1) Pour accéder à SAFIRH Web (portail du gestionnaire) :

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1 1) Pour accéder à SAFIRH Web (portail du gestionnaire) : Rendez vous sur la page d accueil de Colibri ( et connectez vous. Vous y trouverez une icône SAFIRH ( ) dans la colonne de gauche. En cliquant sur cette icône, vous arrivez sur une page Web qui vous offre deux choix. Le premier est un lien pour avoir accès à votre relevé de paie (Portail Personnel). Le second est l accès au Portail Gestionnaire qui vous permet de suivre l évolution financière de vos UBR. En cliquant sur «Portail Gestionnaire», vous devrez vous identifier sur cette page Web : Le nom d utilisateur et le mot de passe sont les mêmes que ceux qui servent à ouvrir une session sur votre ordinateur (ou à accéder à Outlook via Sirius). Dans le portail, sélectionnez «Analyse budget UBR». T:\Finances\Documentation des processus (M.à.j. par MR le ) 1

2 La page de consultation des UBR se présente ainsi : (A) (B) (C) (A) : Boutons de navigation qui vous permettront de revenir dans le menu précédent, d imprimer ou de vous déconnecter. (B) : La zone de critères de recherche permettra de préciser et de paramétrer votre recherche. Voir explications supplémentaires plus bas. (C) : Affiche les périodes retenues pour la recherche dans les UBR permanents et annuels. 2) Comment faire une recherche d UBR : Les UBR que vous avez de disponibles sont ceux pour lesquels vous êtes responsable. De plus, il est possible d ajouter des UBR que vous avez besoin de consulter, même si vous n êtes pas le responsable. Nous vous avons rendus disponibles les mêmes UBR que vous aviez accès dans SIGA. T:\Finances\Documentation des processus (M.à.j. par MR le ) 2

3 i) Définitions Disponibilité budgétaire : Il s agit de ce qui est disponible pour être dépensé. La disponibilité budgétaire peut provenir d un budget ou d un revenu. Type d UBR annuel : Il s agit d UBR qui ont une durée de vie d un an. C est à dire que les revenus ou les budgets sont gagnés (revenus) ou distribués (budget) annuellement. À la fin de l année financière, ces UBR se terminent et recommencent l année financière suivante. Type d UBR permanent : Il s agit d UBR qui ont une durée de vie sans aucun lien avec l année financière. Il peut par exemple s agir d un projet de trois mois ou de quatre ans. Le point le plus important est que la disponibilité budgétaire de l UBR ne prend pas fin lors de la fin d année financière. Dans cette catégorie, il n y a pas de budget. La disponibilité budgétaire provient de revenus. Indicateur de gestion par le budget : Il s agit de la provenance de la disponibilité budgétaire. Dans ce cas, cela indique que la disponibilité budgétaire provient du budget. Indicateur de gestion par le revenu : Il s agit de la provenance de la disponibilité budgétaire. Dans ce cas, cela indique que la disponibilité budgétaire provient de revenu. ii) Annexe 1 Afin de faciliter la consultation des UBR, nous avons joint une annexe qui énumère les numéros d UBR avec le type d UBR et l indicateur de gestion qui lui est rattaché. Voir l annexe 1. T:\Finances\Documentation des processus (M.à.j. par MR le ) 3

4 iii) Recherche d UBR Attention : Après avoir inscrit vos critères de recherche, vous devez toujours cliquez sur «Rechercher» afin que le système tienne compte de vos critères dans la recherche des UBR. a) Choix de la période En général, vous n avez pas à changer la période. Le système mettra par défaut de à Année financière courante 13 (13 étant une période supplémentaire pour la fin d année financière. Donc, vous devez toujours la considérer). Pour les UBR de type annuel, la période par défaut que le système va sélectionner est l année financière actuelle. Il ne tiendra pas compte de la période par défaut ( à Année financière courante 13). Pour les UBR de type permanent, la période sera de à la période courante. Cela permet de présenter tous les revenus et toutes les dépenses de la vie entière de l UBR. C est dans la fenêtre présentée plus bas que vous pouvez voir la confirmation des périodes retenues pour chaque type d UBR. Si vous désirez consulter une année financière en particulier, vous devez indiquer l année financière et la période désirée. Voir image plus bas. Par la suite, cliquez sur «Rechercher» et la liste de vos UBR s affichera sous la zone de critère de recherche et présentera uniquement les données financières de l année désirée. T:\Finances\Documentation des processus (M.à.j. par MR le ) 4

5 b) Type d UBR Il est possible de spécifier le type d UBR que vous désirez consulter. Cela limite la liste d UBR que vous pourrez sélectionner. c) Nature du compte La nature du compte va servir uniquement pour les UBR avec un indicateur de gestion par le budget. Si vous laissez «Dépenses» coché, seulement le budget et les dépenses seront affichés (voir image 1). Si vous désirez voir les revenus, vous devrez cocher «Revenus» et refaire votre recherche (voir image 2). Image 1 Budget de dépenses Dépenses réelles Image 2 Budget de revenus Revenus réels Ce choix n a pas d impact pour les UBR avec un indicateur de gestion par le revenu, car les revenus sont présentés avec les dépenses. Voir exemple ci bas. T:\Finances\Documentation des processus (M.à.j. par MR le ) 5

6 Revenus réels Dépenses réelles d) Statut Vous pouvez faire votre recherche en sélectionnant que les UBR actifs. Autrement, tous les UBR s afficheront dans votre liste. Cela n a pas d impact. Ça ne fait qu alourdir la liste de choix d UBR qui est présentée par SAFIRH Web. e) Sélection d UBR Permet de sélectionner un ou plusieurs UBR sans passer par les critères de recherche. Cette méthode peut être plus rapide si on connait l UBR que nous désirons consulter. T:\Finances\Documentation des processus (M.à.j. par MR le ) 6

7 iv) Consultation budgétaire Lorsque votre UBR est sélectionné, on peut consulter l information financière de plusieurs façons. L image présentée plus bas démontre les différentes options de consultation. Il est à noter qu en tout temps, il est possible d importer les données dans Excel en cliquant sur le lien de l écran. qui est situé en bas à gauche Dans un premier temps, une fenêtre synthèse présente le budget initial et révisé, les engagements et les dépenses réelles. On y présente la disponibilité qui provient du budget, moins les engagements, moins les dépenses (dans le cas des UBR avec indicateur de gestion budget) ou du revenu, moins les engagements, moins les dépenses (dans le cas des UBR avec indicateur revenu). D) A) B) C) A) En cliquant directement sur l UBR Cette méthode permet de consulter la disponibilité budgétaire par regroupement de dépenses. Cela permet une consultation plus détaillée que l écran précédent. Il est possible de forer dans le regroupement en cliquant sur «001». Voici le résultat du forage du bloc «Frais de voyage». À ce niveau, on peut consulter les dépenses par compte comptable. T:\Finances\Documentation des processus (M.à.j. par MR le ) 7

8 Il est possible de poursuivre le forage en cliquant sur le montant des dépenses dans la colonne «réel». À ce niveau, on nous présente les dépenses par la nature des pièces. Finalement, en cliquant sur le document désiré, on arrive à la pièce d origine. Cet écran nous présente le numéro de document (qui est le numéro SAFIRH), le numéro de référence (qui est le numéro de facture ou du rapport de dépenses), le fournisseur, l impact (qui est le montant qui a été imputé dans le compte comptable) et le montant (qui est le total du rapport de dépenses). Il vous est possible de revenir au menu précédent en utilisant les flèches «précédente» de votre navigateur Web ou en utilisant le menu de navigation de SAFIRH en haut à gauche de l écran. B) Cette méthode est exactement la même que la première, mais ce bouton permet de se rendre directement à la consultation par compte comptable. On saute l étape des regroupements de comptes. C) Cette méthode est exactement la même que la première, mais ce lien permet de se rendre directement à la consultation par nature des pièces. On saute l étape des regroupements de comptes et des comptes comptables. T:\Finances\Documentation des processus (M.à.j. par MR le ) 8

9 D) Cette icône ( ) permet de visualiser les salaires par employé qui sont imputés dans l UBR sélectionné. Seules les personnes autorisées ont accès à cette icône. Autrement, on peut voir les salaires uniquement de façon générale comme démontré plus bas. T:\Finances\Documentation des processus (M.à.j. par MR le ) 9