Journées des maires de la Mayenne 15 février Préfecture de la Mayenne

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1 Journées des maires de la Mayenne 15 février 2013 Préfecture de la Mayenne La dématérialisation pour faciliter les échanges comptables entre les collectivités locales et la DGFiP 1

2 Préambule: un cadre juridique partenarial L arrêté du 3 août 2011 Elaboré conjointement (en Structure Nationale Partenariale) par : 13 associations nationales d élus locaux (dont l AMF, etc); la Cour des Comptes (représentant les Chambres Régionales des Comptes); les administrations centrales (dont la DGFIP, la DGCL, etc ). Fixe, pour le 1er janvier 2015 au plus tard, la généralisation du Protocole d Echanges Standard PES V2 à toutes les collectivités et établissements publics locaux : en remplacement des protocoles existants pour la transmission des flux comptables informatiques de titres, mandats et bordereaux aux comptables publics; avec une dématérialisation des Titres, Mandats et Bordereaux; et le remplacement de tout autre support pour le transfert des pièces justificatives dématérialisées aux comptables publics. 2

3 Les avantages de la dématérialisation Avantages de la dématérialisation pour les collectivités locales : Réduction des coûts liés aux achats papier, aux reproductions de masse, à l archivage physique des documents papier, à l achat ou la maintenance des matériels d impression, aux frais postaux d envoi; Modernisation des services (archivage et gestion électronique des données) et rapidité de recherche des documents; Réduction des délais de transmission des documents au comptable, aux tiers ou entre services; Sécurisation et traçabilité des circuits d échange, de visa et de signature; Fiabilisation des documents produits, archivés et transmis; 3

4 Les avantages de la dématérialisation Intérêts de la dématérialisation pour le comptable : Réduction des délais de paiement des mandats et d encaissements des titres; Suppression des pièces «papier» à gérer puis à archiver et intégration dans le compte de gestion dématérialisé. 4

5 Les conditions de la dématérialisation Conditions d une dématérialisation réussie pour tous les acteurs : Disposer d un logiciel financier validé par la DGFIP; Disposer d outils permettant la dématérialisation des pièces que ce soit simplement un dispositif de scannage ou bien une GEIDE; Disposer d une base de données robuste, structurée et stable concernant les fournisseurs, les clients et redevables de la collectivité (dits «tiers»); Émettre des flux à destination du comptable public de qualité pour véhiculer toutes les informations nécessaires mais seulement celles-ci. 5

6 Les conditions de la dématérialisation Conditions d une dématérialisation réussie pour tous les acteurs : Travailler en amont à une réflexion sur les organisations car la dématérialisation induit une révision des méthodes de travail et de relations entre les services des collectivités; S inscrire dans un calendrier bien défini avec l appui des services de la DDFiP et du comptable public pour réaliser, dans les meilleures conditions, les tests préalables qui aboutiront à la signature d une convention cadre de dématérialisation (la CRC en est co-signataire) ; Disposer d un dispositif de signature électronique pour la dématérialisation des bordereaux de titres et de mandats. 6

7 La situation en Mayenne au 1 er janvier 2013 Des échanges dématérialisés déjà très significatifs que ce soit pour les états de paye ou les pièces de marchés: plus de feuilles ont été dématérialisées sur un potentiel (hors EPS et OPH) de et plus de 140 collectivités ont dématérialisé leurs états de paye; Une communication soutenue à destination des collectivités: participation aux réunions organisées par le Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de la Mayenne, réunions bilatérales avec les principales collectivités du département et avec les collectivités intéressées (via les comptables publics); Des travaux préalables à conduire concernant la base «tiers», l archivages électronique des documents...; Des passages encore en nombre limité au protocole PES V2 mais de nombreuses collectivités en phase de test 7

8 Le circuit des documents (Ordonnateur - Comptable - CRC) d une collectivité non dématérialisée 8

9 Ordonnateur Comptable CRC Bordereau de mandat (ou de titre) Bordereau papier Données informatiques Mandat (ou titre) Bureau Mandat papier Hélios Données informatiques CDG-D PJ PJ papier Pièce justificative CDG sur pièces (Papier) CDG sur chiffres (Dématérialisé) 9

10 Le circuit des documents (Ordonnateur - Comptable - CRC) d une collectivité en dématérialisation totale (bordereaux + titres et mandats + pièces justificatives) 10

11 Ordonnateur Comptable Bordereau de mandat (ou de titre) Bordereau dématérialisé + Données informatiques Mandat (ou titre) Mandat dématérialisé + Données informatiques Hélios Pièce justificative PJ PJ dématérialisée 11

12 Ordonnateur Comptable CRC Bordereau de mandat (ou de titre) Bordereau dématérialisé + Données informatiques Mandat (ou titre) Hélios Mandat dématérialisé + Données informatiques CDG-D Pièce justificative PJ PJ dématérialisée CDG sur chiffres et et sur pièces (Dématérialisé) 12

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