RAPPORT D ACTIVITÉS DU TRÉSORIER DE L AENQ POUR LE MANDAT Alain Lajoie

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1 Congrès RAPPORT D ACTIVITÉS DU TRÉSORIER DE L AENQ POUR LE MANDAT Alain Lajoie

2 Rapport du Trésorier 2 Comme je l avais déjà écrit dans mes deux rapports précédents, «dans une association comme la nôtre, où les besoins peuvent souvent sembler illimités et où les moyens ne le sont pas, la première tâche du trésorier est de dire non». Le rôle principal de la trésorerie est d assurer la survie et la bonne santé financière de l Association, tout en laissant l espace financier nécessaire à l accomplissement des priorités de l AENQ. Le budget, adopté au début de chaque année, et les vérifications et amendements faits en cours d année lors des rencontres du Comité exécutif sont les outils nécessaires pour parvenir. Je ferai un survol de certains postes financiers pour expliquer certaines décisions qui ont été prises et pour regarder les enjeux budgétaires à venir. Les produits Les cotisations Lors de chaque exercice budgétaire, une évaluation très conservatrice du produit des cotisations et des autres sources est effectuée. Comme nous ne pouvons connaitre l effet du départ d anciens membres et de l arrivée de nouveaux membres sur ces montants, ils sont généralement sciemment sous-estimés. Pour la première fois depuis le début de mon mandat, les revenus de cotisations l année dernière ont été plus bas que prévue. La hausse du taux de cotisation qui a été votée lors du Congrès de 2007, nous a permis de stabiliser nos finances et aucune augmentation des cotisations n est proposée à ce Congrès. Le Congrès aura à se pencher sur la cotisation spéciale pour le fonds de défense des membres. Celui-ci est comptabilisé séparément de notre fonds général et quelque décision qui serait prise ne devrait avoir d impact sur le budget de fonctionnement de l Association. La péréquation Le montant de la péréquation que nous recevons de la FSE a augmenté lors du dernier mandat, passant de moins de $ à un peu plus de $ l année dernière. Malheureusement, le modèle de péréquation de la FPSS, basé sur un remboursement des dépenses pour la participation aux instances fédératives, ne nous est guère utile.

3 Rapport du Trésorier 3 Les charges Le Congrès de l AENQ Les facteurs externes qui ont le plus d effets sur le coût du Congrès (transport aérien, hébergement ) sont, en grande partie, hors de notre contrôle. Les prévisions budgétaires pour le coût du Congrès sont basées sur le coût de son prédécesseur ainsi que sur une estimation de la croissance des coûts liés à l hébergement et au transport; de tous les postes budgétaires, c est celui sur lequel nous avons le moins de contrôle statutairement, nous devons avoir un congrès aux trois ans et le nombre de délégués ne peut aller qu en augmentant. Aucune communauté nordique n ayant les infrastructures nécessaires à nos besoins et les expériences passées nous mènent à tenir ce Congrès à Montréal Relations de travail L augmentation des coûts à ce poste budgétaire l année dernière est reliée aux dépenses encourues dans le dossier de la fiscalité pour les logements à la commission scolaire Kativik. Participation secteurs Avec les libérations des directions de secteurs, l ajout des garderies et l augmentation des frais de transport, les montants alloués aux secteurs ont augmenté de presque 50 % depuis 2009, alors que les dépenses des secteurs ont presque doublé. Un montant $ avait été budgété en 2009 ( $ dépensé) alors qu en 2012, $ ont été budgétés et $ ont été dépensés. Salaire des employés À première vue, il semblerait que les coûts liés aux employés auraient augmenté de 50 % en trois ans, passant de $ à $; il faut cependant prendre en compte qu en 2009, une partie du salaire de Me Fecteau faisait partie des dépenses reliées au griefs et arbitrage, ce qui n est évidemment plus le cas aujourd hui. Expédition et affranchissement La plus grande utilisation du courrier électronique et l acheminement de documents en format PDF nous ont permis de stabiliser nos coûts; un meilleur accès aux outils de communication pour certains de nos délégués nous permettrait de réduire les coûts et les délais associés à l acheminement d information.

4 Rapport du Trésorier 4 Surplus À la fin de l année financière , nous avions un surplus accumulé de près de $, et nous prévoyons un déficit d environ $ lors de l exercice budgétaire. Les coûts d aménagements de nos nouveaux bureaux devraient être d environ $, ce montant étant financé à même notre surplus. Nous devrions donc commencer l année budgétaire avec un surplus accumulé d environ $, si nous n avons pas de dépense majeure imprévue. Nous avons budgété $ pour ce Congrès, soit un peu moins de $ par délégué au Congrès. Nous devons reconnaître que ce surplus a été bâti sur l incompétence d une de nos commissions scolaires, autant que sur une gestion efficace de l Association. Nous ne pouvons plus nous fier à cette incompétence aujourd hui. Il y a six ans, quand j avais présenté la demande d une hausse du taux de cotisations au Congrès, j avais tracé la courbe historique du financement de l Association; le premier mandat suivant une augmentation du taux des cotisations voit naître un surplus, l équilibre budgétaire annuel est atteint lors du second mandat et le troisième mandat voit venir l arrivée de déficits annuels. Ce Congrès ayant lieu à la fin d un second mandat suivant une hausse des taux de cotisation, nous suivons donc la courbe historique. Comme nous ne pouvons contrôler plusieurs des facteurs qui grèvent nos finances, surtout celui des coûts de transport qui augmentent plus rapidement que nos revenus, j espère que la personne qui me suivra au poste de trésorier, ou au nouveau poste de secrétaire-trésorier, si le Congrès en décide ainsi, sera elle aussi prête à dire «non» quand il sera nécessaire de le faire. Après neuf ans, je ne solliciterai pas de nouveau mandat au poste de trésorier. Vous trouverez ci-joint un exemplaire des trois derniers états financiers de l Association ainsi qu une copie du budget de cette année. Je me ferai un plaisir de répondre à vos questions lors du Congrès. Je me dois de remercier de nouveau Monique Nepveu, pour ses efforts lors de ce mandat et des précédents, ainsi que tout le personnel du bureau et les membres de l exécutif qui ont fait des efforts pour maintenir à flot notre navire financier. Syndicalement, Alain Lajoie Trésorier, AENQ

5 CONGRESS ACTIVITY REPORT BY THE AENQ TREASURER FOR THE TERM Alain Lajoie

6 Treasurer s Report 2 As I have already written in my two previous reports, in an association like ours, where the needs can often seem unlimited and the means are not, the Treasurer s main duty is to say no. The Treasurer s main role is to ensure the survival and good financial health of the Association, leaving the necessary financial space to accomplish AENQ priorities. The budget, which is adopted at the beginning of each year, as well as verifications and amendments made during the years at Executive Committee meetings, are the necessary tools to achieve this. I will provide an overview of some financial items to explain certain decisions that were taken and to look at budgetary issues to come. Revenue Contributions A very conservative estimate of contributions and other sources is made during each fiscal year. As we are unable to know the effect of the departure of former members and the arrival of new members on these amounts, they are generally and knowingly underestimated. For the first time since the start of my term, last year s contribution revenues were lower than expected. The increase in the contribution rate that was voted on at the 2007 Congress has allowed us to stabilize our finances and there will be no proposal for an increase in contributions at this Congress. The Congress will address the special contribution for the members defense fund. This amount is accounted for separately from our general funds and any decision that is made should not have an impact on the Association s operating budget. Equalization The equalization amount we receive from the Quebec Federation of Teachers Unions (FSE) increased during our last term, from under $210,000 to slightly more than $245,000 last year. Unfortunately, the FSSS equalization model, based on expense reimbursement for participation in federated bodies, does not do us much good.

7 Treasurer s Report 3 Expenses AENQ Congress The external factors that have the greatest effect on the cost of the Congress (air transportation, housing...) are, in large part, out of our control. Cost estimates for the Congress are based on the cost of the previous Congress as well as an estimate of the increase of housing and transportation costs; of all budget items, it is the one we have the least amount of control over our by-laws require that we have a congress every three years and the number of delegates will only increase. No northern community has the necessary infrastructure to meet our needs and past experiences have led us to holding the Congress in Montreal. Labour Relations The cost increase of this budgetary item last year is related to expenses incurred due to the taxation on housing at the Kativik School Board. Sector Participation With the departure of sector management, the establishment of additional daycare centres and the increase in transportation costs, the allocated amounts to sectors have increased by almost 50% since 2009, whereas sector expenses have almost doubled. A total amount of $186,500 had been budgeted in 2009 ($134,765 spent) whereas in 2012, $288,700 was budgeted and $263,135 was spent. Employee Wages At first sight, it would seem that the costs related to employees increased by 50 % in three years, from $314,962 to $471,481; however, you must take into account that in 2009, a portion of Me Fecteau s salary was related to grievances and arbitration, which is obviously not the case today. Shipping and Postage The increased use of and sending documents in PDF format have allowed us to stabilize our costs; better access to communication tools for some of our delegates has allowed us to reduce costs and delays associated with sending information. Surplus We had an accumulated surplus of approximately $873,000 at the end of fiscal year and we had expected a deficit of approximately $91,000. The furnishing costs of our new offices should be approximately $100,000, with this amount being

8 Treasurer s Report 4 financed by our surplus. We should begin fiscal year with an accumulated surplus of approximately $683,000, if we don t have any unexpected major expenses. We have budgeted $360,000 for this Congress, a little less than $3,000 per delegate to the Congress. We must recognize that this surplus was built on the incompetence of one of our school boards, as well as on the Association s effective management. We can no longer rely on this type of incompetence today. When I presented a request for an increase in contribution rates to the Congress six years ago, I had traced the Association s financing curve; the first term saw a surplus after an increase in contribution rates, a balanced annual budget was obtained during the second term, and the third term saw the arrival of annual deficits. This Congress, which is being held at the end of a second term following an increase in contribution rates, is following the historic curve. As we cannot control many of the factors that burden our finances, especially transportation costs which are increasing more rapidly than our revenues, I hope that the person who follows me in my role as Treasurer, or in the new Secretary-Treasurer position, if the Congress so decides, will also be able to say no when it is necessary to do so. After nine years, I will not be seeking a new term as Treasurer. Attached, you will find a copy of the Association s last three financial statements as well as a copy of this year s budget. I would be very pleased to answer your questions during the Congress. I must once again thank Monique Nepveu for her efforts during this term as well as the previous ones, as well as the entire office staff and executive members who made many efforts to keep our financial ship afloat. Fraternally, Alain Lajoie AENQ Treasurer