Utilisation du nom et de l emblème des Jeux du Québec...2. Affichage du drapeau des Jeux du Québec...3. Commanditaires officiels...

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1 POLITIQUES FINALES RÉGIONALES DES JEUX DU QUÉBEC DE LA MAURICIE VOLET COMPÉTITIF SOMMAIRE Utilisation du nom et de l emblème des Jeux du Québec...2 Affichage du drapeau des Jeux du Québec...3 Commanditaires officiels...4 Programme de contribution financière des municipalités Sanction de la compétition ou du camp de sélection ou d entraînement par Sports-Québec... 7 Remise de compétition ou du camp de sélection ou d entraînement 8-9 Sélection des accompagnateurs (Finale des Jeux du Québec seulement) 9-10 Normes d affichage pour les membres de la délégation régionale..10

2 UTILISATION DU NOM ET DE L EMBLÈME DES JEUX DU QUÉBEC ÉNONCÉ : Le nom et l emblème des Jeux du Québec sont la propriété exclusive de Sports-Québec et sont enregistrés. En conséquence, toute utilisation doit être autorisée par le propriétaire en conformité des dispositions de la Loi sur les marques de commerce. Pour faciliter la diffusion et l utilisation du nom et de l emblème des Jeux du Québec en Mauricie, Sports-Québec a confié à l URLS de la Mauricie, par protocole d entente, le mandat de voir à l application de la politique. OBJECTIFS : - Voir au respect du nom et de l emblème des Jeux du Québec selon les normes établies par Sports-Québec. - Déterminer qui a droit d utiliser le nom et l emblème des Jeux du Québec en région (Mauricie). MODALITÉS : En Mauricie, toute personne, organisme, entreprise, ou comité qui désire utiliser le nom et l emblème des Jeux du Québec doit en faire la demande écrite à l URLS de la Mauricie (260, Dessureault, Trois-Rivières G8T 9T9) en signifiant les motifs, la durée et l endroit où seront utilisés le nom et l emblème des Jeux du Québec. Dans le cadre des Finales Régionales des Jeux du Québec de la Mauricie, les responsables de compétition, camps de sélection, camps d entraînement ont l autorisation d aller chercher le logo des Jeux du Québec sur le site Internet de l URLSM à l adresse suivant : et ils peuvent le reproduire tel quel à volonté sur tout imprimé. Pour toute conception et production d articles promotionnels, le promoteur doit présenter par écrit son projet à l URLS de la Mauricie. Aucun commanditaire ne peut être associé au nom et à l emblème des Jeux du Québec sans l autorisation écrite de l URLS de la Mauricie. AFFICHAGE DU DRAPEAU DES JEUX DU QUÉBEC 2

3 ÉNONCÉ: Les responsables de compétition ou de camp de sélection ou de camp d entraînement doivent afficher bien en vue sur leur site d activité le drapeau des Jeux du Québec de la Mauricie fourni par l URLS de la Mauricie. A la fin de l activité, le responsable de compétition ou du camp de sélection ou d entraînement retourne le drapeau à l URLS de la Mauricie. OBJECTIF: Faire en sorte que les activités reliées au programme des Jeux du Québec soient bien identifiées pour tous les participants, entraîneurs, parents, journalistes, commanditaires et organismes collaborateurs. MODALITÉS : Le drapeau est fourni par l URLS de la Mauricie. Sur demande l URLS de la Mauricie peut fournir plusieurs drapeaux. COMMANDITAIRES OFFICIELS 3

4 ÉNONCÉ: À la rencontre de coordination avec les responsables de compétition et de camp de sélection ou d entraînement, l URLS de la Mauricie informe ces responsables des commanditaires officiels des Jeux du Québec de la Mauricie. Les responsables doivent tenir compte de ces commanditaires et ne pas contracter d entente avec des entreprises ou institutions concurrentes. En cas de doute, les responsables de compétition et de camp de sélection doivent s informer auprès de l URLS de la Mauricie. L URLS de la Mauricie encourage les responsables de compétition et de camp de sélection ou d entraînement à contracter des ententes avec des commanditaires, pour la réalisation de leur activité dans le cadre de la Finale Régionale, et peut fournir, sur demande, au responsble d activité une lettre d appui. OBJECTIFS: - Assurer la coordination dans la recherche de commandite et éviter des conflits entre commanditaires concurrents. - Maximiser l impact des commandites pour le programme des Jeux du Québec de la Mauricie. - Fournir la visibilité aux commanditaires selon l entente intervenue. - Établir et maintenir des relations harmonieuses avec les commanditaires dans le but de reconduire annuellement l entente. MODALITÉS: (S Il y a lieu) L URLS de la Mauricie fournira aux responsables de compétition ou de camp de sélection ou d entraînement des bannières (ou banderoles) des commanditaires, lesquelles doivent être affichées bien en vue des spectateurs sur le site d activité. Ces bannières doivent être retournées à la fin de l activité à l URLS de la Mauricie, par le responsable de l activité. 4

5 PROGRAMME DE CONTRIBUTION FINANCIÈRE DES MUNICIPALITÉS ÉNONCÉ: Toute inscription de citoyen résidant dans une municipalité qui n a pas payé sa contribution financière au programme des Jeux du Québec de la Mauricie doit être soumise par le responsable de compétition ou de camp de sélection ou d entraînement à l URLS de la Mauricie. Le personnel de l URLS de la Mauricie invitera la municipalité à régulariser la situation. Si la municipalité n adhère pas au programme, l inscription du citoyen sera refusée. Les noms des citoyens résidant à l extérieur de la Mauricie (ex.: rive sud) doivent être soumis à l URLS de la Mauricie pour approbation. OBJECTIF: Être en concordance avec la politique adoptée par le conseil d administration de l URLS de la Mauricie. MODALITÉS: La présente politique et la liste des municipalités n ayant pas payé leur contribution financière au programme doivent être affichées sur le site de compétition ou de camp de sélection ou d entraînement par le responsable de l activité. NOTE : les bénévoles n ont pas de démarche à faire auprès des Villes ou municipalités, ceci est la responsabilité du personnel de l URLS de la Mauricie. 5

6 PROGRAMME DE CONTRIBUTION DES MUNICIPALITES (OCTOBRE 2008) Les citoyens des municipalités suivantes n ont pas accès au programme des Jeux du Québec de la Mauricie hiver 2008, car les municipalités ci-désignées n ont pas contribué au programme des Jeux du Québec: Toutes les municipalités ont contribué au programme des Jeux du Québec de la Mauricie. POUR INFORMATION: Hélène Houde (819) poste 6538 CE DOCUMENT DOIT ETRE AFFICHE SUR LE SITE DE COMPETITION OU DE CAMP DE SELECTION OU D ENTRAÎNEMENT. SANCTION DE LA COMPÉTITION OU DU CAMP DE SÉLECTION OU D ENTRAINEMENT PAR SPORTS-QUÉBEC 6

7 ÉNONCÉ: À la rencontre de coordination de la Finale Régionale, l URLS de la Mauricie fournira à chaque responsable une copie de la sanction de la compétition ou du camp de sélection ou d entraînement émise par Sports-Québec, laquelle délimite la programmation de la Finale Régionale et détermine la composition des membres de la délégation régionale pour la Finale des Jeux du Québec: (athlètes et accompagnateurs), de même que certaines conditions et modalités spécifiques au sport concerné. Le responsable de compétition ou de camp de sélection ou d entraînement doit reproduire ce document et le faire parvenir aux entraîneurs ou aux responsables des clubs sportifs qui inscrivent des participants à la Finale Régionale. Aux yeux du programme des Jeux du Québec, seul ce document est officiel. OBJECTIF: Bien informer les participants, les entraîneurs, les parents, les médias et autres organismes collaborateurs de la programmation et des exigences de la Finale Régionale et de la Finale des Jeux du Québec. MODALITÉS: Une copie de cette sanction doit être affichée bien en vue sur le site d activité par le responsable de compétition ou de camp de sélection ou d entraînement. REMISE DE COMPÉTITION OU DU CAMP DE SÉLECTION OU D ENTRAÎNEMENT 7

8 ÉNONCÉ: Pour cause d'intempérie ou d'incapacité d'utilisation du site (réf.: règlement de sécurité du sport concerné), une ou des compétitions et un camp de sélection ou un camp d entraînement peut être reporté. Dans ce cas, la compétition ou le camp de sélection ou le camp d entraînement sera déplacé au lendemain, ou dans les jours qui suivent. La décision sera prise conjointement entre le responsable de compétition ou du camp de sélection ou du camp d entraînement et le personnel de l URLS de la Mauricie. Le responsable de compétition ou du camp de sélection ou du camp d entraînement annoncera la décision prise à tous les participants et à tous les entraîneurs inscrits, et ce dans les meilleurs délais. Le personnel de l URLS de la Mauricie annoncera la décision à tous les médias, et ce dans les meilleurs délais. OBJECTIFS: - Définir clairement le processus de prise de décision et les intervenants. - Définir clairement le processus d information suivant la prise de décision. PROCÉDURE: Intempérie Le personnel de l URLS de la Mauricie vérifiera l'état des routes et les conditions météorologiques auprès des organismes compétents et en fera part aux responsables de compétition ou du camp de sélection, ou du camp d entraînement. Incapacité d'utilisation du site de compétition Le responsable de compétition ou du camp de sélection ou du camp d entraînement vérifiera les conditions du site d activité en fonction du règlement de sécurité de son sport. S'il le juge nécessaire, il demandera l'avis du président de l'association régionale sportive ou du conseiller technique de cette association, ou tout autre personne qu il juge compétente pour ce faire. Remise de la compétition ou du camp de sélection ou du camp d entraînement En cas de remise de la compétition ou du camp de sélection ou du camp d entraînement, le choix de la date, du site et de l'horaire de la compétition ou du camp de sélection se fera conjointement entre le personnel de l URLS de la Mauricie et le responsable de compétition ou de camp de sélection. Dans la mesure du possible le choix tiendra compte des éléments suivants: - échéancier général des Jeux du Québec; - disponibilité du site de compétition ou de camp de sélection ou du camp d entraînement; - disponibilité du personnel: juges, arbitres, officiels, bénévoles; - disponibilité des participants et entraîneurs. MODALITÉS: 8

9 Le responsable de compétition ou de camp de sélection ou du camp d entraînement et le personnel de l URLS annonceront la décision prise, à qui de droit, par les moyens qu'ils jugeront les plus adéquats. SÉLECTIONS DES ACCOMPAGNTEURS (FINALE DES JEUX DU QUÉBEC SEULEMENT) ÉNONCÉ: Il incombe au responsable de compétition ou de camp de sélection ou d entraînement de recommander les accompagnateurs à l URLS de la Mauricie. Dans ses recommandations, le responsable doit tenir compte de la provenance des athlètes au sein de la délégation, ou de l entente intervenue au sein de l association régionale sportive, de même que des exigences (qualification et formation) décrites dans la sanction de Sports-Québec. C'est à l URLS de la Mauricie qu'appartient la décision finale du choix des accompagnateurs. Critères de sélection: a) avoir 18 ans ou plus; b) avoir un ou des athlètes au sein de la délégation du sport concerné, ou être recommandé par son association régionale sportive; c) être disponible à 100%, du départ de la délégation jusqu'au retour des athlètes à leur point de départ en région; d) être impliqué dans un seul sport et/ou une seule équipe au sein de la délégation régionale dans un même bloc de compétition ; e) posséder les qualifications requises par la Fédération québécoise sportive, décrites dans la sanction des Jeux du Québec. f) avoir compléter et signer le formulaire de «Consentement à la vérification d antécédents». Avoir retourné ce formulaire à l URLS de la Mauricie selon la date limite :??????? OBJECTIFS: - Permettre le meilleur encadrement possible aux membres de la délégation régionale ; - Fournir aux membres de la délégation régionale du personnel d encadrement responsable et compétent. - Voir au respect de l intégrité des membres de la délégation. NOTE : LE TERME ACCOMPAGNATEUR désigne toute personne ayant pour tâche d accompagner les athlètes : entraîneurs, assistant-entraîneur, gérant, soigneur, préposé à l équipement, chaperons, autres fonctions 9

10 NORMES D AFFICHAGE POUR LES MEMBRES DE LA DÉLÉGATION RÉGIONALE ÉNONCÉ : Toute personne ou organisme désirant utliser le nom ou l emblème des Jeux du Québec sur des vêtements ou accessoires pouvant être portés ou utilisés par des membres de la délégation régionale à la Finale des Jeux du Québec doit recevoir l autorisation de l URLS de la Mauricie. OBJECTIFS : - Respecter les normes d utlisation du nom et de l emblème des Jeux du Québec ; - Assurer la coordination dans la recherche de commandite et éviter des conflits entre commanditaires concurrents ; - Assurer la coordination afin d éviter des conflits avec les commanditaires du Comité organisateur de la Finale des Jeux du Québec ; - Assurer le respect des normes d affichage qui régissent la Finale des Jeux du Québec ; - Établir et maintenir des relations harmonieuses avec les commanditaires dans le but de reconduire l entente. PROCÉDURE : 1) La personne ou l organisme doit présenter par écrit à l URLS de la Mauricie le projet incluant : - un croquis de l article (vêtement ou accessoire) avec l emplacement des emblèmes ou logos ; - le nom du commanditaire ou la marque de commerce utilisée ; - les dimenssions exactes de chaque logo et des marques de commerce : la dimension exacte de l affichage ne doit pas dépasser 60 cm carrés ; - le nom et les coordonnées du fournisseur. 2) Attendre l autorisation écrite de l URLS de la Mauricie avant de commander et de contracter toute entente avec un fournisseur : prévoir 3 jours ouvrables pour obtenir l autorisation de l URLS de la Mauricie. 10