Saint-Malo Tourisme. Choix d une Agence de Communication. (Promotion, Réalisation de brochures, Communication Internet, Impression)

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1 Saint-Malo Tourisme Choix d une Agence de Communication (Promotion, Réalisation de brochures, Communication Internet, Impression) Objet : Consultation ouverte pour un marché de 2 ans (2015 et 2016) Le dossier est détaillé ci-après ou consultable sur le site Internet en cliquant ici : Office de Tourisme Vous pouvez également le demander par courriel à direction@saint-malo-tourisme.com ou par téléphone au Coordonnées de la personne habilitée à donner des renseignements : Laurence Bozzuffi, directrice Tél. : Courriel : direction@saint-malo-tourisme.com Les propositions seront envoyées en double exemplaire, par pli recommandé avec avis de réception ou remises par porteur sous double enveloppe cachetée : OFFICE DE TOURISME DE SAINT-MALO «Consultation Editions 2015 et 2016» Esplanade Saint-Vincent SAINT-MALO Tél : Date limite de réception de l offre : 26 avril

2 SOMMAIRE Choix d une agence de communication A) Organisme passant le marché page 3 B) Objet du marché page 3 C) Caractéristiques principales (durée du marché : 2 ans) page 3 D) Principales caractéristiques procédurales pages 3 et 4 Cahier des Charges Missions attendues de l agence de communication page 5 Réalisation Éditions 1) Création et impression page 6 2) Contenu des travaux demandés Brochures et plans pages 6 et 7 Editions diverses page 8 Conditions de réalisation & Budget Modes de réalisation page 9 Éléments budgétaires page 10 2

3 CHOIX D UNE AGENCE DE COMMUNICATION A Organisme passant le marché OFFICE DE TOURISME DE SAINT-MALO *** Esplanade Saint-Vincent SAINT-MALO Tél. : ; Fax : Courriel : direction@saint-malo-tourisme.com Site Internet : B Objet du marché Recherche d une agence de communication avec pour missions : Réalisation, impression et livraison de brochures Divers supports de communication de l Office de Tourisme de Saint-Malo pour Internet, spots radio, encarts publicitaires ) Vous trouverez la gamme de nos brochures actuelles sur le site Internet de l Office de Tourisme de Saint-Malo : ; ces dernières sont à votre disposition à l Office de Tourisme. C Caractéristiques principales Durée du Marché : 2015 et Option : L office de tourisme de St Malo se réserve le droit de proroger d un an ledit marché au moyen d un avenant. Le candidat peut sous forme d une offre variante, indiquer le montant prévisionnel de son offre pour la 3 e année. Marché L agence pourra répondre à tout ou partie de la présente consultation. Le cahier des charges précise tous les éléments techniques relatifs à chaque brochure. Après attribution du marché, chaque brochure fera l objet d un devis qui précisera : - La nature et la description des prestations à réaliser, - Les délais d exécution (date du BAT, date de livraison), - Le montant de la prestation. L Office de Tourisme de Saint-Malo se réserve la possibilité de négocier avec l agence retenue, toutes les caractéristiques du marché. Délais prévisionnels d exécution : Livraison des brochures selon les dates indiquées dans le cahier des charges. Modalités de financement : Ressources de l Office de Tourisme. D Principales caractéristiques procédurales Critères de sélection des candidats : - Prix des prestations : 40% - Références pour des prestations similaires : 40% - Capacités techniques (moyens humains et matériels) : 20% 3

4 Les critères liés à une démarche qualité et aux critères d environnement seront examinés avec soin. Date d envoi de la présente consultation : lundi 31 mars 2014 Date limite de réception des plis : samedi 26 avril 2014 Délai minimum de validité des offres : 60 jours à compter de la date limite de réception des offres. Justificatifs à produire quant aux qualités et capacités du candidat : a) Lettre de candidature et d habilitation : Extrait «Kbis» datant de moins de 3 mois Attestation d assurances «Responsabilité civile» Attestation sur l honneur que le candidat ne fait pas l objet d une procédure de redressement judiciaire b) Liste des principales références liées à l activité touristique (création, conception, impression) et autres domaines de compétence. c) Les candidats devront obligatoirement fournir les échantillons gratuits suivants : Au moins 3 exemplaires d éditions similaires réalisées par leurs soins et datant de moins de 2 ans Echantillon du papier qui sera utilisé d) Le candidat fournira un descriptif de ses moyens techniques et humains. Il indiquera la liste complète de tous les sous-traitants : imprimeur, société de traduction, régie publicitaire Conditions de remise des offres : Les offres doivent être transmises en 2 exemplaires par lettre recommandée avec avis de réception ou déposées à l Office de Tourisme de Saint-Malo sous double enveloppe dont l une cachetée avec la mention «Ne pas ouvrir : Consultation Editions 2015 et 2016». Seuls les dossiers complets et signés seront examinés. Les plis seront ouverts par la Commission Promotion-Editions de l Office de Tourisme qui procédera à une analyse des propositions et formulera un choix pour une ultime délibération dernière semaine d avril Renseignements complémentaires : Les travaux livrés (dossier et maquette) ne donneront pas lieu à rémunération. 4

5 CAHIER DES CHARGES L Office de Tourisme entend s attacher les services d une agence de communication pour les 2 années à venir (2015 et 2016) afin de mettre en œuvre l ensemble de sa communication : éditoriale, numérique et presse. Depuis quelques années, l Office de Tourisme a développé différents supports de communication. L agence devra s appuyer sur le logo graphique identitaire (cf/ page de garde). La stratégie de l Office de Tourisme de Saint-Malo, association loi 1901 et classé 3* s articule autour des axes suivants : La qualité de l accueil des visiteurs : environ visiteurs annuels en moyenne La promotion : a) Les opérations de promotion traditionnelles : salons, opérations de promotion en France et à l étranger, newsletters, flash info b) Internet : visites enregistrées l an dernier et visites enregistrées. c) Applications mobiles : «Saint-Malo Tour» toutes les informations sur St Malo en temps réel et «Ze Visit» 10 lieux à découvrir en réalité augmentée. d) Cibles identifiées : tous profils - couples, familles, seniors, étudiants - courts et moyens séjours L organisation et la qualification de l offre en vue d obtenir la marque Qualité Tourisme fin 2014 La prise en compte de l impact environnemental : L Office de Tourisme de Saint-Malo s est engagé depuis plusieurs années dans une démarche de développement durable en incitant au téléchargement plutôt qu à l envoi de documentation papier et en développant les applications mobiles. Missions attendues de l agence de communication Conseil et assistance : conseil sur les actions de communication, proposition de partenariats Ecriture et relecture : L agence devra assurer une relecture des textes fournis, les modifier si nécessaire en appliquant les règles de communication pour une valorisation des informations. L agence pourra également être amenée à rédiger des textes ou informations (newsletters, dossier de presse, spots radio ) Supports : L agence devra impérativement retranscrire la démarche de développement durable engagée par l Office de Tourisme de Saint-Malo dans sa politique de communication et dans le choix des supports. 5

6 RÉALISATION A) Éditions Création et impression L agence devra : a) Concevoir le maquettage de l ensemble des documents nécessaires à la communication (insertions publicitaires, brochures, affiches, kakemono, newsletters, Internet ) et à la promotion de l Office de Tourisme de Saint-Malo, b) Réaliser les supports de documentation à partir des données transmises par l Office de Tourisme, c) Réaliser pour les années suivantes les mises à jour des documents de promotion et procéder, si besoin, à des réajustements relatifs à la maquette, d) Fournir pour chaque document réalisé une version PDF haute définition et en format à feuilleter (brochure interactive), e) Assurer l impression des documents, f) Garantir la bonne exécution de tous les supports de communication et les retirages éventuels chez l imprimeur jusqu au contrôle de bonne exécution avec la participation à tous les bons à tirer machine, g) Assurer la préparation et le suivi de la livraison. Contenu des travaux demandés Brochures et plans a) LE GUIDE HÉBERGEMENT Descriptif : Document en français (titres et critères de confort en anglais et espagnol,) répertoriant l offre des différents types d hébergement sur St Malo et sa région (hôtels, campings, centres d accueil, chambres d hôtes, agences immobilières et locations saisonnières). Plan de la ville simplifié avec localisation des hôtels, campings, centres d accueil, chambres d hôtes et résidences de tourisme exemplaires estimés. Variante 1 : autofinancement total Variante 2 : participation budgétaire de l Office de Tourisme Format non défini (Cf/chapitre «Conditions de réalisation») Textes et photos des établissements référencés fournis par l Office de Tourisme Mise en page et création graphique Edition d un BAT avant tirage + Cromalin Poids (Cf/chapitre «Conditions de réalisation») Livraison : janvier de chaque année 6

7 b) LE GUIDE LOISIRS Descriptif : Document trilingue (français, anglais et espagnol) répertoriant l ensemble de l offre touristique à l exception des hébergements. Plan de la ville simplifié avec localisation des sites à visiter, monuments exemplaires estimés En régie publicitaire : brochure strictement autofinancée par les annonceurs (30 % maximum de la brochure) Format non défini (Cf/chapitre «Conditions de réalisation») Textes fournis par l OT de Saint-Malo Photos fournies par l Office de Tourisme Mise en page et création graphique Edition d un BAT avant tirage + Cromalin Poids (Cf/chapitre «Conditions de réalisation») Livraison : janvier de chaque année Dans le cadre de la consultation, 2 variantes possibles : Les rubriques «Restaurants» et «Carnet d adresses» sont incluses dans le «Guide Loisirs» ou bien ces 2 dernières rubriques font l objet d une nouvelle édition, détaillée ci-dessous : Descriptif : Nouveau document trilingue (français/anglais/espagnol) répertoriant les «Restaurants & Bonnes adresses/shopping» exemplaires estimés En régie publicitaire : brochure strictement autofinancée par les annonceurs Format non défini, (Cf/chapitre «Conditions de réalisation») Textes fournis par l OT de Saint-Malo Photos fournies par l Office de Tourisme Mise en page et création graphique Edition d un BAT avant tirage + Cromalin Poids (Cf/chapitre «Conditions de réalisation») Livraison : janvier de chaque année c) LE PLAN TOURISTIQUE (2 versions) * Français, anglais et allemand : exemplaires estimés * Espagnol, italien et néerlandais : exemplaires estimés Descriptif : ce document doit impérativement référencer toutes les rues, quartiers et lieux-dits de la commune de Saint-Malo dans leur intégralité, et ce conformément à la demande de la Ville de Saint-Malo. Texte d aide à la visite trilingue. En régie publicitaire : brochure strictement autofinancée par les annonceurs Format non défini (Cf/chapitre «Conditions de réalisation»). Textes fournis par l OT de Saint-Malo Photos fournies par l Office de Tourisme Mise en page et création graphique Edition d un BAT avant tirage + Cromalin Poids (Cf/chapitre «Conditions de réalisation») Livraison prévisionnelle première semaine de février d) LE PLAN SIMPLIFIE sous la forme d un sous-main Format standard ou A exemplaires estimés 7

8 Editions diverses PASS MALO Descriptif : Chéquier avec coupons de réduction exemplaires Format non défini (Cf/chapitre «Conditions de réalisation») Textes fournis par l OT de Saint-Malo Mise en page et création graphique Edition d un BAT avant tirage PLV à réaliser pour affichage dans le hall de l Office de Tourisme Livraison prévisionnelle 1 èère semaine des vacances de février 8

9 CONDITIONS DE RÉALISATION & BUDGET Modes de réalisation Bons à tirer : Pour l ensemble des supports les bons à tirer seront soumis à l Office de Tourisme, qui les corrigera, autant de fois que nécessaire, jusqu à la validation finale. Photos : L agence devra fournir les visuels en adéquation avec les brochures réalisées (Cf/ «Editions, Contenu des travaux demandés») et veillera, lors de la remise de visuels, à accomplir les formalités qui s imposent. L achat de visuels sera réglé directement par l agence, qui pourra répercuter les sommes à l Office de Tourisme en accord avec un budget d achat d art préalablement validé. L Office de Tourisme dispose d une photothèque et pourra réaliser une recherche en privilégiant les photographes locaux. Format : Le choix sur la taille des brochures est libre, à la seule condition que le coût généré ne majore pas sensiblement le prix des éditions. Idéalement le(s) format(s) choisi(s) prendra en compte la mise en valeur de la destination et des adresses référencées, ainsi que leur maniabilité. Supports techniques particuliers : Pour la fabrication de supports non réalisables par l imprimeur, l agence devra transmettre les devis et une analyse technique à l Office de Tourisme qui choisira le fournisseur. Suivi de réalisation et livraison : L agence suivra la réalisation de tous les supports de communication chez l imprimeur ou chez le fabricant jusqu au contrôle de bonne exécution avec la participation à tous les bons à tirer machine et assurera la préparation de la livraison dans les conditions de colisage préalablement déterminées. Poids des brochures : La stratégie de développement durable mise en œuvre depuis plusieurs années par l Office de Tourisme en incitant au téléchargement des brochures et à la consultation du site Internet implique de moins en moins d envoi par courrier. Cependant, le poids des brochures devra impérativement être pris en compte. Pour information, chaque envoi est limité à 250g. Impression : L impression devra être assurée par un imprimeur intégrant une démarche de développement durable ou disposant d un label vert et devra être réalisé sur du papier recyclé ou du papier labellisé FSC/PEFC ou équivalent. Colisage : Pour des raisons de stockage, de maniabilité et d envoi, tous les documents devront être conditionnés en carton plein de 8kg maximum, chacun avec une quantité identique de documents. Une étiquette de colisage et éventuellement des drapeaux correspondants à la nationalité devront être apposés sur un des côtés du carton. Le conditionnement devra impérativement respecter les poids mentionnés cidessus, le non respect de ce conditionnement justifiera le recours à un service temporaire de manutention qui sera à la charge de l agence. Livraison : L Office de Tourisme devra connaître la date précise de livraison 48 heures à l avance afin d organiser la réception des colis. Les livraisons se dérouleront sur 2 sites en fonction des possibilités de stockage : Ateliers Municipaux et à l Office de Tourisme (Esplanade Saint-Vincent). La livraison sera impérativement effectuée par un camion à hayon ; le dépôt des palettes sera fait à l intérieur des locaux, dans la salle de stockage. 9

10 Éléments budgétaires La proposition de l agence de communication devra impérativement tenir compte de l ensemble des besoins spécifiques en matière de promotion et de communication détaillé dans le Cahier des charges. L agence devra chiffrer l ensemble des besoins actuels, les travaux portant sur des nouveaux besoins seront calculés en fonction du temps de travail nécessaire à la réalisation défini préalablement à l élaboration du bon de commande Si une insatisfaction majeure avérée est constatée dans l utilisation des supports de communication, l agence pourrait être amenée à apporter des modifications qui s imposent sans modification de prix. Pénalités de retard : Si le délai contractuel d exécution création et impression - ou de livraison par le fait de l agence est dépassé, celui-ci encourt, par jour de retard et sans mise en demeure préalable des pénalités fixées à 100 TTC par jour ouvrable. Fait à Saint-Malo, le 31 mars 2014 La Directrice, Laurence BOZZUFFI L agence de communication : Nom :. Prénom :.. Qualité : Signature :.. Fait à le 10