Cent cinquantième session ETABLISSEMENT DU COMPTE SPECIAL POUR LE CENTRE INTERNATIONAL DE PHYSIQUE THEORIQUE RESUME

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1 ex Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture Conseil exécutif Cent cinquantième session 150 EX/10 PARIS, le 12 juillet 1996 Original anglais Point de l'ordre du jour provisoire ETABLISSEMENT DU COMPTE SPECIAL POUR LE CENTRE INTERNATIONAL DE PHYSIQUE THEORIQUE RESUME Conformément à la résolution 2.2 adoptée par la Conférence générale à sa vingt-septième session, le Directeur général soumet ci-après au Conseil exécutif le "Règlement financier du Compte spécial pour le Centre international de physique théorique". Décision à prendre : paragraphe A sa vingt-septième session, par sa résolution 2.2, la Conférence générale a approuvé l'accord entre l'agence internationale de l'énergie atomique, l'organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture et le gouvernement de la République italienne concernant le transfert à l'unesco de la responsabilité administrative du Centre international de physique théorique de Trieste. 2. L'article 9 de cet accord stipule que les fonds destinés au fonctionnement du Centre, qui comprennent les allocations fixées par la Conférence générale de l'unesco, la Conférence générale de l'agence, les contributions du gouvernement italien et d'autres subventions, dons et legs, sont versés dans un compte spécial créé par le Directeur général de l'unesco conformément aux dispositions pertinentes du Règlement financier de l'organisation. 3. Il convient de noter que les ressources dont disposait le Centre en 1995 étaient de l'ordre de 2 millions de dollars.

2 - page 2 4. L'article 13 du même accord prévoit que celui-ci entre en vigueur le 1er janvier de l'année qui suit celle pendant laquelle les parties échangent leurs notifications concernant l'acceptation ou la ratification de l'accord par leurs organes compétents respectifs. 5. Les parties ayant ratifié l'accord en 1995 et échangé la même année les notifications prévues, l'accord est entré en vigueur le 1er janvier 1996, date à laquelle la responsabilité administrative du Centre a été transférée à l'unesco. 6. En conséquence, et conformément à l'article 6.6 du Règlement financier de l'organisation, il a été créé un Compte spécial pour le Centre. Conformément à l'article 6.7 du Règlement financier, le Directeur général a établi un règlement financier particulier régissant la gestion de ce compte. 7. Ce Règlement financier, qui a été approuvé par les membres du Comité directeur du Centre, est annexé au présent document. 8. Après avoir examiné le présent document et son annexe, le Conseil exécutif souhaitera peut-être adopter la décision suivante : Le Conseil exécutif, 1. Rappelant la résolution 2.2 adoptée par la Conférence générale à sa vingt-septième session concernant le transfert de la responsabilité administrative du Centre international de physique théorique à l'unesco, 2. Prend note de la création du Compte spécial dans lequel seront versés les fonds reçus pour le fonctionnement du Centre, ainsi que du règlement financier de ce compte.

3 Annexe ANNEXE REGLEMENT FINANCIER DU COMPTE SPECIAL POUR LE CENTRE INTERNATIONAL DE PHYSIQUE THEORIQUE Article premier - Création d'un compte spécial de l'unesco 1.1 Vu l'accord tripartite entre l'unesco, l'aiea et l'italie, et conformément à l'article 6.6 du Règlement financier de l'unesco, il est créé un Compte spécial pour le Centre international de physique théorique. La gestion de ce compte spécial est régie par les dispositions suivantes : Article 2 - Exercice financier 2.1 L'exercice financier commence le 1er janvier et prend fin le 31 décembre de chaque année. Article 3 - Recettes 3.1 Les recettes du Centre comprennent : (a) les allocations financières décidées par la Conférence générale de l'unesco, la Conférence générale de l'aiea, les contributions du gouvernement italien et les subventions, dons et legs provenant d'autres institutions du système des Nations Unies, de gouvernements, d'organismes publics ou privés, d'associations ou de particuliers à condition qu'ils soient offerts à des fins compatibles avec la ligne de conduite, les buts et les activités du Centre ; (b) les rémunérations perçues à des fins spéciales ; (c) des recettes diverses. 3.2 Le Directeur du Centre peut, avec l'autorisation du Directeur général de l'unesco, accepter au nom du Centre les recettes définies à l'article 3.1, sous réserve de l'approbation préalable du Comité directeur et de l'assentiment du Conseil exécutif de l'unesco, dans tous les cas où cette acceptation entraînerait pour le Centre des engagements financiers supplémentaires. 3.3 Le Directeur rend compte au Comité directeur des subventions, contributions, aides financières, dons ou legs qu'il a acceptés. Article 4 - Budget 4.1 Le Directeur établit, sous une forme déterminée par le Comité directeur, les plans financiers et les propositions budgétaires du Centre et les soumet à l'approbation du Comité. 4.2 Le Directeur est autorisé à augmenter ou à réduire les crédits approuvés en fonction des ressources effectivement disponibles provenant des recettes mentionnées à l'article 3.1 ; il fournit des informations à ce sujet dans les comptes qu'il soumet au Comité directeur. 4.3 Les crédits restent utilisables pour couvrir les dépenses pendant l'exercice financier auquel ils se rapportent.

4 Annexe - page Les crédits restent utilisables pendant une période de douze mois après la fin de l'exercice financier auquel ils se rapportent, cela dans la mesure nécessaire pour assurer la liquidation des engagements concernant des marchandises livrées et des services fournis au cours de l'exercice, et pour couvrir toute autre dépense régulièrement engagée qui n'a pas encore été réglée au cours de l'exercice. 4.5 Le solde des crédits non engagés à la fin d'un exercice financier est versé au Compte général du Centre. 4.6 A l'expiration de la période de douze mois prévue à l'article 4.4, le solde des crédits reportés est reversé au Compte général du Centre. 4.7 Le Directeur informe le Comité directeur des différents montants portés au crédit du Compte général en application des articles 4.5 et 4.6, ainsi que des raisons de ces virements. Article 5 - Le Compte général 5.1 Il est établi un Compte général au crédit duquel sont portées les recettes du Centre, définies à l'article 3 du présent Règlement, et qui servira à financer le budget approuvé du Centre. 5.2 Le solde du Compte général est reporté d'un exercice à l'autre. 5.3 Le Comité directeur décide de l'utilisation de ce solde. Article 6 - Dépôt et placement des fonds 6.1 Tous les fonds du Centre sont déposés sans délai dans les banques ou chez les dépositaires choisis par le Directeur ou par un fonctionnaire du Centre auquel ce pouvoir est délégué par le Directeur conformément au Règlement financier et aux procédures bancaires de l'unesco. 6.2 Le Directeur est autorisé à placer comme il le juge approprié les fonds qui ne sont pas nécessaires pour faire face à des besoins immédiats conformément à la politique suivie par l'unesco en matière de placements. 6.3 Les revenus de ces placements sont portés au crédit des recettes diverses du Centre. Article 7 - Fonds de dépôt, comptes de réserve et comptes spéciaux subsidiaires 7.1 Le Directeur constitue un compte de réserve pour financer, entre autres, le fonds de roulement et les indemnités de cessation de service et faire face à d'autres obligations connexes ; ce compte est examiné chaque année par le Comité directeur au moment de l'approbation du budget. 7.2 Le Directeur peut constituer des fonds de dépôt, des comptes spéciaux subsidiaires et tous autres comptes de réserve ; il fait rapport à ce sujet au Comité directeur. 7.3 Le Directeur peut, lorsque l'objet d'un fonds de dépôt, d'un compte de réserve ou d'un compte spécial subsidiaire l'exige, établir un règlement financier spécial relatif à la gestion de ces fonds ou comptes ; il fait rapport à ce sujet au Comité directeur. Sauf dispositions contraires, ces fonds et comptes sont gérés conformément au présent Règlement.

5 Annexe - page 3 Article 8 - Contrôle interne 8.1 Le Directeur : (a) (b) (c) (d) fixe les règles à observer en matière de finances, de manière à assurer une gestion financière efficace et économique. Ces règles et toutes modifications qui leur sont apportées sont soumises à l'approbation du Comité directeur à la réunion qui suit leur établissement ou leur modification ; prescrit que tout paiement doit être effectué sur le vu de pièces justificatives et autres documents attestant que les services ou les marchandises qui font l'objet du paiement ont bien été reçus et n'ont pas été réglés auparavant ; désigne les fonctionnaires autorisés à recevoir les fonds, à engager des dépenses et à effectuer des paiements au nom du Centre ; établit un système de contrôle financier interne permettant d'exercer efficacement une surveillance permanente et une révision d'ensemble des opérations financières en vue d'assurer : (i) (ii) (iii) la régularité des opérations d'encaissement, de dépôt et d'emploi des fonds et autres ressources financières du Centre ; la conformité de tous les engagements et de toutes les dépenses avec les ouvertures de crédits et les autres dispositions financières décidées par le Comité directeur ou avec l'objet des fonds de dépôt, des comptes de réserve et des comptes spéciaux subsidiaires ainsi qu'avec les règles concernant ces fonds et comptes ; l'utilisation rationnelle des ressources du Centre. 8.2 Aucune dépense ne peut être engagée avant que les affectations de crédits aient été autorisées par écrit par le Directeur. 8.3 Le Directeur peut prescrire le versement à titre gracieux des sommes qu'il juge nécessaire d'allouer dans l'intérêt du Centre, à condition qu'un état de ces paiements soit présenté au Comité directeur avec les comptes annuels. 8.4 Le Directeur peut, après une enquête approfondie, autoriser à passer par profits et pertes le montant des pertes de fonds, stocks et autres avoirs, à condition qu'un état de toutes les sommes ainsi passées par profits et pertes soit soumis au Commissaire aux comptes en même temps que les comptes annuels. Article 9 - Comptabilité 9.1 Le Directeur fait tenir la comptabilité nécessaire et présente au Comité directeur des comptes annuels faisant ressortir, pour l'exercice financier auquel ils se rapportent : (a) les recettes et les dépenses de tous les fonds ; (b) la situation budgétaire, notamment : (i) les ouvertures de crédits initiales ;

6 Annexe - page 4 (ii) les ouvertures de crédits modifiées par des virements ou des ouvertures de crédits supplémentaires ; (iii) les sommes imputées sur ces crédits ; (c) l'actif et le passif du Centre. Il fournit également tous autres renseignements propres à indiquer la situation financière du Centre à la même date. 9.2 Les comptes annuels du Centre sont présentés en dollars des Etats-Unis d'amérique. Toutefois, des écritures peuvent être tenues en toutes monnaies, selon ce que le Directeur peut juger nécessaire. 9.3 Des comptabilités appropriées sont tenues séparément pour tous les fonds de dépôt, comptes de réserve et comptes spéciaux subsidiaires. Article 10 - Vérification extérieure des comptes 10.1 Les comptes annuels du Centre sont soumis pour vérification au Commissaire aux comptes de l'unesco au plus tard le 31 mars de l'année qui suit l'exercice financier auquel ils se rapportent, et l'avis du Commissaire aux comptes concernant les comptes du Centre est soumis au Comité directeur. Ces comptes annuels sont incorporés aux comptes vérifiés de l'unesco qui sont soumis pour approbation à la Conférence générale par l'intermédiaire du Conseil exécutif.

7 ex Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture Conseil exécutif Cent cinquantième session 150 EX/10 Corr. PARIS, le 4 octobre 1996 Original anglais Point de l'ordre du jour provisoire ETABLISSEMENT DU COMPTE SPECIAL POUR LE CENTRE INTERNATIONAL DE PHYSIQUE THEORIQUE Corrigendum Le paragraphe 3 doit se lire comme suit : 3. Il convient de noter que les ressources dont disposait le Centre en 1995 étaient de l'ordre de 26 millions de dollars.