Service des technologies de l information BCI. Bon commande d imprimerie. Guide de l utilisateur

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1 Service des technologies de l information BCI Bon commande d imprimerie Guide de l utilisateur Octobre 2012

2 Comment convertir mon document en PDF Pour envoyer une demande d impression à la Reprographie, votre document doit absolument être en format Adobe Acrobat PDF. Voici comment procéder pour convertir votre document. 1. Premièrement, ne JAMAIS convertir un document en PDF avec les boutons de conversion rapide. 2. Cliquer sur Fichier et Imprimer 3. Sélectionner l imprimante PDF. Important : Le nom de l imprimante dépend de la version d Adobe Acrobat installée sur votre poste 4. Cliquer OK Page 2 de 17

3 5. Enregistrer le fichier généré à un endroit facile à retrouver (ex : Bureau, Mes documents). 6. Donner un nom significatif à votre document. 7. Cliquer Enregistrer. 8. Vérifier si le fichier PDF a été bien converti AVANT de le joindre dans BCI Astuce : Le logiciel ADOBE ACROBAT vous permet aussi de combiner plusieurs fichier PDF en un seul document. Selon la verions, dans le menu «FICHIER», «CRÉER UN FICHIER PDF», Page 3 de 17

4 Comment accéder au module BCI 1. ccéder au site de la Commission ( ca) Page 4 de 17

5 5. Cliquer sur BCI 5 Page 5 de 17

6 . Le formulaire BCI est chargé. Page 6 de 17

7 Section Demandeur 1. Lorsque vous faites votre demande, les champs suivants sont obligatoires et doivent être valides: Poste Budgétaire, Centre Projet, Numéro de projet, No lieu de travail, Nom du demandeur et Description du travail. 2. Les champs Local et Requis sont là à titre d information pour aider l opérateur dans son travail Page 7 de 17

8 Section Détails du travail 1. Entrer le nombre de pages de votre document ainsi que le nombre de copies à reproduire. Support du document 2. Il faut sélectionner si on désire une impression en noir et blanc ou une impression en couleur. 3. Sélectionner le média (papier ou carton). 4. Sélectionner le support (format et couleur du média). 5. Sélectionner le mode d impression (recto, recto verso ou tête-bêche) Page 8 de 17

9 Support de la couverture (optionnel) 6. Il faut premièrement sélectionner le type de couverture désiré (Sans couverture, Couverture dessus ou Couverture dessus/dessous). 7. Il faut ensuite spécifier si on désire une impression en noir et blanc ou une impression en couleur. 8. Sélectionner le média (papier ou carton). 9. Sélectionner le support (format et couleur du média). 10. Sélectionner le mode d impression (recto, recto verso ou tête-bêche). Finition 11. Sélectionner la finition désirée. Si vous cochez la case coupage, veuillez indiquer comment vous désirez que le document soit coupé dans le champ Remarques. Remarques (optionnel) 12. Vous pouvez ajouter un commentaire pour l opérateur dans cette boîte. Il est fortement recommandé de décrire les détails de votre travail ou les commandes spéciales. Droits d auteur 13. En cochant cette case, vous déclarez avoir respecté la Loi sur le droit d auteur ainsi que la convention concernant la reprographie d œuvres imprimées contenues dans le répertoire de l UNEQ. Cette déclaration est OBLIGATOIRE pour transmettre un document à la reprographie Page 9 de 17

10 Autres produits 14. Sélectionner le produit désiré et la quantité requise. Ces champs contiennent la liste des autres produits disponibles par le billet de la reprographie (ex. : boîtes ou caisses de papier). Si vous avez besoin de plus de trois produits différents, il faut faire une demande supplémentaire via BCI pour les produits manquants. 14 Note : Pour commander des produits sans imprimer de document, il faut : 1. Compléter la section Demandeur. 2. Mettre 0 dans les champs «Nombre de pages du document» et «Nombre de copies désirées». 3. Cocher la case des Droits d auteur. 4. Sélectionner vos produits et quantités désirés. Note 1 Note 2 Note 3 Note 4 Page 10 de 17

11 Validation et transmission 1. Cliquer sur le bouton «Valider la demande et estimer le prix» pour valider si tous les champs obligatoires ont été complétés. 2. Si la validation est correcte, l estimation des prix, Type de document et le bouton «Transmettre» sont affichés. 3. À cette étape, vous pouvez faire des modifications dans votre demande et cliquer sur «Valider la demande et estimer le prix» pour rafraîchir l estimation du prix ou finaliser votre commande en joignant votre document (voir page suivante). 1 2 Page 11 de 17

12 Validation et transmission (suite) Joindre votre fichier Voici les étapes pour joindre le document à imprimer : 4. Suivre les étapes de la section «Comment convertir mon document en PDF» ci-après. (voir page 11, faire cette étape avant même de se connecter à BCI peut être une bonne idée) 5. Cliquer sur «Parcourir». 6. Sélectionner le document PDF. 7. Cliquer Ouvrir. Transmission 8. Une fois tout le formulaire rempli et validé ainsi que le chemin du fichier inscrit, il ne reste plus qu à cliquer sur «Transmettre». Votre demande sera alors transmise au service de Reprographie. Le transfert du fichier peut prendre plusieurs minutes selon la vitesse d internet et les heures d achalandage. Un message vous confirmera que votre demande a bien été transmise et vous affichera un numéro de confirmation (voir page suivante) Page 12 de 17

13 Message de confirmation 9. Le bon de commande peut être imprimé pour vos dossiers. Il est important d avoir le numéro de référence si on appelle au Service de reprographie. L opérateur pourra retrouver le travail beaucoup plus facilement. Voici un exemple de message de confirmation : 9 Page 13 de 17

14 Configuration pour imprimer le bon de commande Avant d imprimer votre bon de commande : 1. Dans Internet Explorer, pour voir les logos et le fond d écran lors de l impression du bon de commande, cliquer sur «Outils», «Options Internet». 2. À l onglet «Avancé», cocher la case «Imprimer les couleurs et les images d arrière-plan». 3. Cliquer «OK». 4. Toujours dans Internet Explorer, cliquer «Fichier», «Mise en page». 5. Changer les marges de gauche et de droite pour 6 mm et cliquer sur «OK» Page 14 de 17

15 L'image générée dans le fichier PDF diffère de l'originale. (La transparence est opaque par exemple) Info-Tic.doc (Word, document d origine) Info-Tic.pdf (Acrobat) Pour éviter ce problème, il suffit d utiliser les format d image les plus communs, qui sont : jpeg, gif et bitmap. Sinon, il vous faudra copier l'image dans Microsoft Paint,(si vous n avez pas de logiciel spécialisé pour l édition d image), l'enregistrer dans l un de ces formats et la remplacer dans le document original. Page 15 de 17

16 Pour ce faire : 1. Il est important de faire une copie du document original, qui ne sera pas retouché. 2. Sélectionner l image en question dans le document à retoucher et appuyer sur (Ctrl+X) pour la couper, ou cliquer le bouton-droit et couper. 3. Ouvrir une application permettant de convertir les images. (Microsoft Paint par exemple) 4. Cliquer le bouton-droit et coller, ou (Ctrl+V) l image sur une page vide dans l application choisie Page 16 de 17

17 5. Ajuster les bords de la page pour qu ils coïncident avec la grandeur de l image. 6. Aller dans Fichier/ Enregistrer sous Pour le Type de fichier, choisir *.bmp ou *.jpg ou *.gif 7. Insérer la nouvelle image convertie en format compatible dans le document retouché. 8. Convertir le document retouché en PDF selon les étapes décrites à la page 13 du guide de l utilisateur de BCI a 7b Page 17 de 17