MAREVA 2 METHODE D ANALYSE ET DE REMONTEE DE LA VALEUR GUIDE UTILISATEUR - FICHIER RENTABILITE

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1 - FICHIER RENTABILITE Introduction Ce guide utilisateur explique comment utiliser et renseigner le fichier Rentabilité dans le cadre de l analyse de la valeur. Il s adresse aux chefs de projet afin de les accompagner dans le calcul de la rentabilité de leur projet. Vous êtes susceptibles d avoir recours à ce guide Utilisateur pour : - Ouvrir et installer l outil Rentabilité sur votre poste de travail - Connaître et comprendre la structure du modèle - Comprendre et utiliser les conventions de base du modèle - Connaître les étapes à suivre - Vous guider dans le renseignement de chacune de ces étapes Quelques conseils généraux préliminaires : - Penser à sauvegarder régulièrement - Les montants des gains et coûts doivent être saisis en K (x 1000 Euros), TTC - Respecter le principe de prudence dans les hypothèses prises - Concentrer les efforts de recherche d information sur les 20% des gains / coûts qui représentent 80% de l impact Rentabilité - Pour les impacts jugés significatifs, mieux vaut une estimation que de ne pas les mentionner Vues d écran Commentaires Ouverture du fichier avec Excel Avec une version antérieure à 2003 : Cliquer sur «Activer les macros» Si les macros sont inactivées, il est nécessaire de les activer par la barre d outil Outils puis Macro puis Sécurité (et éventuellement de fermer puis ré-ouvrir Excel pour que les modifications soient prises en compte) 23/10/2014 Page : 1/7

2 Avec une version postérieure à 2003 : Afficher l onglet développeur (Menu excel => Options Excel puis cocher "Afficher l onglet Développeur dans le ruban") Activer les macros dans l onglet Développeur => Sécurité des macros Structure de l outil La page d accueil récapitule les différents indicateurs de rentabilité. Un graphique permet de visualiser l ensemble des flux liés au projet. Elle sert aussi de sommaire vers les différentes fiches à remplir : La fiche informations sur le projet est à remplir en premier : elle permet de renseigner les hypothèses de base du projet. On renseigne ensuite les coûts d investissement (directs et indirects), les impacts sur le SI et les impacts métier. Un tableau de synthèse est disponible Enfin, le bouton Impression du dossier permet de lancer automatiquement l impression du dossier complet vers votre imprimante par défaut. 23/10/2014 Page : 2/7

3 Code couleur et navigation Cellules sur fond blanc : à renseigner Cellules sur fond bleu : calculées automatiquement Cellules grisées : cellules d instruction ou inactivées aux vues du périmètre du projet (années, hypothèse) Sur chaque fiche, des liens vers le sommaire et les autres fiches sont apparents 23/10/2014 Page : 3/7

4 1. Fiche Informations générales 1) Préliminaire : décrire le projet Renseigner les informations générales d identité du projet Notamment le périmètre d analyse (entités impactées par le projet) 2) Renseigner les paramètres clefs du projet Préciser le périmètre de l analyse de la rentabilité : nom des entités impliquées dans le développement du projet et périmètre temporel. Ce périmètre devra être cohérent avec la durée de vie de l application, mais aussi avec les gains et coûts. Le mois et l année de début de projet» correspondent à la date de la prise de décision du lancement du projet. Les coûts de pré-étude seront reportés et pris en compte sur cette première année. Durée du projet : durée de développement avant toute mise en service. Il est possible de saisie un nombre décimal. Type de produit / Durée de vie de l application : en général, il est demandé de renseigner le type d application (front office ou back office), ce qui détermine automatiquement la durée de vie standard (5 ou 10 ans). Dans le cas où cette durée standard ne convient pas, renseigner la durée en année à partir de la mise en service de l application jusqu à son arrêt ou remplacement par une nouvelle version Les coûts complets de personnels sont par défaut les coûts standards définis par les ministères. Les coûts standards comprennent les rémunérations principales, les indemnités, les pensions civiles, les charges patronales et le coût du poste de travail. Ils permettent de valoriser un ETP pour le calcul des coûts et ou des gains. En choisissant «Cas spécifique», il est possible de calculer un nouveau coût complet moyen de personnel en cliquant sur le lien 2. Dépenses d investissement projet 23/10/2014 Page : 4/7

5 1) Fiche «Coûts directs» Entrer chacun des coûts supportés par les entités concernées par le projet (cf périmètre) Intégrer les coûts de pré-étude sur la première année Préciser la «nature des coûts» Raisonner en flux de trésorerie, et non en montants comptables 2) Fiche «Coûts indirects» Les cellules «Catégorie de personnel» vous permettent de préciser la catégorie de personnel des différents ETP (équivalents temps plein) participant au projet. Vous devez indiquer une répartition en pourcentage entre les 4 catégories existantes. Ceci permettra de calculer le coût complet moyen, comprenant les charges et frais généraux, pour les effectifs internes mobilisés sur le projet. Un message de contrôle s affiche si cette répartition est incorrecte ou incomplète Dans l évaluation du coût, ne prendre en compte que la charge supplémentaire spécifique liée au projet Attention, en fonction de la nature du coût, vous devez saisir des ETP ou des montants en k! 3. Impact sur les dépenses du SI 23/10/2014 Page : 5/7

6 La fiche impact sur les dépenses de fonctionnement fonctionne de la manière suivante : (i) saisie du coût de fonctionnement du système actuel comme s il n était pas remplacé (ii) saisie du coût prévisionnel de fonctionnement du nouveau système qui remplace l existant (iii) calcul par l outil de (ii) (i) qui représente l impact du projet sur les coûts de fonctionnement des systèmes. Description de l existant et des hypothèses prises (notamment si des montées de version seraient nécessaires dans le futur) Saisie des coûts de fonctionnement du système actuel (cf (i)) Saisie des coûts de fonctionnement du système futur (cf (ii)) Explication des hypothèses prises pour l évaluation des coûts du système cible 23/10/2014 Page : 6/7

7 4. Evaluation des impacts métiers Renseigner les impacts métiers et leur valeur chaque année ; les valeurs doivent être négatives lorsque l impact entraine un coût supplémentaire Les impacts métiers sont répartis en 8 familles d impacts Attribuer à chaque impact une famille, et préciser si l impact est en k ou en ETP On peut définir jusqu à 5 répartitions de personnel différentes, au cas où les différents impacts concerneraient des entités différentes. 5. Fiche «Synthèse Rentabilité» Cette fiche reprend : L ensemble des flux annuels, gains et coûts, du projet 5 indicateurs clés de la Rentabilité : VAN (Valeur Actualisée Nette) TRI (Taux de Rendement Interne) : la recherche du TRI est limitée à 20 itérations, #NUM s'affichera si le TRI est trop éloigné de 10%. DR (Délai de Retour) Coût total projet Gain maximum récurrent 23/10/2014 Page : 7/7