802-1-IPG-048. Revised November 1992 Révisé novembre Table des matières. Table of Contents. Page. 1. Subject 1 1. Objet

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1 802-1-IPG-048 Revised November 1992 Révisé novembre 1992 Reporting Pay Canada Labour Code Part III Canada Labour Standards Regulations, Section 11.1 Indemnité de présence Code canadien du travail Partie III Règlement du Canada sur les normes du travail, article 11.1 Table of Contents Table des matières Page 1. Subject 1 1. Objet 2. Issue 2 2. Point à examiner 3. Questions and Answers 2 3. Questions et réponses Normes du travail et équité salariale Page i

2 802-1-IPG-048 Revised November 1992 Révisé novembre 1992 Reporting Pay Canada Labour Code Part III Canada Labour Standards Regulations, Section 11.1 Note: Pursuant to the Interpretation Act, in the following text, words importing male persons include female persons. Indemnité de présence Code canadien du travail Partie III Règlement du Canada sur les normes du travail, article 11.1 Nota : Conformément à la Loi d'interprétation, dans le texte qui suit, les mots désignant les personnes de sexe masculin comprennent les personnes de sexe féminin. Guideline Ligne Directrice 1. Subject 1. Objet Guidelines for applying the reporting pay provision as set out in section 11.1 of the 1991 amendments to the Canada Labour Standards Regulations Part III, Canada Labour Code. Lignes directrices pour l'application de la disposition concernant l'indemnité de présence prévue à l'article 11.1 des modifications apportées en 1991 au Règlement du Canada sur les normes du travail partie III, Code canadien du travail. 2. Issue 2. Point à examiner A provision for reporting pay was included in the 1991 amendments to the Canada Labour Standards Regulations, pursuant to paragraph 181(a) of the Canada Labour Code. These amendments are effective as of September 2, There is a need to provide guidance and clarification regarding the scope and operation of the reporting pay provision. Les modifications apportées en 1991 au Règlement du Canada sur les normes du travail comprenaient une disposition prévoyant le paiement d'une indemnité de présence en vertu de l'alinéa 181a) du Code canadien du travail. Ces modifications sont entrées en vigueur le 2 septembre Il convient de fournir des directives et des éclaircissements quant à la portée et au champ d'application de la disposition concernant l'indemnité de présence. Normes du travail et équité salariale Page 1

3 3. Questions and Answers 3. Questions et réponses (a) What is the scope and application of reporting pay provision as set out in section 11.1? The purpose of the reporting pay provision is to ensure that all employees who are called in to work, where there are no regularly scheduled hours or outside their regularly scheduled working hours, receive equitable compensation for the out-of-pocket expenses and other costs incurred by having to report to work. To better understand the scope and operation of the reporting pay provision, the various clauses which make up section 11.1 will be analyzed individually. Section 11.1: "An employer shall pay an employee who..." (i)"... reports for work at the call of the employer..." "Reporting for work" includes (a) being called back to work after the employee has left the workplace following the completion of regularly scheduled hours, (b) being called in outside regularly scheduled hours (i.e., days off, vacations, public holidays), and (c) being called in to work when there are no regularly scheduled working hours. a) Quelle est la portée et le champ d'application de la disposition concernant l'indemnité de présence prévue à l'article 11.1? La modification prévoyant le versement d'une indemnité de présence vise à garantir à tous les employés qui se présentent au travail à la demande de leur employeur, là où il n'y a pas d'horaire de travail régulier ou lorsque des employés sont rappelés au travail en dehors de leurs heures normales de travail, soient indemnisés de façon équitable pour leurs débours et autres frais liés à la nécessité de se présenter au travail. L'analyse qui suit des divers éléments de la disposition concernant l'indemnité de présence prévue à l'article 11.1 vise à en mieux faire comprendre la portée et le mode d'application. Article 11.1 : «L'employeur doit payer à l'employé qui...» (i)«... se présente au travail à sa demande...» «Se présenter au travail» comprend, pour l'employé, a) être rappelé au travail après avoir quitté le lieu de travail à la fin de ses heures normales de travail; b) être appelé au travail en dehors des heures normales prévues (c.-à-d., les jours de congé, les jours de congé annuel, les jours fériés); et c) être appelé au travail où il n'y a pas d'horaire de travail régulier. Normes du travail et équité salariale IPG-048 Page 2

4 The title "reporting pay" reflects the important requirements that an employee must first be called in to work, and must then actually report to work in order to activate section The fact that an employee is "on call" or on "stand-by" outside regular working hours is not enough to trigger the reporting pay provision. An employee must actually report to his or her work place in order to activate section (But when an employee receives a standby premium, see (c) below.) Another element to consider when applying this provision is whether the employee has, in fact, had to report to the work place, or whether the employee has simply remained at the work place. For example, seamen at sea are basically "on call" 24 hours a day due to the nature of their occupation. However, since they never leave their work place (the ship), the reporting pay provision would not apply. An employee who reports for work as regularly scheduled is not eligible for reporting pay. Similarly, an employee who shows up at the work site to see if there is any work is not considered to be reporting "for work at the call of the employer". Should the employee be asked to work after showing up at the work place, however, the reporting pay provisions would apply. Le titre «indemnité de présence» indique l'importance des exigences suivantes : un employé doit d'abord être rappelé au travail et doit effectivement se présenter sur le lieu de travail pour que l'article 11.1 s'applique. Le fait d'être «en disponibilité» en dehors des heures normales de travail ne donne pas droit à l'indemnité de présence. Pour avoir droit à cette indemnité, il faut que l'employé se soit effectivement présenté à son lieu de travail. (Lorsqu'un employé touche une indemnité de disponibilité, voir le point c) ci-après.) Un élément à déterminer dans l'application de cette disposition : est-ceque l'employé s'est effectivement présenté au lieu de travail ou était-il encore sur place? Par exemple, les matelots sont essentiellement «en disponibilité» 24 heures par jour lorsqu'ils sont en mer dû à la nature de leur occupation. Cependant, comme ils ne quittent jamais leur lieu de travail (le navire), la disposition prévoyant une indemnité de présence ne s'applique pas. Un employé qui se présente au lieu de travail selon un horaire régulier ne touche pas l'indemnité de présence. De même, se présenter au lieu de travail pour fin de chercher du travail n'est pas considéré comme se présenter au travail à la demande de l'employeur. Cependant, un employé s'étant rendu sur place à la recherche de travail touche l'indemnité de présence si l'employeur lui demande de travailler. Normes du travail et équité salariale IPG-048 Page 3

5 It is impossible to provide an exhaustive list of what does or does not amount to reporting to the work place. However, when calculating section 11.1 entitlement, one must be aware of the principle that an employee must have been away from the work place and then reported to the work place in order to receive reporting pay. (ii)"... wages for not less than three hours of work..." An employee reporting to work shall be paid for a minimum of three hours of work, regardless of whether or not the employee performs any work after reporting to the work place. Thus, if the employee performs no work, or works for less than three hours, he must still receive three hours pay at the regular rate of wages; however, if the employee works for more than three hours, then he will be paid for each and every hour worked. Since this clause may be applicable in complex situations, examples of different scenarios, with accompanying solutions, are provided at the end of this IPG. Il est impossible de fournir une liste exhaustive de toutes les situations dans lesquelles on considère que l'employé s'est présenté ou ne s'est pas présenté au lieu de travail. Toutefois, en calculant le montant auquel l'employé a droit, en application de l'article 11.1, il faut garder présent à l'esprit le principe selon lequel l'employé doit avoir quitté le lieu de travail, puis s'être présenté à nouveau au lieu de travail afin de toucher une indemnité de présence. (ii)«... au moins trois heures de salaire...» L'employé qui se présente au travail doit recevoir au moins trois heures de salaire, qu'il travaille ou non. Ainsi, si l'employé ne travaille pas, ou s'il travaille moins de trois heures, il touche quand même trois heures de salaire selon son taux régulier. Cependant, l'employé qui travaille plus de trois heures, est payé pour chaque heure travaillée. Cette disposition pouvant s'appliquer dans des situations complexes, on trouvera à la fin de cette IPG, différents scénarios accompagnés de solutions. Note: Remarque : l. Under the reporting pay provision, employees may work less than three hours, yet receive three hours wages. In these situations only the actual number of hours worked should be used for averaging calculations, and for determining entitlement to overtime. 1. En vertu de la disposition prévoyant le paiement d'une indemnité de présence, l'employé peut travailler moins de trois heures et pourtant être rémunéré pour trois heures de travail. En pareil cas, seul le nombre d'heures effectivement travaillées doit être utilisé pour calculer la moyenne et pour déterminer la rémunération des heures supplémentaires à laquelle l'employé a droit. Normes du travail et équité salariale IPG-048 Page 4

6 2. For record purposes, the wages paid for hours not worked should be recorded as reporting pay. (iii)"... at the employee's regular rate of wages..." Section 11.1 provides that the employee will receive three hours of regular wages. "Regular wages" refers to the rate of pay normally received by the employee for performing regularly scheduled work. It does not mean three hours at minimum wage, unless this is the employee's regular wage (e.g., if the employee regularly receives minimum wage, then this rate of pay will apply for the purposes of calculating reporting pay). Situations may arise where employees are paid on a basis other than hourly wages, for example, an annual salary. In these instances the employee's hourly wage must be determined before section 11.1 can be applied. To do this, reference should be made to section 20 of the Canada Labour Standards Regulations. This section sets out the procedure for determining the hourly rate of wages. An example of a section 20 calculation is as follows: An employee worked 40 hours a week for 52 weeks (a total of 2,080 hours). The employee's salary for the year was $41,600. The employee also received $1,600 for vacation pay, and $5,000 for overtime work. 2. Pour la tenue des registres, le salaire payé pour les heures non-travaillées doit être inscrit comme indemnité de présence. (iii)«... selon le taux régulier de l'employé...» L'article 11.1 prévoit que l'employé recevra trois heures de salaire selon son taux régulier. Le taux régulier de salaire est celui auquel l'employé est rémunéré normalement pour ses heures de travail normales. Ainsi, l'employé n'est payé pour trois heures au taux de salaire minimum que si c'est là son taux régulier (ex. : si l'employé travaille normalement au taux du salaire minimum, l'indemnité de présence est calculée selon ce taux de salaire). Il se peut que l'employé ne soit pas rémunéré selon un taux horaire mais touche, par exemple, un salaire annuel. En pareil cas, il faut déterminer le taux horaire de l'employé avant d'appliquer l'article Pour ce faire, il faut se reporter à l'article 20 du Règlement du Canada sur les normes de travail, qui expose la marche à suivre pour déterminer le taux horaire de salaire. Voici un exemple de calcul effectué conformément à l'article 20 : L'employé «X» a travaillé 40 heures par semaine pendant 52 semaines (ce qui représente au total heures). Son salaire annuel était de $; il a touché en outre une indemnité de congé annuel de $ et $ pour travail en heures supplémentaires. Normes du travail et équité salariale IPG-048 Page 5

7 To calculate the employee's hourly wage pursuant to section 20 of the Regulations, one must divide the amount of salary received (exclusive of any vacation pay, general holiday pay, and overtime pay received) by the number of hours worked. In this case, we would divide $41,600 by 2,080, which equals $20. Therefore, the employee's hourly wage would be $20/hour. It is important to note that reporting pay does NOT directly affect overtime entitlement; if an employee is called into work in circumstances where overtime pay would usually be paid, then overtime pay must be paid. Reporting pay is only applicable if sufficient hours have not been worked to provide the equivalent of three hours at the regular rate of pay. For example, assuming an overtime rate of one and one-half times the regular rate of wages, the employee who reports for work but does not perform any work or works fewer than two hours is entitled to three hours at the regular rate of wages. If the employee is required or permitted to work more than two hours, then he must be paid overtime wages for each hour worked in accordance with section 174 of the Code. Again, the examples at the end of this IPG should assist in clarifying this matter. Pour calculer le taux horaire de l'employé «X», conformément à l'article 20 du Règlement, il faut diviser le salaire versé (à l'exclusion de l'indemnité de congé annuel, de la rémunération applicable aux jours fériés et du salaire versé pour les heures supplémentaires) par le nombre d'heures travaillées. Dans ce cas, il faut donc diviser $ par 2 080, ce qui donne 20 $. Par conséquent, le taux horaire de l'employé «X» est de 20 $. Il importe de signaler que l'indemnité de présence n'a PAS d'effet direct sur la rémunération des heures supplémentaires à laquelle a droit l'employé. Si l'employé est rappelé au travail dans des conditions où il aurait normalement droit à une indemnité d'heures supplémentaires, cette indemnité doit lui être payée. L'indemnité de présence ne s'applique lorsque l'employé n'a pas travaillé suffisamment longtemps pour recevoir l'équivalent à trois heures de salaire selon son taux régulier. Par exemple, si on assume une indemnité d'heures supplémentaires établie au taux majoré de moitié, l'employé qui se présente au travail, mais ne travaille pas ou travaille moins de deux heures touche une somme équivalente à trois heures au taux régulier. Si l'employé travaille plus de deux heures, il doit être payé au taux des heures supplémentaires pour chaque heure travaillée pour être en conformité avec l'article 174 du Code. Tel que mentionné précédemment, les exemples donnés à la fin de cette IPG devraient, à nouveau, apporter des éclaircissements. Normes du travail et équité salariale IPG-048 Page 6

8 (iv)"... whether or not the employee is called on to perform any work after so reporting for work." As indicated above, once the employee has reported to work at the employer's call, he is entitled to receive a minimum of three hours of regular wages, regardless of whether any work is actually performed after so reporting. (b) How is section 11.1 to be applied when employees receive reporting pay pursuant to their collective agreement? Where an employee's entitlement to reporting pay and the calculation thereof are governed by a collective agreement, then the employee will be compensated pursuant to the collective agreement, rather than the reporting pay provision, as long as the amount received under the collective agreement is equal to or greater than the Code minimum (i.e., three hours of regular wages). In these circumstances it must be determined how much money the employee receives pursuant to the collective agreement for wages, expenses, or a combination of the two. If the amount received under the collective agreement equals or exceeds three hours wages, then the requirements of section 11.1 are satisfied; conversely, if the amount is less than three hours of wages, then the employer must pay the employee the additional sum necessary to ensure that (iv)«... même s'il ne le fait pas travailler ensuite.» Une fois que l'employé s'est présenté au travail à la demande de l'employeur, il a droit à au moins trois heures de salaire selon son taux régulier, qu'il travaille ou non ensuite. b) Comment appliquer l'article 11.1 lorsque l'employé a touché une indemnité de présence en application de sa convention collective? Lorsque le droit de l'employé à une indemnité de présence et les calculs de cette indemnité sont régis par une convention collective, à la condition que le montant reçu en application de la convention collective soit égal ou supérieur au minimum prévu par le Code (c.-à-d., trois heures de salaire selon le taux régulier de l'employé), l'employé est rémunéré conformément aux dispositions de la convention collective plutôt qu'à la disposition prévoyant une indemnité de présence. En pareil cas, il faut déterminer le montant versé à l'employé en application de la convention collective à titre de salaire, de frais, ou de la combinaison des deux. Si le montant reçu selon la convention collective est égal ou supérieur à trois heures de salaire, les conditions prévues à l'article 11.1 sont satisfaites. Inversement, si le montant est inférieur à trois heures de salaire, l'employeur doit payer à l'employé la somme additionnelle nécessaire pour Normes du travail et équité salariale IPG-048 Page 7

9 three hours wages are paid (i.e., subtract the amount paid under the collective agreement from three hours of regular wages the remainder is the total owing to the employee pursuant to section 11.1). It is important to note that section 22 of the Canada Labour Standards Regulations requires that when the value of expenses is used to offset the amount of wages owed, as in the foregoing situation, then the value of the expenses must be agreed upon by both the employer and the employee. (c) How is section 11.1 to be applied when employees receive "stand-by pay" pursuant to a collective agreement or company policy? Stand-by pay and reporting pay are different and mutually exclusive benefits. When an employee is on stand-by status, receives a stand-by premium, and reports to work when called, he is not considered to have reported at the call of the employer, but rather pursuant to a pre-arranged stand-by agreement. Reporting pay would not be required. porter le montant total à trois heures de salaire (c'est-à-dire, soustraire le montant payé aux termes de la convention collective du montant représentant trois heures de salaire au taux régulier; la différence représente la somme totale due à l'employé en application de l'article 11.1). Il importe de signaler que, selon l'article 22 du Règlement du Canada sur les normes du travail, lorsque le montant prévu à titre de frais est déduit du salaire dû, comme dans le cas ci-dessus, l'employeur et l'employé doivent s'entendre sur le montant prévu au titre des frais. c) Comment appliquer l'article 11.1 lorsque les employés touchent une «indemnité de disponibilité» aux termes de leur convention collective ou la politique de leur employeur? L'indemnité de présence et l'indemnité de disponibilité sont différentes et s'excluent mutuellement. Lorsqu'un employé qui se tient disponible, reçoit une prime de disponibilité, et se présente au travail à l'appel, il n'est pas considéré de s'être présenté à l'appel de son employeur mais selon les dispositions d'une convention. L'indemnité de présence ne serait pas requise. Renée Godmer Executive Coordinator/Coordonnatrice exécutive Labour Program (Operations)/Programme du travail (Opérations) Normes du travail et équité salariale IPG-048 Page 8

10 ANNEXE 1 SCÉNARIO HEURES TRAVAILLÉES INDEMNITÉ DUE 1. L'employé est appelé au travail ou se rend au travail à la demande de son surveillant. Il n'y a pas d'horaire de travail régulier. L'employé se présente au travail 0 à 3 3 heures au TAUX RÉGULIER 2. L'employé est appelé au travail un jour de congé 0 à 3 3 heures au TAUX RÉGULIER 3. L'employé effectue une journée de travail de 8 heures, quitte le lieu de travail et est rappelé au travail 0 3 heures au TAUX RÉGULIER 1 3 heures au TAUX RÉGULIER 2 2 heures au TAUX MAJORÉ DE MOITIÉ (= 3 heures au TAUX RÉGULIER DE SALAIRE) 3 3 heures au TAUX MAJORÉ DE MOITIÉ 4. Tous les scénarios ci-dessus 3 ou plus Nombre d'heures travaillées au taux de salaire applicable 5. L'horaire de travail d'un reporter de la circulation comprend deux postes par jour : Poste du matin (deux heures) il rentre chez lui après le poste du matin 2 2 heures au TAUX RÉGULIER Poste du soir (deux heures) 2 2 heures au TAUX RÉGULIER Rentre chez lui après le poste du soir et est rappelé au travail plus tard pour un poste supplémentaire non prévu à l'horaire et se présente au travail (1 heure) 1 3 heures au TAUX RÉGULIER (Ainsi, l'employé est rémunéré pour 7 heures de travail alors qu'il en a effectué 5) 6. Un pilote dans l'industrie des vols nolisés et des vols irréguliers arrive à la base, voit aux préparatifs de vol, part en vol court, retourne à la base et rentre chez lui 7. Un pilote dans l'industrie des vols nolisés et des vols irréguliers habite une base éloignée. Il se présente au travail, voit aux préparatifs de vol, part en vol court, retourne à la base et est déchargé de ses obligations 2 3 heures au TAUX RÉGULIER 2 2 heures au TAUX RÉGULIER

11 APPENDIX 1 SCENARIO HOURS WORKED ENTITLEMENT 1. Employee is requested to come in to work where there are no regularly scheduled hours by a call or request from the supervisor, and reports for work 0 to 3 3 hours at REGULAR RATE OF 2. Employee is called in to work on scheduled day off 0 to 3 3 hours at REGULAR RATE OF 3. Employee works in 8-hour day, leaves the work place and is called back to work 0 3 hours at REGULAR RATE OF 1 3 hours at REGULAR RATE OF 2 2 hours at TIME AND A HALF (= 3 hours at REGULAR RATE OF ) 3 3 hours at TIME AND A HALF 4. Any of the above scenarios 3 or more Number of hours worked at applicable rate of wages 5. Traffic reporter has two scheduled shifts per day: Morning shift (two hours), goes home after morning shift 2 2 hours at REGULAR RATE OF Evening shift (two hours) 2 2 hours at REGULAR RATE OF Goes home after evening shift and is later called in and reports for an extra non-scheduled shift (one hour) 1 3 hours at REGULAR RATE OF (Thus, the employee is paid a total of 7 hours for 5 hours of work) 6. Pilot in non-scheduled air industry arrives at base, prepares for flight, flies short run, returns to base and goes home 7. Pilot in non-scheduled air industry lives at remote base. Reports for work, prepares for flight, flies short run, returns to base and goes off duty 2 3 hours at REGULAR RATE OF 2 2 hours at REGULAR RATE OF