Présentation de l application de gestion de location de voiture

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1 Présentation de l application de gestion de location de voiture L application de gestion de location de voiture est un logiciel permettant de gérer tous les taches effectuer dans une entreprise de location de voiture en allant du réservation jusqu au facturation ainsi que la gestion du parque. L application est multi poste multi utilisateur dans chaqu'un a des droits bien déterminer fixer par l administrateur du logiciel dans le menu utilisateur Droit d accès. A l exécution du programme chaque utilisateur ne peut accéder qu en tapant son code utilisateur et son mot de passe pour pouvoir accédant au élément du menu dont il a droit d y accédés. Si l utilisateur tape correctement ses informations, une autre forme qui s ouvre donnant quelques informations concernant l état de la flotte.

2 Ainsi l utilisateur peut consulter les différents éléments du menu dont il a droit de consulter, à savoir : 1. Fichiers de bases : Comprend tous les éléments de base à savoir : Sociétés : utile en cas de travail en multi société et comprend les informations de bases de chacune : le code ; le nom ; responsable ; adresse ; téléphone ; fax ; , en mode ajout, modification, consultation, suppression et listes. Agences : utile en cas de travail en multi agence et comprend les informations de bases de chacune : le code ; le nom ; responsable ; adresse ; téléphone ; fax ; , en mode ajout, modification, consultation, suppression et listes. Véhicules : le fichier véhicule est en fait une fiche détaillée qui comprend tous les informations concernant chaqu'une des véhicules avec tous les détaille : marque, catégorie, code sipp, modèle, poids, puissance, photos et bien sur en différent modes.

3 Code sipp : permet de définir les différents codes sipp des véhicules disponibles. Carburant : permet de définir les différents types de carburant utilisé par les véhicules. Couleur : définit tous les couleurs des véhicules disponibles. Marque : définit tous les marques des véhicules disponibles. Remarque : les fichiers code sipp, carburant, couleur, marque ont de très grande importance dans d autres fichiers tel que le fichier véhicule, tarifs,... Chauffeurs : comprend tous les informations propres à chaque chauffeur : nom, adresse, age, numéro de permis, en différent mode (ajout, modification, suppression, consultation, liste).

4 Client : comprend tous les informations propres à chaque client : code, nom, adresse, téléphone, , matricule fiscale en différent mode (ajout, modification, suppression, consultation, liste) Fournisseur : même chose que le fichier client.

5 Carte fidélité : comprend tous les informations propres au client fidèle et bien sur en mode ajout, suppression, modification, consultation, listes.

6 Pays, villes et désignation, excursion, vacance, nature du jour : comprend les informations relatives à ces différents fichiers. Tarifs jours supplémentaire par chauffeur : comprend les différent tarif des chauffeurs selon la nature du jours, et ses tarifs sont réutilisable lors de la facturation des contrats de location pour calculer les salaires des chauffeurs. 2. Tarifs : comprend tous les types de tarifs en différents modes (ajout, modification, consultation, suppression, listes) avec distinction entre les tarifs appliquées au clients (définit dans le fichier de base client) et les tarifs appliqué au public. Tarifs location : indique le code du tarif, le date dans lequel cette tarif est appliqué, la marque, catégorie, code sipp et modèle du véhicule louer ainsi que les prix propre à chaque période.

7 Tarifs excursion : indique le code du tarif, le date dans lequel cette tarif est appliqué, la marque, catégorie, code sipp et modèle du véhicule louer ainsi que les prix correspondant à chacune des excursions indiqué dans le fichier de base excursion.

8 Tarif des transferts : indique le code du tarif, la date dans lequel cette tarif est appliqué, la marque du véhicule louer, les désignations de transfert ainsi que les prix.

9 Tarif des mises à disposition : indique le code de tarif, la date dans lequel cette tarif est appliqué, le client ainsi que les prix pour chaque marque.

10 3. Réservation : comprend les différents types de réservation et en différents modes ainsi que des états relatives à ses réservations (tel que liste des réservations annulé, confirmé, no show, ). Chaque réservation comprend des informations concernant le client, les délais de location, les marques à louer, les personnes qui vont utiliser les véhicules ainsi qu elle permette de savoir les disponibilités des véhicules pour chaque marque en affichant des listes explicatives.

11 4. Salaire des chauffeurs : Salaire par contrat : comprend une description détaillé de l activité des chauffeurs durant le contrat indiqué ainsi que les statistiques propre à ce contrat.

12 Salaire globale par contrat : comprend la liste des contrats de location ainsi que le total des salaires du chauffeurs pour chaque contrat.

13 Salaire globale par véhicule : comprend la liste des véhicules louer pendant la période indiqué ainsi que la somme des salaires du chauffeurs qui ont travaillé sur ses véhicules.

14 Salaire global par chauffeur : comprend la liste des chauffeurs ainsi que les sommes des salaires pendant la période indiquée.

15 5. facturation : le fichier facturation permet de facturer les différents types des contrats (location, excursion, transfert et mise à disposition) en appliquant les tarifs indiqué dans le fichier tarif ainsi que de lister les différents factures.

16 5. Flotte : Cette partie de l application traite tout ce qui concerne la flotte de véhicule de l assurance au changement de pneu. La première rubrique comporte un ensemble d états qui représente la liste des voitures qui : sont en circulation c'est-à-dire tout véhicule loué et que sont contrat de location n est pas encore retourné à la société. sont prête pour location c'est-à-dire tout véhicule qu on peut louer à tout moment. sont en retour c'est-à-dire tout véhicule que le contrat de location expire à la date actuel. sont non prête pour location c'est-à-dire tout véhicule en garage et qui pour une raison ou une autre ne peut pas être loué. sont en réparation ont besoin de vidange, cette liste est obtenue en comparant le compteur du véhicule à une valeur déjà prédéfini qui est celle du compteur du prochain vidange ont besoin de changement de pneu cette liste est aussi obtenue par rapport à un compteur prédéfinit.

17 ont besoin de visite technique cette liste est obtenue par rapport à la date d expiration de la validité de la visite technique. ont besoin de renouvellement d assurance cette liste est obtenue par rapport à la date d expiration de la validité de l assurance. Exemple : fenêtre représentant la liste des véhicules en circulation suivant l agence La deuxième rubrique permet de faire des mise à jour à l assurance de la véhicule ces mises à jour affecte directement différents informations concernant le véhicule (compteur, agence, les charges du véhicules ) et affecte les données concernant l assurance. L application garde l historique des mouvements effectués même en cas de vente du véhicule, celui-ci peut être modifié supprimer ou consulter. (Cette dernière remarque concerne toutes les rubriques de mise à jour). Exemple

18 La troisième rubrique permet de faire des mises à jour à la visite technique. Exemple

19 La quatrième rubrique permet de faire des mises à jour à la vidange du véhicule et du changement des filtres. Exemple La cinquième rubrique permet de faire des mises à jour à l état des pneus leur changement. Exemple La sixième rubrique permet d indiquer si le véhicule est valable pour la location ou non.

20 Exemple La septième rubrique permet d enregistrer les données concernant la réparation des véhicules. Exemple

21 Contrat : le fichier contrat comprend tous les données propres au véhicule louer (disant une fiche technique ainsi que d autres informations) et tous les données propre au réservation (s il y a réservation) indiqué déjà dans le fichier réservation. Notons bien que lors des contrat que se soit sortie ou bien retours il y a une mise à jours automatique des données propres au véhicule tel que l état de location (en circulation, en repos, disponible, ), le compteur, le niveau d essence,. Et ses données apparaissent dans le fichier véhicule.

22 7. Utilisateur : le fichier utilisateur permet la gestion des utilisateurs de l application en indiquant les informations de bases tel que le code, le nom, le mots de passe, en différentes modes (ajout, modification, suppression, consultation et liste) ainsi que la gestion des droits d accès en indiquant pour chaque utilisateur les différents éléments du menu qu il a droit de les affecter. 8. Règlement : définit les règlements effectuer par les clients des factures éditer dans le fichier facturation et comprend les éléments suivantes : règlements des factures : comprend la liste des factures non encore clôturé pour le client indiqué et permet d indiquer les nouveaux règlements.

23 Extrait : comprend la liste des factures et des règlements effectuer sur ses factures par le client pendant la période indiqué. Extrait détaillé : comprend la liste des factures et des détaille des règlements effectuer sur ses factures par le client pendant la période indiqué.

24 Liste des règlements et liste des règlements par client : comprend la liste des règlements effectuer ainsi que les totaux par moyenne de payement. 9. Vente voiture Cette partie de l application permet de gérer les opérations de mise en vente, de vente et de la rentabilité le la flotte. Elle comporte la possibilité du transfert d un véhicule en fin de circulation au service vente. On peut accéder à la liste de ces derniers en choisissant la première rubrique.

25 Pour pouvoir transférer ces véhicules on utilisant la deuxième rubrique où on peut aussi lui assigner un prix.ces enregistrements peut être modifié ou supprimer ou consulter grâce à la liste des véhicules au service vente. Exemple

26 Les données concernant la vente (Acheteur, date vente, mode payement ) peuvent être aussi enregistrer suivant deux méthodes de vente : Au comptant :

27 Par tranche : Dans cette méthode de vente les tranches sont automatiquement calculé et leurs dates sont fixés dans le tableau échéancier. Une liste des véhicules vendue s est aussi disponible avec la possibilité de recherche suivant différents critères dont l aperçu est le suivant.

28 Finalement, on peut accéder à un bilan complet décrivant la totalité des charges et des revenus des véhicules ainsi que leurs prix d achat et de vente.

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