Le contrôle fiscal informatisé PAROLE D EXPERTS. De la contrainte règlementaire à la création de valeur par la maîtrise des processus de l entreprise

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1 Le contrôle fiscal informatisé PAROLE D EXPERTS De la contrainte règlementaire à la création de valeur par la maîtrise des processus de l entreprise

2 UN SUJET NOUVEAU? Les premières dispositions légales concernant le Contrôle Fiscal Informatisé (CFI) sont apparues il y a plus de 25 ans. Le temps passe et malgré tout, ces dispositions restent méconnues de trop nombreuses entreprises alors qu elles sont toutes concernées. La Direction Générale des Impôts a insisté, à de nombreuses reprises, sur sa volonté d appliquer ce type de contrôle pour gagner en efficacité est, en ce sens, une année charnière, les contribuables ayant l obligation de présenter leur comptabilité à l Administration. Ils peuvent le faire en remettant le fichier des écritures comptables (FEC). Le vérificateur peut alors réaliser une première analyse, à partir de ce fichier, et déterminer ses priorités d investigations ultérieures. Il n a pas pour autant mis en œuvre un contrôle fiscal informatisées (CFI). La direction générale des Finances publiques (DGFIP) ayant annoncé, à plusieurs reprises, faire de l exploitation des données dématérialisées sa priorité, c est tout naturellement que la réglementation du 29 juillet 2013 vient rendre obligatoire ce qui jusqu à lors était du libre choix de la société de remettre ou non sa comptabilité au format dématérialisé. Les obligations complexes du CFI cumulées dorénavant à l obligation de fournir le Fichier des Ecritures Comptables exigent que les entreprises et leurs conseils devancent le plus tôt possible ces contrôles afin d éviter les lourdes sanctions en cas de non-conformité. Au sein de l entreprise, la collaboration entre services responsables de ces domaines est donc primordiale et fondamentale. Aujourd hui, les données impactées sont celles concernant directement les écritures comptables et les déclarations fiscales. Demain, cela concernera également des données plus indirectes liées à la gestion interne de l entreprise telles que la gestion commerciale, la gestion du personnel, des stocks, et la comptabilité analytique ou budgétaire. Les obligations légales sont détaillées : La piste d audit (traçabilité et auditabilité des données) à travers le système informatique, La documentation à jour décrivant l organisation, les procédures comptables, les données, les traitements et système d information, les règles d archivage fiscalocomptable avec valeur probante, Le respect de la doctrine du droit comptable (comptabilité probante, régulière et sincère)... Les compétences du vérificateur se renforçant, il est fort à parier que les contrôles visant aujourd hui des rapprochements «Comptablocomptable» ou «Comptablo-déclaratif» ne sont que les prémices de ce qui sera, demain, des rapprochements «Compta-gestion», avec l avènement de la facturation dématérialisée. A cela, n oublions pas la Commission Européenne qui encourage les administrations des États membres à mettre en place l «e-audit» fiscal et social. Il est évident que la préparation d un CFI requiert des compétences comptables, fiscales, informatiques, et organisationnelles. Cette démarche transversale de préparation permettra aux entreprises de dégager des «retours sur investissements» conséquents, au-delà de la mise en conformité réglementaire obligatoire. Julien COUDRAY Associé Ludovic DUTHE Associé Mickaël BRIBET Manager 2

3 Les CFI en quelques mots Les Contrôles Fiscaux Informatisées sont des audits fiscaux effectués sur toutes les sociétés par la Direction Générale des Impôts. Ils portent sur la justification des données comptables et/ou des déclarations fiscales à partir de la donnée élémentaire de gestion (et inversement). Les sociétés doivent ainsi se conformer à des normes de conservation, de présentation et de restitution des documents comptables. A qui s adresse cette réglementation? Tous les contribuables dès lors qu ils tiennent une comptabilité informatisée. En effet, l article L13 du livre des procédures fiscales dispose que «Lorsque la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés, le contrôle porte sur l'ensemble des informations, données et traitements informatiques qui concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables ou fiscaux et à l'élaboration des déclarations rendues obligatoires par le code général des impôts ainsi que sur la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements». Pour ce faire Les entreprises doivent conserver les données sous forme d archives, 6 ans dans tous les cas et 3 ans sur support informatique (Art. L.102B du LPF/Art. L.102C du LPF (instruction n 136 du 7 août 2003)/Art. L.169 du LPF Inst. du 11 janvier 2007). Modalités de contrôle et évolution de la procédure Contrôles arrivant avant le 01/01/2014 Risque de rejouer la constitution de la donnée comptable à partir de la donnée élémentaire. En cas de contrôle, l entreprise a le choix des modalités de contrôle. Option 1 : Contrôle effectué par l administration sur le matériel de l entreprise, Option 2 : Traitement informatique pour répondre au contrôle effectué par le contribuable luimême, Option 3 : Mise à disposition de l administration par le contribuable des copies de documents, données et traitements soumis au contrôle. Contrôles arrivant après le 01/01/2014 Les modalités du contrôle se durcissent A partir du 01/01/2014, l entreprise sera dans l obligation de fournir, dès le début du contrôle, les données comptables sous format dématérialisé. La procédure optionnelle restera applicable pour les autres données de l entreprise. Des sanctions lourdes en cas de manquement Le législateur a prévu tout un arsenal de sanctions en cas de manquement à ces obligations (Cf. Art L55 et 74 du Livre des Procédures Fiscales/ Art 1727 et suivants du Code Général des Impôts...). Ces sanctions peuvent aller jusqu à la remise en cause de toute ou partie de la comptabilité. Les sanctions et redressements fiscaux impactent directement la rentabilité des entreprises! 3

4 Constats & retours d expérience En matière de réponse aux contrôles fiscaux, deux approches sont possibles : La sauvegarde des données avec reproduction de tout ou partie des données lors des contrôles, L archivage des données dans un format pérenne (dé-corrélation des systèmes émetteurs). Fort de leur expérience terrain, nos équipes ont remarqué l utilisation récurrente de sauvegarde des données par système d information et ont constaté l insuffisance de cette approche, principalement au travers de : L absence de piste d audit fiscal complète, Les difficultés/impossibilités de restaurer les données (évolution des SI), La non prise en compte des travaux des métiers, La justification insatisfaisante des données comptables (risque financier), Le schéma ci-dessous compare les deux systèmes de conservation des données et illustre les insuffisances de la mise en œuvre d une sauvegarde des données par système applicatif : VCI : Vérification des comptabilités informatisées Le vérificateur vient contrôler un processus métier et non une base de données comptables et de gestion. Il convient donc d aborder la problématique avec une approche par processus métiers. 44

5 Faire d une contrainte une opportunité Dans un contexte économique et financier de plus en plus incertain, les risques pesant sur les entreprises lors des contrôles fiscaux ne sont pas à négliger. Dès lors, comment transformer ces contraintes en opportunité créatrice de valeur? La méthodologie de Dba permet de répondre efficacement aux réglementations CFI tout en offrant la possibilité de développer des leviers de création de valeur, source d avantages concurrentiels. «Harmonisation» & «Mutualisation» Les maîtres-mots d un dispositif de réponse aux contrôles fiscaux! Les trois enjeux d un projet de mise en place d un dispositif de réponse aux CFI + + Maîtriser ses processus Connaissance Harmonisation Rationalisation Réduire les risques et limiter les redressements fiscaux Voir le projet comme un coût d évitement. Mutualiser l investissement avec d autres besoins de l entreprise Les objectifs d un tel projet Satisfaire aux règlementations CFI, Anticiper les contrôles fiscaux (classique et CFI) et y répondre efficacement, Développer des leviers d harmonisation et de rationalisation des processus, Réduire les coûts (notamment lors des contrôles), Optimiser les investissements et en garantir la pérennité. Les facteurs clés de succès d un tel projet Un engagement fort de la Direction Une définition précise et partagée des objectifs La réalisation d un processus pilote afin de valider la démarche et l estimation des charges Une équipe dédiée à la gouvernance Des relais métiers et IT impliqués La mise à jour des processus Les contrôles à blanc Une communication ciblée et régulière concurrentiels. PLAN Impact sur les processus ACT Plan d actions DO Mise à jour CHECK Contrôles 5

6 NOTRE APPROCHE VOTRE SOLUTION Le contrôle se prépare bien avant la réception de l avis de vérification. Dba propose une approche singulière par processus métiers afin de : S appuyer sur l approche employée par les vérificateurs, Combler l insuffisance de l approche par les systèmes d information, Mutualiser les travaux sur les CFI avec d autres problématiques de l entreprise. Du diagnostic Notre cabinet accompagne ses clients dans l évaluation de leur dispositif de réponse aux Contrôles Fiscaux Informatisées. Il permet : D identifier les principaux processus à risques (à traiter dans le cadre d une mise en œuvre), De choisir un dispositif adapté à l entreprise tout en répondant à la règlementation (approche modulaire), De mettre en évidence des leviers de mutualisation, d harmonisation/rationalisation des processus De tester un processus métier «pilote» afin d avoir une représentation concrète de la mise en place d un dispositif CFI et du savoir faire Dba. Revue du dispositif existant Identification des risques Préconisations Pistes d audit fiscales Politique de conservation Documentations Non-conformités Rupture de piste d audit Processus à risque Mise à jour des pistes d audit fiscal Outil d archivage légal Gouvernance Contrôles fiscaux à blanc A une mise en œuvre modulaire Au-delà du diagnostic, nous proposons d accompagner nos clients dans la mise en place du dispositif défini lors du diagnostic toujours en s appuyant sur l existant de l entreprise. Notre expertise sur le sujet est complète, de la rédaction des pistes d audit jusqu à l accompagnement lors des contrôles fiscaux, renforcée par notre méthodologie modulaire ( Rédaction de piste d audit fiscal xxx ( ( ( ( ) Collecte IT & Métier Archivage Gouvernance Contrôle fiscal On ne saurait trop insister sur la nécessité d anticiper les CFI. Les non conformités fiscales et/ou comptables ou les insuffisances d organisation ou d outils sont la plupart du temps irrémédiables lorsqu elles sont découvertes à l occasion du contrôle par les vérificateurs 6

7 BUSINESS CASE Client : groupe mondial d assurance Contexte général : dans le cadre de l amélioration du dispositif de réponse aux Contrôles Fiscaux Informatisées (obligation réglementaire et fiscale) au sein un grand groupe d assurances, Dba est intervenu dans la mise en place d un dispositif de réponse au CFI avec une approche par processus métiers. Une méthodologie éprouvée, garante de la maîtrise de vos processus métiers tout en prévenant les redressements fiscaux! Contexte du client : l activité CFI de notre client, organisée par Système d information, était insuffisante face à l évolution de l approche des contrôles fiscaux davantage fondée sur les processus métiers et la piste d audit fiscale. Nous avons donc : «Outillé» notre client, afin d être en mesure de répondre aux obligations réglementaires lors des contrôles fiscaux ; Sécurisé et «industrialisé» les contrôles fiscaux. 1 Mutualisation 3 Contrôles 2 Etudes des travaux repris dans le cadre du projet Solvency 2 (outils d archivage, piste d audit, gouvernance) 16 Processus définis comme étant à risque fiscaux menés avec succès 1 Justification de demande de dégrèvement d amélioration des systèmes de gestion suite aux bilans des contrôles fiscaux NOTRE DÉMARCHE LES BÉNÉFICES CLIENTS 1. Identification des processus clés 2. Cartographies des processus 3. Pistes d Audit fiscal 4. Solution d archivage 5. Gouvernance CFI 6. Contrôles fiscaux à blanc 7. Accompagnement lors de contrôles fiscaux Pistes d audit fiscal prêtes (Maîtrise des processus) Anticipation des contrôles fiscaux Archivage légal (au lieu de sauvegarde technique) Pérennisation de la CFI dans le temps Réduction des risques et limitation des redressements fiscaux Mutualisation des travaux avec d autres problématiques de l entreprise

8 VOS CONTACTS Après plus de 14 ans passés à accompagner les évolutions de la fonction finance des bancassureurs, Julien participe au développement du pôle Banque et Assurance du groupe. En qualité d associé, il dirige une équipe qui accompagne les Directions Financières dans leurs projets de refonte des organisations, des systèmes d'information et réglementaires. Julien Coudray Associé Julien.coudray@fr-dba.com / Après une carrière en tant que directeur de projet puis responsable du service Assistance à Maîtrise d Ouvrage de la Direction Financière de BNP PARISBAS ASSURANCE, Ludovic et ses équipes accompagnent les grands groupes d assurance dans la mise en place de systèmes d information financier et de processus de vérification des comptabilités informatisées. Ludovic Duthé Associé Ludovic.duthe@fr-dba.com / Fort de plus de dix années d expériences dans le conseil auprès de directions financières de banques et d assurances, Mickaël est le porteur de l offre sur les contrôles fiscaux informatisés. A ce titre, il accompagne les entreprises dans la mise en place de dispositifs de réponse aux contrôles fiscaux informatisés (du diagnostic à l accompagnement lors des contrôles en passant par la mise en œuvre). Mickaël Bribet Manager mickael.bribet@fr-dba.com /