mysnf : Lettres de référence confidentielles

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1 Wildhainweg 3, Case postale 8232, CH-3001 Bern 12 mai 2015 ls/pc Division Carrières Bourses de mobilité mysnf : Lettres de référence confidentielles Instructions concernant la procédure Lettres de référence confidentielles pour les bourses de mobilité Doc.Mobility et Early Postdoc.Mobility

2 Table des matières 1. Introduction 3 2. Remarques importantes 3 3. Demande de la lettre de référence Requérant-e : données des personnes de référence Requérant-e : Envoi de la demande de lettre de référence 4 4. Rédaction de la lettre de référence Personne de référence : soumission de la lettre de référence 6 5. Joindre la lettre de référence à la requête Requérant-e : annexer la lettre de référence confidentielle Résumé sur les lettres de référence 8 6. Commission de recherche du FNS : contrôle préliminaire Contrôle des lettres de référence 9 Schweizerischer Nationalfonds 2

3 1. Introduction Deux lettres de référence sont demandées pour les bourses de mobilité. Celles-ci sont confidentielles et ne pouvaient jusqu à présent (printemps 2015) pas être incluses dans la requête électronique. Elles devaient être signées et envoyées par jusqu au 1 er mars ou 1 er septembre directement par la personne de référence à la Commission de recherche du FNS concernée ou à la Commission des bourses. Cette procédure a maintenant été implémentée dans mysnf, c est-àdire que dès à présent les requérant-e-s doivent demander les lettres de référence via mysnf. Les personnes de référence peuvent directement télécharger leur lettre de référence confidentielle, sans devoir envoyer séparément un à la Commission de recherche du FNS. Le ou la requérant-e joint lui-même/elle-même les lettres de référence à sa requête. Comme il s agit de lettres confidentielles, elles ne sont pas visibles pour le ou la requérant-e. 2. Remarques importantes Si lors du délai de soumission le ou la requérant-e n a pas encore reçu de lettres de référence, la requête peut resp. doit quand même être soumise sans lettres de référence. Le ou la requérant-e est responsable pour que sa requête soit soumise dans le délai prescrit ; il ou elle ne peut en aucun cas faire valoir un retard dans la réception des lettres de référence pour justifier un éventuel retard dans la soumission de sa requête. En tant que Commission de recherche, vous avez la possibilité lors du contrôle préliminaire de renvoyer la rubrique pour correction, afin que le ou la requérant-e puisse encore joindre d éventuelles lettres de référence. Si des lettres de référence parviennent à la Commission de recherche par courriel pendant la période de contrôle préliminaire, la Commission n a plus la possibilité de télécharger elle-même ces lettres dans la requête, comme c était le cas auparavant. Dès que le contrôle préliminaire sera terminé et que la requête aura été importée par le FNS, les lettres de référence reçues ultérieurement devront alors être jointes manuellement à la requête par le FNS. Schweizerischer Nationalfonds 3

4 3. Demande de la lettre de référence 3.1 Requérant-e : données des personnes de référence Les noms des personnes de référence doivent être entrés dans la rubrique «Personnes de référence». Dans le texte d explication se trouve le lien «Vous devez demander ces lettres via mysnf», qui permet d accéder à la rubrique «Lettre de référence». C est à partir de là que les requérant-e-s peuvent demander leurs lettres de référence. 3.2 Requérant-e : Envoi de la demande de lettre de référence En cliquant sur le bouton Demander nouvelle lettre de référence, le ou la requérant-e ouvre le formulaire pour l envoi. Schweizerischer Nationalfonds 4

5 Le ou la requérant-e doit remplir les champs avec les données concernant la personne de référence. Afin que la lettre de référence soit soumise à temps par la personne de référence, un délai de 14 jours est proposé par le système. Celui-ci peut être modifié manuellement. Si la langue sélectionnée est l allemand ou l anglais, le texte de l s affiche automatiquement dans la langue choisie. La demande est envoyée en cliquant sur le bouton «Demander lettre de référence». Schweizerischer Nationalfonds 5

6 4. Rédaction de la lettre de référence 4.1 Personne de référence : soumission de la lettre de référence La personne de référence reçoit un avec un lien qui mène directement à la page «Demande de lettre de référence». La personne de référence peut choisir si elle souhaite ou non rédiger une lettre, soit en cliquant sur le bouton «Oui, je souhaite rédiger une lettre de référence» ou sur le bouton «Non, je ne souhaite pas rédiger une lettre de référence». Si la personne de référence clique sur Oui, elle arrivera sur la page où la lettre de référence pourra être jointe (au format PDF). Schweizerischer Nationalfonds 6

7 La lettre de référence sera soumise en cliquant sur le bouton Terminer la lettre de référence 5. Joindre la lettre de référence à la requête 5.1 Requérant-e : annexer la lettre de référence confidentielle Après que la lettre de la personne de référence a été soumise via mysnf, le ou la requérant-e reçoit un lui indiquant que la lettre de référence est arrivée. La lettre reçue devra être jointe par le ou la requérant-e à sa requête dans la rubrique «Lettre de référence». Les lettres choisies ne peuvent pas être vues par le ou la requérant-e. Seuls les collaborateurs et collaboratrices du FNS et des Commissions de recherche, ainsi que les membres des Commissions peuvent voir le contenu des lettres. Schweizerischer Nationalfonds 7

8 5.2 Résumé sur les lettres de référence Les requérant-e-s ont la possibilité d assurer le suivi de leurs demandes, c est-à-dire qu ils ou elles peuvent voir quel est le statut de la lettre de référence demandée (envoyé, commencé, achevé, expiré, refusé). Ainsi le ou la requérant-e peut réagir suffisamment tôt et si nécessaire demander de nouvelles lettres de référence. Schweizerischer Nationalfonds 8

9 6. Commission de recherche du FNS : contrôle préliminaire 6.1 Contrôle des lettres de référence Les lettres de référence peuvent être vues par les Commissions de recherche concernées lors du contrôle préliminaire. Sous l onglet «Télécharger lettre de référence», vous pouvez en cliquant sur la flèche ou sur le titre de la lettre de référence ouvrir le document. Schweizerischer Nationalfonds 9

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