MARCHE PUBLIC DE SERVICE «CONTRAT DE MANDAT POUR L ORGANISATION DU FLAT FISH SYMPOSIUM 2017»

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1 MARCHE PUBLIC DE SERVICE «CONTRAT DE MANDAT POUR L ORGANISATION DU FLAT FISH SYMPOSIUM 2017» PROCEDURE ADAPTEE (Articles 28 et 30 du Code des Marchés Publics) CAHIER DES CLAUSES PARTICULIERES (C.C.P) Numéro de marché : PA Date de notification : Date de début d exécution du marché : DATE DE REMISE DES OFFRES : Le Vendredi 13 novembre 2015 à 16 H 30 1

2 1- NOM DE L ORGANISME ACHETEUR AGROCAMPUS OUEST 65 Rue de Saint Brieuc CS Rennes Cedex 2- POUVOIR ADJUDICATEUR AGROCAMPUS OUEST, représenté par Mr Grégoire Thomas, Directeur Général. 3- OBJET DU PRESENT MARCHE Le présent marché a pour objet de mandater un opérateur chargé de la préparation et de l organisation du dixième International Flat Fish Symposium qui se déroulera du 11 au 16 novembre Le comité international de pilotage de ces symposiums, en place depuis la première édition en 1990, a attribué l édition de 2017 à AGROCAMPUS OUEST et précisé ces dates de déroulement. L opérateur retenu sera le seul interlocuteur d AGROCAMPUS OUEST et agira au nom et pour le compte d AGROCAMPUS OUEST, 3.1 Contexte du projet AGROCAMPUS OUEST, établissement public d enseignement supérieur et de recherche, organise le Flat Fish Symposium L objectif de cette manifestation triennale est double : - permettre aux chercheurs du monde entier travaillant sur l écologie des poissons plats de présenter leurs travaux et d échanger sur leurs avancées scientifiques, - favoriser le développement de la coopération internationale et les échanges entre scientifiques, chercheurs ou enseignants-chercheurs, pour stimuler et coordonner la recherche et les activités scientifiques à l échelle mondiale sur cette thématique. 2

3 3.2 Objectif du projet Dans ce cadre, AGROCAMPUS OUEST, est l organisateur local et donc le porteur du symposium. L accueil des congressistes se fera le samedi 11 novembre 2017 à partir de 19h00. Le symposium se clôturera le jeudi 16 novembre en fin d après-midi et sera suivi d une soirée ce même jour. Outre l accueil des participants le samedi soir, deux autres soirées seront consacrées à des sessions poster. Une excursion à vocation touristique (potentiellement à choisir entre deux options par les participants) se déroulera sur une demi-journée, a priori le mardi 14 sur l après midi. Au vu des neufs éditions précédentes réalisées de par le monde depuis 1990, et compte tenu de l affluence respective sur les différents continents, environ 130 congressistes sont attendus. 4- PRESTATIONS ATTENDUES Selon les préconisations du comité international de pilotage de ces symposiums, chaque édition doit se dérouler dans un lieu attractif pour la communauté des écologues marins et ce comité insiste fortement sur ce point. Comme les neufs éditions précédentes, ce symposium devra se dérouler dans une localité située sur le littoral, dans un cadre agréable, et bien desservie pour une communauté scientifique arrivant majoritairement de l étranger. Le site devra offrir, à proximité immédiate du lieu de déroulement du symposium, une large gamme d hébergement hôtelier comprenant une offre de standing élevé ainsi que des possibilités alternatives à tarif modéré. Le comité local d organisation, et notamment les scientifiques impliqués à AGROCAMPUS OUEST, ajoutent, pour des raisons logistiques, que le lieu de ce symposium devra être suffisamment proche de Rennes pour permettre des allers retours fréquents, à la fois pour des échanges au cours de la phase d organisation et durant le symposium, avec la structure d accueil et des financeurs locaux potentiels. De plus, l unité de recherche d AGROCAMPUS OUEST qui va organiser ce symposium est positionnée sur Rennes. Il serait illusoire de prétendre à des subventions publiques de collectivités territoriales extérieures. En conséquence, pour pouvoir bénéficier de ces dotations, ce symposium devra se dérouler en Bretagne et plus précisément en Ille et Vilaine. 3

4 PRESTATION I : SALLES / MATERIEL / PERSONNEL 1. 1 Réservation des salles et matériel Hall d accueil équipé (banque d accueil, portants et cintres). Salle posters et panneaux en journée. Amphithéâtre, minium 150 places, équipé de haute qualité (PC, connexion wifi adéquate pour connexion simultanée de toute l assistance, vidéo, sonorisation orateur et salle, grand écran, une salle gradinée serait un plus) avec logistique de preview des communications orales. Salle de restauration et de pauses café. Salle permettant l organisation de soirées dinatoires consacrées aux sessions posters. Le comité international d organisation insiste sur le besoin d une infrastructure de haute qualité dans le choix du site retenu pour le symposium Personnel Mise à disposition d un Technicien audiovisuel du dimanche 8h00 au jeudi 17h00. PRESTATION II : HEBERGEMENT RESTAURATION 2.2 Hébergement Le mandataire sera chargé : De la sélection et de la réservation des hôtels pour l ensemble des congressistes. De la négociation des tarifs préférentiels. Du suivi des modifications et des éventuels litiges. De la confirmation nominative de réservation pour chaque participant avec les coordonnées et le descriptif de l hôtel, accompagné d un plan de la ville. Les participants prennent en charge directement le coût de leur hébergement. 2.3 Restauration Le mandataire prendra en charge les prestations suivantes : Les pauses café du dimanche 12 novembre au jeudi 16 novembre, soit deux pauses chaque jour à l exception de la demi-journée d excursion. 4

5 PRESTATION III : AUTRES PRESTATIONS DE SERVICES 4.2 Options obligatoires Option 1 : Le mandataire devra faire deux propositions pour l organisation d excursions au choix sur une demi-journée, comprenant le déplacement des congressistes. Option 2 : Le mandataire aura la responsabilité de la gestion des inscriptions (inscriptions aux différentes sessions, hébergement). Gestion et suivi quotidien des inscriptions : Elaboration du formulaire d inscription en ligne (web), en français et en anglais, personnalisé avec le logo du symposium et le logo d AGROCAMPUS OUEST. Le lien de cette page sera intégré au site web suivant : Mise en place sur le site d un système de paiement en ligne par carte, sur un compte dédié géré par le régisseur de recettes d AGROCAMPUS OUEST. Inscriptions des participants selon tarifs à définir. Inscriptions optionnelles à l excursion. Enregistrement des inscriptions et envoi d un accusé de réception confirmant automatiquement à chaque participant son inscription par ou envoi par courrier d une lettre de confirmation après confirmation du paiement. Le mandataire doit présenter à un rythme mensuel ou à la demande d AGROCAMPUS OUEST la liste exhaustive des personnes inscrites. Il doit respecter l orthographe, la civilité et la cohérence des coordonnées (nom, prénom, adresse mail / postale, fonction, organisme, nationalité, ) des personnes inscrites et, en cas de doute, le signaler dans la liste par un symbole ou une couleur. Le mandataire doit alerter AGROCAMPUS OUEST s il estime que le taux de retour est trop faible. 5

6 5- FORME DU MARCHE Les prestations feront l objet d un marché à procédure adaptée en application des articles 28 et 30 du Code des marchés publics. Il n est pas prévu de décomposition en tranche ou en lot. 6- DUREE DU MARCHE La durée du marché se confond avec le délai d exécution indiqué à l acte d engagement et au présent document. 7- PIECES CONSTITUITVES DU MARCHE Le marché est constitué par les documents contractuels énumérés ci-dessous, par ordre de priorité décroissante : - L acte d engagement, - Le bordereau de prix unitaire (B.P.U), - L offre du soumissionnaire comprenant un devis détaillé par poste de dépense. Ce devis sera compris ferme et définitif. - Le présent cahier des clauses particulières valant cahier des charges administratives et cahier des clauses techniques. - Une description précise de la méthode de travail et des prestations. - Un planning de travail. - Un descriptif des moyens humains et matériels proposés par le candidat. - Le CCAG applicable aux marchés publics de fournitures courantes et de services (annexé à l arrêté du 19 janvier 2009). 8- MODALITES D EXECUTION DU MARCHE Les prestations devront être conformes aux stipulations du marché (les normes et spécifications techniques applicables étant celles en vigueur à la date du marché). 6

7 9- DELAIS D EXECUTION 9.1 Délai de base L exécution du marché débutera lors de la réception de la lettre de notification et se terminera le 15 décembre Une réunion bilan de la mise en œuvre du marché clôturera le marché. Cette réunion pourra avoir lieu dans la semaine suivant la date de fin du colloque. 9.2 Prolongation des délais Une prolongation du délai d exécution peut être accordée par le pouvoir adjudicateur dans les conditions de l article 13.3 du C.C.A.G.-F.C.S. 10- OPERATIONS DE VERIFICATION ET D ADMISSION 10.1 Les opérations de vérification Les vérifications quantitatives et qualitatives simples sont effectuées au moment même de la livraison de la fourniture ou de l exécution de service (examen sommaire) conformément aux articles 23 et 24 du C.C.A.G.-F.C.S Opérations d admission, d ajournement, de rejet L admission sera prononcée par le pouvoir adjudicateur dans les conditions prévues à l article 25 du C.C.A.G.-F.C.S. 11- MODALITES DE DETERMINATION DES PRIX 11.1 Caractéristiques des prix pratiqués Le montant du présent marché est défini en prix global et forfaitaire en ce qui concerne la fourniture de salles et la mise à disposition de personnel et en prix unitaire par inscription pour l hébergement et la restauration. Ces prix incluent toutes les sujétions inhérentes à la réalisation de la prestation notamment les frais de transport, de déplacement et la livraison, les fournitures administratives, le personnel d accueil du titulaire. Le montant du présent marché est réputé comprendre les réunions nécessaires à la préparation de l événement et à la définition des modalités concrètes d organisation. 7

8 11.2 Variation dans les prix Les prix sont fermes et non actualisables. 12- ETABLISSEMENT DU BUDGET PREVISIONNEL Sans objet. 13- MODALITES DE REGLEMENT Acomptes et solde Le mandataire pourra percevoir des acomptes en contrepartie de l exécution des prestations conformément à l article 91 du code des marchés publics. Le solde du marché sera versé après validation du service fait et remise complète par le mandataire des documents suivants : Pour les prestations à prix unitaires, le mandataire devra fourni la liste exhaustive des participants. Les acomptes déjà payés par AGROCAMPUS OUEST seront déduits du montant du marché Présentation des demandes de paiements Le mode de règlement est le virement administratif. Les sommes dues en exécution du marché sont payées dans le délai de 30 jours à compter de la date de prise en compte de la facture ou de la date de livraison et/ou d installation des fournitures faisant l objet du marché, si cette date est postérieure à la date de réception de la facture. Le dépassement du délai de paiement ci dessus mentionné ouvre de plein droit et sans aucune formalité, pour le mandataire du marché, le bénéfice d intérêts moratoires, à compter du jour suivant l expiration du délai. Le taux de calcul de ces intérêts est le taux 8

9 de l'intérêt légal en vigueur à la date à laquelle les intérêts moratoires ont commencé à courir, augmenté de sept points. Les factures afférentes au paiement seront établies en un original et 2 copies, portant outre les mentions légales, les indications suivantes : - le nom et l'adresse du créancier ; - le numéro et la date du marché (N PA ) - les références de la commande ; - la date d exécution des prestations - la nature des prestations exécutées, les quantités, la période concernée - le montant HT des prestations - le taux et le montant de TVA - le montant total TTC des prestations exécutées ; - la date de facturation L'ordonnateur de la dépense est le directeur général d AGROCAMPUS OUEST. Le comptable assignataire est l'agent Comptable d AGROCAMPUS OUEST. La facture afférente au paiement sera adressée à : AGROCAMPUS OUEST Unité de Traitement des Factures Marchés «UTFM» 65 rue de St Brieuc CS Rennes. 14- AVANCE 14.1 Modalités de versement de l avance L avance est régie selon les dispositions de l article 87 du code des marchés publics. Une avance est accordée au titulaire, sauf indication contraire dans l acte d engagement, lorsque le montant initial du marché est supérieur à HT et dans la mesure où le délai d exécution est supérieur à 2 mois. 9

10 14.2 Modalités de remboursement de l avance Le remboursement de l avance commence lorsque le montant des prestations exécutées par le mandataire au titre du bon de commande correspondant, atteint ou dépasse 65% de ce montant. Il doit être terminé quand le montant des prestations exécutées atteint 80% du montant TTC du bon de commande. Ce remboursement s effectue par précompte sur les sommes dues ultérieurement au cocontractant à titre d acompte ou de solde. Le mandataire peut refuser le versement de l avance forfaitaire. 15- PENALITES DE RETARD Lorsque le délai contractuel d'exécution est dépassé par le fait du titulaire, celui-ci encourt, sans mise en demeure préalable, des pénalités calculées au moyen de la formule suivante (conformément à l'article 14 du C.C.A.G./F.C.S annexé à l arrêté du 19 Janvier 2009 P = V * R / 1000 dans laquelle : P = montant de la pénalité V = la valeur des fournitures sur laquelle est calculée la pénalité, cette valeur étant égale à la valeur de règlement de la partie des prestations en retard ou de l ensemble des prestations si le retard d exécution d une partie rend l ensemble inutilisable ; R = le nombre de jours de retard. 16- REGLEMENT DES LITIGES En cas de litige, le tribunal compétent est le Tribunal Administratif de Rennes. Précisions concernant les recours : Requête en référé précontractuel au titre des dispositions des articles L et suivant du code de justice administrative à compter de la date de notification du rejet de la candidature ou de l offre jusqu à la date de signature du marché. 10

11 Requête en référé contractuel au titre des dispositions des articles L et suivants du code de la justice administrative, dans le délai d un mois à compter de la publication d un avis d attribution au JOUE ou dans le délai de 6 mois si aucun avis d intention de conclure un contrat ou avis d attribution n est publié. Recours pour excès de pouvoir, en annulation de la décision de rejet de la candidature ou de l offre dans un délai maximum de 2 mois à compter de sa notification (art. R du code de la justice administrative). 17- RESILIATION DU MARCHE Seules les stipulations du C.C.A.G.-F.C.S., relatives à la résiliation du marché, sont applicables. 18-ASSURANCES Avant tout commencement d exécution, le mandataire devra justifier qu il est couvert par un contrat d assurance au titre de la responsabilité civile découlant des articles 1382 à 1384 du Code civil ainsi qu au titre de sa responsabilité professionnelle, en cas de dommage occasionné par l exécution du présent marché. A... Le... (Signature précédée de la mention «lu et approuvée») Signature du Titulaire Signature du Représentant du Pouvoir Adjudicateur : Reçu l avis de réception postal de la notification du marché 11