle restera alors active et disponible tant que vous n aurez pas décider vous-même de quitter l aide. 1. Cliquer sur le bouton d aide dans la barre d outils standard puis sur le lien «Table des matières» 2. Si la liste des thèmes n est pas développée, cliquer sur le thème concerné 3. Pour développer un thème représenté sous la forme d un livre, cliquer sur le titre du thème souhaité, jusqu à ce que ce bouton se transforme en une rubrique sous la forme d un homme avec un tableau 4. Cliquer ensuite sur la rubrique à afficher pour afficher son contenu dans une fenêtre internet Ofadis 2013 Page 12 sur 84

13 1.4. NOTION DE CLASSEURS - FEUILLES - CELLULES NOTION DE CLASSEURS C'est un groupe de feuilles. Par défaut, chaque classeur contient 10 feuilles mais il est possible d'en afficher jusqu'à 256 feuilles NOTION DE FEUILLES Chaque feuille est identifiée par un onglet. Chacune d elle est composée d'en-têtes de lignes (numérotées de 1 à 65536) et d'en-têtes de colonnes (numérotées de A à IV, soit 256 colonnes) NOTION DE CELLULE ACTIVE Elle est représentée par un entourage épais. C'est l'intersection entre la colonne et la ligne (exemple la cellule A1 ou B6.). Une cellule est toujours référencée par son numéro de colonne suivi de son numéro de ligne. La référence d'une cellule active s'affiche dans la zone des noms SÉLECTIONNER UNE CELLULE Pour sélectionner une cellule et donc la rendre active, il faut utiliser le pointeur de sélection qui a la forme d'une grande croix 1.6. ACTIVER UNE CELLULE A L'AIDE DU CLAVIER Utiliser les flèches du pavé directionnel pour se déplacer et activer une cellule Utiliser les touches et pour activer la cellule A1 Utiliser les touches et pour activer la dernière cellule du tableau qui comporte une saisie Utiliser les touches et pour activer la prochaine cellule saisie vers la droite ou la fin du groupe de cellules saisies vers la droite Utiliser les touches et pour activer la prochaine cellule saisie vers le bas ou la fin du groupe de cellules saisies vers le bas 1.7. ATTEINDRE UNE CELLULE 1. Appuyer sur la touche de fonction (ou Menu «Edition»- «Atteindre») 2. Dans la zone "Référence", saisir la référence de cellule à atteindre 3. Valider par la touche Ou cliquer dans la zone des noms de la barre de formule, saisir la référence de cellule à atteindre et valider en cliquant sur la touche «entrée» du clavier Ofadis 2013 Page 13 sur 84

14 2. SAISIR ET MODIFIER DES DONNÉES Chaque cellule peut contenir soit du texte, soit un nombre ou une formule. Dans le cas d'une formule, la barre des formules affichera le détail du calcul. Le texte peut déborder sur les cellules voisines si elles sont vides, mais son contenu appartient toujours à la cellule active SAISIR UNE DONNÉE 1. Activer la cellule où l'on souhaite saisir une donnée (exemple : cliquer dans la cellule A1) 2. Frapper le texte correspondant. Dès que l'on est en situation de saisie, 3 boutons apparaissent à gauche de la barre de formules (dans la zone de formules) Bouton d'annulation Bouton de validation de saisie de saisie 3. Valider soit : Zone de formule Avec la touche (valide la sélection et active la cellule vers le bas) Avec le «bouton de validation de saisie» (valide la sélection et reste dans la cellule active) Avec une des touches du pavé directionnel (valide la sélection et active la cellule vers le sens de la flèche) Avec la touche Tabulation (valide la sélection et active la cellule vers la droite). Après l utilisation de la touche Tabulation en appuyant à la dernière saisie sur la touche Entrée,, Excel active la cellule au dessous de la 1 ère saisie. Après avoir validé, si des dièses #### apparaissent dans une cellule à la place d'un nombre, c'est que la largeur de la colonne n'est pas suffisamment grande 2.2. UTILISER LA SAISIE SEMI-AUTOMATIQUE Si les premiers caractères saisis correspondent aux premiers caractères d'une saisie existante dans le tableau, Excel la complète en affichant la saisie des caractères suivants. Pour l'accepter, valider avec la touche ; pour la refuser, continuer la saisie. Ofadis 2013 Page 14 sur 84

15 Cela ne fonctionne pas pour la saisie de données numériques Il est également possible de récupérer un texte déjà saisi dans la colonne en appuyant sur les touches (flèche du pavé directionnel vers le bas) ou en cliquant sur le bouton droit de la souris, puis sélectionner «Liste de choix» MODIFIER LES DONNÉES ANNULATION DE LA SAISIE EN COURS Pour annuler une saisie en cours ou la modification d'une saisie en cours, cliquer sur le bouton d annulation CORRIGER LE CONTENU D'UNE CELLULE 1. Activer la cellule à modifier 2. Trois choix possibles : Appuyer sur la touche et cliquer à l'endroit où la correction doit être faite Cliquer dans la barre de formules puis à l'endroit où la correction est à effectuer Double-cliquer dans la cellule active puis à l endroit où la correction est à effectuer 3. Appuyer sur la touche pour supprimer le ou les caractères (ou la sélection) à droite du point d'insertion 4. Ou appuyer sur la touche (Retour arrière) pour supprimer le ou les caractères (ou la sélection) à gauche du point d'insertion 5. Valider la correction. Ofadis 2013 Page 15 sur 84

16 2.4. ANNULER - RÉTABLIR LA DERNIÈRE ACTION Si le contenu d une cellule a été supprimée par erreur, alors que la feuille de calcul n a pas encore été enregistrée, il est possible de récupérer cette action. De même, toutes autres opérations menées dans Excel peuvent être annulées. En effet, ces commandes sont automatiquement mémorisées et Excel se souvient de toutes ces opérations depuis l ouverture du classeur ANNULER LA DERNIÈRE ACTION Pour annuler la dernière action, cliquer sur le bouton «annuler» RÉTABLIR LA DERNIÈRE ACTION Pour restaurer une action annulée, utiliser le bouton réapparaît à l écran «rétablir» et cette action Il est possible d annuler ou de rétablir jusqu au 16 dernières actions ANNULER OU RÉTABLIR PLUSIEURS ACTIONS Pour supprimer d un coup les 5 dernières actions, dérouler la flèche du bouton «Annuler» puis cliquer glisser sur les 5 dernières opérations pour les supprimer. Même procédure pour le bouton «Rétablir» 2.5. EFFACER LE CONTENU D'UNE CELLULE Une cellule peut contenir une saisie ou le résultat d'un calcul, mais peut également contenir du format (couleur de texte, autre police de caractère, bordure.) EFFACER LE CONTENU SANS LE FORMAT 1. Activer la cellule concernée 2. Appuyer sur la touche EFFACER SOIT LE FORMAT, SOIT TOUT LE CONTENU 1. Activer la cellule concernée 2. Menu «Edition»,- «Effacer» Sélectionner «Contenu»pour n'effacer que le contenu Sélectionner «Format» pour n'effacer que le format Sélectionner «Tout» pour effacer le contenu et le format Ofadis 2013 Page 16 sur 84

17 3. LA GESTION DE FICHIERS 3.1. ENREGISTRER UN CLASSEUR : NOMMER ET ENREGISTRER UN NOUVEAU CLASSEUR 1. Menu «Fichier» - «Enregistrer sous» Ou cliquer sur le bouton «Enregistrer» Cliquer ici pour changer de dossier ou de lecteur Cliquer un dossier de la Barre des dossiers pour accéder directement à ce dossier 2. Vérifier le dossier sélectionné, et si ce n'est pas le bon, sélectionner le dossier de destination en utilisant soit la liste déroulante dans la zone «Enregistrer dans», soit en cliquant un des dossiers de la «barre des dossiers». 3. Dans la zone «Nom du fichier», remplacer le nom sélectionné par le nouveau nom (255 caractères possibles, lettres, chiffres et espaces compris) Ofadis 2013 Page 17 sur 84

18 4. Vérifier que dans la zone «Type de fichier» : «Classeur Microsoft Office Excel (*.xls)» est sélectionné car Excel attribuera après validation.xls au document 5. Appuyer sur le bouton «Enregistrer» pour valider ENREGISTRER LES MODIFICATIONS D UN CLASSEUR Menu «Fichier» - «Enregistrer» ou Cliquer sur le bouton «enregistrer» 3.2. FERMER UN CLASSEUR FERMER UN CLASSEUR ACTIF Cliquer sur le Menu «Fichier Fermer» ou cliquer sur la case «Fermeture» du classeur FERMER TOUS LES CLASSEURS ACTIFS 1. Maintenir la touche enfoncée 2. Menu «Fichier» - «Fermer tout» 3.3. CRÉER UN NOUVEAU CLASSEUR Cliquer sur le Menu «Fichier» - «Nouveau» pour faire apparaître le volet office «nouveau classeur» puis cliquer sur le bouton «Créer un nouveau classeur» ou cliquer sur le bouton «Nouveau» Un numéro de classeur dans la barre de titre apparaît. Il est incrémenté tant que le logiciel n a pas été quitté, (c est-à-dire : si vous avez «classeur1.xls», en créant un nouveau classeur, vous obtiendrez «classeur2.xls») Ofadis 2013 Page 18 sur 84

19 3.4. OUVRIR UN CLASSEUR OUVRIR UN CLASSEUR EXISTANT (MÉTHODE RAPIDE) 1. Cliquer Menu «Fichier» - une liste déroulante des 4 derniers fichiers ouverts apparaît en bas du Menu 2. Sélectionner celui à ouvrir. Il est possible d afficher dans cette liste jusqu aux 9 derniers fichiers ouverts. Pour cela, il faut modifier ce nombre dans le menu «Outils Options Onglet Général Zone «liste des fichiers utilisés» ou 3. A partir du volet office «Accueil», visualiser la partie inférieure «Ouvrir» 4. Cliquer sur le nom du classeur à ouvrir Si le volet office «Accueil» n apparaît pas, cliquer sur le menu «Fichier» puis sur la commande «Nouveau» ou «Ouvrir» OUVRIR UN CLASSEUR EXISTANT (PAR LE MENU) 1. Menu «Fichier» - «Ouvrir» ou cliquer sur le bouton «Ouvrir» 2. Sélectionner le dossier où se trouve le fichier à ouvrir par la barre des dossiers ou par la liste déroulante de la zone «Regarder dans» 3. Vérifier que le type de fichiers proposé est bien «Tous les fichiers Microsoft Excel» 4. Cliquer sur la flèche du bouton «types d affichage» puis sur la commande «Aperçu» si l image de l aperçu n apparaît pas Ofadis 2013 Page 19 sur 84

20 5. Double-cliquer sur le fichier à ouvrir, ou le sélectionner et cliquer sur le bouton «Ouvrir» Le dossier «historique» de la barre des dossiers affiche les derniers documents et dossiers qui ont été utilisés dans Excel Si l aperçu du fichier n est pas disponible lors de son ouverture, il faut ouvrir ce classeur puis activer le menu «Fichier propriétés» et cocher la case «Enregistrer l image de l aperçu», puis enregistrer ce classeur. Lors de sa prochaine ouverture, l aperçu de ce classeur sera alors disponible OUVRIR PLUSIEURS CLASSEURS EN MÊME TEMPS 1. Menu «Fichier» - «Ouvrir...» 2. Sélectionner les fichiers à ouvrir S'ils se suivent : cliquer sur le 1 er fichier, et (1 clic) sur le dernier S'ils ne se suivent pas : (1 clic) sur le 1 er fichier, et (1 clic) sur chaque fichier 3. Valider en cliquant sur le bouton «Ouvrir» 3.5. TRAVAILLER AVEC PLUSIEURS CLASSEURS Il est possible d ouvrir autant de classeurs que l on souhaite, ou du moins autant que la mémoire de l ordinateur peut en gérer ; Pour passer d un classeur actif à un autre, il faut utiliser la barre des tâches ou utiliser le menu «Fenêtre» 3.6. QUITTER LE LOGICIEL 1. Menu «Fichier» - «Quitter» 2. ou cliquer sur la case «Fermeture» du logiciel Ofadis 2013 Page 20 sur 84

21 4. SÉLECTIONNER DES CELLULES Il est possible de sélectionner une plage de cellules, (une ou plusieurs colonnes, une ou plusieurs lignes) d'une même feuille. Cette action permettra d'agir en même temps sur toutes les cellules sélectionnées. La sélection doit obligatoirement se faire avec le pointeur de sélection (grande croix blanche) SÉLECTIONNER DES CELLULES CONTIGUËS 1. Activer la 1 ère cellule à sélectionner 2. Maintenir la touche enfoncée 3. Cliquer sur la dernière cellule à sélectionner (utiliser la barre de défilement si nécessaire) Dans la zone des noms, seule la première cellule sélectionnée sera référencée. La première cellule apparaît en blanc sur le tableau alors que les cellules suivantes sont en sur brillance SÉLECTIONNER DES CELLULES DISCONTIGÜES 1. Activer la 1 ère cellule à sélectionner 2. Maintenir la touche enfoncée 3. Cliquer sur chaque cellule à sélectionner (utiliser la barre de défilement si nécessaire) Dans la zone des noms, seule la dernière cellule sélectionnée sera référencée. Toutes les cellules apparaissent en sur brillance sauf la dernière en blanc SÉLECTIONNER UN TABLEAU 1. Cliquer sur n'importe quelle cellule du tableau 2. Appuyer sur les touches La sélection s'arrêtera dès qu'excel trouvera une ligne vide ou une colonne vide contiguë au tableau Ofadis 2013 Page 21 sur 84

22 4.4. SÉLECTIONNER TOUTES LES CELLULES DE LA FEUILLE Cliquer dans le rectangle situé à gauche de l'en-tête de colonne A et en haut de l'en-tête de ligne SÉLECTIONNER DES COLONNES OU DES LIGNES ENTIÈRES Même procédure pour la sélection de cellules contiguës ou discontigües, excepté que la sélection se fera sur les en-têtes de colonnes (A) ou sur les en-têtes de lignes (1). Attention :si des cellules discontigües sont sélectionnées pour faire l'objet d'une copie, il est nécessaire que chaque plage sélectionnée ait le même nombre de lignes et de colonnes. Ofadis 2013 Page 22 sur 84

23 5. CALCULER : LES 4 OPÉRATEURS Une formule peut être composée d'opérations arithmétiques et de fonctions. 1. Sélectionner la cellule devant contenir l opération 2. Saisir le signe 3. Cliquer sur la 1 ère cellule devant intervenir dans la formule, son cadre de sélection clignote (ce qui permet de choisir une autre cellule si celle affichée n'est pas la bonne) 4. Saisir au clavier un des 4 opérateurs concernés : Addition : Utiliser la touche Soustraction Utiliser la touche Multiplication Utiliser la touche Division Utiliser la touche Le cadre de la sélection ne clignote plus dès la saisie de l'opérateur 5. Cliquer dans la cellule suivante concernée 6. Répéter les étapes précédentes si d'autres calculs sont à effectuer, sinon valider pour afficher le résultat. RÈGLES DE PRIORITÉ A OBSERVER Excel effectue les opérations en donnant une priorité à la multiplication et à la division par rapport à l'addition et à la soustraction. Ceci implique que, pour forcer une addition avant une multiplication, il est nécessaire de mettre entre parenthèse les valeurs à calculer en priorité. Ofadis 2013 Page 23 sur 84

24 6. CALCULER : LA FONCTION SOMME 6.1. UTILISER LA FONCTION «SOMME» C'est la fonction la plus utilisée par Excel 1. Activer la cellule devant contenir le résultat 2. Cliquer sur le bouton «Somme automatique» 3. Vérifier la sélection proposée par Excel dans la barre de formules. Cette sélection peut être modifiée tant que le cadre de sélection clignote. Vérifier notamment qu'aucune cellule vide ne fait partie de la sélection 4. Modifier si nécessaire la sélection proposée par une nouvelle sélection contiguë (ou discontigüe) 5. Valider pour afficher le résultat. Toute modification sur les formules sera expliquée dans le chapitre : «Modifier une formule de calcul» La flèche déroulante à droite du bouton «somme automatique» permet, par la même procédure que ci-dessus, d utiliser d autres 6.2. UTILISER LA FONCTION SOMME AVEC DES NOMS DE CELLULES Plutôt que de sélectionner les références de cellules impliquées dans le calcul, il est possible d appliquer cette même formule avec le nom de la colonne (ou de la ligne) des cellules à sommer 1. Sélectionner la cellule de résultat Ofadis 2013 Page 24 sur 84

25 2. Cliquer sur le bouton «Somme automatique» 3. Remplacer la sélection des cellules proposées par la saisie du titre de la colonne ou de la ligne concernée 4. Valider pour afficher le résultat puis recopier si nécessaire cette formule vers la droite (ou vers le bas). Ofadis 2013 Page 25 sur 84

26 7. COPIER UNE CELLULE OU UNE PLAGE DE CELLULE Lors d'une copie, Excel copie l'intégralité du contenu de la cellule, c'est à dire la saisie (ou la formule) et le format. Si tout n'est pas à copier, il sera nécessaire de faire un collage spécial COPIE D'UNE CELLULE SÉLECTIONNÉE VERS UN AUTRE EMPLACEMENT DISCONTIGÜE 1. Sélectionner la cellule à copier 2. Dérouler le menu «Edition» puis sélectionner «Copier» ou cliquer sur le bouton «Copier» 3. La sélection clignote 4. Sélectionner la cellule ou les cellules devant recevoir la copie (sélection contiguë ou discontigüe) 5. Dérouler le menu «Edition» puis sélectionner «Coller» ou cliquer sur le bouton «Coller» Après avoir effectué la copie, une balise apparaît. Son utilité sera détaillée plus tard Tant que le rectangle de sélection clignote, il est encore possible de sélectionner d'autres cellules devant recevoir la copie, puis de coller. Pour arrêter le clignotement, et donc désactiver le menu «Edition - Coller», effectuer une autre commande d'excel ou appuyer sur la touche «Echap» du clavier COPIE D UNE SELECTION VERS UN AUTRE EMPLACEMENT DISCONTIGÜ 1. Sélectionner le groupe de cellules à copier 2. Menu «Edition Copier» ou cliquer sur le bouton 3. Sélectionner la première cellule devant recevoir le résultat 4. Valider en appuyant sur le bouton ou en cliquant sur le Menu «Edition» - «Coller». Ofadis 2013 Page 26 sur 84

27 Pour sélectionner les commandes «Copier» ou «coller», il est également possible de faire un clic avec le bouton droit de la souris dans la sélection pour afficher un menu contextuel 7.3. RECOPIER UNE CELLULE VERS LE BAS, VERS LE HAUT, À DROITE OU À GAUCHE 1. Sélectionner la cellule à copier 2. Placer le pointeur en bas à droite de la cellule sur la poignée de recopie pour que le pointeur se transforme en une petite croix noire 3. Cliquer glisser cette poignée sur les cellules à remplir (les saisies existantes déjà dans les cellules à remplir seront remplacées au fur et à mesure) 4. Relâcher le bouton pour valider Après avoir effectué la copie, une balise apparaît. Son utilité sera détaillée plus tard Pour copier rapidement une cellule dont le nombre de cellules à copier vers le bas est identique à celles existantes dans la colonne précédente (ou suivante), double cliquer sur la poignée de recopie. La copie s arrêtera dès qu Excel aura trouvé une cellule vide à gauche (ou à droite) RECOPIER UNE SÉLECTION VERS LE BAS, VERS LE HAUT, À DROITE OU À GAUCHE Même principe que précédemment. : Sélectionner la plage de cellule à copier puis cliquer glisser la poignée de recopie sur les cellules à remplir. Attention : si des valeurs tels que des nombres ou des dates sont incrémentées et non copiées, il faudra utiliser la balise pour «Recopier les cellules».cette procédure sera expliquée plus tard Ofadis 2013 Page 27 sur 84

28 7.5. FAIRE UN COLLAGE SPÉCIAL Pour ne recopier que certains éléments d'une cellule, il faut faire un collage spécial. 1. Sélectionner la zone de cellule à copier 2. Faire un clic avec le bouton droit de la souris dans la sélection et valider la commande «copier» 3. Cliquer dans la 1 ère cellule devant recevoir la copie 4. Menu «Edition» - «Collage spécial» Tout : colle le contenu : format + saisie (équivalent à la commande Coller) Formules : colle uniquement les formules sans le format Valeurs : colle uniquement le résultat de la formule tel qu'affichée dans les cellules Formats : colle uniquement le format de la cellule Commentaires : Colle uniquement les commentaires attachés à la cellule Tout sauf la bordure : colle le contenu et le format appliqué à la cellule copiée à l'exception des bordures Largeurs de colonne : Colle la largeur d une colonne sur une autre colonne Addition : ajoute les cellules source aux cellules destination Soustraction : soustrait les cellules source aux cellules destination Multiplication : multiplie les cellules source aux cellules destination Division : divise les cellules destination par les cellules source 5. Valider en cliquant sur le bouton «OK» Après avoir validé la commande «Copier», certaines de ces options de «collage spécial» sont également disponibles en cliquant sur la flèche à droite du bouton «Coller» 7.6. INVERSER L'ORIENTATION DES CELLULES COPIÉES 1. Sélectionner les cellules dont vous voulez une copie en inversant l'orientation 2. Faire un clic avec le bouton droit de la souris dans la sélection et valider la commande «Copier» 3. Sélectionner 1 ère cellule de résultat Ofadis 2013 Page 28 sur 84

29 4. Cliquer sur la flèche à droite du bouton «coller» et valider la commande «Transposer» 8. UTILISER UNE BALISE APRES LA COPIE Après avoir copier une ou plusieurs cellules, une balise s affiche près de ou des cellules collées et propose différentes options de collage 8.1. LA COMMANDE «COLLER» A ÉTÉ UTILISÉE Dès que la commande «coller» est utilisée, une balise apparaît près des cellules de données 1. Cliquer sur la flèche située à droite de la balise 2. Sélectionner si nécessaire l une des options de collage proposées 8.2. LA POIGNÉE DE RECOPIE A ÉTÉ UTILISÉE 1. Sélectionner la cellule à copier 2. Placer le pointeur en bas à droite de la cellule sur la poignée de recopie pour que le pointeur se transforme en une petite croix noire 3. Cliquer glisser cette poignée sur les cellules à remplir (les saisies existantes déjà dans les cellules à remplir seront remplacées au fur et à mesure) 4. Relâcher le bouton pour valider Ofadis 2013 Page 29 sur 84

30 5. 6. Cliquer sur la flèche située à droite de la balise 7. Sélectionner si nécessaire l une des options de collage proposées, dont le menu contextuel sera différent, selon le type de données recopiées. 9. DÉPLACER UNE OU PLUSIEURS CELLULES Si l on déplace une cellule contenant une formule, elle ne change pas et s'ajuste. Lors d'un déplacement, le contenu et le format sont déplacés en même temps DÉPLACER UNE CELLULE OU UNE PLAGE DE CELLULES 1. Sélectionner la cellule ou le groupe de cellules à déplacer 2. Menu «Edition» «Couper» ou cliquer sur le bouton «Couper» La zone à déplacer clignote 3. Sélectionner la 1 ère cellule de destination 4. Menu «Edition» -«Coller» ou cliquer sur le bouton «Coller» En faisant un clic avec le bouton droit de la souris dans la sélection, un menu contextuel s affiche, et l on trouve dans ce menu les commande «Couper» et «Coller». Ofadis 2013 Page 30 sur 84

31 9.2. DÉPLACER UNE CELLULE OU UNE PLAGE PAR LA SOURIS 1. Sélectionner la cellule ou le groupe de cellules à déplacer 2. Pointer la bordure de la sélection pour que le pointeur prenne la forme d'une flèche 3. Cliquer glisser vers le nouvel emplacement (maintenir aussi la touche enfoncée si la destination est vers un autre onglet) 4. Relâcher la souris pour valider. Attention : seule une sélection de cellules contiguës peut être déplacée. Ofadis 2013 Page 31 sur 84

32 10. COPIE OU DEPLACEMENT D'UNE SÉLECTION VERS UN AUTRE EMPLACEMENT A L'AIDE DU MENU CONTEXTUEL 1. Sélectionner la plage de cellule à copier 2. Pointer l'encadrement des cellules pour obtenir un pointeur en forme de flèche 3. Cliquer glisser la sélection vers le nouvel emplacement avec le bouton droit de la souris 4. Relâcher le bouton lorsque l emplacement est atteint pour afficher un menu contextuel 5. Valider la commande «placer ici» pour un déplacement ou «copier ici» pour une copie Pour déplacer ou copier une sélection vers une autre feuille de calcul du classeur, répéter cette même procédure, mais maintenir la touche «ALT» du clavier enfoncée et cliquer glisser le bloc sélectionné sur l onglet de la feuille de calcul concernée pour pouvoir l activer. Ofadis 2013 Page 32 sur 84

33 10.2. UTILISER LA BARRE D OUTILS «PRESSE PAPIERS» Le volet office «Presse-papiers» permet de déplacer ou de copier jusqu à 24 sélections provenant d une application office en même temps AFFICHER LE CONTENU DU PRESSE PAPIERS 1. Afficher le volet office «Presse papiers» en cliquant sur le menu «Edition» - «Presse papiers office» 2. ou le sélectionner par le volet office est déjà actif dans votre classeur Si l option «afficher le presse papier automatiquement» est active, ce volet s activera automatiquement dès qu il contiendra plus d un élément. 3. Les éléments contenus dans le presse papiers s affichent INSÉRER UN ÉLÉMENT DU PRESSE PAPIER 1. Positionner le curseur à l endroit d insertion 2. Cliquer sur l élément dans le volet office «Presse papiers» correspondant à la sélection à insérer SUPPRIMER UN ÉLÉMENT DU PRESSE PAPIERS 1. Faire un clic avec le bouton droit de la souris sur l élément du 2. presse papiers à supprimer VIDER LE CONTENU DE TOUT LE PRESSE PAPIERS A partir du volet office «presse papiers», cliquer sur le bouton Si le volet office «presse papiers» ne soit pas s afficher automatiquement dès qu il contient plus d une sélection, cliquer sur le bouton «Options» en bas du volet office «presse papiers» et désactiver la case «afficher le presse papiers Office automatiquement» Ofadis 2013 Page 33 sur 84

34 11. MODIFIER LA TAILLE DES LIGNES ET DES COLONNES MODIFIER LA LARGEUR D'UNE OU PLUSIEURS COLONNES LARGEUR AUTOMATIQUE 1. Sélectionner la ou les colonnes concernées 2. Placer le pointeur de souris dans l'en-tête de colonne à l'intersection d'une des colonnes sélectionnées et de la suivante pour que le pointeur prenne la forme d'une double flèche (pointeur de redimensionnement) 3. Double cliquer Chaque colonne aura une largeur correspondant à la saisie la plus longue LARGEUR MANUELLE 1. Sélectionner la ou les colonnes concernées 2. Placer le pointeur de souris à l'intersection d'une des colonnes sélectionnées et de sa suivante (pointeur de redimensionnement) 3. Cliquer glisser horizontalement jusqu'à ce que la largeur souhaitée soit obtenue 4. Relâcher pour valider Chaque colonne précédemment sélectionnée aura une largeur de colonne identique PAR LE MENU 1. Sélectionner la ou les colonnes concernées 2. Menu «Format Colonnes» 3. Sélectionner «Largeur» 4. Entrer un nombre compris entre 0 et 255 (nombre de caractères pouvant être affichés dans une cellule en utilisant la police standard) Ou sélectionner «Largeur standard» pour revenir à la largeur initiale 5. Valider par le bouton «OK» Ofadis 2013 Page 34 sur 84

35 11.2. MODIFIER LA HAUTEUR D'UNE OU PUSIEURS LIGNES HAUTEUR MANUELLE 1. Sélectionner la ou les lignes concernées 2. Placer le pointeur de souris dans l'entête de ligne à l'intersection d'une des lignes sélectionnées et de sa suivante (pointeur de redimensionnement) 3. Cliquer glisser verticalement jusqu'à obtention de la hauteur souhaitée 4. Relâcher pour valider Chaque ligne précédemment sélectionnée aura une hauteur identique HAUTEUR AUTOMATIQUE 1. Sélectionner la ou les lignes concernées 2. Placer le pointeur de souris à l'intersection d'une des lignes sélectionnées et de la suivante pour que le pointeur prenne la forme d'une double flèche (pointeur de redimensionnement) 3. Double cliquer Chaque ligne aura une hauteur de ligne correspondant au caractère le plus haut de la ligne Ofadis 2013 Page 35 sur 84

36 11.3. MASQUER DES LIGNES OU DES COLONNES 1. Sélectionner les colonnes ou les lignes à masquer 2. Menu «Format» - «Colonnes» (ou menu «Format» - «Lignes») 3. Sélectionner «Masquer» Autre méthode : faire un clic avec le bouton droit de la souris dans la sélection puis valider la commande «Masquer» AFFICHER DES LIGNES OU DES COLONNES MASQUÉES 1. Sélectionner la colonne précédente et la colonne suivante (ou ligne précédente ou ligne suivante) celle(s) masquée(s) 2. Menu «Format Colonnes» (ou menu «Format Lignes») 3. Sélectionner «Afficher» Autre méthode : faire un clic avec le bouton droit de la souris dans la sélection puis valider la commande «Afficher» Ofadis 2013 Page 36 sur 84

37 12. INSÉRER - SUPPRIMER DES LIGNES ET DES COLONNES INSÉRER UNE OU PLUSIEURS COLONNES L'insertion se fera à gauche de la sélection. Le nombre de colonnes insérées dépendra du nombre de colonnes sélectionnées. 1. Sélectionner la colonne concernée 2. Menu «Insertion Colonne» ou cliquer dans la sélection avec le bouton droit de la souris, puis sélectionner «Insérer» SUPPRIMER UNE OU PLUSIEURS COLONNES 1. Les sélectionner 2. Menu «Edition Supprimer» ou cliquer dans la sélection avec le bouton droit de la souris, puis sélectionner «Supprimer» INSÉRER UNE OU PLUSIEURS LIGNES L'insertion se fera au-dessus de la sélection. Le nombre de lignes insérées dépend du nombre de lignes sélectionnées. 1. Sélectionner la ligne concernée 2. Menu «Insertion Ligne» ou cliquer dans la sélection avec le bouton droit de la souris, puis sélectionner «Insérer» SUPPRIMER UNE OU PLUSIEURS LIGNES 1. Les sélectionner 2. Menu «Edition supprimer» ou cliquer dans la sélection avec le bouton droit de la souris, puis sélectionner «Supprimer» Ofadis 2013 Page 37 sur 84

38 13. MODIFIER LA PRÉSENTATION DES NOMBRES PAR LA BARRE D'OUTILS 1. Sélectionner la ou les cellules concernées 2. Cliquer sur un des boutons de barre d'outils «Mise en forme» Le style monétaire : affiche le nombre avec un séparateur de milliers, 2 décimales et le symbole ou autre. Tout dépend comment le symbole monétaire par défaut a été configuré dans le panneau de configuration Exemple : 2500 saisi. On obtiendra Exemple : 0 saisi. On obtiendra : Le style pourcentage : transforme le nombre saisi en format % Exemple : on souhaite obtenir 19,60 % Si on saisit 19,60 et que l'on clique sur le bouton %, on obtient Impossible de supprimer des décimales pour diviser par 100 le nombre affiché. Si on saisit 0,196 puis on clique sur %, Excel divise par 100 la saisie, on obtient Il faut alors ajouter 2 décimales pour obtenir Pour obtenir 19,60 %, il faut directement saisir 19,60% (suivi du symbole % au clavier avant validation). Le style milliers : affiche le nombre avec un séparateur de milliers et deux décimales Exemple : 2500 saisi. On obtiendra : Ofadis 2013 Page 38 sur 84

39 13.2. PAR LE MENU 1. Sélectionner la ou les cellules concernées 2. Menu «Format Cellules» 3. Onglet «Nombre» Ou cliquer sur le bouton «cellule» 4. La boîte de dialogue suivante s'affiche Sélectionner une catégorie et visualiser l'aperçu Modifier la valeur de décimales souhaitée Cocher la case séparateur de milliers si la saisie des chiffres est longue (case disponible en fonction des catégories) Pour la catégorie «Monétaire», sélectionner le symbole à utiliser s il doit être différent du symbole Si les chiffres sont des valeurs négatives, sélectionner le format souhaité. 5. Valider en cliquant sur le bouton «OK» PERSONNALISER LE FORMAT DES NOMBRES ET/OU DES DATES PERSONNALISER LE FORMAT DES NOMBRES 1. Sélectionner la ou les cellules concernées 2. Cliquer avec le bouton droit de la cellule sur la sélection puis valider l option «Format de cellules» ou cliquer sur le bouton «Cellule» Ofadis 2013 Page 39 sur 84

40 3. Onglet Nombre» 4. Sélectionner la catégorie puis le format le plus proche du format à personnaliser ce qui évitera de sélectionner un format différent 5. Sélectionner ensuite la rubrique personnalisée 6. Sélectionner éventuellement un autre format Comprendre les formats : Si la première cellule sélectionnée correspond au chiffre 1680 : 0 : signifie pas de séparateur de milliers et pas de décimal. Si la cellule n'est pas renseignée, 0 sera affiché obligatoirement et 1680 si renseignée 0,00 : signifie : pas de séparateur de milliers mais 2 décimales. Si la cellule n'est pas renseignée, 0,00 sera affiché obligatoirement et 1680,00 si renseignée # ##0 signifie : séparateur de milliers et pas de décimal. 0 sera affiché obligatoirement si cellule non renseignée et si renseignée # ##0,00 : même chose que précédemment mais avec 2 décimales. 0,00 sera affiché obligatoirement si cellule non renseignée et 1 680,00 si renseignée 7. Si maintenant on souhaite ajouter le suffixe Unités au nombre, dans la zone «Type», placer le pointeur de sélection après le dernier 0 affiché 8. Puisqu'il s'agit d'une chaîne de caractère, il faut obligatoirement ajouter des guillemets avant et après le texte. De plus, si un espace doit être également ajouté, il doit faire partir de la chaîne de caractères. 9. Après le format affiché (exemple : # ##0, saisir un guillemet, puis un espace, puis le texte, puis saisir un autre guillemet ce qui donnera : # ##0" Unités") 10. Vérifier dans l'aperçu le résultat 11. Valider. Ofadis 2013 Page 40 sur 84

41 PERSONNALISER LE FORMAT DES DATES Exemple : nous sommes le 3 avril Sélectionner la cellule où l'on veut personnaliser le format date 2. Cliquer avec le bouton droit de la cellule sur la sélection puis valider l option «Format de cellules» ou cliquer sur le bouton «Cellule» 3. Onglet «Nombre» 4. Sélectionner la catégorie «Date» 5. Excel attribue systématiquement le format le plus proche de la saisie. Pour le personnaliser, il faut comprendre le tableau ci-dessous (La colonne à droite des lettres affichera le résultat) J 3 M 4 JJ 03 MM 04 AA 00 JJJ Lun MMM Avr JJJJ Lundi MMMM Avril AAAA Selon le format souhaité, il va falloir personnaliser dans la zone «Type» le format souhaité comme indiqué précédemment. Exemple pour obtenir : Lun 3 avril 2000, il faut personnaliser sous la forme JJJ J MMMM AAAA 7. Valider pour afficher le résultat Ofadis 2013 Page 41 sur 84

42 14. MODIFIER LES POLICES DE CARACTÈRES PAR LA BARRE D'OUTILS 1. Sélectionner la ou les cellules concernées 2. Utiliser un des boutons de la barre d'outils Si ces boutons ne sont pas visibles dans la barre d outils, cliquer sur le bouton «Ajouter/supprimer des boutons» de la barre d outils de mise en forme pour les ajouter. Police de caractères : Ouvrir la liste déroulante et sélectionner la police à appliquer Taille : ouvrir la liste déroulante et sélectionner la taille à appliquer Gras : active ou désactive le gras sur la sélection Italique : active ou désactive l'italique sur la sélection Souligné : active ou désactive un soulignement continu sur la sélection Couleur de caractère : cliquer sur la lettre A pour obtenir la couleur affichée sur la sélection ou ouvrir la liste déroulante pour sélectionner une autre couleur à activer dans la palette des couleurs. Augmenter la taille de la police : augmente à la taille supérieure la police sélectionnée Diminuer la taille de la police : diminue à la taille supérieure la police sélectionnée PAR LE MENU 1. Sélectionner la ou les cellules concernées 2. Cliquer avec le bouton droit de la cellule sur la sélection puis valider l option «Format de cellules» ou cliquer sur le bouton «Cellule» 3. Onglet «Police» Choisir un attribut et vérifier le résultat en visualisant la zone «Aperçu» Pour sélectionner un soulignement, ouvrir la liste déroulante et visualiser le résultat dans la zone aperçu Ofadis 2013 Page 42 sur 84

43 L'attribut barré signifie que la saisie sera barrée : exemple L'attribut exposant permet de monter le texte sélectionné d'une demi ligne : exemple Pdt donnera L'attribut indice permet de descendre le texte sélectionné d'une demi ligne. 4. Valider par «OK» pour visualiser le résultat. Ofadis 2013 Page 43 sur 84

44 15. MODIFIER L'ALIGNEMENT DES DONNÉES Par défaut, une saisie numérique apparaît toujours à droite dans la cellule. Par contre, une saisie texte apparaît à gauche dans la cellule PAR LA BARRE D'OUTILS 1. Sélectionner la ou les cellules concernées 2. Cliquer sur un des boutons de la barre d'outils de mise en forme Si ces boutons ne sont pas visibles dans la barre d outils, cliquer sur le bouton «Ajouter/supprimer des boutons» de la barre d outils de mise en forme. Le bouton «Alignement gauche» : permet d'aligner le contenu à gauche dans la cellule Le bouton «Alignement centré» pour aligner le contenu au centre de la cellule Le bouton «Alignement droit» pour aligner le contenu à droite de la cellule Le bouton «fusion» pour fusionner et centrer des cellules horizontalement ou verticalement Les boutons de «retraits» pour augmenter ou diminuer le retrait dans la cellule PAR LE MENU 1. Sélectionner les cellules concernées 2. Cliquer avec le bouton droit de la cellule sur la sélection puis valider l option «Format de cellules» ou cliquer sur le bouton «Cellule» Onglet «Alignement» Ofadis 2013 Page 44 sur 84

45 Utiliser la zone «Horizontal» pour sélectionner un alignement horizontal (standard étant l'alignement par défaut) Justifié : utiliser pour aligner également à gauche comme à droite le contenu d'une cellule de plusieurs lignes Recopié : utiliser pour répéter le contenu de la cellule jusqu'à ce qu'elle soit entièrement remplie (utiliser par exemple pour des *) Centré sur plusieurs colonnes : sélectionner les cellules concernées pour obtenir un alignement centré sur plusieurs colonnes. Utiliser la zone «Retraits» pour augmenter ou diminuer le retrait dans la cellule Utiliser la zone «Vertical» pour aligner verticalement la saisie d'une cellule. Si on augmente la hauteur de ligne, par défaut, la cellule aura un alignement vertical bas. La zone «Orientation du texte» : permet de donner une orientation au contenu d'une cellule. Utiliser soit la «roue» pour modifier l orientation soit saisir la valeur en degrés. 5. Valider en cliquant sur le bouton «OK» FUSIONNER LES CELLULES Après avoir sélectionner les cellules concernées, cliquer sur le bouton «Fusionner et centrer». Le nombre de cellules fusionnées ne formera qu une seule et unique cellule. Selon la sélection des cellules, la fusion sera horizontale ou verticale. Ou cliquer avec le bouton droit de la cellule sur la sélection puis valider l option «Format de cellules» ou cliquer sur le bouton «Cellule» l option «Fusionner les cellules»., onglet «Alignement», puis activer Attention : pour supprimer cette fusion, il faut obligatoirement activer le menu «Format de cellule» puis l onglet «Alignement» et désactiver la case «Fusionner les cellules».il est impossible de déplacer une colonne si cette colonne est incluse dans la cellule fusionnée. Avant fusion Après fusion Ofadis 2013 Page 45 sur 84

46 15.4. RENVOYER A LA LIGNE AUTOMATIQUEMENT Lors d'une saisie, le renvoi à la ligne permet de passer du texte à la ligne en fonction de la largeur de la colonne PAR LE MENU 1. Sélectionner le texte concerné 2. Cliquer avec le bouton droit de la cellule sur la sélection puis valider l option «Format de cellules» ou cliquer sur le bouton «Cellule» 3. Onglet «Alignement» 4. Activer la case «Renvoi à la ligne automatiquement», puis valider Si la colonne n'est pas assez grande, le texte qui dépasse dans la colonne sera renvoyé à la ligne Avant renvoi Après renvoi MANUELLEMENT Si on souhaite forcer du texte à passer à la ligne suivante quelque soit la largeur de la colonne il faut : 1. Cliquer dans la barre des formules pour passer en mode modification 2. Placer le point d'insertion devant le mot qui doit passer à la ligne suivante 3. Appuyer sur les touches 4. Valider la modification AJUSTER Cette commande permet de réduire la taille des caractères de la saisie pour que tout le texte contenu dans la cellule ne dépasse pas la largeur de colonne. 1. Sélectionner la cellule concernée 2. Cliquer avec le bouton droit de la cellule sur la sélection puis valider l option «Format de cellules» ou cliquer sur le bouton «Cellule» 3. Onglet «Alignement» 4. Cocher la case «Ajuster» Ofadis 2013 Page 46 sur 84

47 Avant ajustement Après ajustement 16. MODIFIER LA COULEUR DE REMPLISSAGE 1. Sélectionner les cellules concernées et cliquer sur le bouton «couleur de remplissage» Si la couleur sélectionnée n est pas celle à utiliser, cliquer sur la liste déroulante pour en activer une autre. 2. Pour rajouter une trame de fonds, il est possible de passer par le menu : Cliquer avec le bouton droit de la cellule sur la sélection puis valider l option «Format de cellules» ou cliquer sur le bouton «Cellule» Onglet Motifs» 7. Sélectionner une couleur ou Pour ajouter une trame plus claire, sélectionner aucune couleur dans la palette de couleur de la zone «Ombrage de cellule» Cliquer sur la liste déroulante de la zone «Motif». Une deuxième palette de couleur s affiche Ofadis 2013 Page 47 sur 84

48 Sélectionner une trame grisée 14. Dérouler à nouveau la liste déroulante et choisir une couleur dans la deuxième palette de couleur Choisir une couleur puis valider Ofadis 2013 Page 48 sur 84

49 17. ENCADRER LES CELLULES PAR LA BARRE D'OUTILS 1. Sélectionner les cellules concernées 2. Cliquer sur le bouton bordure ou ouvrir sa liste déroulante pour choisir une autre bordure à appliquer : Attention : Lors d une sélection de cellules contigües, la bordure droite, ou haute, ou gauche ou bas s applique uniquement autour de la sélection TRACER UNE BORDURE Cette fonctionnalité permet de tracer manuellement des traits, et évite de sélectionner des cellules pour leur appliquer un trait 1. A partir du bouton «Bordures», sélectionner la commande 2. Une barre d outils «Bordures» s active ainsi que le bouton «Tracer les bordures» 3. Pour modifier le style de trait à appliquer, cliquer sur la flèche déroulante du bouton «Style de trait» pour en sélectionner un autre 4. Pour modifier la couleur de trait, cliquer sur le bouton «couleur de trait» pour en sélectionner une autre 5. Dès lors que le bouton «Tracer une bordure» est actif, le pointeur se transforme en un petit crayon 6. Pour tracer la bordure, cliquer glisser sur les bordures extérieures et/ou intérieures concernées 7. Pour tracer un encadrement de Ofadis 2013 Page 49 sur 84

50 plage de cellules, cliquer dans le coin supérieur gauche de la plage concernée puis cliquer glisser 8. Pour arrêter de tracer des bordures, cliquer sur le bouton «Tracer les bordures» pour le désactiver. Pour supprimer une bordure, activer le bouton cliquer glisser sur la bordure concernée «supprimer les bordures» puis TRACER UNE BORDURE DE GRILLE Pour encadrer toute une cellule ou toute une plage de cellule avec les traits intérieurs : 1. Cliquer sur la flèche déroulante du bouton «Tracer les bordures» et sélectionner la commande 2. Modifier éventuellement le style de trait et/ou la couleur du trait 3. Le pointeur se transforme. 4. Cliquer glisser sur le cellules concernées 5. Désactiver le bouton «tracer les bordures de grille» pour arrêter le traçage PAR LE MENU Utiliser pour appliquer un autre style de bordure que ceux proposés dans la barre d'outils ou pour appliquer une bordure à l intérieur d une sélection de cellules contiguës. 1. Sélectionner les cellules concernées 2. Cliquer avec le bouton droit de la cellule sur la sélection puis valider l option «Format de cellule» ou cliquer sur le bouton «Cellule» 3. Onglet «Bordure» Choisir un «Style» en le sélectionnant Sélectionner éventuellement une «Couleur de trait» Pour supprimer ou activer un trait Ofadis 2013 Page 50 sur 84

51 autour ou à l'intérieur de la cellule, cliquer dans la case correspondante dans la zone «Bordure» 4. Valider en cliquant sur le bouton «OK» APPLIQUER UN FORMAT AUTOMATIQUE Excel met à la disposition de ses utilisateurs, des mises en formes prédéfinies qui peuvent être appliqué sur une plage de cellule 1. Sélectionner la plage de cellule concernée 2. Menu «format» - «Mise en forme automatique» 3. Sélectionner un style de mise en forme 4. Pour personnaliser le style de mise en forme sélectionner, cliquer sur le bouton Ofadis 2013 Page 51 sur 84

52 5. 6. Désactiver ou activer les options de formats à appliquer sur la plage de cellules 7. Valider la boîte de dialogue pour appliquer cette mise en forme sur le tableau Ofadis 2013 Page 52 sur 84

53 19. APPLIQUER UNE MISE EN FORME CONDITIONNELLE Pour que les données répondent à un ou plusieurs critères spécifiques, il peut être demandé à Excel d appliquer un format (attribut gras, couleur de caractères, motifs, nombre ) sur ces données.. En plus du format de cellule de départ, il est possible d appliquer 3 critères à une même cellule 1. Sélectionner les cellules dont on veut attribuer un ou plusieurs critères 2. Menu «Format Mise en forme conditionnelle» 3. Définir le premier critère 4. Cliquer sur le bouton pour définir le format à appliquer (police et/ou bordure et/ou motifs) si le critère est vrai puis valider la boîte de dialogue Ofadis 2013 Page 53 sur 84

54 5. Cliquer sur le bouton pour valider ce critère 6. Répétez ces étapes dans «Condition 2», si un autre critère doit être spécifié 7. Valider pour afficher le résultat Pour supprimer un ou plusieurs critères, à partir de la boîte de dialogue «Mise en forme conditionnelle», cliquer sur le bouton puis désactiver la case des critères à supprimer. Valider pour afficher le résultat sur le tableau Ofadis 2013 Page 54 sur 84

55 20. CONCEVOIR UNE LISTE GÉNÉRER UNE SÉRIE EN UTILISANT LA POIGNÉE DE RECOPIE 1. Pour incrémenter une série, sélectionner la 1 ère cellule de la zone et saisir la valeur de départ de la série 2. Placer le pointeur en pointeur de recopie pour qu'il prenne la forme d'une petit croix noire 3. Cliquer glisser la poignée sur les cellules à remplir. Une info bulle affiche le résultat de l incrémentation au fur et à mesure 4. Relâcher le bouton de la souris pour valider. 5. Une balise apparaît. Cliquer sur sa flèche déroulante si nécessaire pour activer une option de recopie ou d incrémentation DÉTERMINER L'INCRÉMENT D'UNE SÉRIE 1. Sélectionner la 1 ère cellule de la plage à remplir et saisir sa valeur de départ 2. Sélectionner la cellule suivante et saisir la deuxième valeur de départ 3. Sélectionner les deux cellules et placer le pointeur de recopie sur la dernière cellule sélectionner Ofadis 2013 Page 55 sur 84

56 4. Cliquer glisser la poignée pour incrémenter 5. Relâcher le bouton de la souris pour valider GÉNÉRER UNE SÉRIE PAR LA COMMANDE SÉRIE POUR DES VALEURS 1. Sélectionner la cellule de départ de la série et entrer la valeur initiale 2. Sélectionner cette cellule et une partie de cellules importantes au-dessous 3. Menu «Edition - remplissage Série» 4. Dans la zone «Valeur du pas», saisir l'intervalle à incrémenter 5. Pour qu'excel n'incrémente pas sur toute la sélection, dans la zone «Dernière valeur», saisir la dernière valeur à ne pas dépasser (borne) 6. Valider Ofadis 2013 Page 56 sur 84

57 POUR UNE DATE 1. Sélectionner la cellule de départ de la série et saisir une date 2. Incrémenter avec la poignée de recopie cette date en cliquant glissant sur la poignée de recopie 3. Le résultat obtenu génère une incrémentation dont l'unité de temps est le jour 4. Pour modifier cette incrémentation, conserver cette sélection, puis cliquer sur la flèche déroulante de la balise, et sélectionner l incrémentation à appliquer* PERSONNALISER UNE SÉRIE LA LISTE N'EXISTE PAS 1. Menu «Outils Options» 2. Onglet «Listes pers.» 3. Cliquer dans la zone «Listes personnalisées» sur Nouvelle liste 4. Le pointeur s'affiche dans la zone «Entrées de la liste» 5. Saisir chaque entrée de la liste en appuyant sur la touche pour passer à la ligne suivante 6. Sélectionner le bouton lorsque la liste est complète Ofadis 2013 Page 57 sur 84

58 7. Cliquer sur le bouton «OK» LA LISTE EXISTE DÉJÀ 1. Sélectionner la liste dont on veut créer une série 2. Menu «Outils Options» 3. Onglet «Listes pers.» 4. Cliquer sur le bouton 5. Valider par «OK» Ofadis 2013 Page 58 sur 84

59 21. ACTIVER - DÉSACTIVER LE QUADRILLAGE DE LA FEUILLE Pour désactiver le quadrillage de la feuille 1. Menu «Outils Options» 2. Onglet «Affichage» 3. Désactiver la case «Quadrillage» Pour modifier la couleur du quadrille, cliquer sur le menu «Outils Options», onglet «Général» ; Dans la zone «couleur du quadrillage», sélectionner la couleur de quadrillage à appliquer Ofadis 2013 Page 59 sur 84

60 22. IMPRIMER LE TABLEAU Afin de ne pas imprimer les cellules non utilisées, il est préférable de sélectionner une zone d'impression sinon Excel en définira une par défaut DÉFINIR UNE ZONE D'IMPRESSION 1. Sélectionner toutes les cellules à imprimer 2. Dans le menu «Fichier», sélectionner «Zone d'impression» 3. puis «Définir» Pour supprimer cette zone d impression, activer le menu «Fichier», puis sélectionner «Zone d impression» et valider la commande «Annuler» LANCER L'APERÇU AVANT IMPRESSION Cliquer sur le bouton «Aperçu» EFFECTUER LA MISE EN PAGE Depuis l'aperçu avant impression, cliquer sur le bouton «Page» ONGLET PAGE 1. Sélectionner si le tableau doit être imprimé en mode portrait ou paysage 2. Visualiser le résultat en cliquant sur le bouton «OK» pour visualiser l aperçu, puis cliquer à nouveau sur le bouton pour continuer les modifications La zone «Échelle» permet de réduire ou Ofadis 2013 Page 60 sur 84

61 d'agrandir le tableau dans la page. Augmenter la valeur manuellement pour agrandir mais pour réduire, laisser Excel calculer en cliquant sur le bouton «Ajuster» La zone «Format du papier» n'est utilisé que si les impressions doivent être imprimés sur un autre format que A4 3. Valider en cliquant sur le bouton «OK» ou sélectionner un autre onglet ONGLET MARGES 1. Depuis l aperçu avant impression, cliquer sur le bouton puis sélectionner l onglet 2. Si le tableau doit être encore agrandi, modifier les marges 3. Dans la zone «Centrer dans la page», sélectionner «Horizontalement» et/ou «Verticalement) 4. Valider en cliquant sur le bouton «OK» ou sélectionner un autre onglet ONGLET EN-TÊTE ET PIED DE PAGE 1. Depuis l aperçu avant impression, cliquer sur le bouton puis sélectionner l onglet (ce sont les zones qui s impriment dans la marge, en haut et en bas de chaque page). 2. Sélectionner un des en-têtes (ou pied de pages) prédéfinis ou en élaborer un nouveau 3. Pour en élaborer un nouveau, cliquer sur le bouton 4. Cliquer dans la section désirée (gauche, centre ou droite) Ofadis 2013 Page 61 sur 84

62 5. Saisir au clavier tous les textes variables et communs à toutes les pages du document 6. Pour insérer une fonction prédéfinie (voir le tableau ci-après), cliquer sur son bouton. Attention : c est un code qui sera affiché. 7. Pour visualiser le résultat, il suffira de valider cette boîte de dialogue Boutons Code affiché Fonctions &[Page] &[Pages] &[Date] &[Heure] &[Chemin d'accès]&[fichier] &[Fichier] &[Onglet] &[Image] Permet d'effectuer une mise en forme de caractère sur la sélection Insère le numéro de la page en cours d'impression Insère le nombre total des pages Insère la date d'impression Insère l'heure d'impression Insère le nom du fichier avec le chemin complet de son dossier Insère le nom du fichier (nom du classeur) Insère le nom de la feuille contenant le tableau à imprimer Insère une image 8. Cliquer sur «OK» pour visualiser l'aperçu Pour modifier le format de l image sélectionnée Ofadis 2013 Page 62 sur 84

63 ONGLET FEUILLE 1. Depuis l aperçu avant impression, cliquer sur le 2. bouton puis sélectionner l onglet 3. Désactiver la case «Quadrillage» si le tableau ne doit pas être imprimé avec son quadrillage. Par défaut, la case propose l'affichage actuel de la feuille Cocher la case «En-têtes de lignes et de colonnes», si à l'impression elles doivent être rajoutées 6. Modifier éventuellement «l'ordre des pages» si plusieurs pages sont à imprimer 7. Cliquer sur le bouton «OK» pour valider 8. Cliquer sur le bouton puis OK pour lancer l impression APERÇU DES SAUTS DE PAGES Pour réduire l échelle d impression ou modifier des sauts de page : 1. Lancer l aperçu avant impression 2. Cliquer sur le bouton 3. Placer le pointeur de souris sur la bordure bleue pour redimensionner la zone d impression et faire un saut de page 4. Dans cet aperçu, il est possible de saisir ou modifier des données, d agrandir ou de diminuer la hauteur des lignes et la largeur des colonnes. Ofadis 2013 Page 63 sur 84

64 5. On obtient alors : 6. Pour revenir à l affichage d Excel, Menu «Affichage» puis «>Normal» ou relancer l aperçu avant impression, puis cliquer sur le bouton IMPRIMER DES TITRES DE LIGNES ET/OU DE COLONNES Si le tableau est très grand, il est utile que des libellés apparaissent à chaque changement de page 1. Menu «Fichier -Mise en page» 2. Onglet 3. Redéfinir si nécessaire la zone d'impression pour ne pas y inclure les lignes ou les colonnes à répéter 4. Dans la zone «Lignes à répéter en haut» et/ou «Colonne à répéter à gauche», sélectionner dans la feuille de calcul les lignes et colonnes concernées Ofadis 2013 Page 64 sur 84

65 5. Cliquer sur le bouton pour visualiser le résultat puis fermer l aperçu IMPRIMER LE TABLEAU 1. Cliquer sur le bouton «Imprimer» 2. Ou Menu «Fichier-Imprimer» pour n'imprimer qu'une sélection ou qu'un certain nombre de pages, ou tout le classeur IMPRIMER LES FORMULES 1. Afficher les formules de votre document en utilisant la combinaison de touches (clavier alpha-numérique) Ou 2. Menu «Outils - Options» 3. Sélectionnez l onglet «Général» 4. Activer la case «Formules» puis valider la boîte de dialogue 5. Ajuster les largeurs de colonnes Ofadis 2013 Page 65 sur 84

66 6. Cliquer sur le bouton «Imprimer» pour lancer l impression Ofadis 2013 Page 66 sur 84

67 PREMIERS CALCULS AVEC LES FONCTIONS D EXCEL 23. UTILISER LES FONCTIONS D'EXCEL DEFINITION Les fonctions sont des formules utilisant des arguments (nombres, texte, valeurs logiques). La fonction somme est la plus utilisée dans Excel. Sa fonction se décompose par =NOM_FONCTION(nombre1,nombre2, ). Entre les parenthèses sont spécifiés les arguments, ici nombre 1 correspondant à la 1 ère sélection, nombre 2 à la deuxième, etc UTILISER UNE FONCTION PAR LE BOUTON «SOMME AUTOMATIQUE» Cette méthode permet de rechercher rapidement quelle est la fonction à utiliser si l on ne connaît pas exactement le nom de cette fonction ou d utiliser les dernières fonctions utilisées 1. Cliquer dans la cellule de résultat Figure Cliquer sur la flèche déroulante du bouton «Somme automatique» 3. Cliquer sur le nom de la fonction à utiliser et si elle n est pas affichée, cliquer sur la commande «Autres fonctions» 4. La boîte de dialogue «Insérer une fonction» s affiche Pour afficher cette boîte de dialogue, il est aussi possible de cliquer sur le bouton. «Insérer une fonction», à partir de la barre des formules. Ofadis 2013 Page 67 sur 84

68 Si nécessaire dans la zone «Rechercher une fonction», saisir le nom de la fonction recherchée, puis validez en cliquant sur le bouton «OK» pour qu Excel propose une liste de fonctions pouvant correspondre à la description précédemment saisie Utiliser la liste déroulante de la zone «Sélectionnez une catégorie» pour afficher les dernières fonctions utilisées ou pour afficher la catégorie dans laquelle se trouve la fonction à utiliser A partir des fonctions affichées, sélectionner la fonction à utiliser Ofadis 2013 Page 68 sur 84

69 5. Lire la syntaxe de la fonction et sa description Certaines fonctions ont plusieurs arguments. Dans ce manuel, seules des fonctions «simples» seront utilisées. 6. Si besoin, cliquer sur le lien «Aide sur cette fonction» pour obtenir un descriptif complet de cette fonction et des exemples 7. Valider en cliquant sur le bouton «OK» 8. La boîte de dialogue : «Arguments de la fonction» s'affiche 9. Si Excel a trouvé une suite de nombre, il la propose dans la zone "nombre 1" 10. Vérifier si la sélection est bonne sinon la redéfinir en cliquant sur le bouton «réduire" de la boîte de dialogue» Ofadis 2013 Page 69 sur 84

70 11. Réutiliser ce bouton après avoir sélectionné les cellules concernées 12. Vérifier le résultat affiché dans la boîte de dialogue 13. S'il y a une autre sélection à faire (2 ème argument), cliquer dans la zone Nombre 2 et sélectionner les cellules concernées 14. Valider en cliquant sur le bouton OK UTILISER UNE FONCTION PAR LA PALETTE DE FORMULE Cette palette simplifie la création de formules en corrigeant automatiquement des erreurs courantes d'excel. Elle propose un accès aux dernières fonctions utilisées et aux fonctions les plus courantes. Si celle recherchée, n'est pas dans la liste, sélectionner "choix de l'option" 1. Se positionner dans la cellule de résultat 2. Saisir le signe = dans la barre des formules pour faire apparaître la palette de formules 3. Si le compagnon office est actif, il propose de l'aide 4. Dans la palette de formules, sélectionner la fonction à utiliser (exemple SOMME) 5. La boîte de dialogue : s'affiche «Arguments de la fonction» 6. Si Excel a trouvé une suite de nombre, il la propose dans la zone "nombre 1" 7. Vérifier si la sélection est bonne sinon la redéfinir en cliquant sur le bouton «réduire» de la boîte de dialogue Ofadis 2013 Page 70 sur 84

71 8. Réutiliser ce bouton après avoir sélectionné les cellules concernées 9. Vérifier le résultat affiché dans la boîte de dialogue 10. S'il y a une autre sélection à faire (2 ème argument), cliquer dans la zone Nombre 2 et sélectionner les cellules concernées 11. Valider en cliquant sur le bouton OK SAISIR DIRECTEMENT LE OU LES ARGUMENTS D UNE FONCTION Lorsque l on est habitué à la syntaxe d une fonction, il est possible de saisir directement la fonction dans la feuille de calcul : 1. Cliquer dans la cellule de résultat puis saisir = 2. Saisir le nom de la fonction suivi d une parenthèse ouverte : 3. Excel affiche dans une info-bulle la syntaxe 4. Sélectionner la ou les cellules concernées par le 1 er argument 5. Appuyer sur la touche si un autre argument doit être contenu dans la formule de calcul 6. Fermer la parenthèse avant de valider. Ofadis 2013 Page 71 sur 84

72 23.5. CORRECTION AUTOMATIQUE DES FORMULES Si on saisit directement une formule dans la barre des formules, Excel peut identifier certaines erreurs de saisie et suggère automatiquement de corriger les erreurs les plus fréquentes. Si l'erreur est l'une des plus fréquentes, le compagnon office ou une boîte de dialogue, proposera d'effectuer automatiquement la correction ERREUR DANS UNE FONCTION En cas d erreur dans la saisie d une fonction : exemple :, une balise apparaît à gauche de la cellule et un symbole vert apparaît dans la cellule concernée. 1. Si la balise n apparaît pas, cliquer sur le symbole vert. 2. Cliquer ensuite sur la flèche déroulante de la balise pour visualiser les divers choix que propose Excel pour identifier et corriger l erreur Ofadis 2013 Page 72 sur 84

73 24. MODIFIER UNE FORMULE DE CALCUL PAR LA ZONE DE FORMULES 1. Activer la zone de résultat 2. Cliquer sur le bouton «insérer une fonction» de la zone de formule 3. La boîte de dialogue «Arguments de la fonction» s'affiche automatiquement 4. Modifier le ou les arguments incorrects 5. Valider en cliquant sur le bouton OK PAR L'IDENTIFICATEUR DE PLAGE 1. Activer la zone de résultat 2. Faire un clic dans la barre de formules. Un cadre de couleur identifie chaque argument utilisé dans la formule 3. Utiliser la poignée de recopie pour modifier la sélection 4. Cliquer en dehors de la cellule de résultat pour désactiver l'identificateur de plage ou valider la formule si une modification a été apportée. Ofadis 2013 Page 73 sur 84

74 25. LES FONCTIONS STATISTIQUES Ces fonctions ont toutes la même syntaxe : Nom_fonction(Nombre1;Nombre2; ) Elles admettent jusqu'à 30 arguments séparés par un point virgule (sélection discontigüe) FONCTION MOYENNE Renvoie la moyenne des valeurs de la liste des arguments indiqués Syntaxe : =moyenne(nombre1,nombre2, ) 1. Se positionner dans la cellule de résultat 2. Activer la cellule de résultat 3. Cliquer sur la flèche déroulante du bouton «Somme automatique» 4. Sélectionner la fonction «Moyenne» 5. Vérifier la plage de cellules proposée par excel, sinon, sélectionner les cellules concernées Ofadis 2013 Page 74 sur 84

75 6. Valider pour afficher le résultat Il est également possible de saisir directement la fonction. Dans ce cas, cliquer dans la cellule de résultat, puis saisir =moyenne( puis sélectionner la ou les cellules concernées, terminer en fermant la parenthèse ) =moyenne(nombre1) Si un autre argument (nombre 2) doit être inséré, appuyer sur la touche faire la nouvelle sélection. avant de 7. Valider pour afficher le résultat et recopier si nécessaire la formule. Ofadis 2013 Page 75 sur 84

76 25.2. FONCTION MAX Renvoie le nombre le plus grand de la liste des arguments indiqués Syntaxe : =max(nombre1,nombre2,.) S'utilise comme la fonction moyenne FONCTION MIN Renvoie le nombre le plus petit de la liste des arguments indiqués Syntaxe =min(nombre1,nombre2,.) S'utilise comme la fonction moyenne FONCTION NB Compte le nombre de cellules contenant une valeur numérique. Ne compte pas les cellules vides. Syntaxe : =nb(nombre1,nombre2, ) S'utilise comme la fonction moyenne FONCTION NBVAL Compte le nombre de cellules contenant une saisie (valeur texte et/ou numérique). Ne compte pas les cellules vides Syntaxe : =nbval(nombre1,nombre2, ) S'utilise comme la fonction moyenne Ofadis 2013 Page 76 sur 84

77 Ofadis 2013 Page 77 sur 84

78 INTERVENIR SUR UNE SÉLECTION 26. RÉFÉRENCES RELATIVES OU ABSOLUES Pour qu'un résultat soit correct lorsque l'on recopie une formule, il faut vérifier si Excel a bien adapté la formule RÉFÉRENCES RELATIVES Lorsque l'on recopie une formule, Excel ajuste automatiquement les références relatives dans la zone où sont recopiées les formules. Si la référence d'une cellule est relative, cela signifie qu'excel incrémentera son numéro de colonne s'il recopie la formule vers la droite, et incrémentera son numéro de ligne s'il recopie la formule vers le bas. Exemple : Le 2 ème tableau (prix TTC) est à calculer. La formule doit être ensuite recopiée vers la droite puis vers le bas La formule =B5*(1+B1) est saisie en B12 Résultat après recopie Si on recopie cette formule vers la droite, Excel incrémentera le n de colonne pour chacune des cellules à droite où la formule a été recopiée Si on recopie cette formule vers le bas, Excel incrémentera le n de ligne pour chacune des cellules vers le bas où la formule a été recopiée Ofadis 2013 Page 78 sur 84

79 La référence de cellule B12 est relative en colonne et en ligne RÉFÉRENCES ABSOLUES Pour signifier à Excel que la référence de cellule de départ ne doit ni s'incrémenter vers une recopie vers la droite, ni s'incrémenter vers une recopie vers le bas, c'est à dire bloquer la référence en colonne et en ligne il faut : 1. Cliquer dans la barre de formule et placer le pointeur d'insertion immédiatement à droite de la cellule dont on veut modifier la référence 2. Appuyer autant de fois que nécessaire sur la touche jusqu'à ce qu'un $ apparaisse devant le numéro de colonne et le numéro de ligne, puis valider pour obtenir : 3. Exemple : Le 2 ème tableau (prix TTC) est à calculer. La formule doit être ensuite recopiée vers la droite puis vers le bas La formule =B5*(1+$B$1) est saisie en B12 Résultat après recopie ² Si on recopie cette formule vers la droite, Excel bloquera le n de colonne précédé d un symbole $pour chacune des cellules à droite où la formule a été recopiée Ofadis 2013 Page 79 sur 84

80 Si on recopie cette formule vers le bas, Excel bloquera le n de ligne précédé d un symbole pour chacune des cellules vers le bas où la formule a été recopiée La référence de cellule B12 est absolue en colonne et en ligne RÉFÉRENCES MIXTES RÉFÉRENCE RELATIVE EN COLONNE ET ABSOLUE EN LIGNE Pour signifier à Excel que la référence de cellule de départ doit s'incrémenter vers une recopie vers la droite, mais ne pas s'incrémenter vers une recopie vers le bas, c'est à dire bloquer la référence en ligne mais pas en colonne : 1. Cliquer dans la barre de formule et placer le pointeur d'insertion immédiatement à droite de la cellule dont on veut modifier la référence 2. Appuyer autant de fois que nécessaire sur la touche jusqu'à ce qu'un $ apparaisse devant le numéro de ligne, puis valider pour obtenir : Exemple : Le 2 ème tableau (prix TTC) est à calculer. La formule doit être ensuite recopiée vers la droite puis vers le bas La formule =B5*(1+B$1) est saisie en B12 Résultat après Ofadis 2013 Page 80 sur 84

81 Si on recopie cette formule vers la droite, Excel incrémentera le n de colonne pour chacune des cellules à droite où la formule a été recopiée Si on recopie cette formule vers le bas, Excel bloquera le n de ligne précédé d un $ pour chacune des cellules vers le bas où la formule a été recopiée La référence de cellule B12 est relative en colonne et absolue en ligne RÉFÉRENCE ABSOLUE EN COLONNE ET RELATIVE EN LIGNE Pour signifier à Excel que la référence de cellule de départ ne doit pas s'incrémenter vers une recopie vers la droite, mais s'incrémenter vers une recopie vers le bas, c'est à dire bloquer la référence en colonne mais pas en ligne : 1. Cliquer dans la barre de formule et placer le pointeur d'insertion immédiatement à droite de la cellule dont on veut modifier la référence 2. Appuyer autant de fois que nécessaire sur la touche jusqu'à ce qu'un $ apparaisse devant le numéro de colonne, puis valider pour obtenir : Exemple : Le 2 ème tableau (prix TTC) est à calculer. La formule doit être ensuite recopiée vers la droite puis vers le bas La formule =B5*(1+$B1) est saisie en B12 Résultat après Ofadis 2013 Page 81 sur 84

82 Si on recopie cette formule vers la droite, Excel bloquera le n de colonne précédé du symbole $pour chacune des cellules à droite où la formule a été recopiée Si on recopie cette formule vers le bas, Excel incrémentera le n de ligne pour chacune des cellules vers le bas où la formule a été recopiée La référence de cellule B8 est absolue en colonne et relative en ligne Ofadis 2013 Page 82 sur 84

83 27. NOMMER UNE CELLULE ATTRIBUER UN NOM A UNE SÉLECTION 1. Sélectionner la cellule ou la plage de cellules à nommer 2. Ouvrir la liste déroulante de la zone des Noms 3. Saisir le nom sans espace mais le tiret ou le trait de soulignement sont aussi acceptés 4. Valider en appuyant sur la touche Nommer un cellule ou plage de cellules équivaut à dire que ces cellules ont une référence absolue en colonne et en ligne UTILISER UNE CELLULE NOMMÉE DANS UNE FORMULE DE CALCUL 1. Saisir la formule de calcul 2. Au moment du besoin, plutôt que de sélectionner la ou les cellules concernées, utiliser leur nom en appuyant sur la touche de fonction «Coller un nom» 3. Sélectionner le nom à utiliser Ofadis 2013 Page 83 sur 84

84 4. Valider pour l'insérer dans la formule de calcul ATTEINDRE UNE CELLULE (OU UNE PLAGE DE CELLULE) NOMMÉE 1. Sélectionner n importe quelle cellule d une feuille de calcul du classeur 2. Ouvrir la liste déroulante de la zone des noms 3. Sélectionner le nom correspondant à la ou les cellules à sélectionner Il est possible également d atteindre une cellule nommée en appuyant sur la touche F5 du clavier puis de sélectionner son nom SUPPRIMER UN NOM EXISTANT 1. Menu «Insertion Nom» 2. Sélectionner «Définir» 3. Sélectionner le nom à supprimer 4. Cliquer sur le bouton 5. Valider par «OK» Attention : un message d erreur apparaîtra après validation si ce nom était précédemment utilisé dans une formule de calcul. Ofadis 2013 Page 84 sur 84