Dossier de candidature

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1 Appel à propositions Diagnostic et accompagnement RH des TPE/PME Calendrier Dossier de candidature 17 juin 2015 : Publication 8 juillet 2015 : Retour des propositions Septembre 2015 : Lancement de la prestation Sommaire 1 - CONTEXTE DE LA DEMANDE... 2 L OPCA DEFI 2 Le contexte PRESTATIONS ET PRODUCTIONS ATTENDUES... 4 Contenu 4 Modalités 6 Publics et entreprises visées 6 Calendrier de réalisation CONDITIONS DE REPONSE A L APPEL A PROPOSITION... 7 Formalisation du partenariat 7 Modalités de réponse 8 Critères de choix du prestataire 9 Modalités de choix du prestataire 10 Le présent cahier des charges s adresse aux cabinets de conseil souhaitant répondre à l appel à propositions «Diagnostic et accompagnement RH des TPE/PME DEFI. P a g e 1 10

2 1 - CONTEXTE DE LA DEMANDE L OPCA DEFI L OPCA DEFI est l organisme paritaire collecteur agréé par les branches professionnelles des industries pétrolières, Chimiques, du Médicament, de la Plasturgie et de la fabrication et du commerce des produits à usage pharmaceutique, parapharmaceutique et vétérinaire. Il est géré paritairement par les organisations professionnelles et syndicales de ces branches. Nos missions : Collecter les fonds des contributions obligatoires et volontaires de la formation professionnelle, Gérer et financer des actions de formation, Accompagner et conseiller les entreprises dans l analyse et la définition de leurs besoins en matière de formation et dans l articulation financière des dispositifs afin d optimiser les fonds versés, Renforcer son service de proximité au bénéfice de ses adhérents, et notamment à l égard des très petites, petites et moyennes entreprises, Rechercher des fonds complémentaires auprès de l Etat, des Collectivités territoriales, du Fonds Social Européen, du FPSPP, de Pôle Emploi, Rechercher et mettre en œuvre des actions de formation collectives communes ou non aux différentes branches professionnelles, en fonction des besoins identifiés, de la proximité des métiers et des travaux prospectifs des observatoires des métiers et des qualifications. Nos objectifs : Développer la visibilité et l attractivité des branches et de leurs politiques de formation, Développer la présence territoriale dans un réseau de proximité dynamique et efficient, Développer une offre de services et de conseil qui répond «sur mesure» aux besoins des entreprises, lesquels diffèrent en fonction de leur taille, de leur branche professionnelle ou encore de leur bassin d emploi, Disposer d une capacité d innovation et de réactivité adaptée aux différentes problématiques rencontrées par les entreprises, notamment dans le domaine de la gestion des compétences et de l emploi, Renforcer les moyens et les outils d information et de communication disponibles, Mettre à disposition des entreprises des outils modernes et performants, Développer et mutualiser les compétences. Chiffres clés (2013) : entreprises adhérentes salariés déclarés 221,5 M de collecte de contributions P a g e 2 10

3 Le contexte Au terme de l article. L du Code du travail, l OPCA DEFI peut prendre en charge les coûts de diagnostics RH permettant : o d'informer, de sensibiliser et d'accompagner les entreprises dans l'analyse et la définition de leurs besoins en matière de formation professionnelle ; o de participer à l'identification des compétences et des qualifications mobilisables au sein de l'entreprise et à la définition des besoins collectifs et individuels au regard de la stratégie de l'entreprise, en prenant en compte les objectifs définis par les accords de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. Dans ce contexte, l OPCA DEFI procède à un référencement régional des prestataires qui seront en capacité de conduire la prestation «Diagnostic et accompagnement RH des TPE/PME» auprès de ses adhérents, telle que définie par cet appel à proposition. Sur la base de ce référencement régional et en fonction des besoins repérés sur le territoire, les conseillers formation de l OPCA DEFI solliciteront les prestataires retenus. Ces derniers devront travailler en étroite collaboration : - En amont, afin d échanger sur les éléments identifiés au préalable par les conseillers formation, - Tout au long de la prestation, afin de rendre compte du calendrier et de l état d avancement du processus d accompagnement. - A l issue de la prestation, afin d avoir un échange sur le bilan et les préconisations faites à l adhérent. L objectif général est d encourager les TPE et PME volontaires, sur un territoire donné, à identifier leurs enjeux, leurs problématiques ressources humaines en lien avec l activité de l entreprise, et à faire évoluer leurs pratiques en matière de gestion des ressources humaines en général, et, plus précisément, à mettre en place des actions d anticipation en matière de gestion des âges, des compétences, des effectifs. Il s agit également de leur donner les moyens de monter en compétences sur ces problématiques RH afin d assurer leur autonomie d action dans ce domaine et de s approprier les outils mis à leur disposition par leur branche. P a g e 3 10

4 2 - PRESTATIONS ET PRODUCTIONS ATTENDUES OPCA DEFI souhaite s appuyer sur un réseau régional de partenaires référencés afin de proposer un service pertinent à ses adhérents. Chaque partenaire aura la possibilité d accompagner l entreprise selon sa propre méthodologie, qui doit être présentée dans la réponse, et dans le strict respect du cadre d intervention ci- dessous. Contenu Le dispositif individuel d'accompagnement RH est découpé en 2 phases principales : - Diagnostic, formalisation et présentation d un plan d actions, - Accompagnement à la mise en œuvre des préconisations. Phase 1 Diagnostic, formalisation et présentation d un plan d actions Pour la prestation de diagnostic, il s agit de proposer une prestation individualisée de diagnostic stratégique et Ressources Humaines permettant d aborder les éléments suivants : 1. Stratégie / projets et organisation de l entreprise o Contexte socio-économique de l entreprise o Compréhension du projet de l entreprise et de la stratégie mise en œuvre o Organisation de l entreprise et des services o Impacts de l organisation sur la définition des emplois et compétences o 2. Structure du personnel et l'organisation du travail ; o Organigramme o Respect des obligations règlementaires o Effectifs o Pyramides des âges o Répartition et égalité Hommes / femmes o Typologie des emplois et des métiers o Niveau de qualification des salariés o 3. Gestion des compétences o Référentiels métiers et fiches de postes o Identification des compétences clés, cibles et sensibles o Identification des compétences futures, à développer ou acquérir, o Etat des compétences des salariés o Identification des outils des outils de la branche à disposition de l entreprise o Identification de la personne ressource en charge de ces questions et mise au point d un développement des compétences RH de cette personne o P a g e 4 10

5 4. Évaluation des collaborateurs et entretiens annuels o Processus d évaluation des collaborateurs mis en place dans l entreprise o Mis en œuvre de l entretien professionnel et du bilan d étape à 6 ans o Outils et supports utilisés o 5. Formation o Etat des lieux des pratiques de l entreprise o Procédure d analyse et de recueil des besoins, o Construction du plan de formation et de son financement, identification de l offre de formation permettant sa mise en œuvre o Recommandations en termes de formation, dans un objectif de sécurisation des parcours. 6. Gestion de la mobilité interne et des recrutements o Anticipation et définition des besoins o Recrutement o Intégration o Transmission des savoirs 7. Modalités de de gestion des ressources humaines, o Mode de traitement / outils utilisés o Système d informations de gestion des ressources humaines o Identification des outils de la branche à disposition de l entreprise o Identification des outils éventuels à mettre en place Le diagnostic identifie les problématiques soulevées, élabore une série de préconisations susceptibles d'améliorer la situation, préconise des outils adaptés, notamment les outils proposés par la branche. Ainsi, il identifie les freins au développement de l activité de l entreprise, de l emploi et des compétences et accorde l attention spécifique aux pratiques existantes en termes de formation, de moyens alloués et de capacité à en améliorer l efficience. A l issue du diagnostic, le prestataire proposera à l entreprise un plan de préconisations relatif à la gestion de ses RH. Le plan de préconisations identifie les orientations RH, organise et planifie les moyens et actions à mettre en œuvre dont la montée en compétences de la personne ressource identifiée lors du diagnostic. La phase diagnostic doit, en effet, permettre de sensibiliser la direction aux problématiques RH et lui donner les moyens et de mettre en œuvre une organisation lui assurant de développer une réelle autonomie sur ces problématiques. Le plan de préconisations identifiera les dispositifs mobilisables dans l offre de services de l OPCA et des autres organismes présents sur le territoire, auxquels l entreprise accompagnée serait éligible. Phase 2 - Accompagnement à la mise en œuvre des préconisations L entreprise, si elle le souhaite, pourra se faire accompagner pour mettre en œuvre le plan de préconisations élaboré dans la phase de diagnostic. Les actions identifiées pourront être ajustées et priorisées par l entreprise. P a g e 5 10

6 La prestation d accompagnement à la mise en œuvre des préconisations permet de guider concrètement la mise en œuvre du plan d action établi dans le cadre du diagnostic. Elle fait l objet d une demande de validation par l OPCA de la durée proposée par le prestataire. Si l entreprise décide de ne pas se faire accompagner pour la mise en œuvre du plan de préconisations, le prestataire assurera un suivi sous la forme d une prise de contact à 6 mois. Lors de cette prise de contact un document est établi et adressé à l OPCA. Le prestataire doit proposer un formulaire type dans sa réponse. Modalités En terme de livrables, et pour toutes les prestations réalisées, un rapport de synthèse détaillé sera remis à l entreprise bénéficiaire et à l OPCA DEFI. Il comprendra, à minima : - La trame de restitution fournie par l OPCA DEFI, jointe à la convention de prestation liant l OPCA au prestataire, - Une synthèse de l action menée, - Une synthèse des problématiques et des préconisations formulées, - Le formulaire prise de contact à 6 mois - En complément, pour la phase d accompagnement, - Un bilan du déroulement de la prestation d accompagnement, précisant la nature des actions, la méthode et les outils mis en place La durée minimale d une mission complète est de 4 jours. La durée maximale est de 10 jours. Sur présentation d une demande motivée auprès de la direction de l OPCA, cette durée pourra être portée de façon exceptionnelle à 15 jours. Les éléments à motiver seront définis dans le cahier des charges de la prestation. La durée indicative moyenne de la prestation est de 5 jours, dont : - 2 jours pour l action de diagnostic. - 3 jours pour l action de d accompagnement L action d accompagnement doit être soumise pour avis préalable à l OPCA qui validera la durée proposée par le prestataire. Publics et entreprises visées Les prestations proposées sont destinées aux entreprises adhérentes (SIREN) à l'opcadefi, de moins de 300 salariés. Les entreprises concernées par cette prestation auront été préalablement identifiés par le réseau OPCA DEFI comme étant porteurs d un projet nécessitant une réflexion globale sur les besoins futurs de la structure en emplois, en qualifications et en compétences. Une même entreprise ne pourra bénéficier accompagnement plus d une fois tous les 3 ans. de la prestation de diagnostic et P a g e 6 10

7 Les interlocuteurs interrogés seront ceux dont les missions, actuelles ou futures, ont trait à la gestion des ressources humaines au sein de l entreprise. L engagement formel du dirigeant dans la réalisation de la mission est indispensable. Calendrier de réalisation Le référencement par OPCA DEFI sera établi pour les années 2015 à 2016, à compter de la signature de la convention de prestation. Les demandes de prises en charges seront adressées par l entreprise à l OPCA DEFI, seuls les diagnostics et accompagnement validés par les services dédiés de l OPCA feront l objet d un financement au titre du présent appel à proposition. 3 - CONDITIONS DE REPONSE A L APPEL A PROPOSITION Formalisation du partenariat Le présent appel à proposition couvre les périodes 2015 à 2016 et pourra faire l objet d un renouvellement ou d une renégociation en cours d action. L OPCA DEFI pourra publier un appel à proposition annuellement, afin de permettre de nouveaux référencements. Les demandes de référencement sont formulées par le ou les prestataires à partir du dossier de candidature envoyé par mail et par courrier. Celui-ci permet au prestataire de décrire la prestation proposée : modalités, méthodologie, ressources matérielles et immatérielles, de préciser la zone géographique d intervention etc. Une convention de partenariat sera signée entre l OPCA DEFI et les prestataires retenus. L OPCA DEFI ne sera engagé qu à compter de la réception de la convention signée du prestataire. Chacune des prestations menées fera l objet d un document d engagement tripartite entre l OPCA DEFI, le prestataire et le bénéficiaire (l adhérent). Un contrôle sera mis en œuvre concernant le nombre de missions réalisées par un même cabinet de façon simultanée afin de s assurer de sa capacité à réaliser les missions dans les meilleures conditions. Le suivi et l évaluation des prestations réalisées (diagnostic et/ou accompagnement) seront systématiquement communiqués à l OPCA, selon des modalités définies dans la convention tripartite. Ceci afin de : - Capitaliser les méthodes, techniques et moyens d intervention mis en œuvre, - Attester de la réalité des prestations, - Evaluer la satisfaction et les effets du diagnostic/de l accompagnement pour les entreprises bénéficiaires, - Evaluer la pertinence de l offre de services de l OPCA DEFI, au regard des besoins de l entreprise, - Confirmer le référencement du prestataire. P a g e 7 10

8 Seules les prestations réalisées entièrement conformément à la commande initiale validée par l OPCA DEFI seront payable au prestataire. En cas de non-respect des règles en vigueur, l OPCA est légitimement en droit de retirer l habilitation du prestataire concerné et en conséquence de le supprimer de la liste des prestataires habilités pour cette prestation. Modalités de réponse Cet appel à propositions est ouvert du 18 juin 2015 au 8 juillet Il vise à référencer, au moins, 2 prestataires par région administrative (selon la loi du 16 janvier 2015 relative à la délimitation des régions), afin de favoriser la proximité avec les entreprises bénéficiaires et de réduire la part des coûts de déplacement. Le ou les prestataires souhaitant répondre à l appel à proposition devront faire parvenir leur proposition par écrit comme suit : - Présentation du cabinet RH : Présentation générale du prestataire, N SIRET, certification(s) et norme(s) qualité, positionnement client, localisation, périmètre et zone d intervention habituels, Domaines d expertise : organisation, relations sociales, mobilité, recrutement, formation, santé prévention, gestion des âges. Des références générales sur la connaissance / expérience/ compréhension du secteur ou sur les travaux à mener, à partir de témoignages clients, exemples concrets de prestations identiques rapports de synthèse anonymes, L expérience du cabinet en accompagnement de PME/TPE - Offre technique et financière, précisant : La compréhension du contexte du projet et du champ d intervention du projet, Le détail de la méthodologie proposée au regard des travaux prévus et nécessaires à la réalisation du projet, La définition des étapes de réalisation de l action avec les livrables envisagés pour chaque étape, La ou les région(s) d intervention retenue(s), en lien avec l implantation du cabinet prestataire, Le (s) nom des consultant (s) qui interviendront (CV obligatoire) précisant l expérience dans le ou les domaines visés, Un budget indiquant le nombre de jours prévu par étapes, les tarifs unitaires. Les coûts incluront les frais de déplacement et autres types de frais, Le nom du responsable de projet (nom, rôle et coordonnées) ; Un contact pour la logistique, la facturation et le suivi administratif. Présentée synthétiquement, cette réponse ne devra excéder vingt pages. La réponse à l appel à projets sera adressée le 8 juillet 2015 au plus tard en 1 exemplaire non relié à : P a g e 8 10

9 OPCA DEFI A l attention de la Direction de l offre de services, projets et partenariats 5/7 Avenue du Général de Gaulle ST MANDE Cedex Le prestataire transmettra également la réponse par voie électronique à t.bard@opcadefi.fr Critères de choix du prestataire Le choix des prestataires s appuiera sur des critères permettent de s assurer que les conditions de qualité des prestations offertes par le prestataire sont conformes au cadre défini par OPCA DEFI : connaissance de l environnement industriel et des branches des industries pétrolières, chimiques, du médicament, de la Plasturgie et de, Pharmacie, Plasturgie et de la fabrication et du commerce des produits à usage pharmaceutique, parapharmaceutique et vétérinaire Connaissance des outils RH des industries pétrolières, chimiques, du médicament, de la Plasturgie et de la fabrication et du commerce des produits à usage pharmaceutique, parapharmaceutique et vétérinaire Expérience de l accompagnement des PME/TPE Compréhension générale du sujet à traiter et reformulation des enjeux connaissance des problématiques RH / emploi / formation qualité et pertinence de la proposition et de la méthodologie proposée références de l équipe et ses capacités d intervention en lien avec l objet de la consultation, respect des procédures (conventionnement et suivi administratif, reporting régulier auprès du service dédié, et restitution des documents de synthèse) volet financier (coût de la prestation, des coûts de déplacement selon l implantation géographique, ) Déontologie, strict respect du secret professionnel, strict respect de la confidentialité des informations, A noter : Pour éviter tout conflit d intérêt, un même prestataire ne pourra assurer les actions de formation éventuellement préconisées par un diagnostic ou un accompagnement réalisé par lui. Des dérogations pourront être accordées dans le cadre de formations spécifiques de branche. L OPCA DEFI se réserve le droit de ne pas donner suite aux propositions reçues pour tout ou partie de l appel à projets. L OPCA DEFI s engage à garder confidentielles les propositions reçues. P a g e 9 10

10 L OPCA DEFI se réserve le droit d attribuer séparément ou partiellement le projet. Le prestataire non retenu ne peut prétendre à aucune indemnité ni contester pour quelque motif que ce soit le bien-fondé de la décision du Comité de pilotage. L OPCA DEFI n est engagé qu après notification écrite au prestataire de l acceptation du projet. Modalités de choix du prestataire Une consultation des propositions des candidats ayant présenté une offre jugée pertinente au regard des critères définis ci-dessus sera organisée selon les modalités définies : Les propositions seront examinées par le Comité technique, Au vu de la proposition retournée, une audition des organismes prestataires pré sélectionnés pourra être organisée. La décision du choix du prestataire sera effectuée au plus tard fin le xx/xx/xxxx P a g e 10 10