Cahier des charges. 26 Mars Date limite de réception des dossiers. AGEFOS PME Nord Picardie -CDC prestations Gpec, RH en Tpe Pme- 1

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1 APPEL A PROPOSITIONS AGEFOS PME ACCOMPAGNEMENT GPEC AUPRES DES TPE/PME En Nord Picardie Cahier des charges Date limite de réception des dossiers 26 Mars 2013 AGEFOS PME Nord Picardie -CDC prestations Gpec, RH en Tpe Pme- 1

2 Sommaire 1. PREAMBULE PRESENTATION AGEFOS PME LE PROJET Contexte Objectifs Principes de mise en œuvre de la démarche GPEC AGEFOS PME et Objet du marché LES MISSIONS DU PRESTATAIRE Lot 1: Diagnotic GPEC, Accompagnement plan d'action RH / formation Lot 2 : Performance, Parcours Professionnels et reconnaissance "3PR" LES RELATIONS D'ECHANGE ENTRE PRESTATAIRE(S) / AGEFOS PME DANS LA MISE EN ŒUVRE DU PROJET 8 6. PERIMETRE GEOGRAPHIQUE ENGAGEMENTS DU PRESTATAIRE FINANCEMENT DE LA PRESTATION CONTENU DE L'OFFRE L offre technique L offre financière PROCEDURE D'APPEL D'OFFRES Conditions d envoi des offres et date limite de réception des offres Sélection du prestataire CONTRACTUALISATION AGEFOS PME Nord Picardie -CDC prestations Gpec, RH en Tpe Pme- 2

3 1. PREAMBULE Le présent cahier des charges est un appel restreint à propositions auprès de cabinets de consultants visant à la mise en œuvre de prestations d'accompagnement et de diagnostics courts en Tpe Pme. Il couvre deux régions, le Nord pas de Calais et la Picardie pour une mise en œuvre sur une période de 1 an renouvelable. 2. PRESENTATION AGEFOS PME Le Fonds d Assurance Formation, AGEFOS PME est un Organisme Paritaire Collecteur Agréé (OPCA) avec un agrément unique et national délivré par l Etat. Il est régi par une convention nationale, des statuts nationaux et régionaux. Conclue en 1972 et modifiée en dernier lieu le 24 février 2006, la convention nationale a été signée entre la CGPME d une part, et la CFDT, le CFE CGC, la CFTC, la CGT et CGT FO d autre part. AGEFOS PME est le premier gestionnaire privé de fonds pour la formation professionnelle et compte aujourd hui 23 associations régionales réparties sur tout le territoire français ainsi que dans les DOM, et d un Siège National. Le réseau AGEFOS PME, implanté sur l ensemble du territoire, dans 24 régions et 90 implantations locales, exerce et développe, depuis 1972, ses missions et services au plus près des entreprises sur les territoires. Ses salariés accompagnent sur le terrain les TPE/PME dans l identification de leurs besoins et la conception d objectifs opérationnels de formation, en fonction de leur propre stratégie. Le réseau AGEFOS PME propose également un service particulier aux branches professionnelles (50 branches adhérentes), groupes ou grandes entreprises nationales qui souhaitent mettre en œuvre une politique de formation commune aux entreprises qui leur sont rattachées, en bénéficiant d un appui régional. Ses trois principales missions sont les suivantes : - collecter les fonds de la formation professionnelle des entreprises, - informer, conseiller et accompagner les entreprises dans l élaboration et la réalisation de leurs projets emploi formation compétences, en expérimentant et développant, le cas échéant des dispositifs, démarches et outils innovants en tenant compte des particularités des entreprises, des salariés et des territoires - financer et gérer les contrats de professionnalisation et les actions de formation, en recherchant si nécessaire des financements externes AGEFOS PME Nord Picardie -CDC prestations Gpec, RH en Tpe Pme- 3

4 3. LE PROJET 3.1. Contexte Les mutations dans un contexte de crise économique imposent aux entreprises une flexibilité pour s'adapter en permanence aux besoins des marchés et des clients. Cette rapidité de changements tant techniques, qu'économiques transforme nécessairement les modes de gestion des ressources humaines des entreprises impactées. Il s'agira en particulier pour les entreprises de disposer au bon moment, des bonnes compétences selon le volume nécessaire. Force est de constater que bon nombre de PME possèdent des carences dans la gestion des ressources humaines faisant ainsi courir à l'entreprise un risque économique et social. La loi du 24 novembre 2009 a élargi les missions des Opca en leur reconnaissant un rôle de conseil et d'accompagnement auprès des petites et moyennes entreprises. Missions : Informer, sensibiliser et accompagner les entreprises dans l'analyse et la définition de leurs besoins en matière de formation professionnelle, Participer à l'identification des compétences et des qualifications mobilisables au sein de l'entreprise et à la définition des besoins collectifs et individuels au regard de la stratégie de l'entreprise, en prenant en compte les objectifs définis par les accords de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, Assurer un service de proximité au bénéfice des très petites entreprises, petites et moyennes entreprises, contribuer au financement de l'ingénierie de certification et prendre en charge les coûts de diagnostics de ces entreprises. Dans ce contexte, AGEFOS PME Nord Picardie, avec le soutien de l'etat et de l'europe, souhaite proposer à ses adhérents une offre de services GPEC globale comprenant deux parties pour l'entreprise : 1. Un outillage GPEC : qui permettra aux entreprises de faire le point grâce à un ensemble d'outils mis à disposition et qui donnera éventuellement lieu à un accompagnement léger afin de se mettre aux normes 2. Une démarche GPEC : Un accompagnement plus poussé qui se décline en deux lots que nous détailleront ci après : Lot 1 : Diagnostic GPEC, Accompagnement plan d'actions RH/ Formation Lot 2 : Performance, Parcours professionnels et reconnaissance "3PR" L'objectif final consiste, au travers de cette offre de service, à mettre en place au sein de ces Tpe Pme des actions visant à développer, maintenir l'employabilité et ainsi sécuriser les parcours professionnels des salariés qui les composent. AGEFOS PME Nord Picardie -CDC prestations Gpec, RH en Tpe Pme- 4

5 3.2. Objectifs L'AGEFOS PME souhaite accompagner 30 entreprises (de toutes tailles) implantées en Nord Pas de Calais et Picardie. Cet accompagnement se déroulera du 1 er mars 2013 au 30 juin La mobilisation de fonds de l'etat et du FSE au côté des lignes négociées dans la Convention d'objectifs et de Moyens par AGEFOS PME permet de réduire la participation financière des entreprises pour cet accompagnement Principes de mise en œuvre de la démarche GPEC AGEFOS PME et Objet du marché D'une façon générale les prestataires devront : Identifier les enjeux stratégiques de chaque entreprise concernée Apporter aux décideurs des réponses pragmatiques pour éclairer la prise de décision Répondre aux préoccupations des dirigeants, des salariés en leur proposant les solutions les mieux adaptées à leur contexte et enjeux Repérer les axes d'amélioration des performances dans la gestion des compétences Proposer un plan d'actions RH adapté à la stratégie de chaque entreprise 4. LES MISSIONS DU PRESTATAIRE Chaque prestataire sélectionné aura la possibilité d'accompagner l'entreprise et / ou les salariés selon sa propre méthodologie mais dans le strict respect du cadre d'intervention cidessous : 4. 1 : Lot 1 Diagnostic GPEC, Accompagnement plan d'actions RH / Formation Objectifs : Définir et mettre en œuvre une stratégie RH Réaliser un état des lieux des métiers, des emplois, des qualifications, des compétences ainsi que les besoins pour son avenir, Identifier les principales problématiques RH auxquelles elle est, ou sera confrontée à court et moyen terme (gestion des âges, illettrisme, management ) Anticiper les besoins en compétences au regard de l'évolution stratégique de l'entreprise Détecter les potentiels AGEFOS PME Nord Picardie -CDC prestations Gpec, RH en Tpe Pme- 5

6 Faciliter les mobilités fonctionnelles, les recrutements, les intégrations Construire le plan d'actions RH/ Formations Accompagner dans la mise en œuvre Livrables Pour l'entreprise et AGEFOS PME Analyse de la demande Proposition d'intervention Pour AGEFOS PME Synthèse des conclusions du diagnostic Plan d'actions pouvant comprendre des préconisations formation et de recrutement Pour l'entreprise Diagnostic comprenant à minima : o Pyramide des âges o Référentiels emplois, compétences o Grille d'analyse d'identification et de définition des emplois sensibles et stratégiques pour l'entreprise Plan d'actions pouvant comprendre des préconisations formation et de recrutement Modalités de mise en œuvre : Etape préalable - Analyse de la demande en présence du conseiller AGEFOS PME prenant appui sur le tableau de bord RH de l'entreprise - Proposition d'une intervention adressée à l'entreprise et à AGEFOS PME - Validation par l'entreprise et AGEFOS PME Intervention Durée estimée : 3 jours maximum Il est à noter que le choix du prestataire revient à l'entreprise lors de la signature AGEFOS PME Nord Picardie -CDC prestations Gpec, RH en Tpe Pme- 6

7 4.2 : Lot 2 Performance, Parcours Professionnels et Reconnaissance "3PR" Forte de son expérience de 2 années sur le dispositif 3 PR, AGEFOS PME Nord Picardie souhaite proposer à une cible particulière d'entreprise cette modalité spécifique d'intervention. Objectifs : Relever le défi d une mise en convergence d intérêts, en développant une logique de gestion par les compétences, mutuellement gagnante en : Accompagnant les entreprises dans la conception et la conduite des projets : Anticipation des mutations, innovation, performance, en développant les compétences de l entreprise, particulièrement les compétences de veille, les compétences liées à la réactivité, de conduite de projet participative, des dirigeants, de l encadrement et des salariés. Développant la construction de parcours professionnels dans ces entreprises : formation, promotion, qualification ; construction de projets professionnels (notamment par les bilans de compétences), reconnaissance des compétences, par la VAE, le passeport compétences Créant les conditions d un dialogue social porteur d initiatives et de mise en mouvement : espaces d échange et de co construction. Par exemple par la mise en œuvre des entretiens professionnels Livrables Pour l'entreprise et AGEFOS PME Analyse de la demande Proposition d'intervention Diagnostic stratégique orienté Performance, Parcours professionnels, Reconnaissance Préconisations comprenant notamment un axe parcours professionnels, formation, recrutement Pour AGEFOS PME Synthèse des conclusions du diagnostic Plan d'actions comprenant obligatoirement des préconisations formation et de recrutement AGEFOS PME Nord Picardie -CDC prestations Gpec, RH en Tpe Pme- 7

8 Pour l'entreprise Diagnostic comprenant à minima : o Pyramide des âges o Référentiels emplois, compétences o Grille d'analyse d'identification et de définition des emplois sensibles et stratégiques pour l'entreprise Plan d'actions pouvant comprendre des préconisations formation et de recrutement Modalités de mise en œuvre : Etape préalable - Analyse de la demande en présence du conseiller AGEFOS PME prenant appui sur le tableau de bord RH de l'entreprise - Proposition d'une intervention adressée à l'entreprise et à AGEFOS PME - Validation par l'entreprise et AGEFOS PME Intervention en complémentarité avec le conseiller Agefos Pme Durée estimée : 3 à 5 jours Il est à noter que le choix du prestataire revient à l'entreprise lors de la signature 5. Les relations d'échange entre prestataires / AGEFOS PME dans la mise en œuvre du projet Le prestataire : présente son offre d'accompagnement à l'entreprise à la demande du conseiller en formation réalise un diagnostic conseille l'entreprise produit des synthèses met à disposition de l'entreprise son savoir faire et ses outils suit la mise en œuvre du plan d'action rend compte périodiquement de l'avancement de la mission réalisée auprès des entreprises. De plus, il remettra au conseiller AGEFOS PME les documents rédigés et donnés à l'entreprise au fur et à mesure, ainsi qu' un compte rendu global par mission (selon modèle AGEFOS PME) en fin d'intervention. AGEFOS PME Nord Picardie -CDC prestations Gpec, RH en Tpe Pme- 8

9 Ces prestations seront conduites avec les moyens propres du Cabinet qui ne pourra déléguer tout ou partie de la réalisation à un sous traitant ou à un co traitant, sans obtenir l'autorisation préalable de l'agefos PME. Le prestataire considérera comme strictement confidentiels toutes informations, documents, données dont il pourrait avoir connaissance à l'occasion de son intervention 6. PERIMETRE GEOGRAPHIQUE Chaque prestataire sélectionné devra être en capacité d'intervenir auprès d'entreprises situées sur au moins une des deux régions. 7. ENGAGEMENTS DU PRESTATAIRE Le prestataire s'engage notamment à : respecter les différentes phases décrites ci dessus respecter le cadre administratif terminer chaque accompagnement démarré Etre en relation avec le conseiller Formation AGEFOS PME de l'entreprise 8. FINANCEMENT DE LA PRESTATION L'intervention du prestataire est financée sur la base d'un montant HT par jour d'accompagnement en lien avec les durée préconisées lot 1 : 3 jours maximum par entreprise, lot 2 : 3 à 5 jours par entreprise. 9. CONTENU DE L'OFFRE 9.1. L offre technique Le prestataire explicite, de manière très précise, le ou les lots sur lequel (lesquels) il se positionne, la prestation préconisée pour atteindre les exigences définies dans le cahier des charges. L'offre technique doit comporter impérativement les chapitres suivants : Profil général du prestataire La raison sociale Le SIRET La date de création de la structure AGEFOS PME Nord Picardie -CDC prestations Gpec, RH en Tpe Pme- 9

10 L effectif global de la structure (en distinguant les permanents et les vacataires) Les secteurs d intervention et/ou domaines d activité (en précisant l'expérience acquise dans le domaine de la GPEC) Des exemples concrets de prestations mises en œuvre en Tpe Pme Les autres prestations proposées par le prestataire si elles existent. Contexte et objectifs généraux de la prestation Le prestataire reformule sa propre vision du projet et de son contexte. Déroulement de la prestation Le prestataire décrit la nature de la prestation à réaliser, conformément aux missions attendues, en détaillant notamment : Les modalités de déroulement du diagnostic Le document de synthèse du diagnostic Les modalités d'élaboration du plan d'action Le document plan d'action Les modalités de déroulement des formations Les thématiques RH pouvant être abordées lors de ces formations Les modalités du suivi Les outils RH mis à disposition des entreprises Moyens humains Le prestataire présentera également dans son offre les moyens humains mis à disposition pour la réalisation du projet et le suivi (un contact interne pour la logistique et la facturation, un responsable de projet unique clairement identifié) : Les dates possibles des premières interventions, nom et rôle de chaque intervenant, responsabilités de chaque intervenant, CV de chaque intervenant pressenti comportant notamment : le profil et l expérience les références de missions comparables l ancienneté dans la structure Références du prestataire sur des projets similaires Le prestataire présentera quelques références de travaux similaires, menés récemment, notamment par l'équipe dédiée à la mission. AGEFOS PME Nord Picardie -CDC prestations Gpec, RH en Tpe Pme- 10

11 9.2. L offre financière Le prestataire indique de manière très précise le prix en Euros HT et TTC de la prestation en tenant compte des propositions préconisées dans son offre technique et de l'estimation des charges qu'il a déterminée ou que son expérience lui dicte. 10. PROCEDURE D'APPEL D'OFFRES Conditions d envoi des offres et date limite de réception des offres Les offres techniques et financières devront être remises pour le 26 mars 2013 au soir. Celles ci seront adressées : par e mail à : jdehaynin@agefos pme.com et par courrier à : Joëlle DEHAYNIN AGEFOS PME Nord Picardie 199/201 rue Colbert CS Lille Cedex Toute offre doit être datée et signée par le représentant qualifié de la société. L'offre et les prix proposés doivent être écrits, très lisiblement Sélection du prestataire Le prestataire sera sélectionné au regard des critères suivants : - réception de la proposition dans les délais impartis, - son expertise et expérience en matière d'accompagnement RH des entreprises, des salariés, - son approche innovante de la GPEC, - sa capacité à outiller les entreprises en matière de GPEC, - l'approche pédagogique proposée, - l'expérience de démarches intégrant le dialogue social - sa connaissance des OPCA, - sa capacité à collaborer en complémentarité avec le conseiller de l'opca, - sa compréhension du contexte, des enjeux, des objectifs et du contenu du projet, - promotion active de l'action auprès des entreprises cibles, - le respect du calendrier et du budget du projet, - budget et coûts d'intervention. AGEFOS PME Nord Picardie -CDC prestations Gpec, RH en Tpe Pme- 11

12 La sélection du ou des prestataires sera réalisée par un comité interne à l'agefos PME régionale constitué par des techniciens et des partenaires sociaux représentants de l'opca, prévu le 3 avril AGEFOS PME se réserve le droit de ne pas donner suite aux propositions reçues dans le cadre du présent appel d offres, et - s engage à garder confidentielles les offres reçues - n est engagé qu après notification écrite au prestataire de l acceptation de l offre. Le(s) prestataire(s) non retenu(s) ne peut (peuvent) contester pour quelque motif que ce soit le bien fondé de la décision d AGEFOS PME. 11. CONTRACTUALISATION A l issue de la désignation des prestataires en charge du projet, une convention sera signée entre ces derniers et l'agefos PME Nord Picardie. Cette convention précisera notamment les modalités de la collaboration ainsi que celles de règlement des factures, sous réserve que les prestations aient fait l objet d une validation par nos services. AGEFOS PME Nord Picardie -CDC prestations Gpec, RH en Tpe Pme- 12

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