MODE D'EMPLOI DU PORTAIL ASSOCIATIF

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1 MODE D'EMPLOI DU PORTAIL ASSOCIATIF La Ville de Blois a fait évoluer son portail associatif. Désormais vous pouvez accéder à votre propre espace soit : sur Rubrique : Démarches en ligne / associations et professionnels / ou directement : Pour vous connecter à votre espace, munissez-vous de : l'adresse mail référente de votre association = identifiant du mot de passe fourni par mail par le service Dialogue Associatif puis cliquer sur «connexion» Si vous ne disposez pas de mot de passe, cliquez sur le bouton : Renseigner le formulaire (annexe 1) et le renvoyer avec les documents demandés. MAJ : Fév /14

2 - I - CONNEXION Après votre connexion, vous avez la possibilité de : Mettre à jour des informations relatives à votre association Gérer vos demandes de subventions Gérer vos documents dans votre bibliothèque Afin de compléter au mieux et rapidement votre dossier, lisez les informations en cliquant sur Vous trouverez ce symbole sur chaque page, il vous apporte une aide dans vos démarches. Nous vous précisons que la déconnexion à votre portail intervient après 10 minutes d inactivité. Pour quitter directement votre espace dédié, cliquez sur Le bouton : vous permet de demander de l'aide par mail. - II MISE A JOUR DE VOTRE ORGANISME ET DE VOS CONTACTS Vous trouverez 3 rubriques à renseigner : Identification, adresse du siège social Identification des personnes en charge de l organisme Présentation et horaires des activités MAJ : Fév /14

3 RUBRIQUE Identification, adresse du siège social Dans cette page vous pouvez mettre à jour les informations administratives de votre association. En cas d erreur vous pouvez utiliser votre erreur sera effacée et vous reviendrez au menu. POUR REVENIR AU MENU CLIQUER SUR MAJ : Fév /14

4 Vous n'avez effectué AUCUNE modification sur votre fiche : cliquez sur Vous avez effectué des modifications : validez avec Un message de confirmation vous sera alors demandé. Vos modifications seront effectives uniquement après validation du service gestionnaire. Vous recevrez une confirmation par mail. Toute autre modification ne pourra être demandée qu'après validation de la précédente modification. Toute modification bloque l'avancement de votre dossier (les modifications étant soumises à notre validation) RUBRIQUE Identification des personnes en charge de l organisme MAJ : Fév /14

5 Cette page permet de mettre à jour votre bureau, de désigner les contacts de l'association et les différents moyens de communication (possibilité de modification, de création, de suppression). En cas d erreur vous pouvez utiliser votre erreur sera effacée et vous reviendrez au menu. TRES IMPORTANT Diffusion de vos coordonnées au public : Vous avez le choix d'accepter cette diffusion en cochant la case : Dans le cas contraire, ne pas cocher. Vous n'avez effectué AUCUNE modification sur votre fiche : cliquez sur Vous avez effectué des modifications : validez avec Un message de confirmation vous sera alors demandé. Vos modifications seront effectives uniquement après validation du service gestionnaire. Vous recevrez une confirmation par mail. Toute autre modification ne pourra être demandée qu'après validation de la précédente modification. Toute modification bloque l'avancement de votre dossier (les modifications étant soumises à notre validation) MAJ : Fév /14

6 RUBRIQUE Présentation et horaires des activités Cette page permet de donner toutes les informations utiles concernant le fonctionnement de votre association (Présentation de votre organisme (1 er cadre), horaires et lieux (2ème cadre)). Objectif : donner des informations sur votre association aux services gestionnaires et au grand public. Vous n'avez effectué AUCUNE modification sur votre fiche : cliquez sur Vous avez effectué des modifications : validez avec Un message de confirmation vous sera alors demandé. Vos modifications seront effectives uniquement après validation du service gestionnaire. Vous recevrez une confirmation par mail. MAJ : Fév /14

7 Toute autre modification ne pourra être demandée qu'après validation de la précédente modification. Toute modification bloque l'avancement de votre dossier (les modifications étant soumises à notre validation) *** - III MISE A JOUR DE VOTRE DOSSIER DE SUBVENTION Vous voulez déposer une demande de subvention : vous devez alors cliquer sur Les parties grisées de ce formulaire ne sont pas modifiables Elles sont modifiables dans la première partie : Excepté le nom de l'association et l'adresse mail. MAJ : Fév /14

8 Vous devez suivre «pas à pas» les 7 étapes de cette demande. MAJ : Fév /14

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11 La dernière page concerne l'ajout des documents nécessaires à chaque dossier. Nous vous conseillons de scanner ces documents (format pdf) au préalable pour clôturer plus rapidement votre demande. La liste des documents à joindre : * les derniers documents comptables certifiés (bilan, compte de résultat, annexes ) * le rapport au commissaire aux comptes s'il y en a un * le procès verbal de l'assemblée générale (ordinaire et / ou extraordinaire) * le rapport d'activités * la liste des membres du conseil d'administration et / ou bureau * le RIB ou l'iban * le document d'immatriculation INSEE de moins de 6 mois (RNA, SIRET, SIREN) * Tout autre document relatif à la demande de subvention Un exemplaire des statuts déposés ou approuvés de l association (uniquement pour les nouvelles associations ou si modification de statut) MAJ : Fév /14

12 Dans cette étape, les documents sont obligatoires. Sans l'ensemble de ces documents, votre dossier sera considéré INCOMPLET et ne sera pas traité. Vous avez la possibilité d'imprimer votre dossier Pour finaliser votre demande vous devez cliquer sur Vous recevrez alors un courriel du service gestionnaire qui aura récupéré votre dossier ainsi que les documents joints. Vous avez déjà commencé votre dossier de demande de subvention et vous voulez le compléter, vous devez alors cliquer sur Vous y trouverez la liste des dossiers : MAJ : Fév /14

13 En cours de traitement par la Ville de Blois, (non modifiable) La liste de vos dossiers en cours. (modifiable ou non) Seuls ceux avec peuvent-être modifiés ou supprimés par vos soins. Tous les dossiers peuvent être encore imprimés en cliquant sur Les pictogrammes et leur légende Informations pratiques Dans cet onglet vous trouverez toutes les informations nécessaires pour la mise à jour de votre dossier de subvention. MAJ : Fév /14

14 - IV - GESTION DE VOS DOCUMENTS La rubrique est une banque documentaire. Cette rubrique vous permet de gérer vos propres documents (ajouter ou supprimer). En cliquant sur apparaît le tableau ci-dessous : Vous pouvez par exemple insérer votre logo dans cet espace (en pdf, ou jpeg) ou tout autre document que vous souhaitez stocker. Pour consulter ou modifier vos documents Pour supprimer des documents Pour ajouter un document MAJ : Fév /14