UNION DEPARTEMENTALE DES SAPEURS - POMPIERS DES VOSGES

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Serge Laberge
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1 UNION DEPARTEMENTALE DES SAPEURS - POMPIERS DES VOSGES CAHIER DES CHARGES RASSEMBLEMENT DEPARTEMENTAL et JOURNEE des ANCIENS SAPEURS - POMPIERS DES VOSGES - Ville organisatrice. - Centre et amicale organisateurs. - Union départementale. - Service départemental d'incendie et de secours.

2 UNION DEPARTEMENT ALE DES SAPEURS-PO MPIERS DES VOSGES Cahier des charges relatif à l organisation du Rassemblement Départemental Version Validée par le CA de l UDSP du 15 Décembre 2010 Le rassemblement départemental des sapeurs-pompiers des Vosges est organisé par l Union Départementale, l amicale locale, le Service Départemental d Incendie et de Secours, avec le soutien de la mairie. Il a lieu à tour de rôle dans un groupement, dans une commune siège d un CIS. Le succès de ce rassemblement ne se dément pas d année en année, et il constitue la plus belle reconnaissance de notre engagement dans ce domaine. Une telle entreprise ne manquera pas, en outre, de souder encore davantage les sapeurs-pompiers qui s investissent corps et âme dans l organisation de cette manifestation et de permettre aux sapeurs-pompiers participants de partager un grand moment d amitié et de convivialité. Ce rassemblement a pour objectifs : - de présenter le Corps départemental aux autorités, - de mettre à l'honneur les nouvelles recrues Sapeurs-Pompiers Volontaires, - de procéder à la nomination au grade supérieur des nombreux cadres et à des remises de décorations (médailles), - de rassembler, dans le respect de nos traditions, de nos valeurs, la grande famille des sapeurs-pompiers vosgiens, - d'aller à la rencontre de la population à travers les manœuvres et le défilé La Journée Nationale des Sapeurs-Pompiers s inscrit dans le cadre de ce rassemblement. CETTE MANIFESTATION SE S DEROULE EN DEUX TEMPS : - la première partie de la journée est consacrée au cérémonial. Moment solennel qui permet de perpétuer la tradition et d assurer la transmission de la mémoire individuelle et collective des sapeurspompiers à laquelle nous sommes tous très attachés. - la deuxième partie de la journée est placée sous le signe de la convivialité, de l amitié, de la solidarité intergénérationnelle et de l échange. L ensemble des convives se retrouve autour d un repas champêtre concocté par la section des anciens sapeurs-pompiers. La volonté de l UDSP est de permettre aux sapeurs-pompiers de se rencontrer, de nouer des liens, de faire vivre «l esprit de Corps». Au cours de l après-midi, les sapeurs-pompiers organiseront différentes manœuvres et démonstrations ainsi que des activités ludiques et commerciales.

3 1 ) A LA CHARGE DE L U.D.S.P. : - Anime, planifie les réunions de préparation, élabore les comptes rendus. - Présente la manifestation à M. Le Maire, M. le chef de centre, M. le Président de l amicale, M. le chef de groupement durant le 4 ème trimestre de l'année précédent le rassemblement. - Prend en charge les frais de réunions si besoin. - Elabore le programme de la journée en collaboration avec le SDIS et Monsieur le Maire. - Elabore, conceptualise avec la mairie et le SDIS le carton d invitation (120) pour la cérémonie et le - Prépare et envoie la circulaire repas et organisation pour le rassemblement et la journée des anciens. - Réalise avec le centre et l amicale, le contenu de la plaquette publicitaire, ainsi que toute publicité avec les médias, panneaux d'affichage et calicots. (a préparer 45 jours avant la manifestation). - Prend en charge le financement des repas, une boisson, des personnels du défilé, conducteurs et JSP (500). Budget une vacation horaire d officier par - Organise le repas champêtre en collaboration avec l amicale et la commission des anciens de l UDSP. - Prend en charge les frais de déplacement de l'association SPSP Participe à une aide financière pour rassemblement et journée des anciens pour l'amicale organisatrice (50 vacations horaires d officiers versée en deux fois). - Élabore le dossier «Presse». - Met à disposition un chapiteau de 150 m2 et un stand gadgets. - Pour la journée des anciens, envoi les circulaires aux amicales, choisi le menu, gère l accueil et les repas, la cérémonie du souvenir (finance la gerbe de fleurs). 2 ) A LA CHARGE DU CENTRE ET DE L AMICALE : - Procède à la candidature avec avis du chef de groupement. - Procède à la promotion locale de la manifestation (affiches, affichettes, jeux, décoration vitrines, etc. - Participe à la recherche de sponsors pour l achat des sacoches congressiste en collaboration avec la ville - Prépare le mot du Chef de centre et du Président de l amicale pour la plaquette. - Organise et finance l'accueil sur le site des participants. (Café, brioche) - Participe à la préparation de la manifestation : traçage, installation prise d armes, mise en place des salles, implantation des exposants et lieu de manœuvre et jeux. - Organise la réception de l association SPSP Réalise avec l amicale et l'udsp la plaquette publicitaire, ainsi que toute publicité avec les médias, panneaux d affichage, calicots, affiches. - Effectue la mise en place des tables et bancs, chaises pour le vin d honneur, repas et stands. - Procède au choix du ou des fournisseurs, gestion des repas, boisson, menus pour l'ensemble des participants en collaboration avec l UDSP. (Factures libellé à UDSP VOSGES) Boissons à la charge des participants et vendues par l'amicale. Tarifs en accord avec l UDSP. - Met en place un stand «gadgets» avec l UDSP. - Propose une éventuelle animation pendant et après le - Propose des stands «exposants». - Organise le fléchage de la manifestation, le plan du site avec l emplacement des exposants et des manœuvres.

4 - Effectue en collaboration avec l UDSP un reportage photos et réalise un compte rendu pour la revue servir, voir le Sapeur Pompier Magazine. - Pour la journée des anciens définir la date et trouver une salle pour 450 personnes pour l accueil et le repas, réalise les menus, prévoit une piste de danse, un animateur, un emplacement pour la cérémonie du souvenir. (En Octobre) 3 ) A LA CHARGE DU GROUPEMENT et SDIS : - Définit la date et les horaires de la manifestation avec le CIS, la mairie, l UDSP. - Elabore, conceptualise avec l UDSP et la mairie le carton d invitation (120) pour la cérémonie et le - Transmet la liste des invités au secrétariat de l UDSP. - Organise la prise d'armes, la garde au drapeau, le piquet d'honneur, le défilé des hommes et des matériels. - Définie les besoins en personnel et véhicules + commentaires. - Prépare et envoie la note d organisation. - Organise la prise d'armes. - Organise les manœuvres : SP actifs et JSP en accord avec groupement territorial et le GPPO. 4 ) A LA CHARGE DE LA VILLE ORGANISATRICE : - Définit avec le centre organisateur et l UDSP, le lieu de la prise d armes, du défilé, de l accueil et des manoeuvres. - Participe à la promotion locale de la manifestation. - Réalise les arrêtés de circulation nécessaires au bon déroulement de la manifestation. - Prévoit une musique pour la prise d'armes et le défilé. - Prévoit une sonorisation pour la prise d'armes, le défilé et les discours. - Met en place une tribune ou estrade pouvant recevoir 60 à 80 personnes sur le parcours du défilé. - Prévoit une (ou des) salle(s) ou un chapiteau pouvant recevoir 600 à 700 personnes pour les discours, le vin d'honneur et le Si possible, une salle pour l'apéritif et les discours, une autre pour le - Participe financièrement à la prise en charge du repas des invités officiels (40) et du vin d'honneur de l'ensemble des participants (500). - Elabore, conceptualise avec l UDSP et le SDIS le carton d invitation (120) pour la cérémonie et le - Prépare le mot du Maire pour la plaquette. - Prend en charge les frais d impression des cartons d invitation. - Transmet la liste des invités au secrétariat de l UDSP. - Se charge d envoyer les cartons d invitations aux élus et invités du secteur. - Participe financièrement au cadeau des congressistes (750 à 800 sacoches ou autre avec publicité de la ville etc...) - Se charge de la communication locale. - Prévoit le pavoisement du parcours du défilé et de la prise d'armes. - Pour la journée des anciens définir la date et trouver une salle pour 450 personnes pour l accueil et le repas, prévoir une piste de danse, un emplacement pour la cérémonie du souvenir et finance l'apéritif. (En Octobre)

5 DISPOSITIONS DIVERSES : Invités : Le secrétariat de l UDSP avec l amicale se chargent de mettre les invitations sous enveloppe et d éviter les «doubles» invitations. Ordre des discours: - Monsieur le Maire de la commune - Monsieur le Président de l'udsp. - Monsieur le Président du CASDIS. - Monsieur le Député de la Circonscription. - Monsieur le Président du conseil général. - Monsieur le Préfet des Vosges. ** UDSP => Union Départementale des Sapeurs-Pompiers. ** SDIS => Service Départemental d'incendie et de secours

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