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1 ASSOCIATION DES ANCIENS ÉLÈVES DE LA LICENCE MANAGEMENT DES ORGANISATIONS ET DU MASTER E-TOURISME ET INGÉNIÉRIE CULTURELLE DE L UNIVERSITÉ DE LA ROCHELLE. 3 Assemblée générale 2012 Date : Jeudi 4 octobre 2012 Heure de début : 19h30 Heure de fin : 21H30 Lieu : Salle de l Oratoire (La Rochelle) Participants : Thomas Armani (secrétaire) Julie Boilley Anne Cogan-Krumnow Isabelle Duhamel Catherine Maunoury Elodie Poudevigne Marie-Caroline Rogister Karim Souïah Julien Soleau Tristan Trestchenkoff Le quorum est atteint en début de séance :(9 personnes) Ordre du jour : 1. Rapport de la présidente (Anne Cogan-Krumnow) 2. Rapport financier 2012 (Catherine Maunnoury - trésorière) 3. Demandes de subventions pour le fonctionnement de l association 1

2 4. Les projets 2013 de l association 5. Election du conseil d administration et du bureau I. Rapport de la présidente Anne Cogan-Krumnow inaugure cette nouvelle assemblée générale et remercie les personnes présentes d être venue. La présidente fait le point sur cette année écoulée et présente les différents projets soutenus ou organisés par l association. (voir rapport de la Présidente) Tout d abord, l association a soutenu plusieurs projets d étudiants de licence professionnelle : le projet «La Rochelle ne manque pas d ère» dont le sujet était de créer un marché médiéval en plein centre ville de La Rochelle. Ce projet a connu un franc succès auprès de la population locale le jour de l événement. le projet «Le Pineau vous inspire» qui avait pour but de valoriser un produit local : le pineau. «Un Pique-nique presque Charentais», qui présentait la gastronomie de la région. «Des Portes ouvertes», une journée riche en évènements qui proposait de réfléchir sur le thème de l'ouverture et de la fermeture au travers d'expositions et d'ateliers artistiques. Pour ces projets, l association Atl@s a apporté une aide logistique, grâce au suivi de projet et à la prise en charge de certains élèments tels que l assurance. Julien Soleau était au sein d'atl@s responsable du suivi de ces projets. Le deuxième gros projet de l association était d organiser une journée d études autour des nouvelles technologies et du tourisme. C est chose faite, car le 5 octobre 2012 (lendemain de l assemblée générale) se tiendra cette première journée qui nous l espérons, sera une réussite. II. Rapport financier de l année

3 Ce rapport couvre la période d octobre 2011 à septembre a) Les projets soutenus L association a soutenu 4 projets étudiants cette année. Julien a fait le soutien technique, communication et assurances et Catherine, le soutien financier. La charge du trésorier est de collecter les subventions et de rembourser les frais engagés par les étudiants après réception des factures. Certains des projets sont bénéficiaires, et se pose alors la question du «surplus» d argent. D autres sont déficitaires, mais cela reste alors à la charge des étudiants. Le paiement des factures s effectuent au fur et à mesure de la réception des documents afin que les étudiants et intervenants soient remboursés le plus rapidement possible. Les difficultés rencontrées sont peu nombreuses, sauf que l association n est pas dans la boucle des sommes engagées par l université, les subventions se font par virement bancaire et ce n est qu à la réception du relevé du Crédit Mutuel que l on sait que la subvention est arrivée. Il faut que les étudiants informent par mail le trésorier du montant exact des subventions pour qu il n y ait pas de surprise. Pour l assurance, il faut que les étudiants soient bien informés de ce que couvre l association et ce qui doit être demandé en plus pour le projet. Dans ce cas, l association règle l assurance mais défraie le montant de la subvention du projet soutenu. A ce jour, les factures du projet «des portes ouvertes» sont en cours de règlement. b) Les cotisations Plus de nouveaux étudiants grâce aux projets. La communication faite par Julie et Catherine en septembre 2011, à la rentrée universitaire, ainsi que le retour positif des anciennes promotions de LUP, a bien fonc- 3

4 tionné. Les Master ne se sentent pas concernés jusqu à présent. Peu de renouvellement à p a r t l e s m e m b r e s d u C. A. Il y a de réelles difficulté à «recruter» des anciennes promotions. Les cotisations permettent de régler les frais fixes de l association (banque, internet, assurances et frais de fonctionnement). Il faut un minimum de 13 adhérents pour que tous els frais fixes de l'association soient pris en charge. c) La journée d études Les frais sont partagés entre les fonds propres de l association et la subvention de l université. La CCI a été sollicitée pour soutenir le projet, mais cela n a pas abouti. Le Crédit Mutuel a été sollicité mais la banque soutient principalement des associations caritatives. Néanmoins pour une demande de subventions, il faut demander en début d année, lorsque le budget total est alloué à la banque. En prévoyant une journée d'études à 1500, avec des subventions de la part de l'université équivalente à 2012, il faut au minimum une autre subvention de 200 euros pour être à l'équilibre. d) Année Proposition par Catherine Maunoury d ouvrir un compte sur livret, dit de dév e l o p p e m e n t d u r a b l e. Il n y a pas de frais pour l association et cela permet d y déposer les cotisations en début d année et de retirer au fur et à mesure des dépenses, l argent nécessaire. Ce livret rapport 2,5%. Cette proposition a été acceptée par les membres présents. - Carte bancaire : A ce jour, ce moyen de paiement n est pas possible pour 4

5 régler certaines achats (via internet). Mais le coût d une carte annuelle est trop important pour l association par rapport à ses besoins actuels. Vous trouverez en annexe, le bilan prévisionnel. III. Demande de subvention pour le fonctionnement de l association Les membres de l association présents, sont d accord pour demander des subventions auprès d autres organismes ou structures publiques, notamment la ville de La Rochelle. Attention toutefois à bien faire le distinguo entre subventions de fonctionnement (pour la vie de l association) et subventions d investissement. Ces dernières devront être allouées à l organisation de la journée d étude qui sera organisée en 2013, pour faire suite à la journée d études du 5 octobre Dans tous les cas, l association devra se doter de budgets suffisamment détaillés pour l obtention de ces subventions, tant pour l organisation d évènements que pour son fonctionnement en interne. IV. Projets 2013 pour l association a) Finances Catherine Maunnoury propose de demander au Crédit Mutuel d ouvrir un compte de type livret, afin de placer temporairement l argent que l association détient. Il existe des comptes de ce type adaptés aux associations. Cela permettrai de générer quelques intérêts qui pourraient gonfler le budget de l association. b) Assurance Les membes du conseil d administration sont d accord pour prendre contact avec la MAE (organisme d assurance prise par l association), afin de leur signifier notre mécontentement par rapport au traitement du dossier des extensions d assurance 5

6 pour les projets étudiants. Et de voir avec eux comment mieux intéragir avec eux lors de futur démarches auprès de cet assureur. c) Nouvelle journée d études en 2013 Lorsque la première journée d étude sera passé et que ce sera l heure des bilans, le conseil d administration se réunira pour envisager une nouvelle journée d études pour faire suite à cette première journée. Dans tout les cas, cette première expérience ne devrait pas rester sans suite pour les membres de l associatio. d) Présentation de l association auprès des étudiants Pendant cette rentrée 2012, l association n a pas été présentée auprès des étudiants de licence professionnelle et des master professionnels. Les membres de l association s accordent pour étudier dans les mois qui suivront, quelles opportunités pourraient s offrir afin de nous présenter auprès des étudiants, et les inciter à nous suivre. e) Soutiens des projets étudiants Julien Soleau énonce les obligations de l association auprès des étudiants qui font appel à l association Atl@s pour un soutien de projet. Il faudra bien leur expliquer les modalités, les délais de réponse, les selections si plusieurs porjets se présentent. Bien cadrer les étudiants notamment sur leur organisations et le montage des budgets. Il propose d ailleurs d établir une charte à distribuer aux étudiants qui souhaiterons faire appel à l association. f) Projet d annuaire L association désire également relancer le projet d annuaire qui était le fer de lance des projets lors de la création de l association. 6

7 g) La newsletter Comme cette activité est gérée par Anne Cogan Krumnow, déjà bien occupée, la fréquence de diffusion des newsletter passera désormais à 2 newsletter par an. Ce projet prend beaucoup de temps de rédaction et de mise en page et nous manquons de mains pour en diffuser plus dans l année, malgré le coup de main d Anne Sophie Frémond en début d année Julie Boilley propose d'apporter son soutien pour les prochaines Newsletter. V. Election du conseil d administration et du bureau a) Election du conseil d administration Les actuels membres du conceil d'administration étaient tous présent.tous ces membres se sont porter candidat pour l'élection. A l'exception d'elodie Poudevigne, aucun autre membre de l'association non membre du C.A. Na souhaiter postuler. Tous les anciens membres du C.A. Ont été réélus. Le conseil d administration a également élu une nouvelle conseillère en la personne d Elodie Poudevigne. Ce qui porte à 9 le nombre de ces membres. b) Election du bureau Au poste de président : Candidat : Anne Cogan-Kumnow : élue à la majorité, Au poste de trésorier : Candidat; Catherine Maunnoury : élue à la majorité, Au poste de secrétaire : Candidat; Thomas Armani : élu a la majorité, Au poste de vice-président : candidat ; Karim Souiah : élu à la majorité, Pour le poste de trésorier adjoint ; Julie Boilley : élue à la majorité, Pour le poste de secrétaire adjoint ; Marie-Caroline Rogister : élue à la majorité. Clôture de la réunion à 21h30. 7

8 Annexe : Rapport de la Présidente Rapport financier 8

9 ASSOCIATION 2 eme Assemblée Générale 4 Octobre 2012 Salle de l Oratoire La Rochelle RAPPORT De la PRESIDENTE Je suis heureuse de vous accueillir pour la troisième Assemblée générale d Atl@s. troisième A.G. pour laquelle nous avons la chance de pouvoir admirer la très belle salle de l Oratoire, prêtée par la ville de la Rochelle. Je tiens tout particulièrement à remercier Catherine Maunoury, qui s est chargée de l organisation de cette troisième Assemblée générale. C est grâce à elle que nous pouvons profiter de ce lieu unique à la Rochelle, mais aussi qui nous pourrons,une fois la réunion terminer nous retrouver autour d une petite collation. Mon rapport, qui sert aussi d introduction tournera autour de 2 points : V I. les réalisations de l année écoulée V II. Les projets pour l année Les Réalisations de l année écoulée Les projets étudiants Le soutien des projets étudiants est une des activités principales de l association. Ce sont principalement les élèves de Licence professionnelle Management des organisations qui se tournent vers l association dans le cadre de leurs projets tutorés. L année dernière déjà, j ai mis en avant une augmentation par deux du nombre de projets étudiants soutenus. Je ne pensais pas pouvoir réutiliser cette formule cette année. Et pourtant! Si en 2011 l association Atl@s avait soutenu 2 projets, ce sont en tout et pour tout 4 projets étudiants qui ont été soutenus par Atl@s en V III. La Rochelle ne manque pas d ère IX. Le pineau vous inspire X. Un pique-nique presque charentais XI. Des portes ouvertes 6. La Rochelle ne manque pas d ère Ce projet, porté par 4 étudiantes de Licence : Emmanuelle Caron, Caroline Dropsit, Laurène Escrurat et Camille Fulpin, s est déroulé le samedi 31 mars Le but : faire découvrir aux Rochelais une époque peu mise en avant dans l histoire de la ville : le Moyen Age. Les visiteurs ont pu découvrir cette période au travers d un marché 9

10 médiéval, d une chasse au trésor et d ateliers de découverte. L événement s est tenu à la Rochelle, principalement cours des Moreilles et rue Bletterie. a) Le Pineau vous inspire Cet événement invitait les participants à partir à la découverte du pineau des Charentes. Il se déroulait le samedi 24 mars, au domaine Normandin-Mercier à Dompierre-sur-Mer. Mis en place par 2 étudiantes de Licence, le programme de cette journée se déroulait autour e trois grands pôles : une exposition d œuvres autour du pineau, des ateliers découvertes, une visites guidée du domaine avec dégustation. c) Un pique-nique presque charentais Ce troisième projet tournait lui aussi autour de la découverte de la gastronomie locale. Organisés par deux étudiantes : Laure Kakasa et Sophie Nava, il s est tenu le 8 septembre 2012 à la Rochelle. Les organisatrices proposaient aux participants de découvrir la gastronomie régionale, au travers d ateliers pour petits et grands, de quizz ou encore d un panier repas concocté avec les produits du terroir. Tout cela dans le cadre du parc du Mail à la Rochelle. Des portes ouvertes Le quatrième projet porté par Atl@s s est déroulé il y a quelques jous, le 29 septembre 2012, à la Tour Saint-Nicolas, un autre lieu historique de la Rochelle. C est sur le thème de l ouverture et de la fermeture que 4 étudiantes de Licence invitaient à r é f l é c h i r. La Journée riche en événement proposait une exposition d œuvres de détenus de la maison d arrête de Saint-Martin-de-Ré ainsi que des ateliers d expression artistiques autour du Slam ou de la photographie. Ces quatre projets, différents dans leurs thématiques et leurs formes ont tous eu un beaucoup de succès. Si malheureusement certains groupes ont du faire fasse à quelques problèmes les retombées ont majoritairement été positives, tant pour les étudiants que pour l association. Nous ne pouvons que nous féliciter que les étudiants, de plus en plus nombreux, trouvent le chemin de l association. Il faut maintenant que leur adhésion à l association devienne pérenne, ce qui n est malheureusement pas toujours le cas, comme nous avons pu le constater les années précédentes. Par ailleurs, si les étudiants de Licence professionnelle, notamment en raison des projets qu ils doivent réaliser, contact et adhérent à l association, c est peu le cas des étudiants de Master professionnel, qui n adhérent que très peu à l association. C est un constat que nous avions déjà fait l année dernière que nous refaisons malheureusement cette année. Augmenter sa visibilité et son intérêt auprès des étudiants des formations en général et du Master e-tourisme et Ingéniérie culturelle en particulier doit être une des priorités d Alt@s pour l année à venir. Avec quatre projets soutenus cette année, Atl@s est arrivé au maximum de ses capacités. 10

11 Le nombre d adhérents actifs ne permet malheureusement pas de soutenir plus de 4 projets étudiants par an. Si nous souhaitons garder une certaine qualités quand à l aide fournie, nous devons malheureusement limiter le notre de projets pour lesquels l association est association porteuse. Cela ne doit cependant pas empêcher les étudiants des projets qui ne sont pas soutenus de se tourner vers nous afin d avoir des conseils sur des points précis tel que le marketing ou la médiation. Les projets de l association Conférence Pour cette année, le gros projet de l association a été l organisation d une Journée d étude à destination des étudiants, notamment ceux de Licence Management des Organisation et de Master E-Tourisme et Inginiérie culturelle, et des professionnels du tourisme et du patrimoine. Ce projet était depuis le début dans les cartons de l association. Mais la création et la mise en place de l association n ont pas permis de le réaliser plus tôt. Ce n est donc que cette année que la première Journée d étude organisée par Atl@s, avec le soutien de l Université de la Rochelle et des formations de Licence est Master a pu voir le j o u r. Les impératifs de calendrier font que cette Journée d étude sur «l utilisation des médias sociaux et des TIC dans la valorisation des projets culturels et touristiques» ne se tiendra que demain, le vendredi 5 octobre 2012, à L université de la Rochelle. Nous ne pouvons donc pas encore faire de retour concernant cet événement. Mais nous espérons que les intervenants de dimension tant régional, comme Catherine Senand ou Marine Maingot, que nationale avec Mathieu Bruc et Fabrice Benoit trouveront leur public. Atl@s sera aussi représenter grâce à Trystan Trestchenkoff, administrateur de l association qui fera une intervention sur son travail de webmaster régional de la région de Poitou- Charentes. Les projets pour l année Pour l année , le premier projet est d augmenter le nombre d adhérents de l association et notamment le nombre d adhérents actifs. Afin d augmenter notre marge de manœuvre. Les projets étudiants Pour 2013 nous ne pouvons que souhaiter que les étudiants de Licence professionnelle continuent de se tourner vers nous. Comme dit précédemment nous devons malheureusement limiter nos interventions en tant qu association porteuse à 4 projets par ans. Pour cela des documents de présentation des modalités de soutien, à destinations des étudiants sont en cours d élaboration, ainsi qu une charte d utilisation d e l identité visuelle, afin que l association en tant qu association porteuse 11

12 soit mise en valeur. Pour ce qui est des étudiants de Master, nous devons intensifier notre communication à leur égard et leur montrer que l association leur est utile. Les projets de l association - Conférence Je pense pouvoir dire avant même la tenue de la Journée d étude, que l organisation de la deuxième session de ces rencontres sera un des grands projets d Atl@s pour l année à venir. Les retours de cette première session permettront probablement de développer et d améliorer la, ou probablement les sessions suivantes. h) Annuaire Voilà un projet d Atl@s toujours dans les cartons, par manque de membres actifs au sein de l association. Nous espérons tout de même pouvoir lancer ce projet cette année, afin de remplir un des objectifs principaux d Atl@s, créer un réseau. i) Communication Améliorer la visibilité et la communication de l association, notamment auprès des professionnels des secteurs touristiques, patrimoniaux et multimédia doit être un des grands projets de l association. Il s agit d un travail de longue haleine, qui doit mobiliser toute l équipe. Mais c est grâce à ce travail que l association pourra être pleinement utilise à ses membres. 12

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