Systèmes d information de gestion

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1 DCG 8 Systèmes d information de gestion L essentiel en fiches 2 e édition Jacques SORNET Agrégé d économie et gestion

2 Collection «Express Expertise comptable» DCG J.-F. Bocquillon, M. Mariage, Introduction au droit, DCG 1 L. Siné, Droit des sociétés DCG 2 V. Roy, Droit social DCG 3 E. Disle, J. Saraf, Droit fiscal DCG 4 P. Vanhove, J. Longatte, Économie DCG 5 F. Delahaye-Duprat, J. Delahaye, Finance d entreprise DCG 6 J.-L. Charron, S. Sépari, F. Bertrand, Management DCG 7 J. Sornet, Systèmes d information de gestion DCG 8 C. Disle, Introduction à la comptabilité DCG 9 R. Maéso, Comptabilité approfondie DCG 10 M. Leroy, Contrôle de gestion DCG 11 F. Cazenave, Anglais appliqué aux affaires DCG 12 DSCG V. Roy, G. Meyer, Gestion juridique, fiscale et sociale, DSCG 1 P. Barneto, G. Gregorio, Finance DSCG 2, 2012 S. Sépari, L. Le Cœur, Management et contrôle de gestion, DSCG 3 R. Obert, Comptabilité et audit, DSCG 4 Dunod, rue Paul Bert Malakoff ISBN : ISSN

3 Table des matières Fiche 1 Le système d information 1 Fiche 2 Les bases technologiques de l informatique 10 Fiche 3 L infrastructure réseau 15 Fiche 4 L exploitation des systèmes informatiques 23 Fiche 5 La sécurité du système d information 31 Fiche 6 La construction du système d information 41 Fiche 7 Le progiciel de gestion intégrée 49 Fiche 8 La base de données et son contenu 59 Fiche 9 La recherche de liens entre les données 70 Fiche 10 La modélisation conceptuelle des données 76 Fiche 11 La construction directe d un schéma conceptuel 80 Dunod Toute reproduction non autorisée est un délit. Fiche 12 Le schéma relationnel 87 Fiche 13 L extension des modèles conceptuels de données 94 Fiche 14 Les requête SQL d interrogation 107 Fiche 15 L approfondissement des requêtes SQL 115 Fiche 16 La modélisation des processus de traitement 121 Fiche 17 La description algorithmique des traitements 128 Fiche 18 Les bases du tableur 136 Fiche 19 Les outils tableur 146 Index 154 III

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5 Le système d information 1 1 Les notions d information et de données 2 Les caractéristiques du système d information 3 La description du système d information 4 Les systèmes décisionnels PRINCIPES GÉNÉRAUX Dans une organisation (entreprise ou administration), le système d information assure la saisie, la conservation et la circulation des informations. Il conditionne la bonne exécution des tâches, au bon moment, par des personnes ou des systèmes automatisés. 1 Les notions d information et de donnée Une information est un renseignement qui accroît la connaissance que l'on a d'une personne, d'un objet ou d'un événement. Une donnée brute ne devient une information que quand elle trouve son sens par rapport à un contexte, un système de valeurs, un problème à résoudre Exemple L énoncé du mot «bleu» est une donnée dépourvue de sens. Le fait que ce qualificatif s applique au ciel apporte par contre une information. Dunod Toute reproduction non autorisée est un délit. 2 Les caractéristiques du système d information yun système est un ensemble d éléments en interaction avec une finalité déterminée. Les interactions font que le système diffère de la somme de ses éléments pris séparément. yle système d information met à la disposition de chacun les données qui lui sont nécessaires pour remplir sa tâche. Il répond aux besoins courants et aide aux prises de décision et à la préparation de l avenir (veille informationnelle). Le système d information comprend le système informatique, les réseaux, mais aussi des moyens non informatiques («manuels»). Il doit garantir la fiabilité et la sécurité des informations. 1

6 1 Le système d information a. Les acteurs du système d information Dans une organisation, divers acteurs participent à la découverte, à l élaboration, à la diffusion ou à l exploitation de l information : des individus, des groupes formels (service, département, établissement, comité ) ou des entités organisationnelles (poste de travail, localisation géographique ). b. Les flux d information yles acteurs communiquent grâce à des flux d information. Un flux porte un message et est caractérisé par un émetteur, un ou plusieurs destinataires (les récepteurs de l'information), un contenu informationnel et un support de communication (papier, réseau informatique ou téléphonique, oral). Pour que l information ne soit pas perdue, chaque flux doit être traité, pour mémoriser l information qu il contient, pour la présenter, la combiner à d autres ou la transmettre à d autres acteurs. Les flux échangés entre les acteurs du système d information permettent le travail collectif et la coordination des actions. Leur analyse permet de comprendre la dynamique du système d information. yun diagramme des flux, aussi appelé modèle des communications, permet de représenter des flux échangés au sein du système d information. Exemple : diagramme des flux pour la définition d une fonction en vue d un recrutement Service RH Service Utilisateur Direction 2

7 c. Les processus de traitement de l information Le système d information 1 yun processus est une succession de tâches ou d activités permettant d obtenir un résultat qui doit satisfaire un «client» interne ou externe à l organisation. Le fonctionnement d une organisation se décompose en un ensemble de processus imbriqués de traitement de l information, des processus de gestion qui rythment l activité réelle, productive. Processus réel A1 A2 An Client Processus de traitement de l information I1 I2 In Un processus de gestion est déclenché par un événement, par exemple l arrivée d un flux, et il se termine quand il a produit le résultat auquel doit aboutir l acte de gestion concerné. yon distingue les processus métier (fabrication, vente ), qui contribuent directement à la remise d un produit au client final et les processus de soutien (gestion du personnel, comptabilité ), qui servent un client interne à l organisation. Un processus clé est un processus conditionnant la performance de l organisation. yles activités qui composent un processus relèvent souvent de différentes spécialités et sont menées par différentes fonctions d une entreprise (fonction commerciale, productive, comptable, logistique ). Le processus est alors transversal (il traverse l organisation). Dunod Toute reproduction non autorisée est un délit. Exemple : processus de prise en charge d une commande client dans une entreprise fabriquant à la demande des produits standardisés Enregistrement de la commande par un commercial (dont le contenu doit être transmis à la planification). Planification de la fabrication par le service ordonnancement (produisant des données à destination de la fabrication et de l approvisionnement). Approvisionnement en matières et fournitures par le service approvisionnements (dont l action conditionne la fabrication). Fabrication (qui informe quand le produit est terminé et génère des informations permettant de déterminer des coûts, des délais ). Expédition au client par la logistique aval (à partir de données commerciales et de fabrication). Facturation par le service comptable (selon les informations de la commande et éventuellement des compléments venant de la fabrication). 3

8 1 Le système d information Par ailleurs : un service d études a conçu le produit et déterminé les informations utiles à la fois au commercial (descriptif) et à la fabrication ; le contrôle des coûts, marges, budgets et la gestion de la ressource humaine (paie, recrutement, formation, congés ) exploitent des informations produites ci-dessus. d. Le système informatique yle système informatique regroupe les moyens informatiques utiles pour traiter et stocker l information : ordinateurs, réseaux, programmes, mais aussi locaux, personnel C est un outil au service du système d information et de ses processus. ydans un système informatique, la donnée est la traduction codée d une information. Elle peut-être «quantitative» (quand elle intervient dans des calculs) ou à l opposé «qualitative», «permanente» (toujours utile et disponible) ou au contraire «temporaire». e. Le secteur informatique Le secteur informatique regroupe de nombreux métiers à tous niveaux (management, conception, réalisation, exploitation, maintenance) et plusieurs dizaines de milliers d entreprises. Les principaux acteurs du secteur sont : les constructeurs de matériel et les éditeurs de progiciels ; les prestataires de services (ESN, entreprise de services du numérique, anciennement SSII, société de services et d ingénierie informatique ; fournisseurs d accès internet ; hébergeurs d applications ; sociétés d infogérance ou de tierce maintenance ) ; les revendeurs et loueurs d équipements ; les experts et conseils, les organismes professionnels (par métier, par territoire), les syndicats ; les organismes publics (comme la CNIL, Commission Nationale de l Informatique et des Libertés) ; les entreprises de communication (presse, salons) ; les organisations utilisatrices de l informatique. 3 La description du système d information yun système d information peut être décrit par des modèles (des représentations simplifiées de la réalité). Plusieurs modèles complémentaires sont nécessaires pour décrire complètement le système : modèle de données, de flux, de traitements, de processus, d organisation, d architecture informatique 4

9 Le système d information 1 Exemple : diagramme de déploiement UML (Unified Method Language) modélisant l architecture d un système informatique Serveur siège SAP Gestion financière TCP/IP Serveur usine SAP Ethernet Poste usine Client léger Modem ADSL Portable RAM > 2Go SAP client Dunod Toute reproduction non autorisée est un délit. 4 Les systèmes décisionnels yune décision se distingue d'un acte routinier par le fait qu'elle nécessite une réflexion spécifique conduisant à choisir entre plusieurs possibilités. Dans l organisation, des décisions sont prises aux niveaux : stratégique, où elles engagent l avenir de l organisation ; tactique, pour affronter la concurrence et répartir les ressources ; opérationnel pour le fonctionnement courant. Chaque décision repose notamment sur des informations fournies par des logiciels d usage courant (comptabilité, gestion commerciale, production ) ou des systèmes dédiés à la prise de décision. Exemples de décisions et actions préparatoires Au niveau stratégique : lancement d une nouvelle activité (étude du marché, détermination de la capacité productive et commerciale, définition des financements nécessaires). Au niveau tactique : révision des tarifs (analyse comparative de la concurrence, calcul des coûts, simulation des ventes dans différentes hypothèses). Au niveau opérationnel : attribution d une remise exceptionnelle (étude de l historique client, analyse de la situation des ventes et des objectifs, application des consignes par les vendeurs). 5

10 1 Le système d information yle terme SIAD (système interactif d'aide à la décision ou système informatique d aide à la décision) désigne l ensemble des moyens informatiques utiles aux prises de décision, en particulier : les systèmes de comptabilité de gestion (réalisation d'analyses de gestion) ; le tableur (simulations, calculs ciblés) ; la gestion de projets (planification, organisation, suivi) ; les services d'analyse des bases de données (extraction, présentation des données) ; les générateurs de rapports ; la gestion électronique de documents par index et mots clés, la gestion de documents complexes (textes, plans, images ou sons) ; les systèmes experts. Remarque Le SIAD est interactif car ses utilisateurs peuvent agir sur les résultats qu il produit (notamment par le paramétrage). yun système expert est un logiciel qui simule le raisonnement d un spécialiste dans un domaine déterminé. Il utilise une base de connaissance (des faits et des règles) qui s enrichit avec les expériences. Ce système propose des choix, la décision restant humaine. Applications 1 Le système d information comptable enregistre les flux économiques concernant l entreprise, il répond à un besoin légal, à un besoin d information des dirigeants et au besoin de tiers comme les clients, les fournisseurs et les banques. 1. Situer le système d information comptable dans le système d information global de l entreprise. 2. De quelle nature sont les processus de traitement de l information comptable? 3. Détailler le rôle de ce système selon ses trois grandes finalités : répondre aux obligations légales de présentation des comptes (système de comptabilité générale), fournir des informations de gestion pour piloter la performance de l entreprise (système de gestion) et assurer le financement de l activité courante et des investissements (système financier). Corrigé 1. Système d information comptable Le système d information comptable est un sous-ensemble (un sous-système) du système d information général. 2. Traitement de l information comptable Les processus comptables se situent (sauf cas particulier, par exemple celui d un cabinet d expertise comptable) en dehors du cœur de métier de l entreprise, ce sont des processus de soutien. 6

11 Le système d information 1 3. Rôle du système Aux trois finalités du système d information comptable correspondent trois sous-systèmes complémentaires qui se recouvrent partiellement et peuvent se définir ainsi, par rapport aux besoins satisfaits : Besoin d évaluation, de respect des règles légales Système comptable général (enregistrement des flux, relations avec l administration, documents de synthèse) Besoin de financement Système comptable de gestion (détermination des coûts, gestion budgétaire, prévisions, planification, contrôle de gestion) Système de gestion financière (financement LMT, trésorerie, optimisation fiscale, communication actionnaires) Besoin de pilotage Certaines activités, comme la tenue de la paie, interagissent constamment avec la comptabilité et sont parfois intégrées au système comptable. 2 Le système d information est parfois scindé en trois sous-systèmes : système d information opérationnel, système d information de gestion (SIG) et système d information de pilotage (direction, prises de décisions de haut niveau) : SI de direction, aide stratégique, pilotage Dunod Toute reproduction non autorisée est un délit. SI intermédiaire, tactique de gestion SI opérationnel, transactionnel Donner des exemples du rôle du système informatique à chaque niveau. 7

12 1 Le système d information Corrigé Pilotage : simulation des résultats dans différentes hypothèses, établissement de tableaux de bord, aide à la décision (SIAD). Gestion : calcul des coûts et des marges, analyse des ventes saisonnières, suivi budgétaire. Opérationnel : enregistrement des commandes clients, gestion des stocks et des réapprovisionnements, établissement de la paie. 3 D après le diagramme des flux ci-après : 1. Identifier les deux processus de gestion concernés. 2. Ces processus conviendraient-ils si le magasinier constatait parfois des ruptures de stock et, le cas échéant, quel nouveau flux permettrait de traiter cette situation? ENVIRONNEMENT ORGANISATION Magasinier Bon de livraison Commande à livrer Service courrier Facture expédiée Commande client Vendeur Commande à facturer Facture établie Chèque Comptable Corrigé 1. Identification des processus de gestion Processus de traitement d une commande (de la réception de la commande à la livraison) et processus de facturation (émission de la facture et réception des chèques). Ces deux processus correspondent aux domaines de compétences commercial et comptable. 2. En cas de rupture de stock Ce système ne conviendrait pas si le magasinier constatait des ruptures de stock (livraison non identique à la commande reçue), car il y aurait alors un décalage entre la facturation et la livraison effectuée ; en effet le comptable ne dispose que de la commande et non du bon de livraison précisant les quantitées réelles envoyées. Solution : envoi d une copie du bon de livraison au comptable. 8

13 Le système d information 1 4 Déterminer, pour chaque traitement ci-dessous, s il prépare spécifiquement une prise de décision en précisant, le cas échéant, des décisions qui peuvent en découler. A Préparation d un bon de livraison. B Analyse des ventes saisonnières. C Étude de devis pour la rénovation d un entrepôt. D Préparation du bilan comptable annuel. E Simulation des effets d une augmentation des salaires. Corrigé A Non spécifique à la prise de décision, action de routine. B Oui (décision probable concernant la production ou l approvisionnement en fonction du calendrier). C Oui (préparation du choix d un fournisseur pour une action exceptionnelle). D Non spécifique à la prise de décision, action programmée annuellement. E Oui (décision concernant une augmentation, ou le cadencement d augmentations). Dunod Toute reproduction non autorisée est un délit. 9