Aide-mémoire pour l organisation d événements spéciaux. Pense-bête. Avril 2007

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1 Aide-mémoire pour l organisation d événements spéciaux Avril 2007 Voici une liste des principaux points à considérer lors de l organisation d un événement, quel qu il soit. Vous trouverez ensuite une liste des principales ressources disponibles à l École et qui peuvent vous venir en aide. Pense-bête Déterminer un choix de date; Établir un budget; Aviser le Service des communications; Établir la liste des personnes clés (VIP) et vérifier leur disponibilité; Fixer la date définitive; Réserver les salles; Aviser la sûreté; Aviser le stationnement; Établir le déroulement (horaire) en étant sensible au protocole; Confirmer la date, l heure et le lieu, ainsi que le déroulement à vos VIP; Si plusieurs personnes doivent prendre la parole, assurez-vous d éliminer les redondances dans les discours. Informez-vous de leurs besoins techniques particuliers (vidéo, projecteurs, etc.); Établir la liste des invités; Rédaction de l invitation; Faire de l invitation au moins douze jours à l avance et demander un rsvp si requis; Réserver les services d un traiteur, si requis (une à deux semaines d avis); Réserver le matériel audiovisuel, si requis; Réserver les services d un photographe; Faire aménager la salle; Prévoir la signalisation intérieure et extérieure Aviser la réceptionniste Identification des invités (cocardes), cadeaux pour les invités de marque, dossier de presse,

2 Réservation de salles Salles de réunion Édifice principal Pour réserver les salles de réunion B-201, B-203, B-200.3, communiquez avec Doris O Connor, au Service des communications et du recrutement: Téléphone : (514) , poste 3210 Local B (Pavillon central) Doris.o connor@polymtl.ca Salles institutionnelles Pour réserver les salles suivantes : Édifice principal l amphithéâtre Bell (C-631), la galerie Rolland, la cafétéria et le Foyer Banque Nationale, Pavillons Lassonde Atrium Lorne-M.-Trottier (3 e étage), Hall d accueil (1 er étage), Terrasse (6 e étage) Communiquez avec Agnès Gérald, au Service des Immeubles : Téléphone : (514) , poste 4638 Local C Sdi.reservation@polymtl.ca Salles de cours Pour réserver une salle de cours, communiquez avec Lucie Presseault : Téléphone : (514) , poste 4709 Local A (Pavillon central) Les étudiants doivent toutefois se présenter entre 13 h et 14 h, au local A-201.7, avec une carte d identité validée pour réserver une salle de cours. Salles de conférence des départements Les départements disposent d un certain nombre de salles de conférences. Pour connaître les modalités de réservation de ces salles, adressez-vous au secrétariat des départements. Services techniques Services offerts par l École Service de l audiovisuel Prêt de matériel audio-visuel et assistance technique Local B-528 (Pavillon principal) Téléphone : (514) Télécopieur : (514) Courriel : audiovisuel@polymtl.ca Site Web :

3 Service des communications Référence à des collaborateurs externes pour des besoins particuliers Guylaine Gagner Téléphone : (514) , poste 4537 Télécopieur : (514) Local : B (Pavillon principal) Courriel : guylaine.gagner@polymtl.ca Services offerts par les comités étudiants Certains comités étudiants peuvent vous apporter un soutien technique dans certains domaines. N hésitez pas à les contacter pour en savoir plus. Poly-Show Location de matériel audiovisuel et assistance technique Local B-104 (Pavillon principal) Téléphone : (514) , poste 4888 Courriel : polyshow@step.polymtl.ca Site Web : Poly-TV Vidéo, tournage, montage, etc. Téléphone : (514) , poste 2997 Local C-211 (Pavillon principal) Courriel : polytv@step.polymtl.ca Site Web : Polymage Infographie Téléphone : (514) , poste 2997 Local : C-211 (Pavillon principal) Poly-Photo Prises de vue, chambre noire Téléphone: (514) , poste 4392 Local: B-120 (Pavillon principal) Courriel : info@polyphoto.org Site Web : Matériel promotionnel À prêter Le Service des communications et du recrutement peut vous prêter des affiches rigides de l École Polytechnique en format 28" x 42", un lutrin, des drapeaux (École Polytechnique, Québec, Canada et autres pays), ainsi que des hampes et des chevalets de bois ou de métal. Communiquez avec Doris O Connor : Téléphone : (514) , poste 3210 Local B (Pavillon central)

4 À donner Pour obtenir des brochures, un document télévisuel ou des dépliants promotionnels sur l École Polytechnique, adressez-vous à Carolle Gaudet, au : Téléphone : (514) Télécopieur : (514) Local : B (Pavillon principal) Courriel : carolle.gaudet@polymtl.ca Pour vos cadeaux Divers produits à l effigie de l École Polytechnique sont en vente à Coopoly : livres, vêtements, porte-documents, porte-clés, etc. Pour plus de renseignement à ce sujet, communiquez avec Stéphane Lussier : Téléphone : (514) papeterie@coopoly.com Pour vos invités de marque, vous pouvez obtenir auprès du Service des communications une oeuvre en plexiglass à l effigie de l École Polytechnique, Il est possible de la personnaliser par l ajout d une petite plaque. Cette création des ateliers Guyon et Mailhiot est disponible au coût de 110 $ environ. Pour plus de renseignements à ce sujet, communiquez avec Carolle Gaudet, au (514) Service de traiteur À titre de conseiller, le Service des communications et du recrutement peut vous guider dans le choix d un traiteur et d un menu (analyse des besoins et du budget, prévision des portions, références, etc.) Communiquez avec Doris O Connor, au Service des communications et du recrutement: Téléphone : (514) , poste 3210 Local B (Pavillon principal) Doris.o connor@polymtl.ca Entretien des salles et installation Pour l installation de portemanteaux, de tables et de chaises, ou pour faire nettoyer une salle avant ou après la tenue d un événement, vous devez faire parvenir un formulaire de demande de travail (réquisition) au Service des ressources matérielles. Faites parvenir le formulaire par courrier interne ou venez le déposer au local C-112. Pour plus de renseignements, communiquez avec Agnès Gérald : Téléphone : (514) , poste 4638 Télécopieur : (514) Local C (Pavillon central) Courriel : agnes.gerald@polymtl.ca Site Web :

5 Sécurité des lieux, des biens et des personnes Si l événement que vous planifiez se déroule à l extérieur des heures d ouverture normales de l École, si plus d une trentaine de personnes de l extérieur y participent ou si vous prévoyez la venue d une personnalité publique (ministre, etc.) communiquez avec le responsable de la sécurité des lieux, des biens et des personnes, au Service des ressources matérielles : Jean-Pierre Corbeil Téléphone : (514) , poste 4143 Télécopieur : (514) Local : C (Pavillon principal) jean-pierre.corbeil@polymtl.ca Site Web : Permis de vente d alcool Si vous prévoyez vendre de l alcool, communiquez avec Agnès Gérald du Service des Immeubles pour obtenir un formulaire de demande de permis de boisson auprès de la Régie des permis d alcool du Québec. Agnès Gérald Téléphone : (514) , poste 4638 Local : C (Pavillon central) AEP Téléphone : , poste 4710 Local : C-215 Courriel : aep@step.polymtl.ca Site Web : Réception de l École Nous vous encourageons à informer la réceptionniste de l École de la tenue de tous vos événements. Elle sera ainsi en mesure de renseigner adéquatement les membres de la communauté et vos visiteurs. Vous pouvez la joindre en composant le 0. Stationnement Si vous désirez faire l achat de laissez-passer pour vos invités, adressez vous au comptoir du stationnement au local A-205.4, du pavillon principal. Signalisation externe Si vous prévoyez la venue de visiteurs peu familiers avec l École Polytechnique et le Campus de l Université de Montréal, vous pouvez établir une signalisation temporaire qui dirigera les participants vers l emplacement de votre activité. Pour se faire, communiquez avec Agnès Gérald, au Service des immeubles : Téléphone : (514) Local : C (Pavillon principal) Courriel : agnes.gerald@polymtl.ca

6 Signalisation interne Pour établir une signalisation temporaire à l intérieur même du pavillon principal de l École Polytechnique, ou pour afficher une information spécifique à l entrée principale, il vous est possible d utiliser des totems conçus à cet égard. Comment s y prendre? Produisez votre affiche à l aide d un logiciel de traitement de texte sur une page de 14 pouces (largeur) par 8 1/2 pouces (hauteur). Dans le logiciel Word, la commande mise en page permet d obtenir le format désiré. Faites parvenir votre fichier au Centre de reprographie qui imprimera vos affiches sur un papier rigide (poste 4373, reprographie@polymtl.ca). L impression est à vos frais. Faites parvenir au moins deux jours à l avance une réquisition au Service des ressources matérielles afin que les appariteurs disposent les panneaux bleus aux endroits prévus. N oubliez pas de mentionner ces endroits sur la réquisition. Si vous désirez que les appariteurs insèrent vos affiches dans les panneaux, vous devez déposer ces dernières au local C-112, dans la boîte prévue à cet égard. Si vous tenez à récupérer vos affiches après la tenue de l événement, mentionnez-le sur la réquisition, sinon elles seront détruites. Promotion interne et externe de l événement Pour la promotion interne (babillard électronique, Perspective, envoi massif de courriels, page d accueil du site Internet de l École, etc.) communiquez avec Annie Touchette/Catherine Flores au Service des communications et du recrutement: Téléphone : (514) , poste 4415 Télécopieur : (514) Local : B (Pavillon principal) Courriel : annie.touchette@polymtl.ca ou catherine.flores@polymtl.ca Pour connaître les possibilités de promotion externe, communiquez avec Chantal Cantin, au Service des communications et du recrutement: Téléphone : (514) Local : B (Pavillon principal) Courriel : chantal.cantin@polymtl.ca Visites guidées de l École Le Recrutement étudiant offre sur demande des visites guidées aux futurs étudiants de l École. Pour plus de renseignements à ce sujet communiquez avec le secrétariat du Recrutement étudiant : Téléphone : (514) , poste 4928 Télécopieur : (514) Local B (Pavillon principal)

7 Organisation de congrès Le Bureau des Congrès universitaires (BCU) peut vous offrir un service complet d organisation de congrès, colloques ou conférences. 6600, ch. de la Côte-des-Neiges, bureau 510 Montréal (Québec), Canada H3S 2A9 Téléphone : (514) Télécopieur : (514) Courriel : bureau@congresbcu.com