POSITION DESCRIPTION DESCRIPTION DE TRAVAIL

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1 Supervisor Titre du poste de la superviseure ou du superviseur : Supervisor Numéro du poste de la superviseure ou du superviseur : la présidente e ou du président National Présidente e ou président Bil. Des./Dés. bil.: PURPOSE OF POSITION Under the direction of the National President, and as part of a team of four political assistants, the Political Assistant to the National President assists the National President, the National Executive Vice-President and the Regional AEC Officers in the performance of their duties. STATEMENT OF RESPONSIBILITIES OBJET DU POSTE Sous la direction de la présidente e ou du président et en tant que membre d une équipe de quatre adjointes ou adjoints politiques, l adjointe ou l adjoint p auprès de la présidente e ou du président aide cette dernière ou ce dernier, la vice-présidente exécutive e ou le vice-président exécutif et les vice-présidentes exécutives régionales et vice-présidents exécutifs régionaux (VPER) dans l exercice de leurs fonctions. ÉNONCÉ DES FONCTIONS Provides advice and guidance to the National President on a continuous basis. Conseiller la présidente e ou le président de manière soutenue. Participates in the Alliance Executive Committee (AEC), the National Board of Directors (NBoD) and is a member of the Directors Team. Participer aux travaux du Comité exécutif de l Alliance (CEA) et du Conseil d administration (CNA), et faire partie de l équipe des chefs de direction. Prepares recommendations and options for officers, the AEC and the NBoD on a wide range of internal and external political and administrative issues. Préparer des recommandations et des options pour les dirigeantes et dirigeants nationaux, le CEA et le CNA sur une grande variété de questions politiques et administratives internes et externes. Provides analysis and advice on Fournir des analyses et des conseils Page 1 of/de 7 Q:\PERS_GRP\STAFFING\POSITIONS\XO\Officers & Support Staff\ Executive Assistant to National

2 la présidente e ou du président union policy, political direction and strategic priorities to the officers, the AEC, the NBoD and the Directors Team. sur les politiques, l orientation et les priorités stratégiques du syndicat aux dirigeantes et dirigeants nationaux, au CEA, au CNA et à l équipe des chefs de direction. Provides analysis and advice on the economic, social, political and legal imperatives which are of emerging importance to the union and proposes action plans and strategies to respond to these priorities. Fournir des analyses et des conseils sur les impératifs d ordre économique, social, politique et juridique qui prennent de l importance pour le syndicat et proposer des plans d action et des stratégies pour donner suite à ces priorités. Provides advice and assistance, including correspondence, speeches and briefings, to individual and regional executive officers, Components and NBoD. Fournir des conseils et de l aide, notamment sous forme de lettres, d allocutions et d exposés, à des dirigeantes et dirigeants nationaux et régionaux, aux Éléments et au CNA. Prepares policy papers on a range of issues for presentation to various labour, government and social movement organizations and groups. Rédiger des documents d orientation sur diverses questions aux fins de présentation à des organismes syndicaux, gouvernementaux et sociaux. Prepares internal union policies and regulations and Constitutional language. Formuler le libellé de politiques et de règlements internes ainsi que des Statuts du syndicat. Represents the PSAC at various labour, governmental and societal forums, and assists AEC and NBoD members who have been assigned to such forums as PSAC representatives. Représenter l AFPC au sein de diverses instances syndicales, gouvernementales et sociétales, et aider les membres du CEA et du CNA qui sont les porte-parole de l AFPC au sein de ces instances. Represents the PSAC within the Canadian and inter labour movements, including representation at strategic discussions, and assists AEC and NBoD members who participate as PSAC representatives. Représenter l AFPC au sein du mouvement syndical canadien et inter, notamment lors de discussions stratégiques, et aider les membres du CEA et du CNA qui sont les porte-parole de l AFPC au sein de ce mouvement. Page 2 of/de 7 Q:\PERS_GRP\STAFFING\POSITIONS\XO\Officers & Support Staff\ Executive Assistant to National

3 la présidente e ou du président Represents the political strata of the organization at operational forums including the Directors Team, the Management Team, and other pan-organization working groups and committees. Représenter la classe politique du syndicat auprès de groupes opérationnels, comme l équipe des chefs de direction, l équipe de gestion et d autres comités et groupes de travail panorganisationnels. Represents the officers and the AEC during discussions, consultations and negotiations between the President s Office and/or the AEC with the Component(s). Représenter les dirigeantes et dirigeants nationaux et le CEA dans des discussions, des consultations et des négociations entre le bureau de la présidente ou du président et/ou le CEA et les Éléments. Communicates the political priorities identified by the officers, the AEC and the NBoD, to ensure that political priorities are actioned and implemented by the operational mechanisms in the organization. Faire connaître les priorités politiques définies par les dirigeantes et dirigeants nationaux, le CEA et le CNA de sorte que les mécanismes d exécution de l organisation les mettent en œuvre. Initiates, facilitates and participates in strategic discussions between the operational and political levels of the PSAC. Engager et animer des discussions stratégiques entre les composantes opérationnelles et politiques de l AFPC et y participer. Initiates and participates in coalition building on disparate issues, providing liaison between the PSAC, coalition partners, and the broader labour movement. Amorcer la création de coalitions sur diverses questions et y participer en assurant la liaison entre l AFPC, les partenaires des coalitions et le mouvement syndical dans son ensemble. Identifies potential challenges and opportunities between the PSAC Components, regions, and other internal structural relationships, and proposes plans and strategies to respond to these issues, participating in this problem-solving either with, or on behalf of other Executive Officers. Cerner des possibilités et des problèmes potentiels entre les Éléments de l AFPC, les régions et d autres structures internes, proposer des plans et des stratégies pour régler ces problèmes et participer à la résolution des problèmes avec les dirigeants et dirigeantes ou en leur Page 3 of/de 7 Q:\PERS_GRP\STAFFING\POSITIONS\XO\Officers & Support Staff\ Executive Assistant to National

4 la présidente e ou du président nom. Technical advisor to PSAC Convention, NBoD and AEC Committees. Offrir des conseils techniques aux comités du Congrès de l AFPC, du CNA et du CEA. Participates in the management and administration of the Executive Office. Participer à la gestion et à l administration du bureau de direction. Represents the Executive Office as a member of the Directors Team on administrative and management issues; brings issues related to the management and administration of the Executive Office to the Directors Team; provides advice and assistance to the Branch Directors and the National President on matters relating to staffing, internal labour relations, grievances, harassment complaints, and finance. Représenter le bureau de direction auprès de l équipe des chefs de direction en ce qui a trait aux questions administratives et aux problèmes de gestion; porter les questions se rapportant à l administration et à la gestion du bureau de direction à l attention de l équipe des chefs de direction; fournir des conseils et de l aide aux chefs de direction et à la présidente e ou au président sur des questions relatives à la dotation, aux relations de travail internes, aux griefs, aux plaintes de harcèlement et aux finances. Participates in the development of the budget for the triennial convention, works with the AEC, the Standing Finance Committee and the Director of Finance on global budgetary issues including: the development of budgetary objectives and assumptions; centralization of budgetary provisions; and budget presentation to various internal bodies. Participer à l élaboration du budget présenté au congrès triennal, collaborer avec le CEA, le Comité permanent des finances et la ou le chef de la Direction des finances en vue de régler des questions budgétaires d intérêt général, comme l élaboration des objectifs et des hypothèses budgétaires, la centralisation des crédits budgétaires et la présentation du budget à divers organismes internes. Oversees overall funding and resource distribution to ensure that it is consistent with the organization s overall goals and S assurer que, dans l ensemble, la répartition des crédits et des ressources va dans le sens des objectifs globaux de l organisation. Page 4 of/de 7 Q:\PERS_GRP\STAFFING\POSITIONS\XO\Officers & Support Staff\ Executive Assistant to National

5 la présidente e ou du président objectives. Represents the Executive Office before the Convention Finance Committee. Représenter le bureau de direction au sein du Comité des finances du Congrès. QUALIFICATIONS QUALITÉS REQUISES Knowledge of the organization and structure of the PSAC and Components, labour movement and equity principles. Connaissance de l organisation et de la structure de l AFPC et des Éléments, du mouvement syndical et des principes d équité. Advanced knowledge of office operations and procedure, telephone techniques and time management techniques. Connaissance approfondie des méthodes de travail de bureau et des techniques de communication téléphonique et de gestion du temps. Well-developed human relations and organizational skills. Sens des relations humaines et de l organisation. Good knowledge of letter and report composition, spelling, grammar and punctuation in both French and English and of computer software applications including word processing, spreadsheets and database programs. Bonne connaissance des techniques de rédaction de lettres et de rapports, de l orthographe, de la grammaire et de la ponctuation, en anglais et en français, ainsi que des applications logicielles, comme les programmes de traitement de texte, les chiffriers électroniques et les bases de données. Ability to demonstrate tact and discretion in preparing, disclosing and handling information of a confidential, controversial and sensitive nature. Capacité de faire preuve de tact et de discrétion dans la préparation, la divulgation et le traitement d information confidentielle, controversée et de nature délicate. Ability to establish work priorities and remain flexible. Capacité d établir les priorités de travail et de faire preuve de souplesse. Ability to efficiently respond in a calm and effective manner to a Capacité de donner efficacement suite avec calme à des requêtes et Page 5 of/de 7 Q:\PERS_GRP\STAFFING\POSITIONS\XO\Officers & Support Staff\ Executive Assistant to National

6 la présidente e ou du président variety of demands and projects; des projets de nature diverse. ability to communicate orally and in writing in English or French or in both official languages (according to the position s requirements). aptitude à communiquer verbalement et par écrit, en français ou en anglais, ou dans les deux langues (selon les exigences linguistiques du poste). Ability to meet established deadlines. Capacité de respecter des délais prescrits. Ability to understand and interpret regulations, procedures, policies and guidelines. Capacité de comprendre et d interpréter des règlements, des politiques et des lignes directrices. Ability to coordinate information, arrangements and correspondence with minimum review. Capacité de coordonner de l information, des réservations et de la correspondance avec un minimum de suivi. Ability to establish and maintain good working relationships with all levels of the organization, members and the public. Capacité d établir et d entretenir de bonnes relations de travail avec tous les paliers de l organisation, les membres et le public. Ability to organize and maintain complex record and filing systems. Capacité d organiser et de tenir à jour des systèmes de classement complexes. Ability to type accurately at a speed necessary for completing documents as needed. Capacité de dactylographier suffisamment rapidement pour terminer la frappe de documents au bon moment. Ability to use office automation tools to prepare a variety of documents, reports and records. Capacité de se servir d outils bureautiques pour préparer divers documents, rapports et dossiers. Ability to work independently and make sound-decisions. Capacité de travailler de façon autonome et de prendre des décisions judicieuses. Ability to effectively manage multiple tasks and work well in a team oriented environment. Capacité de gérer efficacement des tâches multiples et de bien travailler dans un milieu favorisant Page 6 of/de 7 Q:\PERS_GRP\STAFFING\POSITIONS\XO\Officers & Support Staff\ Executive Assistant to National

7 la présidente e ou du président l esprit d équipe. Ability to learn, retain and use technical terminology, equipment and computer applications. Capacité d apprendre, de retenir et d utiliser du vocabulaire technique et de faire fonctionner des applications informatiques et de l équipement. Ability to remain calm in difficult situations and maintain mental alertness and stamina to perform routine and specialized duties for long periods of time. Capacité de demeurer calme dans des situations difficiles et de conserver la vivacité d esprit et l énergie nécessaires pour exécuter des tâches courantes et spécialisées pendant de longues périodes de temps. Page 7 of/de 7 Q:\PERS_GRP\STAFFING\POSITIONS\XO\Officers & Support Staff\ Executive Assistant to National