Le PESV2 et la dématérialisation Journée CCI du 15 octobre DDFIP de l'isère

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1 Le PESV2 et la dématérialisation Journée CCI du 15 octobre 2015 DDFIP de l'isère 1

2 - Les enjeux de la dématérialisation - Pièces justificatives dématérialisées - La signature électronique - Les moyens modernes de paiement DDFIP de l'isère 2

3 Les enjeux de la dématérialisation en France La dématérialisation répond à des exigences de développement durable Secteur public Une volumétrie considérable (données sur une année) Local 1 milliard de feuilles émises par les collectivités Pièces comptables 280 millions Pièces comptables : Mandats : Titres : Avec la signature électronique Bordereaux de mandats : Bordereaux de titres : 135 millions 72 millions 34 millions 39 millions Dont 630 millions de pages pour les seules pièces transmises à votre comptable Pièces justificatives 350 millions Pièces justificatives : États de paye : Factures de recettes : Délibérations et arrêtés : Pièces de marchés : Factures de dépenses : 67 millions 57 millions 9 millions 101 millions 83 millions Documents budgétaires : 15 millions Autres documents : 18 millions 3

4 Les enjeux de la dématérialisation en Isère La dématérialisation répond à des exigences de développement durable (données sur une année) Secteur public Local Pièces comptables 5 millions Pièces comptables : Mandats : 1,4 million Titres : 2,3 millions Avec la signature électronique Bordereaux de mandats : 0,75 million Bordereaux de titres : 0,55 million 10 millions de pages pour les seules pièces transmises à votre comptable Pièces justificatives 5 millions Pièces justificatives États de paye : 1,1 million Factures de recettes : 1 million Délibérations et arrêtés : 0,15 million Pièces de marchés : 1 million Factures de dépenses : 1,6 million Documents budgétaires : 0,15 million 4

5 Des enjeux qui justifient une accélération du dispositif - Par l'adoption complète du PES V2 en raison de la disparition des anciens protocoles ; - Par l'adoption rapide d'un dispositif de signature électronique ; - Par la dématérialisation des pièces justificatives ; Pour aboutir à une procédure unique et totalement dématérialisée des échanges avec le comptable. 5

6 La gestion des pièces justificatives -Des situations diversifiées suivant les caractéristiques de l organisme public local : -- Imposent une gestion adaptée selon les logiciels utilisés (Finances, RH, inventaire, gestion des stocks, facturation ) ; -- Imposent la conduite d'une démarche globale pour optimiser les chaînes de traitement ; -La gestion des PJ est au cœur du processus de dématérialisation 6

7 Pièces justificatives dématérialisées lla dématérialisation des pièces relève d'un accord Ordonnateur / Comptable lla convention cadre nationale définit les formats de dématérialisation des PJ : l- Formats orientés «Données» = fichiers XML : États de paye, documents budgétaires, interventions sociales, frais de déplacement... l- Formats orientés «Documents» = RTF (word), ODT (open office) : délibérations et décisions, pièces de passation des marchés publics... l l- Document reçus des fournisseurs ou signés de façon manuscrite => numérisation lnb : Le format image n est pas une solution adaptée car elle ne permet aucune recherche automatisée de texte.

8 Pièces justificatives dématérialisées lgrâce au logiciel financier, il est possible de : l - Joindre une ou plusieurs PJ à l'appui d'un mandat ou d'un titre ; l l- Joindre un dossier compressé à l'appui d'un mandat ou d'un titre ; l- Faire référence à une PJ déjà transmise à l'appui d'un mandat ou d'un titre sans la communiquer à nouveau ; l- Transmettre une PJ autonome afin qu'elle se rattache à un mandat ou à un titre en instance de prise en charge.

9 Les dispositifs transitoires de transmission des pièces justificatives sont donc abandonnés : L'usage de CD rom, de clés USB ou de PJ accompagnant des courriels ne se justifie plus

10 La dématérialisation est facilitée par l'adoption de la signature électronique Dématérialisation gestion - Xémélios des PJ lla signature électronique via un parapheur électronique Logiciels interfacés : facturation, paye inventaire Logiciel de gestion financière Logiciel de de gestion la Collectivité financière de la collectivité Envoi du flux PES V2 pour visa et signature Visualisation des éléments constituant le flux, étape de visa et signature Envoi automatisé du flux signé par un Tiers de télétransmission ou dépôt manuel sur le portail de la Gestion Publique Dématérialisation des PJ 10

11 La dématérialisation est facilitée par l'adoption de la signature électronique Dématérialisation gestion - Xémélios des PJ lla signature électronique via le certificat de signature DGFIP Logiciels interfacés : facturation, paye inventaire Logiciel de gestion financière Logiciel de de gestion la Collectivité financière de la collectivité Enregistrement des bordereaux dans un dossier Signature des bordereaux Chargement manuel du flux signé sur le portail de la gestion publique Dématérialisation des PJ 11

12 MODERNISER LES MOYENS D'ENCAISSEMENT : TIPI lavantages pour les usagers l- Un service accessible 7 jours sur 7 l- Des transactions sécurisées l- Aucune formalité préalable l- Un service personnalisable l- Un moyen de paiement plébiscité ldes modalités simples d'adhésion au dispositif par les collectivités 12

13 MODERNISER LES MOYENS D'ENCAISSEMENT : TIPI lun dispositif simple et performant pour les collectivités TIPI permet d'encaisser des produits sur titre ou sur Rôle (ORMC) (sur régie également via un compte de Dépôts de Fonds) Une adaptation des avis des sommes à payer ou des factures est requise afin d'indiquer aux débiteurs les modalités de paiement sur Internet (Cette opération est gérée automatiquement par votre logiciel comptable ou de facturation) TIPI ne génère pas de coût de développement : la DGFIP met à disposition un site de paiement clé en main Seul le coût des commissions interbancaires est à la charge de la collectivité : Un tarif réduit est négocié par la DGFIP pour le secteur public local (coût fixe de 0,05 euro/transaction % de la transaction) TIPI améliore la gestion de la trésorerie et réduit les risques d'impayés, tout en offrant aux usagers un moyen de paiement largement utilisé pour les achats quotidiens. 13

14 MODERNISER LES MOYENS Monétique : Prélèvements des recettes D'ENCAISSEMENT : Le prélèvement Deux solutions sont offertes sous PES V2: lle prélèvement sur titre individuel ; lle prélèvement par rôle (fichier ORMC - Ordre de Recettes multi-créanciers). Préalable : la collectivité doit être en production PES V2 et doit faire signer des autorisations de prélèvement (Mandats SEPA) aux débiteurs concernés. Solution 1 : PRELEVEMENT SUR TITRES INDIVIDUELS : Le logiciel comptable de la collectivité permet l'émission de titres contenant les informations nécessaires aux prélèvements Solution 2 : PRELEVEMENT par l'envoi d'un fichier ORMC (facturation multiple) : La collectivité doit posséder un logiciel de facturation capable d'émettre de tels fichiers. 14

15 TIPI et prélèvements - Deux modes de règlement plébiscités par les usagers ; - Confèrent à la collectivité une image de modernité ; - Améliorent la gestion de la trésorerie et le recouvrement 15