Visibilité et communication pour les projets financés par l UE Foire aux questions

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1 Visibilité et communication pour les projets financés par l UE Foire aux questions? EU Neighbourhood Info Centre An ENPI project Cette publication n est disponible qu au format électronique. Elle a été préparée par le Centre d information pour le voisinage européen, un projet financé par l UE. Elle ne représente pas l opinion officielle de la CE ou des institutions de l UE. La CE décline toute responsabilité quant au contenu de cette publication. Édition 2013

2 Table des matières 3 Introduction 4 3 questions : quelle est la différence entre la visibilité et la communication? entre la communication et la propagande? entre l objectif du projet et les objectifs de communication? 5 Visibilité Où puis-je trouver le drapeau de l UE? Mon projet est cofinancé par l UE et d autres organisations internationales. Quels logos dois-je utiliser et dans quel ordre? 6 J ai beaucoup de partenaires d exécution, puis-je afficher tous les logos à côté du drapeau de l UE? Comment insérer le drapeau de l UE? 7 La CE a un logo, dois-je l utiliser? Dois-je faire référence à la CE ou à l UE? Quel est le plus correct? Qu est-ce que l identité visuelle dois-je créer un logo pour mon projet? Dois-je mentionner que l UE finance mon projet où insérer cette phrase? 8 Dois-je insérer des éléments de visibilité de l UE sur les photos? Qu est-ce qu une clause de non-responsabilité et comment l utiliser? Où dois-je insérer cette clause de non-responsabilité? Y a-t-il des exceptions aux règles de visibilité de l UE? 9 Où puis-je trouver des modèles pour me guider? Qu attend-on des projets bénéficiant d un appui budgétaire? Existe-t-il une brève description de l UE que je peux utiliser? 10 Comment aborder la communication s organiser Est-il obligatoire de communiquer et d avoir une stratégie de communication? Existe-t-il un modèle de plan de communication? Quand dois-je préparer la stratégie de communication de mon projet? 11 Avec qui puis-je discuter de mon plan de communication? Peut-on modifier un plan de communication une fois qu il a été approuvé? Y a-t-il un budget minimum qu un projet doit allouer à la communication? Faut-il avoir un responsable de la communication? 12 Mon projet a-t-il besoin d un site internet, d une page Facebook ou autre média social ou d un bulletin d information? Sommes-nous autorisés à bénéficier d un soutien professionnel et à externaliser les photos ou la rédaction? 13 À quoi sert une étude de cas et est-elle obligatoire? Y a-t-il des règles concernant les langues? 14 Coopération avec l UE L UE a-t-elle des droits d auteur sur le matériel que nous produisons? L UE doit-elle contrôler nos communiqués de presse ou publications? 15 Faut-il contacter la délégation lorsqu on organise un événement? Y a-t-il des règles de l UE concernant le type d événement à organiser, ou le lieu, ou même ce que nous distribuons, etc. Manuel de Communication et de Visibilité de l UE pour les actions extérieures 16 Liens utiles 17 Gros plan sur les plans de communication 18 Gros plan sur les études de cas 2

3 Introduction Tous les projets financés par l UE ont des obligations à respecter en matière de visibilité et de communication et l Union est de plus en plus stricte en la matière. Les projets financés par l UE ont souvent des questions sur la visibilité et la communication. C est pourquoi le Centre d information pour le voisinage européen a rédigé cette foire aux questions à partir du site internet d EuropeAid et d autres questions posées lors des ateliers de communication qu il organise, avec les délégations de l UE, dans les pays partenaires. Vous trouverez ci-dessous une série de questions avec des réponses simples, ainsi que des lignes directrices pour en savoir plus. Manuel de communication et de visibilité de l UE pour les actions extérieures ci-après dénommé Manuel de visibilité de l UE sur 3

4 3 questions : quelle est la différence...entre la visibilité et la communication? Lorsqu on parle de visibilité, on fait référence aux éléments que l on repère au premier coup d œil et qui indiquent que le projet ou l activité est financé ou soutenu d une manière ou d une autre par l UE. Il s agit d éléments tels que le drapeau de l UE ou la référence au fait que le projet ou l activité est financé par l UE. Par communication, on entend les efforts concertés pour atteindre votre public cible et lui envoyer un message spécifique à l aide des outils disponibles les plus efficaces. Insérer le logo de l UE sur du matériel de communication et installer le drapeau de l UE lors d un événement font partie des obligations de visibilité mais ne sont pas considérés comme des actions de communication. Exemple : organiser une conférence de presse est une activité de communication. Dans ce cas, la visibilité consisterait à accrocher le drapeau de l UE derrière soi....entre la communication et la propagande? La propagande consiste à diffuser des informations, en particulier partiales ou trompeuses, pour promouvoir ou médiatiser une cause politique ou un point de vue particulier. La communication consiste à partager des informations correctes et factuelles que l on peut étayer par des faits. En tant que projet financé par l UE, vous ne devez pas faire de propagande mais vous montrer transparent et promouvoir la cause pour laquelle vous œuvrez, en n oubliant pas de préciser le soutien que vous recevez....entre l objectif du projet et les objectifs de communication? L objectif de votre projet est ce que vous essayez d atteindre grâce à vos activités votre but final. Votre objectif de communication est le processus à travers lequel vous transmettez des messages spécifiques à votre public cible afin de le mobiliser, et ce, pour atteindre votre but final. Exemple : L objectif de votre projet est d accroître l alphabétisation dans trois zones rurales spécifiques. Votre objectif de communication est de changer la perception des parents dans ces zones, pour qu ils comprennent l importance de l éducation et qu ils envoient leurs enfants à l école. 4

5 Visibilité Où puis-je trouver le drapeau de l UE? Le drapeau est disponible dans le Manuel de Visibilité de l UE et aussi sur le site internet d EuropeAid N oubliez pas d inclure la mention «Le présent projet/programme est financé par l Union européenne» le cas échéant (voir p. 31 du manuel de visibilité de l UE). Le drapeau européen se compose de douze étoiles dorées formant un cercle sur un fond bleu. Il a un code de couleur spécifique. Aucun de ces éléments ne peut être altéré de quelque façon que ce soit. Lorsque le drapeau est inséré sur un fond coloré, il doit être entouré d un bord blanc. Mon projet est cofinancé par l UE et d autres organisations internationales. Quels logos dois-je utiliser et dans quel ordre? Vous pouvez utiliser tous les logos et décider de leur ordre en fonction du montant dégagé par chaque organisation. L UE a signé un accord en matière de communication et de visibilité avec l ONU et la Banque mondiale, qui stipule que l identité graphique de l UE doit bénéficier d une place et d une taille aussi proéminentes que celle du contractant ou du partenaire d exécution. La marche à suivre en cas de coopération avec ces organisations internationales est expliquée en détail dans le manuel de visibilité de l UE. 5

6 by the EUROPEAN UNION Implementing partner: CONTRACTOR Start of the works: xx.xx.xxxx End of the works: xx.xx.xxxx J ai beaucoup de partenaires d exécution, puis-je afficher tous les logos à côté du drapeau de l UE? Le drapeau de l UE doit être mis bien en évidence à côté des logos des autres partenaires d exécution. Attention : veillez à ne pas compromettre la visibilité de l UE. Clarification : un «partenaire d exécution» est une partie contractuelle et seuls les signataires du contrat ont droit à ce que leur logo soit aussi visible que le drapeau de l UE, quel que soit le nombre d autres organisations impliquées dans le projet. Comment insérer le drapeau de l UE? La règle de base est qu il doit être mis en évidence et bien visible. On doit pouvoir le repérer facilement. Vous trouverez des modèles de drapeau, les règles d utilisation en fonction du support et des précisions sur les couleurs dans le manuel de visibilité de l UE (voir p. 31) et via les liens ci-dessous : European Union European Union European Union European Union Provided by the European Union This project is financed Provided by the European Union This school was rebuilt with the support of the European Union Pantone Yellow for the stars Project funded by the European Union White for the text 6

7 La Commission européenne (CE) a un logo, dois-je l utiliser? Le logo de la CE (voir ci-dessous) est utilisé exclusivement par les représentants de la CE. Il ne doit pas être utilisé par les projets. Vous ne devez l utiliser que dans le cas où vous êtes un contractant produisant du matériel au nom de la Commission (votre matériel est donc un produit officiel de la CE). Dans un tel cas, veuillez vous référer à la charte graphique de ce logo. La même règle s applique aux autres institutions ou instruments de financement de l UE. Dois-je faire référence à la CE ou à l UE? Quel est le plus correct? Vous devez toujours faire référence à l UE et non à la CE. L UE représente toutes les institutions européennes. La CE ne représente que la Commission européenne. Les délégations dans les pays tiers sont appelées «délégations de l UE». Exemple : Si vous utilisez le drapeau de l UE, vous devez mentionner en-dessous : «le présent projet est financé par l UE». Qu est-ce que l identité visuelle? Dois-je créer un logo pour mon projet? Un projet n a pas besoin de logo. Si toutefois vous décidez d en créer un, n y incluez pas le logo de l UE (en totalité ou en partie) car c est interdit. Montrez votre logo à votre responsable de projet pour approbation au moment de sa conception. Au lieu d un logo, vous pouvez développer une identité graphique visuelle ou un thème à travers toutes vos communications, ce qui est aussi encouragé par l UE. Utilisez la même police et la même taille de caractères dans chaque communiqué de presse, choisissez des couleurs révélatrices de vos activités ou de votre lieu de travail et utilisez-les partout, écrivez toujours le nom de votre projet avec les mêmes caractères graphiques, etc. Exemple : Le Centre d information pour le voisinage européen accompagne toujours son nom d un pont surmonté des personnes. Pour le voisinage du Sud, nous utilisons une couleur ocre ; tandis que pour l Est, nous utilisons du vert (voir index.php?lang_id=469). Dois-je mentionner que l UE finance mon projet? Où insérer cette phrase? Oui, il est obligatoire de mentionner : «le présent projet est financé par l UE». C est une question de transparence : vous indiquez qui vous finance et en parlez ouvertement. Cette phrase est souvent placée sous le drapeau de l UE. Si vous mentionnez cette phrase dans une publication et souhaitez en dire un peu plus (par ex. que vous faite partie d un programme plus large), vous pouvez toujours l insérer ailleurs (par ex. au dos ou au verso de la couverture). 7

8 Dois-je insérer des éléments de visibilité de l UE sur les photos? Ce n est pas une obligation, mais c est toujours une bonne idée du point de vue de la visibilité. La présence de l UE ne doit pas toujours être au premier plan, une personne portant une casquette arborant le drapeau de l UE suffit. Vous trouverez de nombreuses photos libres de droits ici : Vous devez cependant veiller à respecter le droit d auteur, en indiquant que la photo appartient à l UE ( UE). Qu est-ce qu une clause de non-responsabilité et comment l utiliser? Une clause de non responsabilité est un texte standard qui doit être utilisé sur tout le matériel produit par un projet (publications, site internet, matériel audiovisuel...). Ce texte indique clairement que l UE n est pas responsable du matériel produit par un projet. La formulation est toujours la même, mais il faut l adapter à chaque produit (cette publication, ce site internet, cette vidéo). La formulation est la suivante : «La présente publication (ou site internet, ou vidéo) a été élaborée avec l aide de l Union européenne. Le contenu de la publication relève de la seule responsabilité de <nom de l auteur/contractant/partenaire d exécution/organisation internationale> et ne peut aucunement être considéré comme reflétant le point de vue de l Union européenne.» Où dois-je insérer cette clause de non-responsabilité? Publication imprimée la clause ne doit pas être sur la couverture. Cependant, elle doit être mise en évidence au verso de la couverture ou au dos de la publication, en fonction de la mise en page. Site internet le texte peut être affiché sur une page (par ex. avec pour titre «Mention légale» ou «Clause de non-responsabilité»), mais le lien vers cette page doit être visible dans l intégralité du site. Parfois, la clause se trouve au bas de la page d accueil, à un endroit fixe. Matériel audiovisuel le texte doit être placé au début ou à la fin de la transmission. Y a-t-il des exceptions aux règles de visibilité de l UE? De manière générale, tous les projets doivent les respecter, mais il y aura toujours des situations dans lesquelles il vaut mieux ne pas afficher de symboles de l UE. Par exemple : Lorsque la situation politique ou sécuritaire oblige l UE à faire profil bas. Lorsque la mention de l UE pourrait être considérée comme de la propagande et donc nuire à l objectif de visibilité (par ex. programme d actualité). Lorsqu il y a un risque que la visibilité nuise à l image de l UE. En cas d inquiétude ou de doute, discutez-en avec la délégation de l UE. 8

9 The views expressed in this publication do not necessarily reflect the views of the European Commission. A project implemented by the contractor Address Tel: Fax: This project is funded by the European Union Delegation of the European Commission in xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxx Tel: Fax: The European Commission is the EU s executive body. The European Union is made up of 27 Member States who have decided to gradually link together their know-how, resources and destinies. Together, during a period of enlargement of 50 years, they have built a zone of stability, democracy and sunstainable development whilst maintaining cultural diversity, tolerance and individual freedoms. The European Union is committed to sharing it s achievements and its value with countries and people beyond it s borders. Où puis-je trouver des modèles pour me guider? Le manuel de communication et de visibilité de l UE pour les actions extérieures contient de nombreux modèles que vous pouvez utiliser, des communiqués de presse aux bulletins d information, en passant par les drapeaux commémoratifs et les logos à mettre sur les véhicules. Vous n y trouverez pas de règles strictes, mais seulement les éléments à inclure et quelques lignes directrices. Exemple : Le modèle de communiqué de presse est là pour vous montrer les principaux éléments à reprendre. Vous pouvez l utiliser tel quel, mais vous pouvez aussi créer votre propre modèle, en respectant les exigences de visibilité de l UE. PRESS RELEASE The European Union s XXXXXXX programme For Partner Country Town + date The industrial development programme NEWSLETTER TITLE All media are invited to the inauguration of the Laboratory for Quality Control of drugs on May at in Sarajevo. The reconstruction and equipment of the laboratory have been financed by the European Commission to the tune of 2 million Euro. The works have been performed by the NGO Lab Help. Quality control of drugs is vital for the development of BiH s domestic production and will ensure that it conforms to European standards. A quarterly newsletter published by xxxx a project funded by European Union's XXXXX programme for "Partner Country" For more information, please contact: Mr Frane Maroevic, EC press and information adviser IN FOCUS Mr Ivan Ivanic, project manager NGO Lab Help for Partner Country Activity report For more information Name Address Tel Fax Web site Name Address Tel Fax Web site This programme is implemented by (contractor). The views expressed in this publication do not necessarily reflect the views of the European Commission The European Union is made up of 27 Member States who have decided to gradually link together their know-how, resources and destinies. Together, during a period of enlargement of 50 years, they have built a zone of stability, democrazy and sustainable development whilst maintaining cultural diversity, tolerance and individual freedoms. The European Union is committed to sharing its achievements and its values with countries and peoples beyond its borders. The European Commission is the EU s executive body This project is funded by the European Union The European Union s XXXXXXX programme for Partner Country Industrial Development programme A project implemented by (CONTRACTOR) Titel > Iquam itemno nonsequamet, quat. Duisl dolobor percidunt, itam velisim ip etue cor iriuscil enislim, quat. Duis nit emmiriuscil illumum, atti, enisl it, wisisl utpat, adiamconsent ing eui bla at ut am, con atinam utpat. Henim duipis nim ilit wis fillmim at ero odolore tio odolore te vendre euguer sectet, volore lemma feuis alit nos nim ipsuscilla faccum deliquatum numsandit adit ad magnit, consed molobor ercidunt delent deliqui euisi. Tat il utat, vero conse faccum autpatum Verostrud te dignim alit venit ip ercilla volortio et aut iure esequis non henibh et conse tat la feum exerci tie modigna facip lorpero od tinit, velesequate do odignis et autpat illum nullam ipiscipit, velessi esto erci eugiam et ullan eriusto consenibh blaore dolore facipit laorem volore delis mer prat. amconse quisci blam, sum ex eugiat ad dolobore dolorero eumsan ulputat. Iriure Rud et iure magna cor incidui pissim illum ea augiat nullaore dolore minci et wisit zzriureros niam zzriurer autem velis dolor nullaore tat, susto dit iustrud tatimm, lore iuscidui elit ulla feu faci bla acipit nim dipit, facidui psuscipsum dignim dolelenisi. conullaor sit num nostio consendignim quis aci eugait acil ure vel del utet, volor Henim duipis nim ilit wis fillmim at ero sum do delit vulputpat do dolesed dio dolor odolore tio odolore te vendre euguer si bla feugiat. It nulla feugue esteuguero sectet, volore lemma feuis alit nos nim del eraessed magna conse el et ad ipsuscilla faccum deliquatum numsandit doloreet alisi bla feuis digna facipit in er. adit ad magnit, consed molobor ercidunt delent deliqui euisi. Henim duipis nim ilit To coreet irilissenim dolor iril exerat vel wis fillmim at ero odolore tio odolore te elisit nummy num adip ero consecte faci vendre euguer sectet, volore lemma feuis bla feuguerat, velissed mincinit iriure alit nos nim ipsuscilla faccum deliquatum dolortisi. Wis in, jummi, etam, otumon, numsandit adit ad magnit, consed molobor autatuero odolum vullummod modions ercidunt delent deliqui euis. equate venibh eum erostrud dolor iure feugiam dio estrumom, er aut vel ing etum Tat il utat, vero conse faccum autpatum lam sam, allim. volortio et aut iure esequis non henibh et lorpero odimm, tinit, lemma feuis alit Odionsendre conullamet la feugait nos velesequate do odignis esto erci eugiam et nulputpatet lum exer sequat loreet, ullbh er adiat, aut iure esequis non henibh conummod ilim, do itim, elam, dignisit et lorpero. Henim duipis nim ilit wis fillmim numsand rerostrud magna augait at, quisci at ero odolore tio odolore te vendre euguer nonsequisit. sectet, volore lemma feuis alit nos nim ipsuscilla faccum deliquatum numsandit adit ad magnit, consed molobor ercidunt delent deliqui euisi. Tat il utat, vero conse faccum autpatum volortio et aut iure esequis non henibh euis alit velesequate do odignis esto erci eugiam et ullbh er adiat prat. In this issue: Qu attend-on des projets bénéficiant d un appui budgétaire? Dans le cas des projets d appui budgétaire, la situation est un peu différente, car le gouvernement qui met en œuvre le projet a aussi ses propres règles en matière de visibilité. Cependant, on s attend à ce que quelques éléments de base soient respectés par le gouvernement partenaire, en tant qu obligation, mais aussi pour favoriser la bonne coopération. En particulier : drapeau de l UE et référence au financement. Lorsqu on exécute un programme d appui budgétaire, il est important de veiller à ce que l approche et le travail de l UE aient suffisamment de visibilité. Cela nécessite une coopération étroite avec le gouvernement bénéficiaire et une stratégie de communication conjointe. Il s agit principalement de communiquer les changements. Existe-t-il une brève description de l UE que je peux utiliser? Oui, le manuel de visibilité de l UE contient toute une rubrique intitulée «Définitions et messages clés généraux» (annexe 4 p. 41). Cette section inclut des définitions de l UE et d institutions telles que le Parlement européen, la Commission européenne, le Conseil, etc. 9

10 Comment aborder la communication s organiser Est-il obligatoire de communiquer et d avoir une stratégie de communication? Oui, c est une obligation contractuelle et l UE est de plus en plus stricte à cet égard. Accords de financement (2007) : Annexe I Conditions générales 18.1 Tout projet/programme financé par la Communauté fera l objet d actions de communication et d information adéquates. Ces actions sont définies sous la responsabilité du Bénéficiaire avec l accord de la Commission Ces actions de communication et d information doivent suivre les règles applicables en matière de visibilité pour les actions extérieures telles que définies et publiées par la Commission et en vigueur au moment où ces actions sont menées. Existe-t-il un modèle de plan de communication? Les directives de visibilité d EuropeAid incluent un modèle (p. 7) que vous pouvez utiliser. Le Centre d information pour le voisinage européen a adapté ce modèle et l utilise lors de ses ateliers de communication. Un exemple complété est disponible à la fin de ce guide. Quand dois-je préparer la stratégie de communication de mon projet? Les activités de communication et de visibilité doivent toujours être prévues à l étape de soumission ; une stratégie de communication doit donc déjà être établie. À cette étape, elle ne doit cependant pas être complète. Des indicateurs détaillés peuvent par exemple être ajoutés à une étape ultérieure, lorsque le plan de communication final est soumis au siège ou à la délégation de l UE. Un plan de communication complet doit cependant être inclus dans la phase de démarrage et dans le rapport initial. Le budget alloué à la communication doit être indiqué dans l accord/le contrat de financement. Il est également important de préciser qui réalisera les activités de communication. 10

11 Avec qui puis-je discuter de mon plan de communication? Votre responsable de projet, soit à la délégation de l UE soit au siège de l UE à Bruxelles, est responsable de votre plan de communication. Il y a toutefois d autres personnes vers qui votre responsable de projet peut vous orienter : le chargé de communication / l attaché de presse à la délégation et les directeurs de programmes de relations extérieures chez EuropeAid. Peut-on modifier un plan de communication une fois qu il a été approuvé? Un plan de communication n est pas gravé dans le marbre. Il sert de feuille de route et facilite l organisation de vos activités de communication. Il est important d évaluer vos résultats (vous avez donc besoin d indicateurs) et, si vous remarquez que certaines de vos activités ne fonctionnent pas, vous devez les adapter. Évidemment, vous devez procéder en étroite collaboration avec votre responsable de projet. Y a-t-il un budget minimum qu un projet doit allouer à la communication? Le montant minimum est de euros, il a été convenu il y a plusieurs années et fait maintenant l objet d une révision. On peut donc dire qu il n y a pas de pourcentage du budget recommandé, mais la part allouée à la communication doit être équilibrée. Elle doit être suffisante pour avoir l impact voulu, en fonction des objectifs du plan de communication. Le montant dépend donc fort du projet, de son champ d action et de son budget global. Faut-il avoir un responsable de la communication? Idéalement, oui. Cependant, tous les projets ne peuvent pas se permettre d avoir une personne exclusivement dédiée à la communication. Dans ce cas, pour faciliter vos efforts de communication, il est utile de désigner une personne qui sera en charge des communications et sera impliquée dans tout le processus. Même si vous décidez d externaliser une activité, par ex. votre brochure de projet, il est conseillé d avoir quelqu un au sein du projet qui oriente et coordonne l ensemble du processus. La communication est un travail d équipe et tout le monde doit donc contribuer à ces efforts, en se concentrant sur les résultats. 11

12 Mon projet a-t-il besoin d un site internet, d une page Facebook ou autre média social, ou d un bulletin d information? Les sites internet constituent un outil de communication efficace mais ils sont onéreux et nécessitent une maintenance régulière. Définissez le public cible et posezvous les questions suivantes : est-ce un outil pour vous aider à atteindre votre public cible, que voulez-vous publier sur ce site, disposez-vous de photos, etc.? Vous devez avoir suffisamment de nouvelles à publier pour que votre site soit dynamique et vous avez besoin d un responsable afin de maintenir votre lectorat. Si vous voulez créer un site internet, vous devez prévoir un budget qui tienne compte des frais de maintenance et pas seulement de conception. Actuellement, la tendance est plutôt de créer des pages Facebook pour les projets. Les médias sociaux, et en particulier Facebook et Twitter, sont deux outils assez populaires parmi les responsables, délégations et projets de l UE. Ils peuvent aussi vous être utiles. Avant de prendre une décision, vous devez bien connaître les particularités de chaque média social. Prenez aussi en compte le fait que quelqu un devra les maintenir à jour et qu il s agit d outils assez exigeants et immédiats, ce qui signifie que vous ne pouvez pas reporter la publication d informations ou rester inactif pendant plusieurs jours. À l époque des communications immédiates, le bulletin d information peut sembler un peu démodé, à moins qu il ne soit extrêmement bien conçu, avec une belle mise en page, un graphisme recherché, des textes brefs mais bien écrits et des photos percutantes! Vous trouverez un modèle de bulletin d information dans le manuel de visibilité de l UE, qui inclut les principaux éléments à prendre en compte. Avant de décider de créer un bulletin d information, il y a plusieurs éléments à prendre en compte : qui concevra les bulletins (imprimés ou en ligne), quelle sera leur fréquence, avez-vous suffisamment de nouvelles à publier ou utiliserez-vous du matériel (par ex. communiqués de presse) que vous avez déjà diffusé? Sommes-nous autorisés à bénéficier d un soutien professionnel et à externaliser les photos ou la rédaction? Si l externalisation vous permet de créer du matériel de meilleure qualité et plus accrocheur tout en vous faisant gagner du temps, n hésitez pas! Gardez tout de même à l esprit que vous devrez décider des critères sur la base desquels vous choisirez vos sous-traitants et qu il faudra informer ces professionnels de vos objectifs. 12

13 À quoi sert une étude de cas et est-elle obligatoire? Les études de cas (ou récits du terrain) ont été développées par EuropeAid pour montrer les activités financées par l UE sur le terrain, au bénéfice des citoyens. Elles ne sont pas obligatoires mais constituent un outil de communication efficace puisqu elles peuvent être utilisées par EuropeAid (voir exemples ici), chargées sur le site internet de la délégation et utilisées par vous en totalité ou en partie. Vous trouverez des modèles d études de cas, avec des instructions claires et même un calcul du nombre de caractères à la fin de cette publication. Vous trouverez des exemples d études de cas sur le site internet d EuropeAid : Y a-t-il des règles concernant les langues? La règle de base est que vous devez utiliser la langue comprise par votre public cible. Si celui-ci se compose d un grand nombre de personnes parlant une langue différente de celle du pays (par ex. si vous comptez distribuer vos publications lors d événements rassemblant des journalistes (ou autres) étrangers ou si la délégation pourrait présenter et distribuer la publication), vous pouvez utiliser une autre langue. Si vous utilisez plusieurs langues dans une même publication, faites attention à la mise en page : le lecteur doit repérer au premier coup d œil la langue qui l intéresse. 13

14 Coopération avec l UE L UE a-t-elle des droits d auteur sur le matériel que nous produisons? Oui, l UE a des droits d auteur sur tout ce qui est produit par un projet financé par l UE. Il va donc de soi que l UE peut utiliser librement le produit (en totalité ou en partie) sans restriction ni rétribution. En ce qui concerne les photos, le droit d auteur doit être mentionné. Photo by: EPA EU/Neighbourhood Info Centre Photo by: EPA EU/Neighbourhood Info Centre En ce qui concerne la clause de non-responsabilité et pour tout autre conseil, veuillez consulter «Le Guide du Photographe» du Centre d information pour le voisinage européen. L UE doit-elle contrôler nos communiqués de presse ou publications? Oui, le matériel produit par des projets financés par l UE doit passer par un processus de validation, qu il s agisse d un communiqué de presse, d une publication ou même d une vidéo. Tout ce que vous produisez doit être signé par la personne en charge du projet qui vérifiera si la visibilité de l UE est bien respectée et si le matériel n est pas offensant, et qui fera éventuellement des suggestions d amélioration. Comme ce processus peut prendre un certain temps, veillez à ce que tout soit prêt à l avance. 14

15 Faut-il contacter la délégation lorsqu on organise un événement? Il est avantageux d impliquer la délégation de l UE car cela peut valoriser votre événement et susciter l intérêt des médias. En outre, la délégation peut aussi vous fournir des articles promotionnels. Dans ce cas, contactez la délégation bien à l avance, étant donné que les représentants, et en particulier les chefs de délégation, ont un emploi du temps bien chargé. Visibilité : N oubliez pas que le drapeau de l UE doit figurer sur l invitation et être visible lors de la conférence de presse. Y a-t-il des règles de l UE concernant le type d événement à organiser, ou le lieu, ou même ce que nous distribuons, etc.? Il n y a pas de règles en-dehors de celles liées à la visibilité, comme mettre le drapeau de l UE en évidence. Mais comme votre événement entre en concurrence avec d autres, essayez d être original et de choisir un lieu qui éveillera l intérêt et enverra un signal clair. Vous pouvez aussi choisir du matériel promotionnel qui fait forte impression ou est utile. Par exemple, il n est pas toujours indispensable d organiser vos conférences de presse dans un hôtel, pensez aussi à des sites culturels importants. Manuel de communication et de visibilité de l UE pour les actions extérieures Il décrit les exigences et les lignes directrices applicables au matériel écrit et aux notes d information, conférences de presse, exposés, invitations, enseignes, plaques commémoratives et tout autre support utilisé pour mettre en évidence la participation de l UE. En outre, il propose des outils qui doivent permettre d élaborer une stratégie de communication dynamique, qui donnera une publicité adéquate aux réalisations rendues possibles par le soutien de l UE. 15

16 Liens utiles FAQ en ligne sur les communications d EuropeAid Capacity4Dev EU Neighbourhood Info Centre Groupes liés à la communication de l EU Neighbourhood Info Centre sur LinkedIn DG Comm Identité visuelle de l UE 16

17 Gros plan sur les plans de communication Plan de communication L original de ce plan de communication a été conçu par EuropeAid et est disponible dans les lignes directrices en matière de visibilité pour les relations extérieures. Il a été légèrement adapté pour l atelier de communication du Centre d information pour le voisinage européen. TEMPLATE Titre du projet Objectif du projet Partenaires de mise en œuvre du projet Durée du projet Objectifs de communication généraux (par ex. créer des militants, changer les perceptions, attirer des donateurs, sensibiliser l opinion publique, se montrer transparent ) Publics cibles ventilez autant que possible (par ex. femmes entre ans vivant dans les villes X, Y et Z). Cible A Cible B Cible C Objectif de communication spécifique pour chaque public cible Cible A Cible B Cible C Messages pour chaque public cible Cible A Cible B Cible C Outils de communication pour chaque public cible (par ex. conférences de presse, événements, publications, site web, médias sociaux, etc.). Un outil peut s appliquer à plus d un public. Calendrier des activités Créez un calendrier des activités (si les médias sont l un de vos publics cibles, créez aussi un plan média). Indicateurs: Quantitatifs (par ex. nombre d articles, de participants, de publications diffusées, de visiteurs sur le site web, etc.). Qualitatifs (par ex. Ton et position des articles, questionnaire distribué aux participants, pages les plus visitées, etc.). Ressources Ressources humaines (internes et externes) Ressources financières 17

18 Matrice de plan de communication Un exemple tunisien Ci-dessous vous trouverez un exemple d un bon plan de communication, avec quelques brèves explications pratiques de ce qui est requis. Cet exemple se base sur un seul groupe cible et a été réalisé lors d un atelier de communication en Tunisie. EXEMPLE Titre du projet Programme pour l emploi, la formation et l enseignement supérieur (Un programme de soutien budgétaire sur quatre ans impliquant quatre ministères tunisiens) Objectif du projet Améliorer l accès à l enseignement et la formation et renforcer leur qualité pour une meilleure harmonisation avec la demande sur le marché du travail. Partenaires de mise en œuvre du projet Durée du projet Objectifs de communication généraux Faire connaître les améliorations dans le secteur de l enseignement et de la formation. Faire connaître les éventuelles synergies entre l enseignement, la formation et l emploi. Publics cibles (ventilez autant que possible, par ex. femmes entre ans vivant dans les villes X, Y et Z). Public A Étudiants. Objectif de communication spécifique pour chaque public cible Cible A Informer les étudiants de ce qu impliquera pour eux la réforme. Messages pour chaque public cible Cible A Votre choix d études est capital pour votre carrière ; parler plusieurs langues permet de décrocher un meilleur emploi. Outils de communication La réforme de l enseignement en dix points essentiels (pour aider les professeurs à l expliquer). Implication des entreprises locales dans les journées d information sur les professions. Groupe Facebook pour les étudiants. Calendrier des activités Journées sur la réforme où les professeurs expliquent les changements aux étudiants ; journées d information sur les professions.les journées d information permettront de promouvoir la réforme auprès des médias, de prendre des photos et de collecter des témoignages d entreprises et d étudiants qui pourront être utilisés dans des publications, etc. Indicateurs: Quantitatifs Nombre de jours, d étudiants atteints, de «J aime» sur Facebook. Qualitatifs Questionnaire interactif en ligne. Ressources Ressources humaines (internes et externes) Ressources financières 18

19 Gros plan sur les études de cas Études de cas EuropeAid Pour compléter une étude de cas, utilisez l application en ligne. Vous serez invité à entrer vos données d enregistrement ECAS. La matrice vous demandera de compléter les champs suivants : ETUDE DE CAS PAR ÉTAPES Référence du projet * Numéro CRIS (ou OLAS pour les projets ACP). Pays * Principal pays dans lequel le projet est mis en œuvre (possible de sélectionner plusieurs pays pour les projets régionaux). Titre Donnez un titre à votre étude de cas qui soit bref et facile à comprendre par un non-expert et incluant le pays (le titre de l étude de cas ne doit pas nécessairement être le titre officiel du projet). Soyez bref, simple et évitez le jargon technique et/ou administratif de l UE ainsi que les acronymes (max. 90 caractères). Sous-titre Brève élaboration/clarification du titre principal si nécessaire (max. 100 caractères). Résumé * Bref résumé du projet. Il sera utilisé dans le cadre de la publication sur internet, pour donner aux visiteurs un aperçu du projet (max. 250 caractères). Citation Insérez une citation d un bénéficiaire ou d une personne responsable du projet ; joignez une photographie de cette personne ou d une personne liée au projet. Les photos doivent avoir la plus haute résolution possible et doivent faire minimum 800x600 pixels. NB : une légende est obligatoire (sinon vous ne pouvez pas sauvegarder la photo). Contexte Dans quel contexte le projet a-t-il été développé? Quel est le principal problème auquel s attaque le projet et pourquoi? Soyez bref et simple et évitez le jargon technique et/ou administratif de l UE. Objectifs Quel est le principal objectif de ce projet soutenu par l UE et que vise-t-il? (Max. 5 puces.) Impact Qu est-ce qui a été atteint, quels sont les résultats tangibles et mesurables du projet jusqu à présent? (Max. 5 puces.) Témoignage Pour rendre votre étude de cas plus concrète et intéressante, essayez de trouver une personne ou un groupe de personnes dont la vie a été affectée par le projet. Racontez leur histoire, leur expérience dans un court paragraphe et utilisez des photos pour l illustrer. Ajoutez toujours une légende sous la photo. 19

20 EXEMPLE Faits et chiffres Les principaux faits et chiffres concernant votre projet. Chiffres Identifiez le montant des contributions de la CE au projet et indiquez le pourcentage du total > par exemple : Contribution de la CE : xxx xxx (% du total) Utilisez un espace pour séparer les milliers (pas de point ou de virgule) Arrondissez les chiffres (ce n est pas un rapport de comptabilité) Utilisez le sigle n écrivez pas le mot «euros» en entier Faits Indiquez les dates de début et de fin (années) du projet > exemple : durée : 4 ans ( ). Les faits ne doivent pas être les mêmes que les «impacts» (ou au moins pas aussi détaillés). Si possible, identifiez les zones/régions couvertes par le projet. Si possible, identifiez les bénéficiaires du projet > par exemple : familles autochtones et rurales. Notes finales utiles Au bas de la page, insérez la mention «Pour en savoir plus», suivie de l adresse internet appropriée. PDF final Vérifiez le PDF final avant de l envoyer pour validation. Vérifiez les pages PDF créées en cliquant sur les boutons de prévisualisation (pages 1 et 2) en haut à droite pour vous assurer que tout votre texte est visible dans le document final. Dans le cas contraire, vous devez supprimer du texte et revérifier. Validation L outil électronique est doté d un système de validation automatique qui évite les envois multiples d s. 1. Faites approuver votre étude de cas au niveau de la délégation avant de la valider dans le système 2. Une fois que l étude de cas a été validée au niveau de la délégation dans le système, une notification d approbation est automatiquement envoyée à votre correspondant au siège Ensuite, le correspondant va soit : a. approuver l étude de cas, auquel cas une notification est envoyée à l unité de communication de la DG Devco pour approbation finale et publication b. la renvoyer à l auteur avec des commentaires/suggestions de corrections 3. Une fois que l étude de cas a été validée par le correspondant, une notification d approbation est automatiquement envoyée à l unité de communication de la DG Devco. Le contact éditorial pour la validation va : a. approuver l étude de cas, auquel cas une notification est envoyée à l auteur b. la renvoyer à l auteur avec des commentaires/suggestions de corrections 4. Une fois que l étude de cas a été approuvée par l unité de communication, vous en serez averti et elle sera publiée : sur le site web de la délégation, le site web externe de la DG Devco, dans la section multimédias, dans les études de cas et dans le moteur de recherche des études de cas sur l intranet. Informations générales présenter l information de manière «morcelée» aide le lecteur à parcourir l étude de cas et lui permet de se concentrer sur ce qui l intéresse. Les abréviations ne peuvent être utilisées que si le mot a été écrit en entier au moins une fois plus haut dans le texte. * Ces champs n apparaissent pas dans l étude de cas finale. Ils sont inclus comme références et critères de recherche seulement. 20

21 D autres guides du Centre d information pour le voisinage européen pour les projets financés par l UE sont disponibles en ligne : Ecrire pour attirer l attention des lecteurs Guide pratique pour journalistes Le guide du photographe Manuel sur le financement européen Le glossaire du voisinage sud Le glossaire du partenariat oriental et de la Russie Restez connectés Restez Restez connectés connectés Un projet mis en oeuvre par EU Neighbourhood Info Centre An ENPI project Le Centre d information pour le voisinage européen (EU Neighbourhood Info Centre) est un projet de communication régional financé par l UE qui vise à mieux faire connaître le partenariat entre l UE et ses pays voisins. Copyright EU/EU Neighbourhood Info Centre 2013

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