Survol du cycle de demande de stage pour organismes demandeurs

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1 Guide de cnsultatin rapide : Survl du cycle de demande de stage pur OD Page 1 de 7 13 mars 2013 Guide de cnsultatin rapide 13 mars 2013 Survl du cycle de demande de stage pur rganismes demandeurs Smmaire : Ce guide ffre des instructins étape par étape pur créer et envyer des demandes de stage depuis l'écran Chrtes. Étape 1 : Réviser la cnfiguratin du curs Dans l'écran Chrtes, révisez la cnfiguratin du curs afin d'assurer que les renseignements snt exacts : Hraire : dates de début et de fin de stage, jurs de la semaine, heures Respnsable(s) de curs Cmmentaire par défaut (présent pur tutes les demandes de stage) Étape 2 : Inscrire les étudiants a. Cliquez «Inscriptins pur ce curs» pur accéder à la fiche des inscriptins pur le curs et la sessin chisis. b. Si les étudiants ne snt pas encre cnnus, vus puvez passer à l étape 3. c. Pur ajuter un u des étudiants à la fiche d inscriptins, cliquez afin d'uvrir la fenêtre Chercher l étudiant à inscrire. Tapez deux u tris lettres du nm de l étudiant et cliquez Recherche pur lcaliser l étudiant. d. Dans la liste de résultats, cchez la case du u des étudiants à inscrire, et cliquez le butn x. Lrsque tus les étudiants cherchés snt inscrits, cliquez pur revenir à la fiche d inscriptins. e. Quand la fiche d inscriptins est actualisée, le u les étudiants sernt inscrits. Si les préférences des étudiants divent être entrées, cliquez pur entrer la préférence d un seul étudiant, u cliquez Tut mdifier pur mdifier plusieurs étudiants à la fis. Les préférences saisies peuvent être utilisées à titre d infrmatin seulement (lrs de l affectatin manuelle des étudiants) u pur créer des demandes si les préférences snt utilisées pur déterminer ù les demandes snt envyées. NOTE: Pur téléverser une nuvelle liste d étudiants, envyez un dcument (Excel/Wrd) à l aide du lien Téléverser un fichier d étudiants pur cette chrte (cnsultez le Guide de cnsultatin rapide Téléversement persnnel et étudiants pur plus de détails). L ensemble des guides de cnsultatin est dispnible sus Resssurces après cnnexin.

2 Guide de cnsultatin rapide : Survl du cycle de demande de stage pur OD Page 2 de 7 13 mars 2013 Étape 3 : Créer une fiche de travail Si aucun étudiant n est inscrit u si vus n êtes pas prêt à cpier les étudiants sur la fiche de travail, vus puvez cmmencer une nuvelle fiche de travail en cliquant l icône «Créer la fiche de travail» à drite du butn Actualiser : Pur un grupe avec enseignant, une icône permet de «Créer la fiche de travail de grupe» Pur un curs de type nn-grupe, deux icônes snt présentes : Pur des stages 1:1 (ex. préceptrat) pur «Créer la fiche de travail individuelle» Pur des équipes u stages x:1 (ex. stage sur le terrain 4:1) pur «Créer la fiche de travail de grupe» Si des étudiants snt inscrits, il y a deux ptins pur les placer sur une fiche de travail : Optin #1 Cpier les étudiants sur une fiche de travail et les affecter plus tard Permet de créer des demandes avant que les préférences u affectatins ne sient cnnues; Permet d utiliser l actin «Cpier les demandes précédentes» pur réutiliser rapidement les milieux demandés lrs d une sessin précédente; Les étudiants snt affectés plus tard et peuvent être réaffectés si nécessaire. Optin #2 Cpier les préférences sur la fiche de stage individuel et les affecter maintenant les étudiants snt affectés autmatiquement à leur milieu préféré, mais peuvent être réaffectés si nécessaire : «Cpier les demandes précédentes» ne peut être utilisé car les demandes snt basées sur les préférences des étudiants; Les étudiants snt affectés autmatiquement, mais peuvent être réaffectés si des changements snt nécessaires. a. Dans la fiche d inscriptins, cchez la case d un u plusieurs étudiants, chisissez unes des ptins du menu dérulant «Actin» et effectuez la cpie en cliquant. Optin #1 utilisez : «Cpier à la fiche de grupe» pur les grupes (avec enseignant); «Cpier à la fiche de stage individuel» quand les étudiants sernt affectés plus tard (aussi utilisé pur les stages de type «appel d ffre»; Optin #2 - utilisez «Cpier les préférences à une fiche de stage individuel et affecter» quand les étudiants divent être autmatiquement affectés sur la base de leurs préférences. b. Quand l écran est actualisé : La clnne Actin de chaque étudiant affiche «Indiv» s il a été cpié à la fiche de stage individuel et «Grp» s il a été cpié à la fiche de grupe; L ensemble des guides de cnsultatin est dispnible sus Resssurces après cnnexin.

3 Guide de cnsultatin rapide : Survl du cycle de demande de stage pur OD Page 3 de 7 13 mars 2013 Un u plusieurs butns d accès apparaitrnt dans la barre de filtres de vue actuelle: pur accéder à la fiche de grupe pur accéder à la fiche de stage individuel pur accéder à la bîte de srtie si une u plusieurs demandes nt été créées (autmatiquement lrsque l ptin #2 est chisie) u pur accéder à la fiche d affectatin de la fiche utilisée L écran «Chrtes» affichera aussi ces butns d accès, ce qui ffre un résumé visuel de la prgressin de chaque étape. Dans l exemple ci-dessus, des places nt été créées dans la fiche de grupe u stage individuel pur tris curs mais pas encre pur curs 5303 (qui affiche seulement un butn d accès aux inscriptins). c. Si vus chisissez l ptin #1, passez à l étape 4. d. Si vus chisissez l ptin #2, vs demandes nt déjà été créées et attribuées aux étudiants sur la base de leurs préférences, et snt prêtes à être envyées depuis la bîte de srtie (passez directement à l étape 5). Étape 4 : Planifier et créer des places dans la fiche de travail Dans la fiche de travail, vus puvez : Cpier des demandes d une fiche de travail dans un autre curs (la fiche «surce») à la fiche vide actuelle (la fiche «cible»); u Créer des places à partir de zér seln différentes méthdes. Dans les deux cas, vus devriez créer assez de places pur vs inscriptins actuelles u prévues, et un décmpte est visible en bas de chaque fiche de travail pur suivre vtre prgrès : Dans l exemple ci-dessus, il y a : 12 étudiants inscrits = places nécessaires 13 places dans 3 grupes = taille de la fiche de travail 13 places créées dans la bîte de srtie, et 13 places acceptées par l rganisme receveur Astuce vus puvez revenir à une fiche à n imprte quel mment pur créer des places de plus si nécessaire (par ex. pur remplacer une demande refusée u annulée). Cpier les places d une fiche de travail précédente a. Quand une fiche de travail est créée vus avez deux chix pur cpier les places d une autre fiche, sit du même curs, u d un curs différent utilisant le même type de fiche : L ensemble des guides de cnsultatin est dispnible sus Resssurces après cnnexin.

4 Guide de cnsultatin rapide : Survl du cycle de demande de stage pur OD Page 4 de 7 13 mars 2013 (refusée, annulée, etc.); cpie tutes les demandes quel que sit leur statut l autre curs. b. Lrsque vus cpiez, vus avez aussi des ptins quant aux cmmentaires et hraires à utiliser: cpie seulement les demandes acceptées de Chrte actuelle utilise les cmmentaires par défaut et l hraire (par ex. jurnées LMM) tels qu entrés dans l écran Chrtes de la chrte / curs / sessin cible; Fiche de travail surce cpie les cmmentaires par défaut et hraire de chaque demande cpiée depuis la fiche surce sans tenir cmpte de ceux entrés dans l écran Chrtes de la fiche cible. Astuce les butns «Cpier les stages demandés la dernière fis» disparaissent quand vus créez la première place. Si vus décidez à un mment qu une cpie aurait été plus rapide, supprimez simplement les places créées de la fiche de travail et ces butns réapparaitrnt. Créer de nuvelles demandes à partir de zér c. Dans la fiche de grupe u de stage individuel, deux icônes snt dispnibles pur créer des nuvelles demandes : ajuter une nuvelle place en sélectinnant le milieu (l rganisme, site, service, et destinatin) et les infrmatins sur la taille du grupe (pur un stage de grupe) et l hraire (ci celui-ci est différente de l hraire par défaut entré dans l écran Chrtes; u Astuce si vus ne puvez pas entrer le service u la destinatin d un site à ce mment, vus puvez créer les places et laisser le service u destinatin vide pur l instant et les entrer plus tard dans la bîte d envi avant d envyer. «Truver et créer» en recherchant la base de dnnées pur une u plusieurs destinatins et créer des places en une seule étape d. Une fis la demande créée, vus puvez : Cpier une entrée et cliquer Mdifier pur mdifier la destinatin, l hraire, etc. ; u Indiquer l entrée cmme hraire mdèle afin que ses infrmatins sur l hraire (date de début et de fin, quarts, jurs) sient appliqués lrs de la créatin de nuvelles demandes par le biais des autres méthdes ( ajut, cpie, truver et créer ) Astuce pur plus d infrmatin sur les ptins pur créer des places de stage, surtut pur des prgrammes ayant des vlumes imprtants d étudiant u des hraires variés, veuillez cnsulter le Guide de cnsultatin rapide Optins pur créer des places dans les fiches de travail L ensemble des guides de cnsultatin est dispnible sus Resssurces après cnnexin.

5 Guide de cnsultatin rapide : Survl du cycle de demande de stage pur OD Page 5 de 7 13 mars 2013 Étape 5 : Finaliser les demandes dans la bîte de srtie a. Quand vus êtes prêt à prduire des places dans la fiche de travail, cchez la case d une u plusieurs demandes u cliquez pur tutes les sélectinner et : Chisissez «Cpier à la bîte de srtie» dans le menu dérulant Actin ; u Chisissez «Envyer les demandes aux rganismes receveurs» si les demandes snt prêtes à envyer ceci cpiera les demandes à la bîte de srtie et les enverra d un seul cup; Cliquez sur pur prcéder. Astuce les demandes de stage devraient être cpiées à la bîte de srtie si elle nt besin de plus de travail avant d être finalisées avant l envi, tel que : Ajut d un cmmentaire! u alerte urgente ; Entrée d hraires détaillés dans l hraire de stage (vir le Guide de cnsultatin rapide); Stage individuel u grupe Divisin pur créer des demandes à multi-destinatins u des rtatins (vir le Guide de cnsultatin rapide); Lier des demandes ayant un enseignant en cmmun (vir le Guide de cnsultatin rapide). Étape 6 : Envyer les demandes aux rganismes receveurs Si les demandes n nt pas été envyées depuis la fiche de travail, il faut les envyer depuis la bîte de srtie. a. Cchez la case d une u plusieurs demandes, chisissez «Envyer les demandes» dans le menu dérulant «Actin» et cliquez sur pur effectuer l envi. NOTE : L rganisme, site et service divent être entrés avant qu une demande ne puisse être envyée. La destinatin peut être vide si le crdnateur receveur détermine curamment la destinatin pur vus, u si vus vulez l entrer plus tard. Cependant, dans la plupart des cas, la destinatin devrait être précisée avant l envi. b. Après l envi de la demande, le statut de celle-ci sera «Env» (envyé) si le site u service receveur utilise HSPnet, u «Env-P» sinn (envyé au frmat PDF). Un fichier PDF sera prduit autmatiquement et ajuté à vtre File d impressin pur tute demande en statut «Env-P» nécessitant une distributin par télécpie u curriel à un rganisme nn-utilisateur. Étape 7 : Surveiller et entrer les répnses L écran de Bienvenue est le myen le plus efficace de surveiller les répnses des sites utilisant HSPnet et d entrer les répnses au nm des sites n utilisant pas HSPnet. a. Quand un rganisme n utilisant pas HSPnet répnd à vs demandes, truvez ces demandes dans vtre écran de bienvenue en cliquant sur le lient tel que «xx demandes en attente Env-P». b. Dans la fenêtre Aperçu, cchez la case d une u plusieurs demandes, sélectinnez «Accepter par l rganisme» (u «Refuser» une raisn est nécessaire lrs d un refus) u «Annuler» avec cmme raisn «pas de répnse de la destinatin» si le site ne répnd pas et cliquez. L ensemble des guides de cnsultatin est dispnible sus Resssurces après cnnexin.

6 Guide de cnsultatin rapide : Survl du cycle de demande de stage pur OD Page 6 de 7 13 mars 2013 Étape 8 : Affecter les enseignants et les étudiants a. Les enseignants peuvent être affectés : Au mment de la créatin de la demande dans la fiche de travail; u Dans l écran d affectatin (auquel cnduit le butn d accès de la fiche de travail); u Dans la bîte de srtie en mdifiant les détails d une demande. b. Les étudiants peuvent être affectés u réaffectés dans l écran d affectatin de la fiche de travail de grupe u stage individuel. Cliquez Tut mdifier et chisissez une destinatin dans le menu dérulant «Affecté» (u cliquez mdifier pur ajuter u mdifier l affectatin d un seul étudiant); Cliquez Tut sauvegarder pur sauvegarder les affectatins d un seul u tus les étudiants; Cchez la case d un u plusieurs étudiants et chisissez l actin apprpriée pur affecter les étudiants temprairement (stage individuel) u pur finaliser les affectatins et divulguer le nm de l étudiant (grupe u stage individuel). c. Pur réaffecter les étudiants, cchez la case des étudiants et chisissez l actin «Retirer les étudiants de cette affectatin», puis mdifiez et recnfirmez leur affectatin cmme dans la prcédure cidessus. NOTE : Si un stage individuel est attribué à plus d un étudiant u un stage de grupe est sur-allué par rapprt à la taille du grupe, un avertissement! apparaitra et les affectatins devrnt être crrigées avant de cnfirmer. L ensemble des guides de cnsultatin est dispnible sus Resssurces après cnnexin.

7 Guide de cnsultatin rapide : Survl du cycle de demande de stage pur OD Page 7 de 7 13 mars 2013 Rappelez-vus Si une demande envyée est par la suite refusée u annulée, ces places sernt affichées en caractères gris dans la fiche avec le chiffre «0» et ne sernt pas cmptées dans le décmpte ttal en bas de la fiche parce qu elles ne snt plus dispnibles aux étudiants. Si vus vulez remplacer ces places perdues, u si vus avez besin de places supplémentaires pur un curs, vus puvez le faire en returnant à la fiche de travail et en répétant les étapes 4.c. Cliquez pur vir les détails d une demande, y cmpris les persnnes-ressurces, l hraire détaillé et les cmmentaires et alertes. Les fiches de travail de grupe u de stage individuel snt prévues pur la planificatin et le suivi des places de stages u pur la prévisin de places ptentielles seln le nmbre d étudiants inscrits en fnctin des demandes acceptées u refusées. Les entrées des fiches sernt mises à jur pur refléter certains changements faits dans la bite de srtie. Tutefis, les changements des fiches de travail ne sernt PAS mis à jur dans la bite de srtie. Ceci dans le but de cnserver les places et les hraires créés initialement dans les fiches de travail qui purrnt servir de «calque» en vue des cpies futures. Ainsi, la directive à suivre une fis les espaces créés dans la bite de srtie est de faire tutes les mdificatins ultérieures cncernant le lieu u l hraire à partir de cet endrit plutôt que les fiches de travail. Vus avez maintenant terminé la prcédure nécessaire pur gérer vs demandes de stage. Si vus avez des questins u avez besin d assistance, veuillez nus cntacter. L équipe HSPnet L ensemble des guides de cnsultatin est dispnible sus Resssurces après cnnexin.

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