Vie associative : comment mettre en place un cadre sécurise?

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1 Atelier 4 10 juin 2011 Vie associative : comment mettre en place un cadre sécurise? Journées professionnelles de l Association Nationale des Directeurs de Mission Locale

2 Organisation de l atelier Introduction (15 minutes) Questionnement Synthèse de l atelier (15 minutes) 17/06/2011 (2)

3 Un cadre sécurisé pour la vie associative Eléments de cadrage 17/06/2011 (3)

4 cadre sécurisé pour la vie associative : éléments de cadrage Le partage des responsabilités juridiques Président - Directeur Au-delà de l aspect managérial, les prérogatives de ces acteurs de la gouvernance impliquent un partage formalisé des pouvoirs Mais aussi une organisation interne permettant de limiter les risques de mise en cause des dirigeants Les modalités de financement : La contractualisation est une modalité nécessaire pour la sécurisation des relations financeurs-opérateurs Elle atteint ses limites lorsqu elle entre dans le champ d activités susceptibles d être concurrentielles (subvention / marché public, fiscalité) La comptabilité au service d une restitution financière transparente Elle permet tout au long de l année d anticiper les décisions de gestion dans le suivi de la réalisation des budgets et dans la gestion de la trésorerie Elle est l outil de la justification financière de la réalisation des objectifs Le contrôle interne : outil de sécurisation des risques inhérents Le partage de la gouvernance et l exposition au contrôle des financeurs nécessitent la mise en œuvre d une organisation administrative acceptée et formalisée. 17/06/2011 (4)

5 Une responsabilité à limiter Problématisation du sujet 17/06/2011 (5)

6 Une responsabilité à limiter La responsabilité de l association peut être engagée sur le plan civil et sur le plan pénal. La responsabilité de l association à l égard des tiers est de plein droit Elle couvre celle de ses préposés salariés Dans certaines circonstance cette responsabilité peut être étendue au Président et au Directeur à titre individuel. Lorsqu ils commettent des fautes (fautes de gestion par exemple) ou des infractions Lorsqu ils excédent leurs attributions ou l objet social de l association. Par ailleurs, l identification d une gestion de fait placerait les élus concernés dirigeants de l association, dans une situation délicate de cumul de fonction d ordonnateur et de comptable public. Lorsque le représentant de la collectivité se trouve en conflit d intérêts Lorsque l Association est considérée comme transparente et constitue de fait le prolongement des services de la commune qui la contrôle 17/06/2011 (6)

7 Une responsabilité à limiter Questionnement et propositions 17/06/2011 (7)

8 La délégation de pouvoir Quelles précautions prendre face à la responsabilité personnelle des dirigeants? Comment les formaliser? Une limitation contractuelle des pouvoirs du Directeur, afin de protéger les acteurs. La mise en place d une délégation écrite du Président au Directeur : délégation générale, délégations spéciales. Une organisation à mettre en œuvre : Des prises de décision concertées et formalisés Une circulation de l information structurée Un contrôle réellement exercé 17/06/2011 (8)

9 La gestion de fait Que faut-il faire pour ne pas être en situation de gestion de fait? Que les statuts prévoient expressément que les administrateurs sont des représentants des collectivités Que le Conseil de la collectivité procède formellement à la désignation de son représentant Que le représentant désigné ne soit pas déjà dirigeant à titre personnel (sauf à démissionner au préalable). Que les collectivités membres ne soient pas bénéficiaires du boni de liquidation en cas de dissolution Que la gouvernance soit plurielle et non majoritairement liée à une seule collectivité 17/06/2011 (9)

10 La sécurisation des financements Problématisation du sujet 17/06/2011 (10)

11 Une contractualisation des financements nécessaire mais pas suffisant La contractualisation permet de fixer et structurer le cadre de la mission et les modalités de sa mise en œuvre. Mais l évolution de la règlementation européenne sur les aides d Etat pose débat de la libre concurrence des entreprises y compris sous forme associative. Cette libre concurrence peut se manifester notamment par le recours à des marchés publics. Parallèlement, toute structure associative peut prendre l initiative d une demande de financement de ses activités, total ou partiel, par voie de subvention. Cependant, le non respect d un certain nombres de critères peut exposer l association au risque de requalification en un marché public, ou en une délégation de service public. 17/06/2011 (11)

12 La sécurisation des financements Questionnement et propositions 17/06/2011 (12)

13 Les précautions à prendre en cas de financement par subvention Quels sont les principes à respecter afin d éviter le risque de requalification des subventions en marchés publics? l association est à l initiative du projet financé ou répond à un appel à projet, en assure la direction, en conserve la maîtrise et en porte la responsabilité. la subvention ne doit pas constituer la rémunération strictement proportionnée d un service rendu. Elle peut être inférieure ou laissé une marge raisonnable au dessus du coût du service rendu. l octroi de la subvention ne doit pas être automatique mais avoir un caractère discrétionnaire accord écrit obligatoire lorsque la subvention est supérieure à Dès lors, la contractualisation permet de fixer et structurer : les objectifs de la mission, les conditions de sa mise en œuvre, la participation financière de la collectivité, les justifications attendues de la réalisation des actions. 17/06/2011 (13)

14 Quelles précautions pour éviter la remise en cause fiscale? La gestion doit être désintéressée, ou ce qu il ne faut pas faire : Les dirigeants de droit (administrateurs) ne doivent percevoir aucune rémunération (tolérance pour l équivalent de ¾ d un smic). Les responsables salariés ne doivent pas avoir de rémunération excessive ni de pouvoirs illimités qui pourraient les qualifier de dirigeants de fait. Les résultats excédentaires ne peuvent pas être distribués. Le versement de primes aux salariés ne doit pas être systématique. Aucun actif ne peut être attribué à un membre. La réponse systématique aux appels d offres (marchés publics) constitue une élément d appréciation de l exercice d activités concurrentielles, susceptibles d être fiscalisées. 17/06/2011 (14)

15 Le Service d Intérêt Economique Général Le droit Communautaire interdit les aides publiques soutenant des services susceptibles d affecter les échanges entre les Etats. Cette règle s applique aux entreprises recevant un financement public lorsqu elles exercent une activité économique d intérêt général Une association sans but lucratif exerçant une activité économique peut-être qualifiée d entreprise au sens du droit communautaire. Lorsque les concours financiers excèdent euros sur 3 ans, l octroi de telles «aides» n est acceptable que s il peut être regardé comme la compensation d obligations de service public : acte unilatéral (loi ou délibération) ou contractuel paramètres financiers préalablement fixés de façon objective et transparente compensation financière proportionnée aux coûts et périodiquement contrôlée Ce mode de fonctionnement peut faire l objet d une reconnaissance d un SIEG par la collectivité, les relations contractuelles prenant alors la forme d un mandatement. 17/06/2011 (15)

16 La comptabilité outil de mesure et de pilotage de la structure Problématisation du sujet 17/06/2011 (16)

17 La comptabilité outil de mesure et de pilotage de la structure La survie financière de toute entreprise réside dans son aptitude à respecter des équilibres de base. La comptabilité doit permettre d anticiper les situations de tension et de suivre les positions financières en temps réel. Les associations doivent assurer la traçabilité des fonds publics qui leur sont alloués. L organisation comptable est le garant de cette transparence La comptabilité permet de suivre également des informations financières sans flux, tel que la valorisation des temps bénévoles ou les mises à disposition. 17/06/2011 (17)

18 La comptabilité outil de mesure et de pilotage de la structure Questionnement et propositions 17/06/2011 (18)

19 Quels sont les équilibres financiers à respecter? Le Besoin en Fonds de Roulement (BFR) correspond au décalage de trésorerie entre l encaissement des créances et le paiement des dettes Tout au long de l année, l association engage des dépenses qu elle doit généralement payer à échéance fixe (salaires et charges, dépenses de fonctionnement). A contrario tous ses financements ne sont pas encaissés de manière régulière. Le Fonds de Roulement (FDR), constitué des fonds propres et des emprunts, doit permettre d assurer : le financement des investissements (matériel) le financement du cycle d exploitation (BFR). Plus le cycle est long (délai d encaissement des financements), plus cela nécessite d avoir des fonds propres importants. La Trésorerie est la résultante des deux paramètres précédents. Elle peut être négative lorsqu il y a recours à des cessions de créances loi Dailly. 17/06/2011 (19)

20 Quelle organisation comptable? La préparation d un budget est nécessaire tant sur le plan des équilibres de gestion, que sur le plan financier. Deux outils d aide à la décision sont à mettre en œuvre : Le compte de résultat prévisionnel, annuel Le plan de trésorerie prévisionnel, glissant Une saisie comptable régulière permet de mesurer l efficacité financière en temps réel, par la production de tableaux de bord sur : le niveau des dépenses réalisées le niveau des financements obtenus le niveau de trésorerie Une organisation efficace doit permettre à quiconque de tracer les opérations comptables à partir des pièces, et à partir d une opération comptable de trouver la pièce correspondante, grâce à : la centralisation des pièces comptables originales en un classement unique un visa sur chaque pièce autorisant l engagement de la dépense, l indication sur chaque pièce du moyen paiement et de la date de règlement 17/06/2011 (20)

21 Pourquoi et comment valoriser les bénévoles et les mises à disposition? Evaluer les contributions des bénévoles permet de mettre en valeur leur action en tant que créateur de lien social. Il s agit de montrer l ensemble de l activité socio-économique de l association Evaluer également les contributions en nature (mises à disposition de personnel, de locaux, ou de matériel) permet de présenter un véritable bilan de solidarité matériel. Mettre en évidence ces informations dans le compte de résultat annuel permet une prise en compte d un autofinancement lors des demandes de subvention. Il s agit alors de mettre en place un instrument de mesure des temps passés, de les compiler et de les valoriser soit à la juste valeur de leur prestation, soit au coût qu ils auraient équivalu en interne. 17/06/2011 (21)

22 Le contrôle interne outil de sécurisation des risques Problématisation du sujet 17/06/2011 (22)

23 Le contrôle interne outil de sécurisation des risques Le contrôle interne est un processus mis en œuvre par la gouvernance et le personnel d'une organisation, destiné à fournir une assurance raisonnable quant à l efficacité et l efficience de ses opérations, la fiabilité de ses informations financières et de gestion, conformément aux lois et règlements. Dès lors et afin de limiter les risques inhérents à l activité ou leurs effets, les missions locales doivent s organiser comme des entreprises en ce qui concerne l organisation sur un plan juridique, administratif, comptable et financier. 17/06/2011 (23)

24 Le contrôle interne outil de sécurisation des risques Questionnement et propositions 17/06/2011 (24)

25 Quels risques sont encourus par une association? Stratégie Faiblesse du projet, mauvaise diversification Opérationnel Mauvaise gestion du reporting des actions Absence de traçabilité des fonds Menace sur la continuité de l activité Communication, image, réputation Communication externe inappropriée Manque de fiabilité du site web Conflits avec des prestataires ou partenaires Informatique Défaillance du système d information Attaque sur le réseau Détournement de fichiers 17/06/2011 (25)

26 Quels risques sont encourus par une association (suite) Financiers Délais de versement des fonds par les financeurs mal maîtrisés Insuffisance de trésorerie et des réserves Gestion financière des ressources inappropriée ou non-conforme Inadéquation du suivi du budget annuel Défaut de séparation des fonctions comptables Détournement de fonds Ressources humaines Gestion inadéquate du recrutement ou du personnel en général Continuité de l activité mal assurée en cas de départ de collaborateurs clés Juridique et fiscal Non-conformité d une action (ou d un moyen) par rapport aux statuts Risques non ou mal assurés Non respect des règles de gestion désintéressée 17/06/2011 (26)

27 Comment mettre en œuvre un contrôle interne efficient? Formaliser la mise en place de certains processus fonctionnels, tels : l attribution des compétences (au sens juridique) et les délégations de pouvoirs : Signature bancaire, des conventions de financements, des contrats de travail la séparation des fonctions (au sens comptable et financier) un reporting de gestion à destination de la Direction et du Président Suivi administratif des conventions : le versement des soldes des conventions de financement est généralement conditionné par la remise d un certain nombre indicateurs ou de rapports. La mise en œuvre d un processus spécifique permet d améliorer la trésorerie : Repérage en amont des éléments à transmettre Mise en place d un planning et d un tableau de suivi de la collecte des informations, de leur compilation, et de leur transmission Sensibilisation des équipes sur l impact de la mesure 17/06/2011 (27)

28 Synthèse 17/06/2011 (28)

29 Votre correspondant sur cette mission : Fabrice REY Tél. : 06_28_51_64_07 e.mail : fabrice.rey@amnyos.com Siège social Siège social 11, avenue Philippe Auguste 138, boulevard Haussmann PARIS PARIS Tél.: fax : (33) Tél.: fax : Contact : Pierre FAUCON pfa@sofideec.fr Le Gemellyon Nord 53, boulevard Vivier Merle LYON Tél. : fax : (33) Antelios bât. F 75, rue Marcelin Berthelot AIX-EN-PROVENCE cedex 3 Tél. : fax : (33) /06/2011 (29)