OBJET : Assemblée annuelle 2013 Nomination d'un représentant des participants actifs au Comité de retraite

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1 Mars 2013 OBJET : Assemblée annuelle 2013 Nomination d'un représentant des participants actifs au Comité de retraite Madame, Monsieur, J ai le plaisir, au nom des membres du Comité de retraite, de vous convier à la tenue de l assemblée annuelle des participants au Régime de retraite des chargés de cours de l Université du Québec. L assemblée annuelle aura lieu par vidéoconférence, le même jour et à la même heure pour l ensemble des établissements, sauf pour l UQAM (incluant l ÉTS et l ENAP Montréal), l UQTR et l UQAC pour lesquels des rencontres sur place sont tenues dans chacun de ces établissements. Vous trouverez, en annexe, un tableau indiquant la date, l heure, les lieux et le numéro de salle où il vous sera possible d assister à l assemblée annuelle. Ordre du jour L'assemblée annuelle est pour les membres du Comité de retraite, les participants actifs et les participants non actifs, un moment privilégié pour faire le point sur les principaux dossiers traités au cours de l année qui vient de se terminer. Elle est, pour vous, l'occasion de pouvoir échanger avec des membres du Comité sur toute question entourant la gestion du Régime de retraite. Aussi, nous vous invitons à venir y participer en grand nombre. À cet égard, une copie de l'ordre du jour est jointe à la présente. Nomination d'un représentant des participants actifs au Comité de retraite Les participants intéressés doivent transmettre leur candidature directement au secrétariat du Régime de retraite. Il est également suggéré d envoyer une copie de votre candidature à l attention de votre syndicat, s il y a lieu. À cet égard, vous trouverez joint à la présente un document intitulé «Profil des membres du Comité de retraite». À rappeler que ce document s adresse aux chargés de cours intéressés à poser leur candidature et vise à leur permettre de mieux circonscrire la nature du mandat et les attentes qui y sont attachées. Pour des raisons administratives et compte tenu du calendrier de l assemblée annuelle, la période de mise en candidature se terminera le 10 avril 2013, à eures, pour tous les établissements dont le nombre de participants admissibles et actifs est supérieur à 25, soit : 2

2 2 L'Université du Québec à Montréal L'Université du Québec à Trois-Rivières L'Université du Québec à Chicoutimi L'Université du Québec à Rimouski L'Université du Québec en Outaouais L'Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue L École nationale d administration publique L'École de technologie supérieure Conséquemment, les mises en candidature pour représenter les participants de l'un ou l'autre des établissements indiqués précédemment devront être acheminées à l adresse suivante : Monsieur Stéphane Gamache Directeur Régime de retraite des chargés de cours Université du Québec 475, rue du Parvis Québec (Québec) G1K 9H7 Comme par le passé, un avis concernant la nomination d'un représentant des participants actifs est transmis aux syndicats et établissements répondant aux conditions stipulées par le régime afin qu'ils acheminent au secrétariat du Régime de retraite des chargés de cours, si tel est le choix des participants, le nom d'un représentant des participants actifs. Toute mise en candidature reçue après le 10 avril 2013 ne pourra être acceptée. Notez que le représentant doit être un participant actif. Le représentant sera officiellement désigné comme membre du Comité de retraite, à l'occasion de l'assemblée annuelle, à laquelle vous êtes convoqué. Si plus d un candidat postule pour un poste, un scrutin est alors tenu lors de l assemblée annuelle. Advenant que le scrutin ne puisse être tenu lors de l assemblée annuelle, nous procéderons à l élection par vote électronique. Dans un tel cas, les modalités du scrutin électronique vous seront alors communiquées ultérieurement. N oubliez pas que vous pouvez obtenir de plus amples informations sur le Régime en consultant notre site web à l adresse suivante : Nous espérons avoir le plaisir de vous rencontrer lors de l assemblée annuelle. Veuillez recevoir, Madame, Monsieur, l'expression de mes sentiments les meilleurs. Léo Marcotte Président du Comité de retraite des chargés de cours de l'université du Québec LM/jb p. j.

3 Mars 2013 OBJET : Assemblée annuelle 2013 Nomination d'un représentant des participants non actifs au Comité de retraite Madame, Monsieur, J ai le plaisir, au nom des membres du Comité de retraite, de vous convier à la tenue de l assemblée annuelle des participants au Régime de retraite des chargés de cours de l Université du Québec. L assemblée annuelle aura lieu par vidéoconférence, le même jour et à la même heure pour l ensemble des établissements, sauf pour l UQAM (incluant l ÉTS et l ENAP Montréal), l UQTR et l UQAC pour lesquels des rencontres sur place sont tenues dans chacun de ces établissements. Vous trouverez, en annexe, un tableau indiquant la date, l heure, les lieux et le numéro de salle où il vous sera possible d assister à l assemblée annuelle. Ordre du jour L'assemblée annuelle est pour les membres du Comité de retraite, les participants actifs et les participants non actifs, un moment privilégié pour faire le point sur les principaux dossiers traités au cours de l année qui vient de se terminer. Elle est, pour vous, l'occasion de pouvoir échanger avec des membres du Comité sur toute question entourant la gestion du Régime de retraite. Aussi, nous vous invitons à venir y participer en grand nombre. À cet égard, une copie de l'ordre du jour est jointe à la présente. Nomination d'un représentant des participants non actifs au Comité de retraite Le Règlement du Régime prévoit que les participants non actifs peuvent désigner un membre au Comité de retraite. Selon nos dossiers, vous êtes considéré participant non actif au sens des termes du Régime. À ce titre, il vous est donc possible de soumettre votre candidature au secrétariat du Régime en précisant en quelques mots votre expertise et votre expérience passées à titre de chargé de cours ainsi que les motifs qui vous incitent à poser votre candidature. À cet égard, vous trouverez joint à la présente un document intitulé «Profil des membres du Comité de retraite». À rappeler que ce document s adresse aux chargés de cours intéressés à poser leur candidature et vise à leur permettre de mieux circonscrire la nature du mandat et les attentes qui y sont attachées. Pour des raisons administratives et compte tenu du calendrier de l assemblée annuelle, la période de mise en candidature se terminera le 10 avril

4 Conséquemment, les mises en candidatures devront être reçues avant eures à la date indiquée précédemment, au secrétariat du Régime de retraite : 2 M. Stéphane Gamache Directeur Régime de retraite des chargés de cours Université du Québec 475, rue du Parvis Québec (Québec) G1K 9H7 Toute mise en candidature reçue après le 10 avril 2013 ne pourra être acceptée. Si plus d'une candidature était soumise à la direction du Régime dans les délais prescrits, nous procéderions à l'élection par vote électronique. Nous vous tiendrons alors informé des modalités du scrutin électronique. N oubliez pas que vous pouvez obtenir de plus amples informations sur le Régime en consultant notre site web à l adresse suivante : Nous espérons avoir le plaisir de vous rencontrer lors de l assemblée annuelle. Veuillez recevoir, Madame, Monsieur, l'expression de mes sentiments les meilleurs. Léo Marcotte Président du Comité de retraite des chargés de cours de l'université du Québec LM/jb p. j.

5 RÉGIME DE RETRAITE DES CHARGÉS DE COURS DE L'UNIVERSITÉ DU QUÉBEC ASSEMBLÉE ANNUELLE ORDRE DU JOUR 1. Ouverture de l'assemblée et présentation des intervenants; 2. Modification au Règlement; 3. Administration du régime et placements; 4. Désignation des représentants; 5. Période de questions; 6. Clôture de l'assemblée. Stéphane Gamache Direction du Régime de retraite des chargés de cours Mars 2013

6 RÉGIME DE RETRAITE DES CHARGÉS DE COURS PROFIL DES MEMBRES DU COMITÉ DE RETRAITE 1. Contexte La Loi n impose pas de qualification préalable à une personne pour qu elle puisse devenir membre d un comité de retraite, mais une personne qui accepte de le devenir a la responsabilité de prendre les moyens appropriés afin d acquérir une formation suffisante pour s acquitter adéquatement de sa responsabilité. Le Comité de retraite a par ailleurs l obligation de prendre les mesures requises pour former les membres du Comité. Afin d appuyer les actions des membres du Comité de retraite en matière de formation, un des moyens retenu consiste à définir un certain nombre de critères regroupés sous l appellation «Profil type». L objectif visé étant de faire en sorte que les divers groupes chargés d identifier ces personnes ainsi que les chargés de cours intéressés à présenter leur candidature puissent mieux circonscrire la nature du mandat et les attentes qui y sont attachées. 2. Devoir fiduciaire La Loi sur les régimes complémentaires de retraite confie au comité de retraite l administration du régime. Il en est donc fiduciaire. Nous reproduisons ci-après les devoirs rattachés au rôle du fiduciaire, tels que prescrits par la Loi. Art. 151 : Le comité de retraite doit agir avec prudence, diligence et compétence, comme le ferait en pareilles circonstances une personne raisonnable; il doit aussi agir avec honnêteté et loyauté dans le meilleur intérêt des participants ou bénéficiaires. Les membres du comité de retraite qui ont, ou devraient avoir, compte tenu de leur profession ou de leur entreprise, des connaissances ou aptitudes utiles en l occurrence, sont tenus de les mettre en œuvre dans l administration du régime de retraite. Art : Le comité de retraite est présumé agir avec prudence s il agit de bonne foi en se fondant sur l avis d un expert. Art : Le comité de retraite établit un règlement intérieur qui régit son fonctionnement et sa gouvernance. Il veille à son respect et le révise régulièrement. Le règlement intérieur fixe notamment : 5 les mesures à prendre pour former les membres du comité; Art. 156 : Chaque membre du comité de retraite est présumé avoir approuvé toute décision prise par les autres membres. Il en est solidairement responsable avec eux, à moins qu'il ne manifeste immédiatement sa dissidence. Il est aussi présumé avoir approuvé toute décision prise en son absence, à moins qu'il ne transmette par écrit sa dissidence aux autres membres dans un délai raisonnable après en avoir pris connaissance. Le Comité de retraite assume d importantes responsabilités en vertu d obligations légales octroyés à tout fiduciaire et en raison de l accroissement d une année à l autre de la taille du régime dont des actifs sont de plus en plus importants à gérer. Soulignons également la responsabilité de chacun des membres concernant la solidarité présumée envers toute décision prise par le comité. 1

7 Les dernières modifications de la Loi obligent les comités de retraite, depuis décembre 2007, de prendre les mesures nécessaires pour former les membres. C est chose faite en ce qui concerne le Régime de retraite des chargés de cours de l Université du Québec. Nous élaborerons plus amplement à ce sujet dans la section suivante «Profil type». Malgré les mesures prises à l égard de la formation des membres, nous croyons qu il demeure pertinent de discuter de la question du profil, notamment la veille des assemblées annuelles et du renouvellement des mandats des membres du Comité de retraite. Par ailleurs, depuis l entrée en vigueur du projet de Loi 30, le 13 décembre 2006, il est clair que le recours à des experts est encouragé, ce qui implique que les membres doivent posséder collectivement les connaissances pour être en mesure de se positionner sur certaines questions. Compte tenu du devoir fiduciaire qui incombe au Comité de retraite et de l importance du Régime comme avantage pour les chargés de cours du réseau de l Université du Québec, nous pensons que ce document facilitera les discussions avec les différents intervenants ce qui ne pourra qu aider à l amélioration de la gouvernance du régime. 3. Profil type Voici les critères retenus par le Comité de retraite afin de faciliter l identification des futurs membres : Intérêt porté au Régime; Participation active aux discussions; Expérience liée aux travaux du Comité de retraite et du Comité de placement; Disponibilité nécessaire pour participer aux travaux des comités. Lorsqu une personne accepte de devenir membre du Comité de retraite, il est possible qu elle soit appelée à siéger au Comité de placement, selon les besoins du Régime, en tenant compte de ses intérêts et de ses connaissances. Afin qu elle ait une bonne idée du temps à consacrer à sa tâche, voici le nombre de réunions qui ont été faites en 2012, par comité : Comité de retraite : 4 réunions Comité de placement : 12 réunions Connaissances appropriées Comme l indique la politique de perfectionnement ainsi que la liste des connaissances minimales des membres de comités de retraite telles qu énoncées par la Régie de rentes du Québec lesquelles font partie du Règlement intérieur du Régime, les membres du Comité de retraite doivent posséder ou acquérir les connaissances nécessaires pour leur permettre de remplir efficacement leur devoir de fiduciaire. Ces connaissances portent, notamment, sur les sujets suivants : la responsabilité fiduciaire, la gouvernance des régimes de retraite, les marchés financiers, les principes relatifs aux placements, les aspects légaux et l économie. Les besoins de formation sont comblés par les façons suivantes : par la documentation et les séances d intégration destinées au nouveau membre; par les journées de formation annuellement organisées et par la formation offerte sur le marché (dispensée par la RRQ ou d autres organismes). Il importe de signaler qu avec l entrée en vigueur du projet de Loi 30, tout régime de retraite, à l instar du RRCCUQ, devra prévoir les mesures à prendre pour former les membres de son comité de retraite. 2

8 Il est fortement recommandé à tout nouveau membre élu au Régime de retraite des chargés de cours de suivre la formation de deux jours de l ICRA intitulé «Les régimes de retraite, niveau 1». Cette formation est offerte deux fois par année, une fois à Montréal et une fois à Québec. Les détails se trouvent à l adresse suivante : Le Régime assumera les coûts pour cette formation ainsi que les frais de déplacement et d hébergement. Continuité et rotation favorisée Les compétences requises demandent aux membres d investir du temps pour acquérir les connaissances s ils ne les possèdent pas déjà. Les sujets traités par le Comité de retraite s avèrent souvent complexes. À cet égard, la dernière modification apportée au Règlement, qui consiste à prolonger le mandat des membres désignés par les participants à trois ans au lieu d un mandat d une durée d un an, vise à assurer une plus grande continuité au sein du Comité de retraite. L intérêt du membre ne peut que croître s il maîtrise de mieux en mieux les dossiers. Par ailleurs, le Comité favorise également la rotation afin que de nouvelles idées et expériences viennent enrichir les discussions. Le Comité croit donc qu un équilibre entre la longueur du mandat et la rotation soit possible et qu il y a lieu de le privilégier. 4. Conclusion La saine gouvernance constitue l une des préoccupations majeures du Comité de retraite. Le Comité a pris différentes mesures au cours des dernières années pour être à la fine pointe à cet égard. Le Comité de retraite souhaite maintenir un haut niveau de confiance et transmettre ses réflexions sur le profil type aux intervenants chargés de désigner les représentants. 3

9 ASSEMBLÉE ANNUELLE 2013 Calendrier des rencontres RÉGIME DE RETRAITE DES CHARGÉS DE COURS UNIVERSITÉ DU QUÉBEC Date Établissement Salle Heure UQAR Université du Québec à Rimouski 300, Allée des Ursulines Rimouski Local J-456 Mercredi 24 avril 2013 (vidéoconférence) UQO U.Q. ENAP (Québec) UQAR (Lévis) Université du Québec en Outaouais 283, boulevard Alexandre-Taché Pavillon A. Taché Gatineau Local B-1210 Université du Québec 475, rue du Parvis Québec Local 2410 UQAT Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue 445, boul. de l Université Rouyn-Noranda Local B-301 Jeudi 25 avril 2013 (rencontre physique) UQTR Université du Québec à Trois-Rivières 3351, boulevard des Forges Pavillon CIPP local 1102 Mercredi 1 er mai 2013 (rencontre physique) UQAM ENAP (Montréal) ÉTS Université du Québec à Montréal 1255 rue St-Denis, Montréal Bureau A-R-540 (local du syndicat) Jeudi 2 mai 2013 (rencontre physique) UQAC Université du Québec à Chicoutimi 555, boul. de l Université Est Chicoutimi Local P La Direction du Régime de retraite des chargés de cours Mars 2013

10 ENSEIGNEZ-VOUS DANS PLUSIEURS ÉTABLISSEMENTS? Nous vous rappelons que les chargés de cours participants au Régime qui enseignent dans plusieurs établissements du réseau de l Université du Québec doivent cotiser dans tous les établissements, et ce, au même taux de cotisation. Il est important de mentionner que dans cette situation, il appartient au chargé de cours d informer les ressources humaines des établissements où il reçoit de la rémunération à ce titre. Direction du Régime de retraite des chargés de cours Mars 2013