Jack Steiner. Guide de référence. Word Éditions OEM (Groupe Eyrolles),2004, ISBN

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1 Jack Steiner Guide de référence Word 2003 Éditions OEM (Groupe Eyrolles),2004, ISBN

2 Chapitre 6 Copier, déplacer et insérer du texte où vous le voulez

3 Vous n êtes nullement obligé de retaper plusieurs fois les mêmes informations. Si elles existent déjà dans votre texte ou dans un autre texte que vous ouvrez à l écran -, copiez-les. Vous pouvez copier ou déplacer des mots, des phrases, des paragraphes, des illustrations ou des pages entières en quelques clics de souris. Plusieurs méthodes s appliquent ici, dont certaines sont typiques de Microsoft, par exemple, le cliquer-taper. Supprimer (couper) L opération la plus simple consiste à supprimer du texte, à le couper : 1 Sélectionnez ce que vous voulez couper. 2 Au choix : π Appuyez sur la touche de suppression Suppr. π Cliquez sur l icône Couper qui représente une paire de ciseaux. π Cliquez sur le menu Edition, puis sur sa commande Couper. π Appuyez sur Ctrl + X, la frappe raccourcie équivalente. π Appuyez sur Maj + Suppr, une ancienne commande équivalente à la précédente qui fonctionne toujours par respect des traditions. Le danger d une sélection active Lorsqu une sélection est active, l appui sur une touche quelconque du clavier la supprime. Dans tous les cas, vous annulez une suppression volontaire ou accidentelle en cliquant sur l icône Annuler, dans la barre d outils Standard. La liste des frappes de suppression est donnée dans le tableau 6.1. La plupart d entre elles ne font pas appel au Presse-papiers.

4 110 Guide de référence Word 2003 Tableau 6.1 Frappes de suppression Pour Supprimer un caractère vers la gauche Supprimer un mot vers la gauche Supprimer un caractère vers la droite Supprimer un mot vers la droite Couper le texte sélectionné, puis le placer dans le Presse-papiers Annuler la dernière action Appuyez sur Ret arr Ctrl + Ret arr Suppr Ctrl + Suppr Ctrl + X Ctrl + Z Le Presse-papiers Office Les programmes de la collection Office de Microsoft, et par conséquent Word, disposent d un Presse-papiers amélioré par rapport à celui de Windows puisqu il peut conserver jusqu à 24 documents. Pour l afficher : 1 Cliquez sur le menu Edition. 2 Cliquez sur sa commande Presse-papiers Office. Il apparaît en volet, sur la droite de l écran, et son contenu est spécifié (figure 6.1). Astuce Pour l afficher, vous pouvez, plus simplement, appuyer deux fois de suite sur Ctrl + C. Ses deux boutons servent à coller tout ou à effacer tout d un seul coup. Pour effacer ou coller un seul élément, sélectionnez-le ; il s entoure d un cadre avec une flèche de liste déroulante ; cliquez sur la flèche et choisissez la commande qui vous intéresse. Si vous effectuez un collage, il se produit là où vous aviez placé le point d insertion.

5 Chapitre 6 :Copier, déplacer et insérer du texte où vous le voulez 111 Remarque Si l icône Presse-Papiers Office est affichée dans la zone d état de la barre des tâches Windows, le Presse-papiers Microsoft Office est déjà affiché dans au moins un programme Office actif. Double-cliquer sur l icône ouvre alors le Presse-papiers Office dans le programme actif. Conseil Si vous voulez enregistrer plus de 24 éléments, libérez de l espace dans le Pressepapiers. Placez-vous dans un programme Office et collez les éléments que vous tenez à conserver aux emplacements voulus ; videz ensuite le Presse-papiers. Pour fermer le Presse-papiers, cliquez sur sa case de fermeture (x). Figure 6.1. Aspect du volet Presse-papiers d Office. Couper, Copier, Coller Ces trois grandes fonctions héritées de Windows jouent les rôles suivants : Ω Couper Supprime la sélection et la transfère dans le Presse-papiers. Il ne s agit donc pas d une suppression pure et dure comme avec le bouton Suppr, par exemple, puisque l appui sur ce dernier ne copie rien dans le Presse-papiers. Ω Copier Expédie dans le Presse-papiers une copie de la sélection. L original reste en place, intact. Ω Coller Place au point d insertion une copie de l élément choisi se trouvant dans le Presse-papiers. Le contenu du Presse-papiers ne change pas, ce qui signifie que vous pouvez coller plusieurs fois le même élément. Voici leur mode d emploi de base, que vous connaissez déjà certainement puisqu il est imposé par Windows (sauf pour ce qui relève spécifiquement du Presse-papiers Office) : 1 Sélectionnez ce que vous voulez couper ou copier. Ce peut être du texte, un tableau, une illustration, etc.

6 112 Guide de référence Word Dans la barre d outils standard, faites un clic sur l icône Couper pour couper, ou Copier pour copier dans le Presse-papiers. 3 Positionnez le point d insertion là où vous voulez insérer le contenu du Presse-papiers. 4 Faites un clic sur l icône Coller. Soit le dernier élément enregistré est collé par défaut, pour respecter le mode de fonctionnement du Pressepapiers Windows, soit l élément actif est collé si vous en avez sélectionné un dans le Presse-papiers Office pour un collage précédent, par exemple. 5 Poursuivez les collages ailleurs si vous en avez besoin. Vous pouvez multiplier les collages à volonté, le Presse-papiers conservant l original. Utilisez aussi les commandes propres au Presse-papiers telles que vous les avez découvertes dans la section précédente. Coller avec ou sans la mise en forme d origine Lorsque vous effectuez un coller, une balise apparaît. Si vous cliquez dessus, un menu s affiche avec les options suivantes : Ω Conserver la mise en forme source : celle d origine. Ω Respecter la mise en forme de destination : le texte collé adopte la mise en forme de son nouvel environnement, s il est différent. Ω Conserver le texte seulement : toute mise en forme est perdue. Ω Appliquer le style ou la mise en forme : affiche le volet Office Styles et mise en forme pour que vous puissiez les modifier. Raccourcis clavier pour couper, copier et coller Vous pouvez remplacer les clics sur les icônes par des raccourcis clavier : Ω Ctrl + X pour couper (avec le X en majuscule ou minuscule, peu importe, comme pour les autres lettres impliquées dans ces opérations). Ω Ctrl + C pour copier. Ω Ctrl + V pour coller.

7 Chapitre 6 :Copier, déplacer et insérer du texte où vous le voulez 113 Il existe d anciennes frappes qui fonctionnent encore généralement très bien pour des raisons purement historiques. Il s agit de : Ω Maj + Suppr pour couper. Ω Ctrl + Inser pour copier. Ω Maj + Inser pour coller. Pour mémoire et en synthèse, cette fois, vous trouverez la liste des frappes spécifiques de copie et de déplacement de texte ou de graphiques au clavier dans le tableau 6.2. L une d elles se réfère au Pique-notes que vous étudierez ultérieurement. Tableau 6.2 Copie et déplacement de texte et de graphiques au clavier Pour Copier du texte ou des graphismes Déplacer du texte ou des graphismes Créer une insertion automatique Coller le contenu du Presse-papiers Appuyez sur Ctrl + C F2 (déplacez ensuite le point d insertion et appuyez sur Entrée) Alt + F3 Ctrl + V Coller le contenu du Pique-notes Ctrl + Maj + F3 Couper, copier et coller avec le menu Edition Vous pouvez aussi faire appel aux commandes équivalentes du menu Edition, mais c est plus long. Rappelez-vous que pour supprimer purement et simplement ce que vous venez de sélectionner, il suffit d appuyer sur la touche de suppression Suppr. Ce qui est supprimé ainsi ne passe pas dans le Presse-papiers.

8 114 Guide de référence Word 2003 Un Presse-papiers unique Rappelez-vous que le Presse-papiers Office est unique et sert pour toutes les applications Office sous Windows. Il permet donc le transfert par collage de données provenant d un document dans un autre document, qu il s agisse du même programme d application ou non. Travailler en mode glisser-déplacer pour copier ou déplacer Les fonctions suivantes font appel au mode de travail glisser-déplacer, actif par défaut. S il ne semble pas fonctionner sur votre ordinateur, vérifiez s il est réellement actif : 1 Cliquez sur le menu Outils, puis sur sa commande Options. 2 Cliquez sur l onglet Edition de la nouvelle fenêtre. 3 Activez la case à cocher Glisser-déplacer. Copier et déplacer avec la souris Pour copier ou déplacer du texte ou tout autre élément en faisant glisser la souris : 1 Sélectionnez ce que vous voulez copier ou déplacer. 2 Pointez ce texte jusqu à ce que le pointeur se transforme en flèche orientée vers la gauche. 3 Appuyez sur le bouton de la souris et maintenez-le enfoncé. 4 Pour un déplacement de la sélection, déplacez la souris de façon que la barre d insertion (une petite barre pointillée verticale) qui apparaît à l écran soit positionnée sur le lieu de réception. 5 Pour une copie, appuyez d abord sur la touche Ctrl et maintenez-la enfoncée, puis déplacez la souris de façon que la barre d insertion qui apparaît à l écran soit positionnée sur le lieu de réception. 6 Relâchez tout. 7 Cliquez en dehors pour tout désélectionner.

9 Chapitre 6 :Copier, déplacer et insérer du texte où vous le voulez 115 Après un déplacement ou une copie, une balise apparaît ; cliquez sur sa flèche pour lister les options disponibles, par exemple celles indiquées ci-contre. Sélectionnez celle qui vous intéresse. Ce qui apparaît à l écran Pour un déplacement, le film des opérations est développé figure 6.2. Pour une copie, le film, à peine modifié, est donné figure 6.3. Vous remarquerez surtout que le symbole du mouvement s accompagne d un petit signe plus (+) qui apparaît uniquement avec une copie. 1. Avant 2. Sélectionner 3. La flèche apparaît 4. Tirer la sélection 5. Relâcher la souris 6. Désélectionner Figure 6.2. Exemple filmé de déplacement. 1. Avant 2. Sélectionner 3. La flèche apparaît 4. Appuyer sur Ctrl 5. Tirer vers la destination 6. Relâcher tout 7. Désélectionner Figure 6.3. Film d une copie.

10 116 Guide de référence Word 2003 Insérer avec le cliquer-taper Le cliquer-taper sert à insérer rapidement du texte, des graphiques, des tableaux et d autres éléments dans une zone vide d un document. Son mode d emploi est toutefois un peu subtil : 1 Double-cliquez sur une zone vide lorsque le pointeur Cliquer-taper est actif. Ses divers aspects sont représentés figure 6.4. Le point d insertion s y dépose. 2 Tapez ou insérez ce que vous voulez. Le cliquer-taper applique automatiquement la mise en forme nécessaire pour positionner l élément là où vous avez double-cliqué. Figure 6.4. Aspect du pointeur cliquer-taper. Le cliquer-taper fonctionne aussi bien en mode d affichage Page que Web. Vous pouvez insérer des éléments dans la plupart des zones vides d un document. Par exemple, vous pouvez insérer un graphique en dessous de la fin d un document ; il n est pas nécessaire d appuyer sur la touche Entrée pour ajouter des lignes vides. Vous pouvez également taper du texte à droite d un paragraphe existant sans avoir à ajouter un taquet de tabulation manuellement. Activer ou désactiver le cliquer-taper Par défaut, le cliquer-taper devrait être actif, mais si tel n est pas le cas : 1 Cliquez sur le menu Outils, puis sur sa commande Options. 2 Cliquez sur l onglet Edition.

11 Chapitre 6 :Copier, déplacer et insérer du texte où vous le voulez Activez la case à cocher Activer le cliquer-taper. 4 Dans la liste déroulante, sélectionnez le style que vous souhaitez utiliser pour mettre en forme automatiquement des paragraphes lorsque la case à cocher Activer le cliquer-taper est activée. 5 Cliquez sur OK. Copier une mise en forme Voici une autre opération de copie portant, cette fois, sur la mise en forme d un texte. Supposons que vous ayez affecté un style à un mot ou à plusieurs, ou à un paragraphe, en passant par les multiples commandes que cela implique. Vous voulez appliquer la même mise en forme à une autre partie de votre texte sans avoir à renouveler la même série de paramétrages. Dans ce cas, il vous faut copier la mise en forme à l aide de l icône Reproduire la mise en forme, présente dans la barre d outils Standard à côté des couper-copier-coller (elle ressemble à un pinceau, ainsi que le montre la reproduction ci-contre). La procédure est la suivante : 1 Positionnez le point d insertion dans le paragraphe ou le texte présentant la mise en forme à copier. Vous pouvez aussi le sélectionner. 2 Cliquez sur l icône Reproduire la mise en forme : vous pouvez copier la mise en forme une seule fois, après quoi l icône se désactivera automatiquement. Si vous voulez reproduire la même mise en forme non pas une seule fois, mais plusieurs fois consécutivement, faites un doubleclic sur cette icône ; elle va se maintenir en activité jusqu à ce qu un nouveau clic ne la désactive. 3 Le pointeur de la souris se transforme en un point d insertion en forme de I associé à un pinceau. 4 Sélectionnez la cible à mettre en forme, puis relâchez le bouton de la souris. 5 Si vous avez fait un double-clic sur l icône, poursuivez les copies de mise en forme de la même façon. Terminez en recliquant sur l icône pour la désactiver.

12 118 Guide de référence Word 2003 La figure 6.5 illustre ce processus de copie de la mise en forme. 1. Avant 2. Cliquer sur l icône et amenez le pointeur de la souris au début du texte 3. Balayez le texte à mettre en forme 4. Relâchez le bouton de la souris 5. Désélectionnez Figure 6.5. Copie d une mise en forme.

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