RAPPORTN CP CONVENTION DE DEMATERIALISATION DE LA CHAINE COMPTABLEET FINANCIERE DIRECTIONGENERALEDESSERVICES PÔLEFINANCES

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Noëlle Fleury
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1 RAPPORTN CP CONVENTION DE DEMATERIALISATION DE LA CHAINE COMPTABLEET FINANCIERE DIRECTIONGENERALEDESSERVICES PÔLEFINANCES Direction : Etudes, prospective et financement

2 DEPARTEMENT DES HAUTS-DE-SEINE COMMISSION PERMANENTE CONVENTION DE DEMATERIALISATION DE LA CHAINE COMPTABLEET FINANCIERE RAPPORT N CP Mes chers Collègues, Le 7 décembre 2004, le Ministre délégué auprès du Ministre de l Economie, des Finances et de l Industrie, chargé du Budget et de la Réforme budgétaire, le Premier président de la Cour des comptes, des représentants des chambres Régionales des comptes, treize associations nationales d élus locaux et six administrations centrales de l Etat ont signé une "Charte nationale de dématérialisation des échanges de documents papier dans le secteur public local" qui fixe les grands principes de la dématérialisation. Cette structure nationale partenariale a validé les orientations ainsi que les solutions relatives à la dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière que sont les pièces comptables et les pièces justificatives des dépenses et des recettes. La convention cadre nationale relative à la dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière, adoptée le 18 janvier 2010 et modifiée le 17 janvier 2013, précise les formats de dématérialisation attendus en fonction de la nature du document. Dès 2009, le Département des Hauts-de-Seine s est engagé dans la démarche de modernisation, de simplification et d accélération des échanges d informations comptables en signant, avec son Payeur départemental et la chambre régionale des comptes d Ile-de-

3 France, un accord local de dématérialisation portant sur la transmission sous format dématérialisé des bulletins de paie du personnel départemental (délibération du CG 18 décembre 2009, n ). En 2011, le Département des Hauts-de-Seine a poursuivi cette démarche de modernisation en signant un nouvel accord cadre tripartite autorisant les services départementaux à transmettre de manière électronique la liste des bénéficiaires du Revenu de Solidarité Active (délibération du CGdu 21 octobre 2011, n ). Le mode d échange des documents électroniques s appuyait alors sur l inscription de fichiers au format Pdf sur un support physique de type CDROM. Aujourd hui, une nouvelle étape du projet de dématérialisation conduit à la suppression de tout support physique d échange, au profit d une transmission entièrement électronique des données. La mise en place de cette nouvelle modalité d échange, combinée au développement des outils de gestion électronique de documents au sein de la collectivité, est favorable à la généralisation de la dématérialisation. Le changement de support de transmission des fichiers électroniques entre la collectivité et son comptable est motivé par : - des contraintes réglementaires liées à la mise en place du Protocole d Echange Standard Version 2. Il s agit de nouvelles règles de transmission de flux entre les ordonnateurs et leurs comptables, obligatoires au 1er janvier 2015 (arrêté du Ministre en charge du Budget, en date du 3 août 2011). Le département prévoit d y adhérer en novembre 2014, sous réserve des adaptations techniques relatives au progiciel financier Grand Angle et des adaptations procédurales rendues nécessaires ; - des raisons de sécurité tenant à la transmission de flux électroniques, horodatés, protégés en lieu et place de supports de sauvegarde matérialisés et altérables que sont les CDROMou DVD ; - des raisons logistiques menant à l abandon de l archivage physique au bénéfice d un archivage entièrement électronique (marché en cours de rédaction). 3

4 Dans ce cadre, il vous est proposé : - d abroger la délibération du 21 octobre 2011 faisant suite au rapport du Président du Conseil général n relatif à la dématérialisation des bulletins de paie du personnel départemental et de la liste des bénéficiaires du RSA ; - d approuver l ensemble de la Convention cadre nationale, jointe en annexe, relative à la dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière des collectivités, établissements publics locaux et établissements publics de santé associant le Département, le Trésor public et la Chambre régionale des comptes dans sa version en date du 17 janvier 2013 ; - de m autoriser à signer le présent accord local entre le Département, les services de la Direction générale des finances publiques et la Chambre régionale des comptes, figurant en annexe 9 de la Convention et actant la transmission entièrement dématérialisée, via le protocole d échange standard version 2, des états de paie des agents départementaux et de la liste des bénéficiaires du RSA. La rédaction et la signature de l accord local pour la dématérialisation des pièces justificatives et des documents budgétaires s effectuent au fur et à mesure des travaux de dématérialisation. Ainsi, le dernier formulaire signé doit retracer la totalité de la situation (antérieure et nouvelle) et a vocation à abroger et à remplacer le formulaire précédent. Le présent rapport est sans incidence budgétaire. Je vous prie de bien vouloir en délibérer. Le Président du Conseil général Patrick Devedjian 4

5 DEPARTEMENT DES HAUTS-DE-SEINE COMMISSION PERMANENTE CONVENTION DE DEMATERIALISATION DE LA CHAINE COMPTABLEET FINANCIERE REUNION DU 6 OCTOBRE2014 DELIBERATION La Commission permanente, Vu le Code général des collectivités territoriales, et notamment son article D , Vu la Charte nationale partenariale de dématérialisation signée le 7 décembre 2004, Vu la note en date du 10 juillet 2008 par laquelle le Département s est porté candidat à l expérimentation du Protocole d Echange Standard Version 2 d Hélios (PESV2) pour 2009, Vu la délibération du Conseil général en date du 21 octobre 2011 faisant suite au rapport du Président du Conseil général n , relative à la dématérialisation des bulletins de paye du personnel départemental, Vu le rapport de M. le Président du Conseil général n CP, Considérant que le Département s est engagé dans une démarche de dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière. Considérant que par délibération du 21 octobre 2011, le Conseil général a approuvé l accord de dématérialisation des états de paye et du Revenu de Solidarité Active (RSA). 5

6 Considérant qu une nouvelle étape du projet de dématérialisation conduit à la suppression de tout support physique d échange au profit d une transmission entièrement électronique des données. M. Paul Subrini, rapporteur, entendu, D E L I B E R E ARTICLE1 : ARTICLE2 : ARTICLE3 : ARTICLE4 : Est abrogée la délibération du 21 octobre 2011 faisant suite au rapport du Président du Conseil général n relative à la dématérialisation des bulletins de paie du personnel départemental et de la liste des bénéficiaires du RSA. Est approuvée la Convention cadre nationale jointe en annexe relative à la dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière des collectivités, établissements publics locaux et établissements publics de santé associant le Département, les services de la Direction générale des finances publiques et la Chambre régionale des comptes dans sa version en date du 17 janvier M. le Président du Conseil général est autorisé à signer le présent accord local entre le Département, les services de la Direction générale des finances publiques et la Chambre régionale des comptes figurant en annexe 9 de la Convention, actant la transmission entièrement dématérialisée, via le protocole d échange standard version 2, des états de paie des agents départementaux et de la liste des bénéficiaires du RSA. La présente délibération est sans incidence budgétaire. Date d accusé de réception par la Préfecture des Hauts-de-Seine : 13/10/2014 Le Président du Conseil général Patrick Devedjian "La présente délibération peut faire l objet d un recours devant le tribunal administratif de Cergy-Pontoise 2-4, boulevard de l Hautil, BP Cergy-Pontoisecedex dans un délai de deux mois à compter de sa publication et/ou notification." 6

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