EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS DU CONSEIL MUNICIPAL

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1 EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS DU CONSEIL MUNICIPAL Conseillers en exercice : 61 Date de Publicité : 26/10/2010 Reçu en Préfecture le : CERTIFIE EXACT, Séance du lundi 31 janvier 2011 D Aujourd'hui Lundi 31 janvier Deux mil dix, à quinze heures, le Conseil Municipal de la Ville de Bordeaux s'est réuni en l'hôtel de Ville, dans la salle de ses séances, sous la présidence de Monsieur Alain JUPPE - Maire de Bordeaux Etaient Présents : M. Hugues MARTIN, Mme Anne BREZILLON, Mme Anne Marie CAZALET, M. Jean Louis DAVID, Mme Brigitte COLLET(présente à partir de 16h35), M. Stéphan DELAUX, Mme Nathalie DELATTRE, M. Dominique DUCASSOU, Mme Sonia DUBOURG -LAVROFF, M. Michel DUCHENE, Mme Véronique FAYET, Mme Muriel PARCELIER, M. Alain MOGA, Mme Arielle PIAZZA, M. Josy REIFFERS, Mme Elizabeth TOUTON, M. Fabien ROBERT, Mme Anne WALRYCK, Mme Laurence DESSERTINE, M. Jean Marc GAUZERE, M. Jean Charles BRON, M. Joël SOLARI, M. Charles CAZENAVE, M. Alain DUPOUY, Mme Ana Marie TORRES, M. Jean-Pierre GUYOMARC H, Mme Mariette LABORDE, M. Jean-Michel GAUTE (présent à partir de 15h40), Mme Marie-Françoise LIRE, M. Jean-François BERTHOU, M. Nicolas BRUGERE, Mme Constance MOLLAT, M. Maxime SIBE, M. Guy ACCOCEBERRY(présent à partir de 15h30), Mme Emmanuelle CUNY(présente à partir de 16h35), M. Jean-Charles PALAU, Mme Chafika SAIOUD (présente à partir de 15h50), M. Ludovic BOUSQUET, M. Yohan DAVID, Mme Alexandra SIARRI, Mme Sarah BROMBERG, Mme Wanda LAURENT, Mme Paola PLANTIER, Mlle Laetitia JARTY, M. Jacques RESPAUD, M. Jean-Michel PEREZ, Mme Martine DIEZ, Mme Béatrice DESAIGUES (présente jusqu à 16h35), Mme Emmanuelle AJON, M. Matthieu ROUVEYRE, M. Pierre HURMIC, Mme Marie-Claude NOEL, M. Patrick PAPADATO, M. Vincent MAURIN, Mme Natalie VICTOR-RETALI, Excusés : M. Didier CAZABONNE, M. Pierre LOTHAIRE, Mme Chantal BOURRAGUE, Mme Sylvie CAZES, Mme Nicole SAINT ORICE,

2 Restauration municipale. Convention entre la Ville de Bordeaux, la Ville de Mérignac et le syndicat intercommunal à vocation unique Bordeaux. Mérignac. Signature. Décision. M. Hugues MARTIN, Adjoint au Maire, présente le rapport suivant : Mesdames, Messieurs, Par délibérations du 25 octobre et du 28 octobre 1999, la Ville de Bordeaux et la Ville de Mérignac ont créé un Syndicat Intercommunal à Vocation Unique (SIVU) auquel elles ont transféré leurs compétences respectives en matière de restauration collective. La production et la livraison de repas aux deux villes sont assurées par le SIVU depuis le 5 juillet L'organisation des relations financières entre les Villes et le SIVU a été fixée par convention en date du 12 avril Le SIVU doit répondre à des contraintes d'ordre administratif, juridique, financier ou technique qui sortent de son cadre d'action et pour lesquelles il requiert les compétences des deux villes. En conséquence, par convention en date du 5 juin 2009, les deux communes ont mis en œuvre une assistance à maîtrise d'ouvrage gratuite afin d'accompagner le SIVU. Afin de disposer d un document unique, il a été décidé de rédiger une nouvelle convention tripartite intégrant les conventions précitées et tenant compte des évolutions techniques, réglementaires ou de consommation. Il s'agit notamment de préciser Les missions et obligations de chacune des parties Les principes applicables à l'ensemble des repas L'organisation de la prestation de la commande à la livraison Les dispositions relatives à la qualité des repas, à la sécurité alimentaire et aux contrôles Les dispositions financières Le suivi de la gestion du SIVU et l assistance à maîtrise d ouvrage afin de l accompagner dans ses actions. En conséquence, je vous demande, Mesdames, Messieurs, de bien vouloir : Autoriser Monsieur le Maire à signer la convention ci-annexée. ADOPTE A L'UNANIMITE Fait et Délibéré à Bordeaux, en l Hôtel de Ville, le 31 janvier 2011 P/EXPEDITION CONFORME, M. Hugues MARTIN

3 Adjoint au Maire 2/44

4 CONVENTION ENTRE LA VILLE DE BORDEAUX, LA VILLE DE MERIGNAC ET LE SYNDICAT INTERCOMMUNAL A VOCATION UNIQUE BORDEAUX MERIGNAC Entre les soussignés La Ville de Bordeaux, représentée par son Maire, Monsieur Alain Juppé, habilité aux fins des présentes en vertu de la délibération du Conseil Municipal n en date du, reçue en Préfecture le, Et La Ville de Mérignac, représentée par son Maire, Monsieur Michel Sainte-Marie, habilité aux fins des présentes en vertu de la délibération du Conseil Municipal n en date du, reçue en Préfecture le; Et Le Syndicat Intercommunal à Vocation Unique de Bordeaux-Mérignac (SIVU) pour la restauration collective, représenté par son Président, le Docteur Jean-Marc Gaüzère, habilité aux fins des présentes en vertu de la délibération du Comité Syndical n, en date du, reçue en Préfecture le. Il est préalablement exposé ce qui suit : Par délibérations du 25 octobre et du 28 octobre 1999, la Ville de Bordeaux et la Ville de Mérignac ont créé un Syndicat Intercommunal à Vocation Unique (SIVU) auquel elles ont transféré leurs compétences respectives en matière de restauration collective. La production et la livraison de repas aux deux villes sont assurées par le SIVU depuis le 5 juillet L'organisation des relations financières entre les Villes et le SIVU a été fixée par convention en date du 12 avril Le SIVU doit répondre à des contraintes d'ordre administratif, juridique, financier ou technique qui sortent de son cadre d'action et pour lesquelles il requiert les compétences des deux villes. En conséquence, par convention en date du 5 juin 2009, les deux communes ont mis en œuvre une assistance à maîtrise d'ouvrage gratuite afin d'accompagner le SIVU. Afin de disposer d un document unique, intégrant les conventions précitées et tenant compte des évolutions techniques, réglementaires ou de consommation, il a été décidé d intégrer les deux conventions précitées à la présente. Ceci ayant été exposé, il est convenu et arrêté ce qui suit : 3/1

5 CHAPITRE 1 : DISPOSITIONS GENERALES ARTICLE 1.1 : OBJET DE LA CONVENTION La présente convention a pour objet : - De régler l ensemble des relations entre les Villes de Bordeaux et Mérignac d une part et le SIVU Bordeaux-Mérignac d autre part, dans le cadre de la compétence transférée par les 2 villes au SIVU. - D assurer la nécessaire coordination entre le SIVU et les Villes de Bordeaux et Mérignac, notamment, compte tenu de la démarche qualité conduite par les 2 villes dans l organisation globale de la prestation alimentaire et de leurs orientations définies par référence au développement durable. La présente convention est complétée par un ensemble de dispositions particulières figurant en annexe et détaillant les modalités de collaboration avec le SIVU, propres à chacune des 2 villes. Ces dispositions pourront faire l objet d adaptations successives datées et validées par les signataires de la présente convention. ARTICLE 1.2 : MISSIONS DU SIVU Le SIVU produit et livre des repas en quantité et qualité suffisantes pour le compte des Villes de Bordeaux et Mérignac à destination des publics suivants : - Ecoles maternelles et élémentaires - Associations ou Centres d accueils et de loisirs (enfants et adultes) - Agents municipaux de Bordeaux et de Mérignac - Foyers logement, - Foyers et clubs seniors, - Portage de repas à domicile. Des prestations exceptionnelles pour le compte d autres organismes d intérêt général (par exemple autres communes ou établissements d enseignement) pourront être réalisées dans le respect des règles de la libre concurrence et après accord préalable des deux Villes, ainsi que des prestations telles que : - la livraison de plateaux repas ou de goûters, - la possibilité de consommer des repas sur le site du SIVU - la livraison de plateaux repas sur un lieu autre que l habituel En aucun cas la prestation réalisée pour ces organismes ne pourra obérer la quantité ni la qualité de celle assurée pour le compte des Villes de Bordeaux et de Mérignac, qui constitue l objet principal du SIVU. 4/1

6 Si des circonstances particulières le justifient et à titre exceptionnel, les Villes de Bordeaux et Mérignac se réservent la possibilité de demander au SIVU une prestation de repas supplémentaires. Dans le cas où les besoins excèdent la capacité de production du SIVU, les Villes indiquent au SIVU les catégories de convives prioritaires. 5/1

7 ARTICLE 1.3. : OBLIGATIONS DU SIVU Le SIVU assure : - Le maintien de la cuisine centrale et de ses équipements dans les conditions d exploitation conformes à la réglementation et à l agrément reçu de la Direction des Services Vétérinaires, - L établissement du plan alimentaire en concertation avec les Villes et selon la réglementation en vigueur, - L élaboration des menus dans les conditions prévues au présent document et le chiffrage de chaque composante, - La communication au public des informations relatives à la composition des menus, - La sélection des fournitures et les achats de denrées alimentaires selon les prescriptions quantitatives, qualitatives et les conditions définies par la présente convention, - La fabrication, le conditionnement et le stockage des repas, - Le transport et la livraison des repas sur les points de livraison jusqu aux armoires froides des offices, - En collaboration avec les Villes de Bordeaux et Mérignac, l information des agents de restauration affectés à la remise en température des plats afin d assurer un service de qualité, de la fabrication à la consommation (consignes d hygiène, de réchauffage et de présentation des plats), - Le suivi de la consommation et de la satisfaction des clients sur les sites de restauration en liaison avec les Villes de Bordeaux et Mérignac, - La facturation des repas livrés. Pour chacune des missions énoncées ci-dessus, le SIVU s engage à respecter l ensemble de la réglementation en vigueur. ARTICLE 1.4 : COMPETENCES ET OBLIGATIONS CONSERVEES PAR LES VILLES DE BORDEAUX ET MERIGNAC Les Villes de Bordeaux et Mérignac assurent, sur les sites et pour les publics dont ils ont la responsabilité, - Le contrôle à réception des repas, - La remise en température des plats cuisinés (selon les modalités définies par le SIVU), et le suivi des températures, - La vérification des «dates limites» de consommation des menus de secours et autres produits conservés plusieurs jours, - Le dressage des plats et le service aux consommateurs, - L organisation et le suivi du service dans les salles de restaurants ainsi que l encadrement des convives, - L hygiène des locaux, des matériels, des personnels affectés dans les satellites et le suivi de ces installations, - La charge des analyses de surface dans les restaurants et leur exploitation, - La formation du personnel affecté aux satellites (hygiène alimentaire et organisation du temps du repas) en complément de l information dispensée par le SIVU qui sera avisé de la nature de ces formations. - L information de tous les consommateurs et l éducation nutritionnelle des enfants dans les classes ou auprès des parents d élèves, - L affichage des menus et menus améliorés, par le biais des supports fournis par le SIVU. 6/1

8 Les Villes de Bordeaux et Mérignac s engagent à respecter l ensemble de la réglementation en vigueur, et plus particulièrement celle relative à l hygiène des locaux et des personnels de restauration. ARTICLE 1.5 : MODIFICATIONS En cas de modification substantielle souhaitée, chacune des parties s'engage à informer au préalable et solliciter l'accord des deux autres. CHAPITRE 2 : ORGANISATION ET CONTENU DE LA PRESTATION DE RESTAURATION ARTICLE 2.1 : LA COMMISSION DES MENUS Article : Composition de la commission des menus La Commission des Menus est composée de membres désignés par la Ville de Bordeaux, par la Ville de Mérignac et par le SIVU. Ces membres sont des élus en cours de mandat siégeant au Comité Syndical ainsi que des fonctionnaires ou des agents publics en activité au sein des 3 collectivités. Les membres sont désignés pour la durée du mandat au titre duquel ils siègent. Article : Rôle de la commission des menus La Commission des menus veille au respect de la qualité nutritionnelle et organoleptique de tous les repas quel que soit le type de convives. La Commission : - Examine la composition (qualité, quantité, prix ) des menus proposés par le S.I.V.U. tenant compte des objectifs qualitatifs et des contraintes de gestion (prix de revient moyen des repas, capacités techniques et humaines de la cuisine centrale et des sites de restauration), - Contrôle l application des dispositions relatives aux menus, ainsi que leur éventuelle modification, - Apporte les mesures correctives pour améliorer, le cas échéant, la prestation, - Valide le recours à de nouveaux aliments mis sur le marché des aliments, - Vérifie la satisfaction des consommateurs, - Valide les projets de menus pour le cycle à venir, - Valide et détermine les dates et thèmes des menus améliorés pour le cycle suivant, - Détermine la répartition quantitative du choix entre les différents menus, 7/1

9 - Etablit une charte qualité dont les fondements sont posés en Annexe 1 Les menus validés en Commission des Menus doivent être scrupuleusement respectés par le SIVU. Toute modification doit être immédiatement signalée par le SIVU aux interlocuteurs désignés par chacune des 2 villes et validée conjointement, sauf dans le cas de menus complémentaires. Article : Fonctionnement de la commission des menus La commission des menus se réunit toutes les 8 semaines. L'ensemble des menus envisagés doit parvenir aux membres de la Commission 15 jours avant la date de réunion de la Commission. Les Villes font parvenir leurs remarques éventuelles au SIVU, une semaine avant la date de la commission. ARTICLE 2.2 : DISPOSITIONS RELATIVES AUX MENUS Article : Dispositions générales : Composition des repas Les menus sont établis sur le principe de plans alimentaires de 8 semaines. Le SIVU communique les menus au moins trois semaines avant la consommation des repas : - aux sites de restauration, - à l ensemble des destinataires définis par chacune des villes. Un tableau type figure en Annexe 2 à la présente convention. Il est actualisé si nécessaire par le conseil syndical : Menus de secours Un «menu de secours» est livré dans chaque site de restauration, qui en fait la demande, en quantité correspondant à la fréquentation journalière maximale de chaque établissement. Il permet d assurer une continuité de service dans des circonstances à caractère exceptionnel (météo, grève ) et si des produits s avéraient tardivement non conformes à la qualité organoleptique et sanitaire attendue et à condition que le SIVU n ait matériellement pas le temps de les échanger. Ils comprennent des produits appertisés pouvant être conservés à température ambiante durant toute l année scolaire dans le respect des dates limites de consommation. Les «menus de secours» sont renouvelés par le S.I.V.U. au fur et à mesure de leur consommation. Leur renouvellement fait l objet d une commande en régularisation, facturée en fin de mois. Afin d en assurer une bonne rotation, les denrées qui composent ces menus sont incluses, une fois par an, dans les menus habituels : Menus de régimes 8/1

10 Le SIVU n est pas habilité à réaliser des repas de «régime» pour des personnes présentant des problèmes de santé et nécessitant l élaboration d un menu spécifique, et ce, même sur présentation d un certificat médical. Cependant, dans ses fabrications, le SIVU évite l utilisation d un certain nombre d allergènes dont l arachide mais n est pas à l abri d un changement de menu ou de produit et ne peut maîtriser totalement la composition des plats dont il n effectue pas la fabrication. La composition des plats est accessible aux consommateurs depuis le site Internet du SIVU, sous réserve de changement de menus inopiné : Menus complémentaires Deux menus à 5 composantes (semaines paires et impaires), l un à base de féculents, l autre à base de légumes peuvent être proposés en cas de demande de repas complémentaires et dans le cas où le SIVU n est pas en mesure de respecter le menu prévu. Ce menu sert de variable d ajustement au SIVU, limitant ainsi le gaspillage et une désorganisation de la production. La composition de ces menus se doit d'être soignée, de qualité nutritionnelle équivalente à celle des repas habituellement servis et validée dans le cadre de la commission des menus. Peuvent être concernés, le menu dans son ensemble ou bien une ou plusieurs composantes. Une rotation est réalisée au niveau des sites afin d éviter la redondance de ce menu. Les Villes sont informées lors de la distribution de ce repas : Plats de substitution Les convives ne consommant pas le plat commun, lorsque cette demande est très largement représentative, ont un plat de substitution de valeur nutritionnelle équivalente au plat initialement proposé (ex : repas sans porc) : Menus particuliers Les menus améliorés sont proposés et validés dans le cadre de la Commission des Menus. Un calendrier est établi. Ces menus sont proposés : - A l'occasion des Fêtes, - Afin d'éduquer le goût et faire découvrir aux scolaires et aux seniors des clubs d'autres traditions culinaires régionales ou étrangères, de nouvelles odeurs ou saveurs, (Pas plus de 3 par an), - A l'occasion d événements particuliers (J.O, Coupe du monde, jumelage ). Ces menus doivent tenir compte des contraintes de gestion du SIVU. Leur typologie et les catégories de convives concernées figurent en Annexe : Fourniture du pain Le pain est commandé par le site de restauration directement auprès du boulanger retenu par le SIVU dans le cadre d'un marché. Le SIVU informe les sites lors des changements de marché. Les quantités commandées par les gestionnaires des sites de restauration sont évaluées pour assurer le repas du midi et du goûter pour les écoles offrant cette prestation quand le goûter est fourni par le SIVU. 9/1

11 La livraison est effectuée, par le boulanger, le jour même de la consommation, jusqu à la porte de l office des sites de restauration, au plus tard à 10h45, dans un sac en papier à usage unique et dans les conditions prévues au cahier des charges et notamment en matière d hygiène. Le fournisseur adresse au SIVU une facture mensuelle accompagnée des bons de livraisons signés par le gestionnaire. Les quantités prévues pour le repas du midi et/ou le goûter tiennent compte, par ailleurs, de la composition du menu et des consommateurs spécifiques sur chaque site. 10/1

12 : Fourniture des serviettes en papier Le SIVU fournit aux restaurants satellites des serviettes en papier jetables pour l ensemble des catégories de convives (hormis les scolaires maternelles). La livraison s effectue par le SIVU au moment des repas, à raison d une fois par mois, sur la base du nombre de repas consommés. Cette livraison est notifiée sur le bon de livraison des repas. Article : Dispositions spécifiques relatives à la restauration scolaire : Projets d accueil individualisés (PAI) En application des circulaires du 10 novembre 1999 et du 28 juin 2001 favorisant l accueil des enfants présentant une allergie, une intolérance alimentaire ou une maladie chronique, les villes assurent la responsabilité de l accueil des enfants relevant de projets d accueil individualisé (P.A.I.). Ainsi, il revient aux médecins scolaires de juger de la nécessité ou non de demander un panier repas aux familles. Cependant une offre spécifique de menus conçus pour répondre aux cas d allergies alimentaires les plus fréquentes peut éventuellement être proposée aux scolaires dans le cadre P.A.I. en faisant appel aux prestations d un fournisseur habilité. Un tarif spécifique correspondant au prix d achat par le S.I.V.U. est alors pratiqué dans les conditions définies par le comité syndical. Dans le cas où une ou les deux communes souhaiterait bénéficier d une telle prestation un avenant modificatif à la présente sera signé : Pique-niques Lors de sorties, il pourra être demandé au S.I.V.U. de fournir des pique-niques pour les différentes catégories de convives, (composition définie en Annexe 4) et pour tous les enfants, sous réserve de l existence d équipements adéquats sur les sites de livraison concernés (glacières, plaques eutectiques) : Fourniture de lait Des briques de lait ½ écrémé «BIO» de 20 cl sont fournies à toutes les écoles maternelles et aux écoles élémentaires situées en RRS (réseau réussite scolaire) qui en font la demande. Les Villes centralisent le besoin hebdomadaire de chaque site et le communiquent au SIVU une fois par semaine, le vendredi avant 11h pour la semaine suivante. La commande de lait est effectuée par le SIVU auprès du fournisseur qui livre les briquettes de lait dans les établissements scolaires désignés par la Ville de Bordeaux et la Ville de Mérignac Les bons de livraisons mentionnant la quantité réellement réceptionnée sont signés par l agent municipal, retournés dans une enveloppe adressée au «Comptable du SIVU», et remis directement au chauffeur du SIVU : Goûters Le SIVU peut être amené à livrer des goûters (hors temps scolaire) aux villes ou aux organismes assurant des activités périscolaires pour les enfants restant à l étude, à la garderie ou aux centres d accueil et de loisirs. 11/1

13 La livraison s effectue à l horaire habituel de la livraison des repas selon les tarifs déterminés en début d année civile. La composition des goûters figure en annexe 2. Article : Dispositions spécifiques relatives aux centres d accueil et de loisirs : Pique-niques Lors des sorties, il pourra être demandé au SIVU de fournir des pique-niques pour les différentes catégories de convives, sous réserve de l existence d équipements adéquats sur les sites de livraison concernés (glacières, plaques eutectiques). Sa composition est définie en Annexe 4. Son évolution relève si nécessaire du conseil syndical. Les pique-niques proposés sont réalisés dans le cadre de la commission des menus. Les commandes au SIVU s effectuent 1 semaine à l avance pour le menu salade (menu C) et les sandwiches (menu B) et 3 semaines à l avance pour le menu viande froide (menu A). La livraison s effectue à l horaire habituel de livraison des repas ou récupérée directement au SIVU (information à notifier à la commande) sous réserve de l existence d équipements adéquats sur les sites de livraison concernés : Goûters Durant les vacances scolaires et les mercredis (hors temps scolaire), un goûter est proposé en complément du repas (cf. Annexe 2). Article : Dispositions spécifiques aux clubs seniors ou foyers restaurants : Fourniture de potage Un potage sera proposé en période hivernale, alternativement avec entrée chaude ou froide. Le calendrier correspondant sera arrêté par la commission des menus : Fourniture d épicerie et éléments de décoration La prestation du SIVU sera complétée par les condiments (huile, vinaigre, sel, poivre, moutarde, mayonnaise, ketchup), le café, la tisane, le sucre ainsi que des éléments de décoration (selon l'offre saisonnière) nécessaires à l environnement du repas. La liste des fournitures d'épicerie et de décorations figure en Annexe : Fourniture de vin Du vin est proposé sur la base d un quart de litre par personne maximum. Cette commande s effectue par le biais des commandes d épicerie et est refacturée aux villes par le SIVU. 12/1

14 : Prestation particulière A la demande de chaque Ville, un menu gastronomique pourra être demandé au SIVU pour des évènements particuliers. Il fera l objet d une tarification particulière, sur la base du prix de revient indiqué par le SIVU : Pique-niques Les clubs seniors auront la possibilité de commander des pique-niques lors de sorties à la journée ou d animations particulières (principe défini dans l article ), sous réserve de l existence d équipements adéquats sur les sites de livraison concernés (glacières, plaques eutectiques). Article : Dispositions spécifiques au portage à domicile Dans l élaboration des menus et la fabrication des repas, le SIVU adapte sa prestation en fonction des particularités de ces convives, sous réserve de l appréciation par la commission des menus des contraintes techniques. Chaque jour, les pains seront mis à disposition des agents du Portage au moment du chargement. Ils seront conditionnés dans un sac en papier à usage unique et regroupés par secteurs dans des sacs répondant aux conditions prévues au cahier des charges et notamment en matière d hygiène. Les repas des dimanches et jours fériés sont améliorés par rapport à ceux des autres jours et comportent une pâtisserie. Article : Dispositions relatives aux repas "élections" Le SIVU peut être amené à réaliser des repas pour les personnes assurant la tenue des bureaux de vote, selon les modalités et devis arrêtés entre chacune des villes et le SIVU. Le calendrier électoral ainsi que l ensemble des informations relatives au nombre de repas et aux points de livraison est communiqué au SIVU par les Villes dans des délais suffisants pour lui permettre d assurer sa prestation dans les meilleures conditions. Les centres doivent être livrés au plus tard à 11h30 pour le repas du midi et avant 19 h dans le cas du repas du soir. Certains centres n étant pas équipés d armoires froides, le SIVU assure la livraison de plateaux-repas dans des glacières, équipées de plaques eutectiques. Le SIVU peut-être sollicité pour la confection de buffets à l intention des 2 villes conformément aux modalités convenues avec chacune des villes. 13/1

15 CHAPITRE 3 - ORGANISATION DE LA PRESTATION La qualité des repas fournis par le S.I.V.U. devra s intégrer dans une organisation globale de la prestation alimentaire durant le temps du repas pour être satisfaisante. La répartition des fonctions s exprime comme suit : le SIVU apporte le "produit", les villes de Bordeaux et Mérignac assurent le «service» dans le cadre d une prestation intégrée. ARTICLE 3.1 : ORGANISATION DE LA COMMANDE Les villes de Bordeaux et Mérignac communiquent au SIVU la liste des sites de restauration concernant tous les types de convives, ainsi que le type de service par site (self-service, table de quatre, table de huit convives) et s'engagent à informer le SIVU de tout changement (ouverture ou fermeture). Article : Organisation de la commande quotidienne Seules les commandes écrites ou par interface informatique transmises la veille de la livraison avant 13h30 pour Mérignac et 10h15 pour Bordeaux seront prises en compte par le SIVU. Afin de ne pas nuire au bon fonctionnement du SIVU, la commande doit intervenir au plus tard la veille de la livraison pour une consommation le lendemain ou le surlendemain. Article : Dispositions relatives à la commande centralisée Les modalités de commande et de livraison font l objet d un accord des parties en fonction de leur organisation respective. En fonction de son organisation propre, chacune des villes pourra assurer le relais des commandes et de la facturation entre l organisme et le SIVU. Concernant les Centres d Accueil et de Loisirs, ils assurent eux-mêmes la commande auprès du SIVU. Article : Dispositions relatives aux réajustements Les possibilités de réajustement le jour de livraison demeurent ouvertes mais doivent conserver un caractère exceptionnel et parvenir au SIVU selon les modalités suivantes : Réajustement à la baisse : au plus tard la veille du jour de la livraison, Réajustement à la hausse : avant 9h30 le jour de la livraison. Elles sont systématiquement consignées sur le bon de livraison. Article : Dispositions relatives à la restauration des organismes d'intérêt général La Ville de Bordeaux et la Ville de Mérignac transfèrent au SIVU la compétence pour la production et la livraison des repas aux organismes d'intérêt général. Une convention entre le SIVU et chacun de ces organismes formalisera les conditions techniques et financières de ces livraisons. Les Villes sont tenues informées grâce au rapport annuel d activité du SIVU sur le volume de cette activité et les éventuelles difficultés rencontrées. 14/1

16 Article : Organisation de la commande occasionnelle Le SIVU peut être amené à réaliser des prestations qui ne relèvent pas d'une commande quotidienne (repas élections, repas exceptionnels divers). Le S.I.V.U. n effectue aucune livraison en l absence d un bon de commande officiel. ARTICLE 3.2 : ORGANISATION DE LA LIVRAISON La livraison est assurée par le SIVU jusqu aux armoires froides des offices dans le respect des règles d hygiène en application de la démarche HACCP et des procédures définies avec chacune des villes. Cette livraison s effectue conjointement, en présence d un agent de la Ville en vue du transfert de responsabilité, sous réserve des dispositions particulières des 2 Villes définies préalablement. Chaque Ville remettant en début d année scolaire la liste des sites concernés par ces dispositions particulières. Le nombre de repas livrés doit être conforme à l'effectif annoncé à la commande ; tout écart doit figurer sur le bon de livraison avec l'une des mentions suivantes : - Admission - Rejet : dans ce cas, ce rejet motivé est porté sur le bon de livraison puis transmis au service municipal concerné. Ces dispositions ne concernent pas le cas particulier du portage des repas à domicile. CHAPITRE 4 : MISE EN ŒUVRE DES CONTROLES ARTICLE 4.1 : CONTROLES EFFECTUES PAR LES VILLES DE BORDEAUX ET MERIGNAC Le contrôle à la livraison L'agent municipal, ou d une association, chargé de la réception des repas, doit contrôler la conformité qualitative et quantitative des denrées, consigner la température des produits réceptionnés sur le document prévu à cet effet ainsi que la température des armoires froides lors du stockage des plats cuisinés. Un document récapitulant la procédure à appliquer est remis à chaque satellite. (Un exemple figure en Annexe 6). La remise en température des plats Cette fonction est à la charge des Villes ou des associations qui en assurent le suivi par l intermédiaire de leur responsable. Le relevé de température après remise en température incombe aux agents municipaux ou aux associations qui le notifient sur le document prévu à cet effet. Le service aux consommateurs Les villes assurent : - La distribution des repas aux convives dans le respect des règles d hygiène et de qualité de service, - Et, dans ce cadre, des audits sur les restaurants satellites. 15/1

17 Afin de travailler sur l amélioration de la qualité du service offert aux consommateurs, les villes et le SIVU développent les conseils et les préconisations en matière de restauration. Les autocontrôles Les Villes font réaliser des autocontrôles de surfaces sur les différents sites de consommation. Lorsqu une analyse de surface sur un site de restauration n est pas conforme au résultat escompté, les Villes adressent une copie de l analyse au responsable de l établissement concerné en y formulant les mesures qui devront être prises afin d y remédier. Les Villes peuvent, à tout moment et sans en référer au préalable au SIVU, procéder ou faire procéder à tous les contrôles qu elles jugeront nécessaires en vue de vérifier la conformité de la prestation avec les dispositions de la présente convention et les modalités de son exécution (conformités sanitaire, nutritionnelle, organoleptique, qualitative, quantitative). Les Villes peuvent demander au S.I.V.U. toutes les pièces nécessaires à ce contrôle (fiches techniques et composition, état des pièces utilisées pour les services des viandes, factures des denrées alimentaires ) ainsi que les documents suivants : - les manuels H.A.C.C.P., - les fiches «incidents», - le cahier des dégustations, - les résultats d analyses (alimentaires et surfaces) et les mesures correctives associées, - la nature des approvisionnements des denrées, - les comptes rendus des visites réalisées par la DDPP de la Gironde. Mesure de la satisfaction des consommateurs Un suivi de la consommation est assuré quotidiennement par l intermédiaire d un agent municipal au contact des convives et selon une grille d évaluation définie en commun (Annexe 7) Ces grilles font l objet, en fin de mois, d un retour aux services municipaux concernés qui les analysent et transmettent une copie au responsable qualité restauration de la Ville chargé de les centraliser et d'en faire retour au SIVU en vue de la commission des menus, dans un délai d un mois. Afin de s assurer de la satisfaction des convives, un représentant du SIVU se rend régulièrement sur le site de restauration, accompagné d un représentant de la Ville concernée. Une fois par an, une commission des menus exceptionnelle se réunit afin d'aborder le thème de la satisfaction. ARTICLE 4.2 : CONTROLES INCOMBANT AU SIVU Le SIVU s'engage à appliquer les textes réglementaires et les documents de référence applicables à la restauration collective et au transport des denrées, notamment dans leurs dispositions relatives aux contrôles. Contrôles sanitaires Le S.I.V.U. met en place les procédures de sécurité appropriées pour l analyse et l évaluation des risques alimentaires potentiels, ainsi que les autocontrôles réguliers dont la nature et la périodicité sont fondées sur les principes de l H.A.C.C.P. Pour chaque opération, l ensemble de ces procédures, ainsi que des mesures correctives, doivent être consignées dans un "manuel H.A.C.C.P.". Le S.I.V.U. doit faire réaliser par un laboratoire extérieur habilité les autocontrôles concernant : - les analyses bactériologiques et chimiques des produits bruts issus directement des fournisseurs de produits alimentaires, 16/1

18 - les analyses bactériologiques alimentaires issues des produits fabriqués par le SIVU, - les analyses de surface de la cuisine centrale. Le coût de l ensemble de ces analyses est pris en charge par le SIVU et est intégré dans le prix de revient global du repas. Contrôles de la traçabilité des denrées alimentaires Afin d assurer la meilleure sécurité aux convives, il est impératif que le SIVU exige de ses fournisseurs toutes les garanties d origine et de traçabilité des aliments servis et en demande une vérification auprès de la Direction Départementale de la Protection des populations si nécessaire. Le SIVU s assure lors de la sélection des fournisseurs que ceux-ci maîtrisent la démarche H.A.C.C.P, et également qu ils sont titulaires de l agrément de la même direction. Contrôles de la qualité des repas Le S.I.V.U. doit effectuer avant chaque livraison un test de dégustation de tous les plats proposés afin de vérifier l aspect, l odeur, la cuisson et le goût des mets proposés. Le résultat de ces tests est consigné dans un cahier spécifique. Aucun produit dont l aspect et le goût semblent suspects, douteux ou très insuffisants, ne peut être proposé. Dans le cas où un produit n est pas satisfaisant, il convient d appliquer une procédure permettant de ne pas proposer l aliment. Il s agit de répondre aux cas de figure où : - il a été établi que des denrées sont impropres à la consommation, - ou bien il existe des présomptions sérieuses quant à la qualité sanitaire des aliments proposés. Les mets sont retirés et sont remplacés par un autre produit ou par un ou plusieurs éléments du "menu de secours". ARTICLE 4.3 : PROTECTION DU CONSOMMATEUR Article : Procédure en cas de repas défectueux Dans le cas où un repas ou un mets serait considéré comme impropre à la consommation : - présence d un corps étranger, - aspect, odeur ou goût suspect. Le site de restauration concerné par un problème particulier en informe la Direction responsable et le Responsable qualité de la Ville, qui en avise le SIVU. Une enquête est alors menée pour déterminer l origine du problème, et notamment s il est intervenu avant ou après la livraison par le SIVU au site de restauration. La partie responsable du caractère défectueux communique alors par écrit à l autre partie les causes et les mesures correctives envisagées. Dans tous les cas, le SIVU est informé rapidement afin d effectuer, si nécessaire, un échange de la marchandise non consommable, ou la mise en place du menu de secours. Article : Procédure de retrait/rappel La gestion de la crise nécessite une organisation et des dispositions exceptionnelles et temporaires et une coordination efficace de tous les acteurs (villes et SIVU) afin de satisfaire aux impératifs de sécurité sanitaire. 17/1

19 Cette procédure précise la marche à suivre et les moyens à mettre en place dans le cas de crise alimentaire touchant un produit mis en distribution par le SIVU. Elle s'applique en cas de risque identifié pour la santé des consommateurs sur un produit que le SIVU distribue ou dans le cas d'une anomalie sans danger pour le consommateur mais rendant impropre la consommation de ce produit (aspect organoleptique du produit). La procédure de retrait peut avoir trois origines : - Une information émanant de l'administration de contrôle (DDPP) lors d'alertes communautaires - Une information émise par le service qualité achats du SIVU après résultats d'autocontrôles de production ou de test de dégustation. - Une information émise par les clients/consommateurs après constat de la présence d un corps étranger, d'un aspect, d'une odeur ou d'un goût suspects. Le déroulement de la procédure est décrit en Annexe 8 Article : Toxi-infections alimentaires collectives (TIAC) Dans le cas où une TIAC serait avérée ou présumée, la Direction de la Ville responsable du site de restauration concerné doit en informer dans les plus brefs délais : - Le SIVU, - Le médecin du travail, - Les médecins scolaires (pour les offices de restauration scolaire), - Les directions de la Ville responsables de sites de restauration, - Le directeur du Service Communal d Hygiène, - Les Responsables Qualité Restauration des deux Villes, - Ainsi que les organismes prévus en application de la législation en vigueur. Les analyses et la mise en place de mesures correctives sont effectuées exclusivement par le SIVU, qui se charge d informer la Ville des résultats de ces analyses. Les Communes se réservent la possibilité de réaliser des échantillons témoins sur leurs sites de consommation. ARTICLE 4.4 : INFORMATION DU CONSOMMATEUR L information et la communication constituent un élément majeur dans la qualité globale de la prestation du S.I.V.U. et à ce titre, il s impose une attitude de transparence et d ouverture face aux demandes de ses clients (services des Villes, organismes d intérêt général). Toutes les informations doivent pouvoir être consultées et si besoin communiquées à la demande des usagers : - Sur le site même des restaurants (scolaires, clubs seniors et foyers-restaurants, ) à la demande des Directions concernées - Sur le site même du SIVU au cours d une visite organisée pour les visiteurs qui en formulent la demande (enseignants, parents d élèves, élus, convives ), - En tout endroit nécessaire à la demande des Villes, - Au cours de la commission des menus, - Sur le site Internet des villes et du SIVU. 18/1

20 Le SIVU peut par ailleurs diffuser des éléments d information sous forme papier (plaquettes des menus, affiches, informations nutritionnelles ou de service, décors, sets de table ) en accord avec chacune des Villes. Le SIVU diffusera des plaquettes de menus (gros caractères pour les menus seniors). Il y sera indiqué, entre autres, la présence de porc, la composition des salades, l origine des viandes bovines, les critères réglementaires de qualité et des informations nutritionnelles au choix du SIVU (pour les menus scolaires). Le SIVU fournira aux clients, grâce à son site Internet, les fiches techniques comportant les valeurs nutritionnelles pour 100 g ou par portion de produits livrés, ainsi que les fiches de fabrication. Toutes les informations concernant les fiches de fabrication ou rendues possibles par l étiquetage doivent pouvoir être communiquées à la demande des clients. Les Villes de Bordeaux et Mérignac reçoivent, sur demande, une copie des comptes-rendus d inspection des Services Vétérinaires. En cas d anomalie, les mesures correctives en découlant doivent être transmises par écrit au Maire de chaque Ville. ARTICLE 4.5 : DEVELOPPEMENT DURABLE Les Villes de Bordeaux et Mérignac ont lancé une démarche d Agenda 21 pour promouvoir un développement durable. Le SIVU entend mener une démarche comparable. Il a déjà mis en œuvre plusieurs dispositions en ce sens. Le S.I.V.U. se devra d intégrer une offre alimentaire issue de l agriculture biologique afin de proposer au minimum 20% des denrées composant le repas en 2012 (Objectifs du Grenelle de l environnement). Les Villes de Bordeaux et Mérignac demandent au S.I.V.U. de ne pas utiliser de denrées alimentaires ou d ingrédients étiquetés contenant des produits issus ou dérivés d organismes génétiquement modifiés. Cette prescription vaut pour les produits de base entrant dans la fabrication des repas et les produits achetés prêts à l emploi. Le SIVU compte porter ses efforts plus particulièrement sur : - un pourcentage de produits respectueux du développement durable plus important chaque année, - la mise en œuvre de critères adaptés au développement durable dans ses marchés publics, - un fonctionnement plus économe en énergie, en effluents et en déchets, - une formation de ses agents aux méthodes et produits labellisés développement durable, - une information à destination des consommateurs. En outre, il luttera contre le gaspillage et prendra toutes mesures de nature à éviter le gaspillage. Le conseil syndical déterminera, dans le respect des préconisations des deux Villes, les objectifs annuels de mise en œuvre de cette politique. Chaque année le SIVU remettra aux deux Communes un rapport (Annexe 9) présentant les indicateurs relatifs au développement durable. CHAPITRE 5: DISPOSITIONS FINANCIERES ARTICLE 5 1 : TARIFS 19/1

21 Le budget du SIVU est équilibré par le biais de la tarification de ses prestations. Les tarifs hors taxe sont calculés sur la base du coût de revient prévisionnel des repas, dont le détail est précisé en Annexe 10. En conséquence, les tarifs fixés au 1er janvier de l année par le conseil syndical peuvent faire l objet d une variation en cours d exercice afin de tenir compte d un écart constaté entre le prix de revient prévisionnel et le prix de revient réel. Le SIVU transmet aux villes ses propositions motivées d évolution de tarifs pour l année à venir, au plus tard le 15 septembre de l'année en cours, afin que chacune d elles puisse établir son budget primitif et la facturation aux familles. ARTICLE 5.2 : FIXATION DU PRIX DU REPAS Les tarifs hors taxe du SIVU sont calculés sur la base du coût de revient global. Celui-ci comprend l'ensemble des dépenses inscrites au budget et peut intégrer un ratio prudentiel permettant notamment de prévoir le coût du renouvellement du matériel. Le prix des prestations exceptionnelles est déterminé au cas par cas et fera l objet d un devis préalable par le SIVU. ARTICLE 5.3 : SUBVENTION EXCEPTIONNELLE Afin de faire face aux éventuels déficits d exploitation, les Villes de Bordeaux et de Mérignac peuvent attribuer au SIVU une subvention exceptionnelle. Celle-ci doit faire l objet d une demande motivée, chiffrée, montrant le préjudice subi par le SIVU. L accord conjoint des deux Villes est indispensable. La participation de chacune est calculée sur la base du nombre respectif de repas, constaté l année précédente. ARTICLE 5.4 : MODALITES DE FACTURATION DES REPAS Les tarifs sont prévus hors taxes et majorés de la TVA aux taux en vigueur, conformément aux dispositions du Code Général des Impôts. Seuls les repas commandés et livrés (conditions cumulatives) sont facturés par le SIVU. La facture émise par le SIVU doit être détaillée par catégorie et par type de convives permettant de distinguer les différents taux de TVA applicables. En cas d'erreur, il sera procédé, dès son constat, à rectification sur la facture suivante. ARTICLE 5.5 : MODALITES DE PAIEMENT Le paiement des prestations du SIVU sera réalisé mensuellement par les Villes. Celles-ci s'engagent à assurer un délai global de paiement de 30 jours à compter de la réception des factures transmises par le SIVU. ARTICLE 5.6 : CONTROLE DE L EXECUTION DU SERVICE Le SIVU émet un récapitulatif mensuel des repas livrés, détaillé par site, par jour et par type de convives. Cet état doit permettre aux villes de vérifier la concordance entre l état du SIVU et les commandes. Les deux Villes s engagent à le vérifier chaque mois et à signaler au plus vite les éventuelles anomalies. 20/1

22 CHAPITRE 6 RAPPORT D'ACTIVITE Le SIVU produit chaque année avant le 1 er juin un rapport présentant les grands traits de l activité de l exercice écoulé et permettant d apprécier la qualité du service rendu ainsi que les conditions d exécution du service public. Ce rapport devra être présenté au Conseil Syndical suivant son élaboration. Après présentation au Conseil syndical, il sera communiqué sans délai aux deux communes. Le détail des informations composant le rapport d activité figure en Annexe 11. CHAPITRE 7 COMMISSION DE SUIVI TECHNIQUE Le SIVU doit répondre à des contraintes d'ordre administratif, juridique, financier ou technique qui sortent de son cadre d'action et pour lesquelles il requiert les compétences des deux Villes. Ces dernières acceptent d accompagner le SIVU dans ces domaines. Il est institué une commission technique qui a pour objet, tout en laissant son autonomie au SIVU, le suivi et le soutien de sa gestion. ARTICLE 7.1 : COMPOSITION DE LA COMMISSION La commission technique est composée de représentants du SIVU, des deux villes ainsi que de personnalités qualifiées invitées en fonction de l ordre du jour. Le détail de sa composition est prévu à l Annexe 12. ARTICLE 7.2 : FONCTIONS DE LA COMMISSION La commission de suivi est compétente pour examiner les principaux éléments de la gestion du SIVU, soit l ensemble des informations susceptibles d avoir un impact sur le coût de revient des repas et l équilibre budgétaire du SIVU (détail en Annexe 12). Elle accompagne le SIVU dans les actions qui sortent de son cœur de métier. Elle joue un rôle d alerte et de conseil auprès des membres du Conseil syndical. ARTICLE 7.3 : ORGANISATION DES TRAVAUX DE LA COMMISSION La commission se réunit à l'initiative du SIVU, au moins une fois par trimestre, et à minima dans les semaines précédant la tenue du Conseil syndical adoptant les nouveaux tarifs et du Conseil Syndical adoptant le Budget Primitif. 21/1

23 Elle peut également être saisie ponctuellement, par n'importe lequel de ses membres, pour toute question relative à la gestion du syndicat. CHAPITRE 8 : RESPONSABILITE DES PARTIES La présente convention ne peut remettre en cause la responsabilité pleine et entière du SIVU dans toutes les actions menées. La responsabilité des Communes de Bordeaux et de Mérignac ne saurait être engagée en cas de dommages dus à l'inexécution par le SIVU de ses obligations statutaires. CHAPITRE 9 : DUREE La présente convention est conclue pour une durée de cinq ans. Trois mois avant son expiration, ou lorsque les circonstances l exigent, les parties conviennent de se rencontrer pour examiner les conditions de son renouvellement ou de sa prolongation. Cette évolution éventuelle sera soumise aux assemblées délibérantes de chacune des parties. CHAPITRE 10 : REGLEMENT DES LITIGES En cas de difficulté portant sur l'application ou l'interprétation de la présente convention, les parties s'engagent à rechercher une solution permettant de régler leur différend à l'amiable. Tous litiges relatifs à l'interprétation ou à l'exécution des présentes seront soumis, en tant que de besoin aux juridictions compétentes siégeant à Bordeaux. CHAPITRE 11 : ELECTION DE DOMICILE Pour l'exécution des présentes, il est fait élections de domicile : - Pour la Ville de Bordeaux, en l'hôtel de Ville de Bordeaux - Pour la Ville de Mérignac, en l'hôtel de Ville de Mérignac - Pour le SIVU, au siège social, 40 avenue de la Gare, BORDEAUX Fait à Bordeaux, le En cinq exemplaires originaux 22/1

24 Le Maire de Bordeaux Le Maire de Mérignac Le Président du SIVU Monsieur Alain JUPPÉ Monsieur Michel SAINTE-MARIE Docteur Jean-Marc GAUZERE 23/1

25 ANNEXE 1 : SECURITE ET QUALITE ALIMENTAIRE QUALITE SANITAIRE Le S.I.V.U. s engage à respecter l ensemble de la réglementation applicable à la qualité et à la sécurité alimentaire dans le cadre des missions et notamment : Réglementation applicable aux denrées alimentaires : -Règlements Européens CE n 178/ / / /2005 -Arrêté complémentaire du 21/12/2009 Le S.I.V.U. s engage également à mettre en place l ensemble des procédures nécessaires pour la conservation de l agrément communautaire et particulièrement la démarche H.A.C.C.P. L application de l ensemble de la réglementation sanitaire présente et à venir relative à la restauration collective relève de la pleine responsabilité du SIVU jusqu aux portes des offices des restaurants satellites. Les villes s engagent à respecter l ensemble des normes sanitaires applicables aux sites de restauration, ainsi qu au stockage des repas livrés par le SIVU. Le SIVU ne saurait être tenu pour responsable de tout incident survenu après la livraison des repas aux sites concernés, et notamment en cas de rupture de la chaîne du froid. Le SIVU s engage à assurer rigoureusement la formation initiale et continue de son personnel et notamment en matière d'hygiène et de sécurité spécifiques à la production et la livraison de denrées alimentaires. Par ailleurs, conformément aux textes, un plan annuel de formation doit être établi. Le SIVU assure également le suivi médical annuel des personnels visant à protéger, d une part, la santé du salarié et d autre part, celle du consommateur selon la réglementation en vigueur. QUALITE NUTRITIONNELLE ET ACHAT DES DENREES ALIMENTAIRES Obligations réglementaires Le SIVU s engage à respecter l ensemble de la réglementation et les recommandations applicables à la quantité nutritionnelle des repas et notamment : Spécification nutritionnelle concernant la qualité nutritionnelle des denrées alimentaires : - Programme National Nutrition Santé 2 ( ) - Apports nutritionnels conseillés pour la population française, édition de l AFSSA notamment - GEMRCN, relatif à la nutrition du 04/05/2007 Les fréquences de présentation des aliments, dans le cas d un menu unique ou d un choix dirigé, sont conformes à ces recommandations et font l objet d un bilan par cycle de menu. Qualité nutritionnelle des repas Les menus doivent être adaptés aux saisons (printemps-été / automne-hiver) et favoriser les produits de saison. Le SIVU s engage à sélectionner des produits de qualité lors de ces appels d offres, eu égard aux contraintes de gestion fixées par le comité syndical. Les menus proposés, variés et équilibrés (à la journée, à la semaine) n ont pas à favoriser un modèle d alimentation déterminé et stéréotypé, même s il a la faveur des convives. Le SIVU se doit de montrer 24/1