GUIDE DU PORTAIL ADHERENT DU GEST05. Vous pouvez vous connecter au portail via notre site internet

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1 GUIDE DU PORTAIL ADHERENT DU GEST05 Vous pouvez vous connecter au portail via notre site internet Cliquez sur dans le menu de droite pour être redirigé sur la page d accueil du portail, puis entrer votre nom d utilisateur et votre mot de passe. Vous avez reçu par courrier votre identifiant et mot de passe provisoire pour accéder au portail. Sommaire 1. Espace adhérent Vos contacts au GEST Fiche adhérent Vos adresses Nouvelle adresse Vos salariés Nouveau salarié Modification d un salarié Demande de visite de reprise Gestion des Déclarations Préalables A l Embauche (DPAE) Rendez-vous des salariés Vos contacts Nouveau contact Bordereau de cotisation Vos factures Menu utilisateur Sous utilisateurs Contact... 5 Portail adhérent Page 1

2 1. Espace adhérent Une fois connecté, vous entrez sur votre espace adhérent. Vous pourrez gérer vos informations administratives, comptables, vos effectifs salariés, leurs RDV, etc Vos contacts au GEST05 La première page affichée après l identification, est la liste de vos contacts connus au GEST05, par rôle. Vous pouvez modifier un des contacts en cliquant sur le lien Modifier >>> à droite du contact. En cas de modification ou de création d un nouveau contact, un est envoyé au service administratif du GEST05. Sur la gauche vous avez accès au menu.. Portail adhérent Page 2

3 1.2 Fiche adhérent Vous pouvez modifier votre enseigne commerciale et le code NAF. Les zones grisées ne sont pas modifiables. Si vous notez une erreur sur ces zones, merci d envoyer un au service administratif sante.au.travail@gest05.fr pour le signaler. 1.3 Vos adresses Vous pouvez modifier vos adresses avec le lien Modifier >>>, et créer celles qui n existent pas encore, via le lien «nouvelle adresse» du menu «adhérent». Il y a 3 adresses possibles (siège social, adresse exploitation, adresse comptable). La suppression de l adresse générale et d exploitation n est pas possible Nouvelle adresse Vous pouvez enregistrer une nouvelle adresse, notamment une «adresse comptable» si vous souhaitez que vos factures et appels de cotisations soient envoyés à une adresse différente de l adresse d exploitation. Une seule adresse par «type» est autorisée. 1.4 Vos salariés Par défaut, s affiche la liste de tous les salariés qui ont un contrat en cours. Vous pouvez chercher les salariés selon plusieurs critères (à l aide des menus déroulants) : - Contrat en cours ou non - Trier par nom, prénom, date de naissance, date début de contrat ou fin de contrat - Ordre ascendant, descendant Dans la liste des salariés dont le contrat est en cours, les 3 dernières colonnes ont les fonctions suivantes : - Statut «en cours de confirmation» Ce statut apparaît en rouge et vous indique que «le nouveau salarié» n a pas encore été validé par l assistante médicale du GEST05. - Demande de visite de reprise Vous permet de demander une visite de reprise pour un salarié. Vous redirige vers un formulaire de demande. - Détails Permet d afficher le détail du salarié et de faire des modifications. Seulement pour les salariés dont le contrat est en cours. Dans la liste des salariés sortis une colonne supplémentaire apparaît : «Rembaucher» Permet de basculer dans la séquence «nouveau salarié» mais avec les données du salarié pré remplies. Portail adhérent Page 3

4 1.4.1 Nouveau salarié Lorsque vous effectuez l embauche d un nouveau salarié, vous pouvez l enregistrer. Il suffit de suivre et remplir les champs demandés. - Ecran1 : identification du salarié - Ecran 2 : type de contrat, dates du contrat de travail et durée de la période d essai - Ecran 3 : type de suivi. Il permet d indiquer si le salarié est en suivi SMS (Surveillance Médicale Simplifiée) ou SMR (Surveillance Médicale Renforcée). Et le détail du poste de travail. Vous devez indiquer en texte libre son intitulé et aller chercher le code PCS (nomenclature des professions et catégories socio professionnelles) dans la liste déroulante. - Ecran 4 : validation des informations saisies. Attention : si vous embauchez un salarié qui a déjà été sous contrat dans votre entreprise utiliser le bouton «Rembaucher». Cela permet de basculer dans la séquence «nouveau salarié» mais avec les données du salarié pré remplies. Un est envoyé à l assistante médicale du médecin qui suit votre entreprise. Sur votre page le statut «en cours de confirmation» s affiche en rouge. Dès que l assistante médicale validera ces informations, le statut «en cours de confirmation» ne sera plus affiché ; vous recevrez, si nécessaire une convocation pour votre salarié. Celui-ci ressortira en vert, dans le menu «Rendez-vous». Dans «Détails» vous pourrez consulter les informations concernant le RDV du salarié. (cf page 5) Modification d un salarié Accessible par le lien «Détails» à droite du salarié dans la liste. Vous pouvez modifier les zones non grisées. - sur le suivi SMS/SMR - indiquer une date de fin de contrat - ajouter un poste de travail (mais pas en supprimer : si vous souhaitez remplacer ou supprimer un poste, il suffit de l écrire dans la partie commentaire ; l assistante médicale recevra un et effectuera le changement.) Demande de visite de reprise Vous pouvez par le biais du portail demander une visite de reprise du travail pour vos salariés. Dans la liste des salariés en cours, choisir le salarié concerné et cliquez sur «demande de visite de reprise». Remplir le formulaire de demande en détaillant la demande, puis valider. La durée de l arrêt est importante, de même que la déclaration d accident du travail. L assistante médicale est informée de votre demande par et vous proposera un RDV dans les huit jours à compter du premier jour de la reprise. Article R Modifié par Décret n du 30 janvier art. 1 Le salarié bénéficie d'un examen de reprise du travail par le médecin du travail : 1 Après un congé de maternité ; 2 Après une absence pour cause de maladie professionnelle ; 3 Après une absence d'au moins trente jours pour cause d'accident du travail, de maladie ou d'accident non professionnel. Portail adhérent Page 4

5 1.5 Gestion des Déclarations Préalables A l Embauche (DPAE) Vous pouvez visualiser et confirmer les DPAE. Le portail n affiche que les DPAE «utiles» c'est-à-dire, non traitées avec une date de contrat non mentionnée ou dans le futur si le salarié n existe pas encore (actif). Quand vous confirmez une DPAE, vous passez dans un processus identique à la création d un nouveau salarié mais avec les données pré remplies par les données figurant dans le fichier URSSAF. Vous pouvez également annuler une DPAE, par exemple si le salarié ne s est jamais présenté. 1.6 Rendez-vous des salariés Vous pouvez afficher les rendez-vous en attente et ceux passés. Ceux en attente s affichent en vert. En cliquant sur «Détails», vous pouvez voir le détail du rendez-vous (la date, l heure, le lieu, le médecin du travail ) et faire une demande de modification si le créneau ne convient pas. L assistante médicale reçoit un de demande de modification. Les RDV passés peuvent être filtrés dans la liste déroulante selon plusieurs critères : - Venu - Absent - Excusé 1.7 Vos contacts Ils sont affichés par fonction. Il est possible de les modifier en cliquant sur >>>Modifier Un est envoyé au service administratif du GEST Nouveau contact Il est possible de créer un nouveau contact. Il suffit de remplir le formulaire de demande. Un est envoyé au service administratif du GEST Bordereau de cotisation Vous pouvez demander un duplicata de votre bordereau de cotisation. Un est envoyé au service administratif. 1.9 Vos factures Vous pouvez consulter vos factures par année, par numéro etc.., demander un duplicata en cliquant sur «Détail facture» et voir le solde de votre compte. Un est envoyé au service administratif. 2. Menu utilisateur 2.1 Sous utilisateurs Un employeur peut avoir plusieurs établissements donc plusieurs numéros d adhérent. Par cette fenêtre vous pourrez gérer vos divers établissements. 2.2 Contact Vous pourrez envoyer un mail au service administratif du formulaire de contact. GEST05 par le biais de ce Portail adhérent Page 5