Organisation d événements

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1 Organisation d événements Chaque année, la Fondation de l a la chance de participer à plus de 60 événements spéciaux, organisés soit par l Institut de cardiologie soit par des membres de notre communauté. Les recettes que notre généreuse population locale et des tiers organisateurs d événements spéciaux tels que vous aident l Institut de cardiologie à maintenir un remarquable niveau d excellence, en matière de soins aux patients hospitalisés, d éducation et de recherche. Il existe de nombreuses manières de contribuer aux collectes de fonds, notamment en organisant votre propre événement spécial. Voici quelques exemples de ce que vous pouvez faire : vente aux enchères vente de plats cuisinés barbecue carnaval souper/danse gala fêtes de fin d année/loteriee événement sportif (marathons de toutes sortes) tournoi (golf ou autre) vente publique journée d activités familiales Maintenant que vous avez quelques idées sur la façon d aider à recueillir des fonds pour l Institut de cardiologie, nous serions heureux de travailler avec vous au développement de vos propres initiatives. Planification d événements spéciaux Inscription et approbation d un événement Vous avez l idée d organiser une collecte de fonds? En ce cas, ne manquez pas de contacter la Fon-

2 dation de l Institut de cardiologie pour obtenir son approbation avant de discuter ouvertement de votre projet. Pour chaque événement organisé, il est important et nécessaire que tous les organisateurs lisent et suivent les Politiques de l Institut de cardiologie concernant les événements spéciaux ci-dessous. Tous les organisateurs doivent remplir le formulaire de proposition d événement spécial et le soumettre à : Sharon Holzman Gestionnaire, Événements spéciaux et commandites Programmation et objectifs Pour réussir une activité, il est essentiel de la planifier soigneusement. Alors, assurez-vous de bien connaître le public que vous souhaitez toucher et programmez votre événement à une date et à une heure qui conviennent aux personnes susceptibles d y assister. Il est important de former un comité organisateur qui puisse vous aider à établir une liste des priorités, entre autres à définir un objectif financier réaliste et mesurable. Les membres de votre comité organisateur vous aideront à réfléchir; ils se partageront la charge de travail et mettront leurs nombreux talents et leurs nombreuses compétences, souvent incomparables, au service de l événement et de son succès. Budget Une fois votre comité d organisation formé, vous pourrez établir un budget global, dans lequel vous préciserez les sources possibles de financement ainsi que vos frais généraux. Il est préférable de maintenir les coûts le plus bas possible pour que votre événement spécial puisse générer davantage de dons ce qui sera très motivant pour toutes les personnes concernées. Promotion Il est très important de publiciser votre événement spécial; pour ce faire, il est essentiel que vous utilisiez le logo de l ainsi que les renseignements appropriés à son sujet. Tout le matériel promotionnel doit être approuvé par l Institut de cardiologie avant usage (au moins trois semaines avant l événement). Assurez-vous de prévoir le plus de temps possible pour la promotion de votre événement.

3 Remerciements à tous les participants Une des choses les plus importantes de tout événement spécial est l équipe de bénévoles et de sympathisants qui mettent leur temps et leurs compétences à votre disposition. Assurez-vous d exprimer votre gratitude envers toutes les personnes qui ont contribué à l organisation et à la gestion de votre événement spécial en envoyant à chacune d elles une lettre de remerciements. Elles seront enchantées de savoir combien d argent a été recueilli pour l Institut de cardiologie, et fières que leur contribution au succès de l événement ait été appréciée. Collecte de fonds Tous les fonds recueillis au cours de votre événement devront être envoyés à la Fondation de l Institut de cardiologie dans les trois semaines suivantes. Veuillez compter quatre semaines après la date de la collecte pour que les reçus aux fins du calcul de l impôt soient délivrés, s il y a lieu. Pour plus de détails, voir Renseignements sur la délivrance de reçus. Politiques de l Institut de cardiologie concernant les événements spéciaux 1. Tous les tiers organisateurs d événements spéciaux devront faire approuver leur proposition d événement spécial et leur plan détaillé par l Institut de cardiologie avant de les mettre à exécution. L Institut de cardiologie se réserve le droit de présenter au conseil d administration de la Fondation de l Institut de cardiologie pour approbation finale le plan de l événement proposé par le tiers. 2. L Institut de cardiologie se réserve le droit de refuser de participer à toute collecte de fonds ou à tout événement organisé par un tiers : dont la mission et l orientation cardiovasculaires lui paraîtraient inadéquats dont la mission et l orientation cardiovasculaires lui paraîtraient inadéquats qui entrerait en conflit avec d autres événements, prévus ou actuellement en cours qui ne pourrait disposer des ressources ou du personnel requis 3. Tous les événements organisés par un tiers représentant l Institut de cardiologie ou mettant celui-ci à contribution devront être convenablement réalisés, tels qu ils auront été proposés

4 et acceptés lors de l approbation de l idée et du plan d événement initiaux. 4. Tous les tiers organisateurs d événements spéciaux doivent fournir à la Fondation de l Institut de cardiologie le programme général de l événement en question, lequel comprendra le déroulement de la soirée ou de la journée. La soumission du programme général approuvé doit être accompagnée d une copie de la répartition budgétaire, finale et confirmée, de l événement global, ainsi que : des dépenses prévisionnelles liées à l événement des projections financières du montant prévisionnel des fonds qui seront recueillis à titre de dons de bienfaisance 5. Le programme de la soirée ou de la journée doit aussi comporter une liste des commanditaires et entreprises locales pressentis pour commanditer l événement ou pour donner des prix, sinon les deux. L objectif est d assurer une promotion adéquate et d éviter le double emploi avec des commandites et dons de prix qui pourraient être apportés en soutien à d autres événements de l Institut de cardiologie. 6. L Institut de cardiologie se réserve le droit de définir les conditions d utilisation de son logo sur tout matériel promotionnel utilisé lors de l événement, y compris sur des supports tels que les dépliants, les affiches, les promotions sur les sites Web, les tee-shirts, etc. 7. L Institut de cardiologie publicisera de façon adéquate sur son site Web l événement organisé par le tiers. Dans certains cas, l Institut de cardiologie fera tout en son possible pour qu un porte-parole y assiste. 8. Toute demande ou manifestation d intérêt des médias concernant l Institut de cardiologie et son association à l activité devra être communiquée à la Fondation de l Institut de cardiologie. Cette dernière s emploiera avec le Service des communications de l Institut de cardiologie à régler les divers aspects des relations avec les médias. 9. Les tiers organisateurs d événements spéciaux doivent respecter la vie privée des patients et voir à ce qu elle le soit. Toute demande de renseignements relative à des patients ou à des membres du personnel de l Institut de cardiologie doit être adressée à la Fondation de l Institut de cardiologie. La Fondation travaillera avec le Service des communications de l Institut de cardiologie pour coordonner les prises de photos de patients, de membres du personnel ou d installations, les entrevues avec des patients ou des membres du personnel, etc.

5 10. Les fonds perçus et donnés à l Institut de cardiologie doivent être recueillis avant la troisième semaine suivant l événement. Renseignements sur la délivrance de reçus La Fondation de l reçoit de nombreuses demandes concernant les reçus et leur délivrance. Il est essentiel que toutes questions concernant la délivrance de reçus de bienfaisance soient traitées correctement, et surtout conformément à la loi, suivant les lignes directrices de l Agence du Revenu du Canada. La Fondation de l se réserve le droit de vérifier, si nécessaire, les comptes de tout événement pour s assurer de leur conformité aux règles de Revenu Canada. Il est indispensable que vous communiquiez avec la Foundation pour discuter de ces règles avant la tenue de votre événement spécial. Dans un souci d exactitude et pour tirer au clair cette partie fondamentale de votre événement spécial, veuillez contacter : Sharon Holzman Gestionnaire, Événements spéciaux et commandites