PROGRAMME DE SOUTIEN À LA RECHERCHE VOLET 2 : SOUTIEN AU FINANCEMENT D INFRASTRUCTURES DE RECHERCHE

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1 PROGRAMME DE SOUTIEN À LA RECHERCHE VOLET 2 : SOUTIEN AU FINANCEMENT D INFRASTRUCTURES DE RECHERCHE Guide de l utilisateur Demande d Aide financière Février 2016

2 Le présent dcument a été prduit par le ministère de l Écnmie, de la Science et de l Innvatin. Crdinatin et rédactin Bureau de gestin des prjets d infrastructure Secteur de l innvatin Révisin linguistique Sus la respnsabilité de la Directin des cmmunicatins Pur tut renseignement Bureau de gestin des prjets d infrastructure 900, place D Yuville, 4 e étage Québec (Québec) G1R 3P7 Téléphne : , pste 3814 Ce dcument peut être cnsulté sur le site Web du Ministère : Guvernement du Québec Ministère de l Écnmie, de la Science et de l Innvatin,

3 TABLE DES MATIÈRES PRÉAMBULE 4 PREMIÈRE PARTIE : CADRE NORMATIF 5 1. Objectif Clientèles admissibles Prjets admissibles Critères de sélectin des prjets Dépenses admissibles Aide financière Mdalités de versement... 7 DEUXIÈME PARTIE : CHEMINEMENT DE LA DEMANDE D AIDE FINANCIÈRE DU PROJET D INFRASTRUCTURE DE RECHERCHE 8 Intrductin Démarrage du prjet Étude de la recevabilité de la demande Décisin sur la recevabilité de la demande Prjet à l étude pur apprbatin Décisin sur l apprbatin du prjet Planificatin du prjet Décisin sur l autrisatin du prjet Réalisatin du suivi du prjet Réunin de démarrage du prjet Suivi du prjet Redditin de cmptes du prjet Clôture du prjet ANNEXE 1 : CHEMINEMENT DE LA DEMANDE D AIDE FINANCIÈRE 11 ANNEXE 2 : FORMULAIRES DE DEMANDE D AIDE FINANCIÈRE 13 3

4 PRÉAMBULE Ce guide de demande d aide financière est un util d infrmatin et d accmpagnement pur l rganisme qui met en place un prjet d infrastructure de recherche, ci-après désigné par «l rganisme», dans le cadre du Prgramme de sutien à la recherche, vlet 2 : Sutien au financement d infrastructures de recherche (PSRv2). Ce dcument est rganisé en deux parties : la première présente certains éléments du cadre nrmatif du PSRv2 et la secnde prte sur le cheminement d un prjet depuis sn inscriptin dans le plan décennal d investissement (PDI) de l rganisme, dépsé au ministère de l Écnmie, de la Science et de l Innvatin (MESI), ci-après désigné par «le Ministère», jusqu à sa clôture (annexe 1). Les prjets de 50 M$ et plus divent respecter la Directive sur la gestin des prjets majeurs d infrastructure publique, en vertu de l article 18 de la Li sur les infrastructures publiques (chapitre I-8.3). 4

5 PREMIÈRE PARTIE : CADRE NORMATIF 1. Objectif L bjectif du prgramme est de mderniser et de dévelpper les infrastructures de recherche. 2. Clientèles admissibles Les rganismes admissibles snt : les rganismes à but nn lucratif (OBNL) québécis intervenant dans les différents secteurs de la recherche, de l innvatin, de la prmtin et de la diffusin de la recherche et de l innvatin; les établissements des réseaux québécis de la santé et des services sciaux, de l éducatin et de l enseignement supérieur intervenant dans les différents secteurs de la recherche et de l innvatin; les établissements de recherche publics québécis. 3. Prjets admissibles Les prjets admissibles snt les travaux de mise aux nrmes, d agrandissement, de rénvatin et de cnstructin d infrastructures, d acquisitin d un bâtiment existant et d acquisitin d équipements structurants nécessaires aux activités de recherche, d innvatin, de prmtin et de diffusin de la recherche. Les prjets divent être réalisés au Québec et cmprendre des dépenses admissibles d au mins $. 4. Critères de sélectin des prjets Les prjets snt dépsés en cntinu et jugés seln des critères de pertinence, de qualité et de retmbées écnmiques, sciales et technlgiques. La capacité de l rganisme à prendre en charge les frais de fnctinnement récurrents et à amasser la mise de fnds nécessaire au prjet sera cnsidérée lrs de la sélectin des prjets. Le Ministère incite la clientèle à intégrer des mesures de dévelppement durable dans ses prjets. 5. Dépenses admissibles Les dépenses d infrastructure divent être nécessaires, justifiables et directement attribuables à la réalisatin du prjet. L admissibilité des dépenses est établie par le Ministère au mment du calcul du mntant de l aide financière. Les dépenses engagées par l rganisme u facturées à celui-ci avant l inscriptin du prjet à l envelppe d investissement du Ministère ne sernt pas admissibles. Tutes les dépenses nécessaires à la cnfirmatin du besin, de l échéancier u du cût du prjet et autrisées par le Ministère snt admissibles. Vici quels snt les pstes de dépenses admissibles : Vlet bâtiment : les travaux de mise aux nrmes, d agrandissement, de rénvatin et de cnstructin d infrastructures. L acquisitin d un bâtiment existant et d un terrain cnstruit peut également être admissible si sn cût est inférieur, en valeur actualisée, à celui de la cnstructin d un nuveau bâtiment; les études préparatires (ex. : analyses envirnnementales, analyses de sl, analyses du ptentiel technic-écnmique de l utilisatin de la géthermie); les hnraires prfessinnels (ex. : architecture, ingénierie, arpentage, ntariat, travail de cnsultants pur l amiante et le cntrôle des matériaux); les mesures de dévelppement durable (ex. : géthermie); 5

6 l intégratin des arts à l architecture; les terres agricles, lrsqu elles snt requises pur les besins de la recherche; le mbilier intégré; les cntingences de cnstructin, le cût d indexatin, le facteur d élignement et la réserve pur risques. Vlet équipement structurant : le cût d acquisitin des équipements; les frais afférents à l achat d équipements (ex. : transprt, duanes, frais de curtage, installatin, calibrage, frmatin sur l utilisatin des équipements, lgiciels spécialisés); le mbilier; les cntingences d équipements. Pur l ensemble des prjets, les cûts du financement tempraire (intérêts, prise de garantie, frais de gestin et d émissin), les taxes fédérale et prvinciale nn rembursables, ainsi que le déménagement des usagers u des équipements snt admissibles. Les pstes de dépenses suivants ne snt pas admissibles : les salaires et les dépenses internes; les espaces et les équipements lcatifs; les frais relatifs à l élabratin de la demande d aide financière; l achat de terrains cnstructibles; les garanties prlngées; les frais de fnctinnement et d explitatin; les frais d entretien d équipements u d un bâtiment; les pièces de rechange; les furnitures et les lgiciels de bureau; les auditriums; les équipements de cafétéria; les frais de TPS et de TVQ rembursables. À nter que les escmptes et les rabais de furnisseurs snt exclus du cût du prjet et ne peuvent être cnsidérés dans la mise de fnds. 6. Aide financière L aide accrdée représente une cntributin financière nn rembursable prenant la frme du rembursement d un emprunt à être cntracté entre l rganisme auprès d une institutin prêteuse agréée par le ministre u la frme de rembursements directs à l rganisme. Elle peut atteindre jusqu à 80 % des dépenses admissibles. Tut prjet dnt le cût est de 50 M$ u plus devra faire l bjet d une autrisatin particulière du Cnseil des ministres, cnfrmément à la Directive sur la gestin des prjets majeurs d infrastructure publique. La cntributin financière u matérielle de l rganisme et de partenaires nn guvernementaux à la réalisatin du prjet dit être d au mins 20 % en tut. La valeur des cntributins en nature dit être établie et appuyée par des pièces justificatives. Le Ministère exige de l rganisme : qu il démntre avir fait les effrts nécessaires pur btenir du financement nn seulement auprès d autres instances guvernementales cmme la Fndatin canadienne pur l innvatin (FCI), mais également auprès de partenaires du secteur privé; qu il démntre sa capacité de prendre en charge les frais d explitatin et d entretien des prjets d infrastructure, et ce, pur la durée de vie utile de l infrastructure. 6

7 Les aides cmbinées des rdres de guvernement municipal, prvincial et fédéral, de même que des partenaires dispsant de fnds d interventin dnt le financement prvient de ces rdres de guvernement, ne peuvent excéder 80 % des dépenses ttales du prjet. Précisins La cntributin du Ministère u le cumul des aides guvernementales purra atteindre jusqu à 90 % pur les prjets des clientèles situées dans des régins1 ù les rganismes nt de la difficulté à recruter des partenaires pur participer au mntage financier. Dans ce cas, la cntributin financière u matérielle de l rganisme et des partenaires nn guvernementaux dit être d au mins 10 %. Tut prjet de cnstructin des centres de recherche du réseau de la santé et des services sciaux est sumis au mécanisme de transfert des envelppes d investissement du Ministère vers le ministère de la Santé et des Services sciaux (MSSS). Dans ce cntexte, c est le MSSS qui verse l aide financière à l rganisme, tandis que le Ministère assure le suivi et la surveillance de la réalisatin du prjet. Le Ministère recmmande au MSSS les versements requis. 7. Mdalités de versement L aide financière sera cnfirmée par la signature d un prtcle u d une cnventin d aide financière entre les parties. 1 L ensemble des régins administratives du Québec à l exceptin de celles de Mntréal, de Laval et de la Capitale-Natinale. 7

8 DEUXIÈME PARTIE : CHEMINEMENT DE LA DEMANDE D AIDE FINANCIÈRE DU PROJET D INFRASTRUCTURE DE RECHERCHE Intrductin Dans le cadre de la gestin du prtefeuille de prjets, les rganismes admissibles au PSRv2 divent pririser les prjets inscrits à leur plan décennal d investissement (PDI), dépsé annuellement au Ministère. L ensemble des PDI des rganismes permet au Ministère d établir avec le Secrétariat du Cnseil du trésr (SCT) l envelppe d investissement du secteur de la recherche du Plan québécis des infrastructures (PQI), en ciblant les prjets priritaires qui snt en adéquatin avec les enjeux auxquels les rganismes fnt face. Le PQI est adpté par le guvernement lrs du dépôt du budget. Le cheminement de la demande d aide financière est présenté en annexe 1. Après l inscriptin du prjet au PDI, l rganisme dit dépser au Bureau de gestin des prjets d infrastructure (BGPI) du Ministère un frmulaire signé de demande d aide financière (vir annexe 2) en versin électrnique. Vici les crdnnées pur cmmuniquer avec le BGPI : Adresse : 900, place D Yuville Québec (Québec) G1R 3P7 Téléphne : , pste 3916 Curriel : infrastructure.recherche@ecnmie.guv.qc.ca À cette étape, le BGPI désigne un chargé de prjets, qui sera respnsable de la demande et qui assurera l accmpagnement de l rganisme. 1. Démarrage du prjet 1.1 Étude de la recevabilité de la demande Après réceptin de la demande d aide financière, le ministre entame l étude de la recevabilité. Elle prtera sur tris aspects : le prtrait de l rganisme et du bénéficiaire du prjet visé; la cnfrmité de la demande au regard du cadre nrmatif; le besin exprimé par l rganisme et le bénéficiaire du prjet visé. À cette étape, des avis snt demandés à des experts des ministères cncernés par le dmaine de recherche et d innvatin ainsi qu aux Fnds de recherche du Québec, s il y a lieu. Le Ministère attribue le statut «Prjet à l étude» à la demande d aide financière. 1.2 Décisin sur la recevabilité de la demande Une fis l étude finalisée, le résultat de celle-ci et la décisin prtant sur la recevabilité de la demande snt cmmuniqués à l rganisme par écrit, ainsi que la demande de dépser le dssier d pprtunité (DO) du prjet visé. 8

9 1.3 Prjet à l étude pur apprbatin Dès la réceptin du DO, le Ministère réalise l étude détaillée du prjet visé. Il cnfirme le besin exprimé et évalue l ensemble des slutins et des ptins pssibles pur le satisfaire, y cmpris l ptin chisie par l rganisme ainsi que le statu qu. Pur un prjet nécessitant un prgramme fnctinnel et technique (PFT), le Ministère se réserve le drit d autriser la réalisatin du PFT puis de l évaluer, s il y a lieu, d après ses incidences sur les parties prenantes. Les éléments que le Ministère cnsidère snt la prtée, l échéancier, le mntage financier, le financement, les risques du prjet et tut autre élément jugé pertinent. Les résultats de cette évaluatin snt cmmuniqués à l rganisme dans le respect des caractéristiques du prjet. Précisins Tus les prjets de cnstructin de 5 M$ et plus des centres de recherche du réseau de la santé et des services sciaux divent se cnfrmer à la Li sur les services de santé et les services sciaux (chapitre S-4.2). Ces rganismes divent btenir des autrisatins du MSSS et du Cnseil du trésr (CT) pur prcéder à la réalisatin du PFT et des plans et devis, ainsi que pur prcéder à la réalisatin du vlet cnstructin. Tus les prjets de 50 M$ et plus snt assujettis à la Directive sur la gestin des prjets majeurs d infrastructure publique. 1.4 Décisin sur l apprbatin du prjet Le prjet dit d abrd être recmmandé par le cmité respnsable de la pririsatin des prjets au Ministère pur être appruvé par les autrités, ntamment en ce qui cncerne le caractère priritaire des besins de l rganisme et la dispnibilité de l envelppe d investissement. Lrsque le prjet est pririsé, l rganisme est infrmé que le Ministère est dispsé à l appuyer financièrement et qu une cnventin d aide financière u un prtcle d entente devra être signé entre les parties. Le Ministère attribue le statut «Prjet en planificatin» au prjet appruvé. 2. Planificatin du prjet Par la suite, le ministère demande à l rganisme de dépser un dssier d affaires (DA) du prjet, cmprenant une planificatin détaillée respectant le mntant de l aide financière, les délais et la prtée du prjet autrisé. Après la réceptin du DA, sn évaluatin et sn apprbatin, un mdèle de cnventin d aide financière u un prtcle d entente est sumis à l rganisme pur cmmentaires. 2.1 Décisin sur l autrisatin du prjet Lrsqu il y a entente entre les parties, la cnventin d aide financière u le prtcle d entente est signé par le Ministère et transmis à l rganisme pur signature. Après la signature, le Ministère attribue le statut «Prjet en réalisatin» au prjet. Précisins Pur tut prjet de cnstructin de 5 M$ et plus des centres de recherche du réseau de la santé et des services sciaux, la Sciété québécise des infrastructures (SQI) dit être désignée gestinnaire du prjet. De plus, le PFT dit être dépsé au MSSS et au Ministère. Le Ministère évalue le PFT en vue de recmmander au CT d accrder l aide financière du Ministère. Quand une recmmandatin favrable est incluse dans l évaluatin de ce PFT par le Ministère, le ministre de la Santé et des Services sciaux autrise la phase «cnceptin» du prjet, sit la réalisatin des plans et devis préliminaires par 9

10 l rganisme. Une fis terminés, les plans et devis préliminaires divent être dépsés au MSSS. Celui-ci les évalue en vue de recmmander au CT de prcéder à la phase «exécutin», sit la réalisatin des plans et devis définitifs et la cnstructin. 3. Réalisatin du suivi du prjet 3.1 Réunin de démarrage du prjet À la suite de la signature de la cnventin d aide financière u du prtcle d entente par les parties, le ministère rganise une réunin de démarrage pur s assurer d une cmpréhensin cmmune des étapes de réalisatin, de suivi, de redditin de cmptes et de clôture du prjet. 3.2 Suivi du prjet Pendant la réalisatin du prjet, le Ministère assure un suivi péridique. Il valide les rapprts de l état d avancement et effectue l inspectin des travaux et l acquisitin des équipements. Il s assure de la cnfrmité des dcuments et recmmande les versements de l aide financière en se cnfrmant à la cnventin d aide financière u au prtcle d entente. Pur tute mdificatin apprtée au prjet, ntamment à la prtée, à l échéancier, au cût, aux dépenses admissibles u à la qualité requise, l rganisme dit préalablement btenir l apprbatin du Ministère. 4. Redditin de cmptes du prjet Le Ministère valide le rapprt de redditin de cmptes et les dcuments annexés de l rganisme. Ensuite, il détermine le cût admissible du prjet et cnfirme le mntant final de l aide financière. Le Ministère prcédera à une révisin à la baisse du mntant si les dépenses admissibles snt inférieures aux dépenses initiales autrisées et si l rganisme a bénéficié d une aide guvernementale supplémentaire. Pendant tute la durée de la cnventin d aide financière u du prtcle d entente, l rganisme dit furnir des rapprts de redditin de cmptes annuels, cmprenant les états financiers audités et les dcuments d évaluatin du prjet. 5. Clôture du prjet L rganisme dit transmettre les dcuments exigés au Ministère pur se cnfrmer à la cnventin d aide financière u au prtcle d entente. À cette étape, le Ministère valide les dcuments et le rapprt de clôture de l rganisme, et annnce la clôture du prjet. 10

11 ANNEXE 1 : CHEMINEMENT DE LA DEMANDE D AIDE FINANCIÈRE

12 Cheminement de la demande d aide financière Gestin du prtefeuille de prjets PSRv2 et PSRv3 Gestin du cycle de vie du prjet PSRv2 Avant-prjet 1.1 Étude de la recevabilité de la demande 1. Démarrage du prjet 1.3 Prjet à l étude pur apprbatin 2. Planificatin du prjet 3. Réalisatin du suivi du prjet 4. Redditin de cmptes du prjet 5. Clôture du prjet Fiche d avant-prjet Plan décennal d investissement (PDI) Pririsatin des rganismes Décisin du Cmité des prirités du MESI Attributin de l envelppe prévue au Plan québécis des infrastructures (PQI) Fiche du prjet Frmulaire de demande d aide financière 1.2 Décisin sur la recevabilité de la demande Dssier d pprtunité (DO) du prjet Frmulaire de demande d aide financière 1.4 Décisin sur l apprbatin du prjet Dssier d affaires (DA) du prjet Frmulaire de demande d aide financière 2.1 Décisin sur l autrisatin du prjet Cnventin d aide financière u prtcle d entente signé 3.1 Réunin de démarrage du prjet 3.2 Suivi du prjet Mdificatins significatives Décisin du MESI Rapprts de l état d avancement du prjet Rapprts annuels de suivi du prjet Rapprts de redditin de cmptes Rapprt de clôture du prjet Prtefeuille de prjets du MESI Prjet inscrit à l envelppe d investissement du MESI Pssibilité pur le BGPI de déterminer les éléments à prduire pur le DO après cnsultatin des parties prenantes sur l évaluatin de la fiche du prjet Prjet à l étude u Prjet refusé Pssibilité pur le BGPI de déterminer les éléments à prduire pur le DA après cnsultatin des parties prenantes sur l évaluatin du DO Prjet en planificatin inscrit au PQI u Prjet refusé Pssibilité pur le BGPI de déterminer les éléments à prduire pur la planificatin du prjet après cnsultatin des parties prenantes sur l évaluatin du DA Prjet en réalisatin inscrit au PQI u Prjet retiré Prjet en réalisatin inscrit au PQI Bureau de gestin des prjets d infrastructure (BGPI) Ministère de l Écnmie, de la Science et de l Innvatin (MESI)

13 ANNEXE 2 : FORMULAIRES DE DEMANDE D AIDE FINANCIÈRE Pur référence

14 Pur référence

15 Pur référence

16 Pur référence

17 Pur référence

18 Pur référence

19 Pur référence

20 Pur référence

21 Pur référence

22 Pur référence

23 Pur référence

24 Pur référence

25 Pur référence

26 Pur référence