CHECK LIST. Pour entrer en Suisse, les ressortissants de la CE-25 et AELE doivent être en possession d un passeport ou d une carte d identité valable.

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1 CHECK LIST POUR L ACCUEIL DES CHERCHEURS ET DES PROFESSEURS ETRANGERS A L UNIL ISSUS D UN ETAT MEMBRE DE L UNION EUROPEENNE CE-25 ET AELE Ce document est conçu pour servir de «check list» pour les instituts concernés lors de l invitation d un chercheur ou d un professeur invité originaire d un pays membre de l Union Européenne (CE-25) et de l AELE. Le chercheur étranger invité est au bénéfice d une bourse octroyée par une instance officielle de son pays d origine ou d un autre financement externe et il n est ni immatriculé, ni employé par l UNIL. D autre part, il est généralement présent à l UNIL pour une durée limitée. Pour entrer en Suisse, les ressortissants de la CE-25 et AELE doivent être en possession d un passeport ou d une carte d identité valable. Pour assurer un bon déroulement du séjour du chercheur invité à l UNIL, les démarches administratives suivantes doivent être effectuées par la Faculté ou l institut invitant : I : Informer le Décanat de la Faculté concernée Selon la Directive de la Direction 4.4«Chercheurs invités» (ci-jointe), le professeur invitant transmet le dossier de son invité à son décanat pour approbation en remplissant le formulaire d enregistrement des collaborateurs scientifiques externes (ci-joint). II : Informer le Service des Ressources humaines de la venue du chercheur étranger avec copie aux Relations internationales, Accueil des chercheurs. A : Séjour de trois mois maximum de ressortissants CE-25/AELE Si l activité est inférieure à 3 mois ou d une durée maximale de 3 mois, l annonce de la prise d emploi s effectue en ligne sur le site Internet de l Office fédéral des migrations par l assistante des Ressources Humaines en charge de la faculté ou de l Institut invitant. Pour ce faire, l institut invitant doit fournir aux RH les documents suivants, avec copie du dossier au Service Accueil des chercheurs des Relations internationales (à l adresse suivant : Dorette Weissbrodt et Marcelina Klaus):

2 Page 2 formulaire d enregistrement des collaborateurs scientifiques externes, mentionné sous point I lettre d invitation de l institut au chercheur invité contenant une brève description du projet et les dates de la présence à l UNIL CV du chercheur invité copie de diplômes copie du passeport carte européenne d assurance maladie et accidents Pour un séjour de trois mois maximum, le chercheur invité n a pas l obligation de s annoncer auprès du Contrôle des habitants de sa commune de résidence. B. Séjour de plus de trois mois de ressortissants de CE-25/AELE Si l activité est supérieure à trois mois, une autorisation de séjour doit être délivrée. Pour ce faire, le formulaire «Attestation 40 OASA» ci-joint doit être rempli et transmis à l assistante RH responsable de votre faculté en y joignant les documents suivants, avec copie à l adresse : (Dorette Weissbrodt et Marcelina Klaus) aux Relations internationales, Accueil des chercheurs : formulaire d enregistrement des collaborateurs scientifiques externes lettre d invitation de l institut au chercheur invité contenant une brève description du projet et les dates de la présence à l UNIL CV du chercheur invité copie de diplômes copie du passeport si nécessaire, documents d état civils (par ex. livret de famille, acte de mariage acte de naissance des enfants mineurs, contrat de travail, etc.) Les RH les feront parvenir au Service de la population, Division des étrangers. L inscription d arrivée à la commune de résidence est, dans ce cas, obligatoire. Ceci dans un délai de 8-14 jours en y présentant tous les documents mentionnés cidessus + 1 photo. Le bureau du contrôle des habitants enverra un courrier à l intéressé dès que le permis de séjour est disponible. III. Conclusion d une assurance maladie et accidents pour la Suisse A : Séjour de trois mois maximum Une copie de la carte européenne d assurance maladie doit être transmise à l institut invitant dans le but de garantir que le chercheur invité est au bénéfice d une couverture d assurance équivalente à celle exigée par la LaMal. Aucun contrôle n est cependant effectué par l Organe cantonal de contrôle de l assurance maladie et accidents. Cependant, le chercheur invité doit être informé que ni l Université de Lausanne, ni tout fonds par lequel il est rémunéré lors de son séjour en Suisse ne l assurent contre un risque de maladie et/ou d accident durant l entier de son séjour.

3 Page 3 B : Séjour de plus de trois mois Depuis le 1 er janvier 2014 toute personne ayant une autorisation de séjour de plus de trois mois est tenue de s assurer auprès d une caisse maladie suisse. En effet, l amendement de l ordonnance sur l assurance maladie (OAMAL), qui offrait jusqu ici la possibilité aux enseignants et chercheurs étrangers de déroger à l obligation de s affilier à une assurance suisse, a été tout simplement abrogé. Dorénavant, les chercheurs étrangers n ont donc d autres choix que de souscrire à une caisse maladie suisse. Toutefois, une demande de dispense peut être adressée à l Organe Cantonale de l Assurance Maladie et Accidents à Lausanne. Pour cela il faut remplir le document suivant : 2_2007.pdf IV. Demander l ouverture d un compte auprès du Service financier Si nécessaire, la Faculté / l Institut concerné s adresse au Service financier de l UNIL pour l ouverture d un compte sur lequel créditer la somme allouée au chercheur par le bailleur de fonds (par ex. : Sciex, etc.). Pour ce faire, la Faculté/l Institut doit fournir les renseignements suivants au Service financier : CV du chercheur ; Diplômes une brève description du projet ; indication du montant alloué en précisant quels frais sont couverts par ce montant. Dès l ouverture du compte confirmée par le Service financier, la Faculté ou l Institut demande au bailleur de fonds d y transférer la somme allouée au chercheur. Pour le versement dû au chercheur, il est recommandé, par mesure de sécurité (vols, pertes, etc.), d établir des autorisations de prélèvement mensuelles (un modèle du document peut être fourni par les Relations internationales, sur demande auprès de Ces autorisations seront remises au chercheur à une date fixée d un commun accord. Par ailleurs, l Institut invitant se charge de régler les loyers de l appartement du chercheur en utilisant le compte mentionné ci-dessus. La facture doit être adressée au nom de l UNIL et de la personne de référence au sein de l Institut invitant.

4 Page 4 V Chercher un logement Chercher un logement conforme aux possibilités financières du chercheur. Les Relations Internationales peuvent apporter leur aide en proposant diverses adresses pour des locations de studios et d appartements meublés (contact : Si nécessaire, l Institut invitant avance la caution due au loueur et demande le remboursement à son chercheur invité. Attention : Pour la résiliation du bail, il faut veiller au préavis mentionné dans le bail et envoyer la résiliation à la gérance en courrier recommandé. VI. Etablir une Campus Card Une fois les démarches ci-dessus effectuées, faire établir la Campus Card pour la durée du séjour du chercheur au moyen d un formulaire que l on trouve sous : VII. Accueillir le chercheur étranger à Lausanne Suivant le pays d origine de l hôte, il est suggéré de l accompagner à son domicile après avoir fixé un rendez-vous avec le responsable de l appartement. Mettre à disposition du chercheur un plan de Lausanne, un plan de réseau TL+M1+M2, ainsi que diverses brochures sur Lausanne (voir avec les Relations internationales ou Lausanne Tourisme). VIII. Démarche administrative à effectuer par l invité après son arrivée Si le chercheur reste plus de trois mois, il doit se rendre au Contrôle des habitants de sa commune d habitation pour se faire enregistrer. Les documents suivants doivent être présentés : Pièce d identité valide Copie de la lettre d invitation de l institut invitant Copies CV et du dernier diplôme Attestation de l assurance maladie prouvant l affiliation à une assurance maladie et accidents suisse Photo passeport Si nécessaire, documents d état civil (par exemple : livret de famille, acte de mariage, acte de naissance des enfants mineurs, etc.) Le coût de l enregistrement auprès de la commune dépend de chaque commune (env. CHF 125.-). Noter que ce montant doit être payé cash par le chercheur invité

5 Page 5 IX. Annoncer le départ de l invité auprès de la commune de résidence Si le séjour a duré plus de trois mois, le départ de la commune de résidence du chercheur invité doit être annoncé auprès du Contrôle des habitants de sa commune de résidence. Pour Lausanne, cette annonce peut être effectuée par internet à l adresse choisir «formulaires» dans la liste se trouve à gauche dans la fenêtre ouverte. Pour d autres communes de résidence, contrôler le mode de faire sur leur site internet ou contacter Dorette Weissbrodt ou Marcelina Klaus. Lausanne, août 2014 Relations internationales / Welcome Centre

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