PROJECT 2016 PROJECT. Microsoft 17,90

Transcription

1 Mcrosoft Ce lvre vous présente dans le détal l ensemble des fonctonnaltés de Mcrosoft Project Après un rappel des prncpes fondamentaux sur la geston de projets et ses contrantes logstques et fnancères, vous apprendrez à développer une planfcaton de projet : vous commencerez par défnr les dfférentes tâches du projet, vous découvrrez les dfférents modes d affchage (dagramme de Gantt, réseau de tâches, mode Calendrer, barre chronologque.), vous apprendrez à affecter les ressources du projet, à gérer les tables et à défnr les coûts. Vous découvrrez ensute les outls qu permettront de présenter le plan de projet à l écran ou sur paper. Vous apprendrez à suvre l avancement du projet et de ses coûts afn de pouvor évaluer ces données en temps réel et rechercher en permanence le melleur équlbre du projet. Les derners chaptres tratent de fonctonnaltés avancées telles que le partage du projet, la personnalsaton de la barre d outls Accès rapde et du ruban, la geston des comptes utlsateur, l mport et l export de données. Téléchargement Pour plus d nformatons : sur : b fchers d exemples ISSN : ISBN : ,90 PROJECT 2016 PROJECT 2016 Mcrosoft PROJECT 2016

2 Table des matères La geston de projets Généraltés Défnr la geston de projets Exploter les technques de geston de projets Planfer un projet Lster les tâches et les jalons Réfléchr aux lasons entre les tâches Estmer la durée des tâches Construre le réseau Équlbrer le réseau Gérer le temps à travers les calendrers Project 2016 : envronnement Lancer/qutter Project Utlser la barre Affchage Utlser/gérer le ruban Utlser la barre de recherche La barre d état Découvrr l onglet Fcher Annuler les dernères manpulatons Rétablr des manpulatons précédemment annulées Les projets Fchers projet Créer un nouveau projet Enregstrer un fcher Projet Ouvrr un fcher Projet Utlser la lste des fchers récemment utlsés Modfer l affchage des fenêtres Fermer un projet Lmter l'accès à un fcher Projet Défnr les préférences d'enregstrement de fcher Créer un modèle de projet personnalsé Coper des éléments d un projet/modèle vers un autre projet/modèle Créer un fcher projet basé sur un modèle Edtons ENI - Toute reproducton nterdte 1

3 Table des matères Personnalser les éléments d'un projet Envoyer le projet par e-mal à un correspondant Enregstrer des projets sur OneDrve Commenter un fcher projet Démarrer le projet Planfer par la date de fn Découvrr les calendrers de projet Créer et/ou modfer un calendrer de projet Affecter un nouveau calendrer au projet Créer un calendrer de base partculer Imprmer le calendrer de projet Coper un calendrer d'un projet dans un autre projet Les projets plotés par les tâches Défnton des tâches Sasr les tâches d'un projet Importer des tâches de Mcrosoft Outlook Supprmer une tâche Créer les jalons d'un projet Transformer une tâche en jalon sans modfer sa durée Attrbuer une durée aux tâches Affcher la tâche récaptulatve du projet Modfer l'unté de temps par défaut pour les durées Travaller en temps écoulé et non en temps ouvré Organser les tâches en phases (mode plan) Reporter une barre du Gantt sur une barre récaptulatve Établr des lasons entre les tâches (planfcaton automatque) Défnr des délas sur les lens (planfcaton automatque) Établr des lasons entre les tâches (planfcaton manuelle) Défnr des délas sur les lens (planfcaton manuelle) Modfer une durée en mode Planfcaton manuelle Désactver/réactver les tâches Gérer le calendrer de tâche Découvrr les dates de début et de fn de tâche Ler une tâche à un len hypertexte

4 Table des matères Geston des tâches Modfer la lste des tâches Trer la lste des tâches Poser une date de contrante Découvrr les ndcateurs de contrante Défnr une date d'échéance pour une tâche Utlser l Inspecteur de tâche Sasr et mettre en forme une remarque sur une tâche Consulter la remarque d'une tâche à l'ade d'une fche Fltrer les tâches commentées Fractonner une tâche Créer une tâche pérodque Créer une tâche hamac Fltrer les tâches sur un ntervalle de temps Regrouper les tâches ou les ressources Optmsaton du réseau Rechercher le melleur équlbre d'un projet Vsualser le chemn crtque Défnr le seul de défnton d'une tâche crtque Affcher pluseurs chemns crtques Imprmer le chemn crtque Vérfer l'ntérêt des dates de contrante posées Optmser les lasons Prendre conscence des marges exstantes Les affchages Dagramme de Gantt Affcher le dagramme de Gantt Se déplacer sur le dagramme de Gantt Zoomer le dagramme de Gantt Imprmer le dagramme de Gantt Lmter l'affchage à la parte Table Modfer l'échelle de temps du plannng du Gantt Mettre en valeur la date du jour dans le plannng du Gantt Modfer le format des dates du plannng du Gantt Edtons ENI - Toute reproducton nterdte 3

5 Table des matères Modfer le quadrllage du dagramme de Gantt Modfer l'aspect des barres dans le plannng du Gantt Modfer les caractères du plannng du Gantt Modfer d'autres éléments dans le plannng du Gantt Dessner sur un dagramme de Gantt Passer de la table Entrée à la table Prévsons Réseau de tâches Exploter le réseau de tâches Personnalser le réseau de tâches Imprmer le réseau de tâches Mode Calendrer Présenter le projet sous forme de calendrer Imprmer le calendrer Barre Chronologe Affcher/masquer la barre Chronologe Ajouter/supprmer une barre Chronologe Défnr les plages de dates d une barre Chronologe Ajouter des tâches à la Chronologe Déplacer des tâches d une barre Chronologe à une autre Gérer l affchage dans la barre Chronologe Coper les barres Chronologe dans une autre applcaton Affchage personnalsé Intervenr sur le format d'affchage des dates Créer un nouvel affchage smple Créer un nouvel affchage combné Les ressources Défnton des ressources Découvrr les ressources Créer la lste des ressources Créer des ressources à partr d'une source extéreure Supprmer une ressource

6 Table des matères Défnr la capacté maxmale d'une ressource Traval Défnr les dsponbltés d'une ressource dans le temps Trer la lste des ressources Travaller sur les calendrers de pluseurs ressources Traval Travaller sur les calendrers d'une seule ressource Sasr une remarque sur une ressource Consulter des remarques Fltrer les ressources commentées Fltrer les ressources d'un groupe précs Imprmer le tableau des ressources Sasr l'adresse e-mal d'une ressource Affectaton des ressources Découvrr les prévsons plotées par l'effort Actver/désactver le plotage par l'effort Découvrr la boîte de dalogue Affecter les ressources Affecter des ressources à temps complet aux tâches Affecter une ressource de type Consommable Affecter une ressource traval à temps partel Affecter une ressource de type Coût Affecter une ressource budgétare Affcher le graphe des dsponbltés des ressources Retarder le traval d'une ressource sur une tâche Applquer un profl de traval prédéfn Personnalser un profl Affcher les ntales des ressources dans le plannng Geston des affectatons Pourquo modfer une affectaton de ressource? Affecter une ressource traval supplémentare à une tâche Supprmer une affectaton de ressource Remplacer une ressource Modfer le type de tâche Modfer le volume de traval avec une durée fxe Modfer la durée d une tâche de type Traval fxe Regrouper des affectatons Utlser le Planfcateur d équpe Edtons ENI - Toute reproducton nterdte 5

7 Table des matères Optmsaton des affectatons Vsualser les affectatons de ressources Analyser les réparttons de ressources dans le temps Modfer l'affchage "Utlsaton des ressources" Autorser des heures supplémentares Fltrer les tâches concernées par des heures supplémentares Affcher la table Résumé des ressources Examner les ressources surutlsées Régler le problème des surutlsatons par le nvellement Demander le nvellement du projet Examner le plan de projet avant et après le nvellement Nveler le projet par l Inspecteur de tâche Défnr les prortés des tâches Nveler des ressources sélectonnées Nveler des tâches sélectonnées Annuler les résultats du nvellement Régler manuellement les problèmes de surutlsaton Les tables Geston des tables Découvrr les champs de Project Créer une table Supprmer une table Modfer le contenu d'une table Créer des champs personnalsés Modfer la largeur des colonnes Modfer le fractonnement des volets Modfer l'aspect des tables Geston des cellules Recoper un contenu d'une cellule vers les cellules adjacentes Recoper un contenu de cellule vers d'autres cellules Utlser le copé/collé

8 Table des matères Fltres Mettre en surbrllance les données fltrées Créer un fltre personnalsé Utlser les fltres automatques Enregstrer un fltre automatque Les coûts Coûts Découvrr les coûts d'un projet Modfer le format des coûts Sasr un coût fxe pour une tâche Sasr un coût fxe pour le projet Sasr les coûts lés aux ressources de type Traval Sasr les coûts lés aux ressources de type Consommable Sasr les coûts lés aux ressources de type Coût Chosr la méthode d'allocaton des coûts Corrger les coûts Affecter dfférents taux de coûts à des ressources Exploter pluseurs tables de coûts d'une ressource Traval Fltrer les tâches dont le coût excède une valeur précse Pourquo et comment analyser la valeur acquse? Affcher les ndcateurs de planfcaton de la Valeur acquse Affcher les ndcateurs de coûts de la Valeur acquse Affcher la table Valeur acquse L mpresson et les rapports Optons d mpresson Personnalser la mse en page Modfer l'orentaton/la mse à l échelle d'un document Rapports Créer un rapport Affcher un rapport créé (prédéfn ou personnalsé) Modfer les données d un rapport Edtons ENI - Toute reproducton nterdte 7

9 Table des matères Ajouter des éléments à un rapport Modfer l apparence d un rapport Modfer l apparence des éléments d un rapport Gérer les éléments d un rapport Imprmer un rapport Gérer les rapports Créer un rapport vsuel à partr d'un modèle Créer un modèle de rapport vsuel Le suv Suv du projet Pourquo suvre l'avancement d'un projet? Déplacer le projet Enregstrer une planfcaton de référence Chosr la table du Suv Gantt Rensegner et affcher la Date d état Rensegner la date d'avancement du projet Enregstrer une planfcaton temporare Effacer une planfcaton (de référence ou temporare) Fare apparaître des courbes d'avancement Consulter les statstques globales d'un projet Suv des tâches Découvrr les outls de Suv des tâches Effectuer le suv des tâches à l'ade des outls de suv Mettre à jour l'avancement des tâches par un calcul automatque Mettre à jour manuellement l'avancement des tâches Mettre à jour l'avancement des tâches dans les colonnes du Suv Gantt Commenter un suv réalsé Prévor le glssement de tâches non achevées Constater les écarts entre réalsatons et prévsons Affcher la lste des tâches en cours Fltrer les tâches en glssement Sasr les charges du traval réalsé sur les tâches

10 Table des matères Suv des ressources Suvre le traval de chaque ressource affectée à des tâches termnées. 385 Suvre le traval de chaque ressource affectée à des tâches en cours Mettre à jour le traval sur une base quotdenne Dssocer la mse à jour des tâches/des ressources Affcher le pourcentage du traval achevé dans le Suv Gantt Suv coûts/traval global Désactver le calcul automatque des coûts réels de Project Rensegner les coûts réels Utlser les fltres lés au budget Suvre le traval global réalsé sur les tâches Le partage des projets Projets lés/consoldés Travaller sur un projet complexe (mult-projets) Insérer un sous-projet dans le projet maître Affcher le nom des sous-projets dans le Gantt Affcher les statstques d'un sous-projet Consolder pluseurs projets ndvduels Consolder les plannngs et les ressources Créer des lens nter-projets Enregstrer un projet consoldé Modfer les lens entre un projet et un fcher source Partage des ressources Partager les ressources entre projets Ouvrr un projet emprunteur de ressources Ouvrr un projet prêteur de ressources Regrouper des tâches ou des ressources Edtons ENI - Toute reproducton nterdte 9

11 Table des matères Les fonctons dverses Personnalsaton de l envronnement Déplacer la barre d'outls Accès rapde Personnalser la barre d'outls Accès rapde Personnalser le ruban Exporter/mporter un ruban personnalsé Gérer les comptes utlsateur Import/Export Importer des données Exporter des données Enregstrer un fcher de projet au format PDF ou XPS Établr une lason OLE avec Mcrosoft Excel Annexes Indcateurs graphques Raccourcs-claver Index

12 Défnton des tâches Défnton des tâches Project 2016 Sasr les tâches d'un projet Les tâches représentent le traval à accomplr pour attendre l'objectf du projet. Elles représentent, de ce fat, les éléments de base de tout projet. Une tâche, c'està-dre le traval du projet, est décrte en termes de séquence, de durée et de ressources. Tout nouveau projet commence par la sase de la lste des tâches recensées lors de la préparaton. Vérfez que le fcher de projet actf est ben celu dans lequel vous souhatez créer des tâches. Affchez s ce n'est déjà fat le Dagramme de Gantt (onglet Tâches - groupe Vue - lste du bouton Dagramme de Gantt - opton Dagramme de Gantt) combné avec la table Entrée (onglet Affchage - groupe Données - bouton Tables - opton Entrée). Pour le moment nous allons sasr le nom des tâches. Nous verrons ultéreurement comment mporter des tâches ou ndquer des jalons. Actvez la premère cellule de la colonne Nom de la tâche. Sasssez le nom de la tâche. Valdez la sase par la touche E ou par la touche b. Edtons ENI - Toute reproducton nterdte 77

13 Project 2016 Les projets plotés par les tâches Procédez ans pour toutes les tâches à sasr. m S, sute à l'utlsaton de la touche E, la cellule du dessous n'est pas actvée, utlsez l'onglet Fcher - Optons - catégore Optons avancées pus cochez l'opton Déplacer la sélecton après valdaton (zone Modfcaton). Depus la verson 2010 de Project, la sase dans les cellules devent plus souple pusque vous n êtes plus oblgé de rensegner toutes les valeurs (date, durée ) comme auparavant. Imagnez que vous ne connassez pas précsément la durée d une tâche ou sa date précse de début et ben vous pouvez désormas lasser certanes zones vdes ou ben sasr une nformaton textuelle quelconque (même s l s agt d une colonne du type date). Cette fonctonnalté est lée à la planfcaton manuelle. Pour sasr des données dans un projet, vous pouvez auss utlser la méthode classque du coper/coller afn de récupérer des tâches sases au préalable dans un autre logcel Offce (ex. Excel ) (cf. Geston des cellules - Utlser le coper/coller). 78

14 Défnton des tâches Importer des tâches de Mcrosoft Outlook Cette fonctonnalté permet d'mporter dans le projet en cours des tâches créées au préalable dans l'applcaton Mcrosoft Outlook et enregstrées dans les dossers Tâches. Ouvrez le projet dans lequel vous souhatez mporter des tâches. Clquez sur la flèche assocée à l'outl Tâche de l'onglet Tâche (groupe Insérer) pus clquez sur l'opton Importer des tâches d'outlook. La lste des tâches d'outlook apparaît dans Outlook 2013 : Les tâches Outlook ndquées comme étant 100 % achevées n'apparassent pas dans cette boîte de dalogue. Pour sélectonner une ou pluseurs tâches, cochez leur case respectve stuée à gauche du nom de la tâche. Pour sélectonner une catégore entère de tâches, cochez la case assocée au nom de la catégore concernée. Edtons ENI - Toute reproducton nterdte 79

15 Project 2016 Les projets plotés par les tâches Pour sélectonner toutes les tâches, clquez sur le bouton Sélectonner tout. À l'nverse, le bouton Effacer tout désélectonne toutes les tâches. Clquez sur le bouton OK pour mporter les tâches dans le projet actf. Les tâches sont ajoutées aux éventuelles tâches exstantes du projet. Planfez les tâches ans mportées selon les besons du projet. Supprmer une tâche Sélectonnez la tâche à supprmer en clquant sur son numéro. Fates un clc drot sur la sélecton afn d affcher le menu contextuel pus clquez sur l opton Supprmer la tâche. Pour supprmer la tâche sélectonnée, vous pouvez auss appuyer sur la touche S du claver. Notez que la tâche est supprmée drectement sans aucun message d avertssement. m Dans le cas d une tâche planfée automatquement, s vous avez sélectonné unquement le nom de la tâche (et non la lgne entère) pus appuyé sur la touche S, une cône d avertssement s affche vous permettant ans, à l ade de ses optons accessbles par la pette flèche, d effacer unquement le nom de la tâche ou ben de supprmer la tâche complète. Toujours dans le cas d une tâche planfée automatquement, s vous avez sélectonné unquement la Durée ou un champ de date (et non la lgne entère) pus appuyé sur la touche S, Project 2016 remplace la valeur de ce champ par la valeur défne par défaut (Durée : 1 jour, date : date calculée par Project). 80

16 Défnton des tâches Créer les jalons d'un projet Les jalons sont des tâches partculères dans le sens où elles représentent des événements sgnfcatfs, mas pas un traval, elles ont donc une durée nulle. Actvez la cellule dans laquelle vous souhatez ajouter un jalon, pus dans l onglet Tâche, clquez sur le bouton Jalon du groupe Insérer. Dans le dagramme de Gantt, les jalons sont symbolsés par des losanges suvs de la date de la tâche. Sasssez le nom de la tâche jalon comme une tâche ordnare dans le champ Nom de la tâche. m Pour transformer une tâche en tâche de type jalon, l sufft de sasr la valeur 0 dans le champ Durée. Vous pouvez créer un rapport de jalon permettant de vsualser les jalons en retard, les jalons à échéance ans que ceux termnés en chosssant le rapport prédéfn Rapport de jalon (onglet Rapport - groupe Affcher les rapports - bouton En cours) ; pour plus de détals concernant la créaton d'un rapport, reportez-vous au ttre Créer un rapport du chaptre Rapports. Edtons ENI - Toute reproducton nterdte 81

17 Project 2016 Les projets plotés par les tâches Transformer une tâche en jalon sans modfer sa durée Réalsez un double clc dans la tâche concernée. S sa durée est dfférente de zéro, Project ne la consdère pas automatquement comme un jalon. Actvez, s beson est, l'onglet Avancées. Cochez l'opton Marquer la tâche en tant que jalon. Clquez sur le bouton OK. 82