CAHIER DES CHARGES. Marie-Elisabeth Delille / Sarah Friesen. Motif d actualisation : Taux d activité: 100%

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1 CAHIER DES CHARGES 1. Actualisatin : Etabli le : nvembre 2014 Par : Marie-Elisabeth Delille / Sarah Friesen Remplace la versin du : n.a. Mtif d actualisatin : Taux d activité: 100% 2. Identificatin du pste : Directin / Faculté: HEC Département/Service/ Institut/Sectin: N empli-type : N de pste : Libellé empli type Gestinnaire de dssiers spécialisés Intitulé du pste dans l entité : Chaîne : 348 Niveau : 7 Finance et lgistique Assistant-e Finance et RH PAT 3. Missins générales du pste : 1. Assurer l'exécutin des diverses activités cmptables et financières liées à l'explitatin des ressurces budgétaires attribuées à la Faculté 2. Assurer une aide administrative dans le cadre des expériences cmprtementales 3. Assister à la gestin administrative du persnnel administratif et technique 4. Assurer le secrétariat et certaines tâches lgistiques en rapprt avec l'activité Cnduite : ETP directement subrdnné-s : Cf. Organigramme Nn Oui : 5. Mde de remplacement prévu, en cas d absence du titulaire : Nn Oui : Affaires financières urgentes : respnsable finance, affaires RH urgentes : adjinte affaires internes 6. Missin et activités : 1. Assurer l'exécutin des diverses activités cmptables et financières liées à l'explitatin des ressurces budgétaires attribuées à la Faculté Réceptin, tri, vérificatin de la cnfrmité aux nrmes et directives, imputatin, pré-visa et présentatin à la signature finale des pièces cmptables, factures, rdres de paiement, etc. ; Veiller au respect des différents budgets d'explitatin internes au Décanat (BIR, séminaires, etc, ) Expéditin des pièces validées au service financier central pur traitement cmptable après duplicatin et archivage à l'interne ; Suivi, cntrôle et ajustements si besin des pératins cmptables effectuées par le service financier centrale de l'unil ; Temps myen en % 25%

2 Buclements annuels des cmptes ; Aider à la gestin des fnds et liquidités pur les prix remis aux étudiant, ainsi qu'à la tenue de la petite caisse de la Faculté. 2. Assurer une aide administrative dans le cadre des expériences cmprtementales 25% Cntrôle de la cnfrmité des dcuments administratifs des expériences cmprtementales ; Saisie des dnnées et cntrôles des infrmatins sur Excel ; Classement des dcuments ; Vérificatin des cmptes cmptables. 3. Assister à la gestin administrative du persnnel administratif et technique 25% Assurer sur le plan rganisatinnel et lgistique le bn dérulement des recrutements PAT (y.c. gestin des candidatures en ligne) jusqu'à l'entrée en fnctin des nuveaux cllabrateurs ; Etablissement des dcuments relatifs aux engagements du PAT ; saisie de dnnées ; Gérer de manière autnme la bnne rganisatin des dcuments dans les dssiers, leur classement et archivage, seln les nrmes légales en vigueur ; tenir à jur les dssiers ; Participer à l élabratin et à la mise en frme de dcuments divers Rechercher tute dcumentatin utile, susceptible de cmpléter un dssier Assurer la bnne transmissin des infrmatins aux services cncernés Aider à la mise en place d une dcumentatin de référence Veiller au suivi de l applicatin des infrmatins transmises aux services centraux 4. Secrétariat - lgistique 25% 5. Crrespndances diverses, classement ; Etablir les frmulaires d'indemnité ; Assurer un sutien administatif en matière de lgistique (lcaux, mbilier, etc.) 7. Eventuelles respnsabilités particulières attribuées au titulaire : 8. Exigences requises :

3 8.1 Frmatin de base Titre CFC d'emplyé-e de cmmerce u frmatin jugée équivalente Suhaité Suhaité

4 8.2 Frmatin cmplémentaire Titre Suhaité Suhaité 8.3 Expériences prfessinnelles Dmaine Gestin administrative de dssiers, cmptabilité,. 3 Nmbre d années 8.4 Cnnaissances et capacités particulières Ecute et cmmunicatin Discrétin et cnfidentialité Esprit d'entraide et de cllabratin Esprit rienté service et slutin Sens de la planificatin et de l'rganisatin Rigueur et précisin Autnmie Bnne maîtrise de l'anglais (min. B2) Dmaine Cnnaissance des règles cmptables et aisance avec les chiffres Suhaité Suhaité Suhaité 9. Astreintes particulières (travail de nuit, service de piquet, etc ) : 10. Signatures : Le/la titulaire atteste avir pris cnnaissance du présent cahier des charges. Date : Nm et prénm : Signature : Le/la supérieur/e hiérarchique. Date : Nm et prénm : Delille Marie- Elisabeth Signature : Le/la représentant/e de l autrité d engagement. (décanat, chef-fe de service u directin). Date : Nm et prénm : vn Ungern, Thmas Signature :

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