LICENCE DE REPRODUCTION ACCORDÉE PAR

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1 Secrétariat du Conseil du trésor Dossier numéro : LICENCE DE REPRODUCTION ACCORDÉE PAR SOCIÉTÉ QUÉBÉCOISE DE GESTION COLLECTIVE DES DROITS DE REPRODUCTION une personne morale de droit privé, constituée en vertu de la troisième partie de la Loi sur les compagnies, ayant son siège social situé au 1290, rue Saint-Denis, 7 e étage, Montréal, H2X 3J7 (ci-après appelée «COPIBEC») AU GOUVERNEMENT DU QUEBEC représenté par la Direction générale des acquisitions du Secrétariat du Conseil du trésor, dûment autorisée par l article 4.1 de la Loi sur le service des achats du gouvernement du Québec L.R.Q., c. S-4) (ci-après appelé le «Licencié») ATTENDU QUE la Loi sur le droit d auteur (ci-après : «la Loi») stipule que la reproduction d œuvres protégées exige le consentement des titulaires de droits et justifie le paiement d une rémunération; ATTENDU QUE COPIBEC est une société de gestion, au sens de l article 70.1 de la Loi, créée en vue de gérer, au nom de ses mandants titulaires de droits d auteur, les droits qui découlent de la reproduction de leurs œuvres publiées; ATTENDU QUE COPIBEC et le LICENCIÉ ont conclu en 1996 une licence (ci-après : «la licence initiale») autorisant la reproduction des œuvres du répertoire de COPIBEC; ATTENDU QUE la licence initiale se terminait le 31 octobre 2001; ATTENDU QUE la licence initiale a été amendée le 5 novembre 2001 afin de proroger sa durée pour la période du 1 er novembre 2001 au 31 mars 2002 et ce, aux mêmes modalités et conditions; ATTENDU qu une nouvelle licence a été conclue le 8 avril 2002 et que cette licence prévoyait qu elle se terminerait le 31 mars 2003 afin de permettre à COPIBEC et au LICENCIÉ de faire effectuer un sondage pour établir la quantité et l identité des œuvres reproduites sous forme de feuilles volantes et pour des fins de revues de presse;

2 ATTENDU que la licence intervenue en 2002 a été amendée le 1 er avril 2003 afin de proroger sa durée pour la période du 1 er avril 2003 au 30 juin 2003 et ce, aux mêmes modalités et conditions; ATTENDU QUE COPIBEC et le LICENCIÉ désirent conclure une nouvelle licence autorisant la reproduction des œuvres du répertoire de COPIBEC; ATTENDU QUE la présente licence constitue une licence en vertu de l article 30.3 de la Loi sur le droit d auteur, notamment pour les Archives nationales du Québec ; COPIBEC et le LICENCIÉ conviennent de ce qui suit : 1. Définitions Aux fins de la licence et de ses annexes, les définitions suivantes s appliquent : 1.1 «Article» : écrit formant par lui-même un tout distinct mais faisant partie d un journal ou d une publication périodique constituant une œuvre. 1.2 «Centre de reproduction» : entreprise privée dûment agréée par le LICENCIÉ conformément à l article 3.6, dont l activité principale est de faire des Reproductions à la demande de ses clients. 1.3 «Copies» : désigne les Copies obtenues par Reproduction. 1.4 «Équivalent temps complet (ETC)» : l unité de mesure utilisée pour le calcul de l effectif gouvernemental et correspondant, sur une base annuelle, à une charge normale de travail, selon les conditions de travail. 1.5 «Œuvre» : œuvre littéraire, dramatique ou artistique dont des exemplaires ont été mis à la disposition du public avec le consentement ou la connaissance du Titulaire du droit d auteur dans une publication telle un livre, un journal, un magazine, une revue ou tout autre périodique. 1.6 «Paiement» : tous les montants payables à COPIBEC par le LICENCIÉ aux termes de la présente licence. 1.7 «Personnel» : désigne toutes les catégories de personnes à l emploi du LICENCIÉ au sein des ministères et des organismes visés par la présente licence et énumérés à l annexe A.

3 1.8 «Répertoire» : les œuvres publiées au Québec et dont les titulaires de droits sont représentés par COPIBEC. Le répertoire désigne également les œuvres publiées au Canada ainsi que dans les pays énumérés à l Annexe B, par l effet d accords de réciprocité conclus entre COPIBEC et les sociétés de gestion des droits de reproduction des pays énumérés à cette annexe. 1.9 «Réclamation» : toute demande écrite, déclaration, procédure judiciaire d un Titulaire du droit d auteur dans laquelle il est allégué que le LICENCIÉ a violé le droit d auteur, autre que le droit moral, à l égard d une œuvre «Reproduction» : la création d une copie papier à l aide d un procédé reprographique, notamment la photocopie et la xérographie ou à l aide d un copieur qui, préalablement à l impression, numérise le document et le garde temporairement en mémoire, ou à l aide de la transmission par télécopieur, laquelle requiert accessoirement, la production d une copie numérique transitoire. La reproduction inclut également l entrée ou la mise en mémoire d œuvres publiées dans un fichier électronique, sans aucune modification et conformément aux termes et conditions de la présente licence, pour projection à l aide d un vidéo projecteur, dans le cadre d une présentation effectuée avec le programme Microsoft Power Point ou autre application semblable. Le verbe «reproduire» et l expression «production de copies» ont la même signification. La reproduction exclut expressément : (i) l entrée ou la mise en mémoire de la totalité ou d une partie d une œuvre sous forme électronique ou numérique, avec la possibilité d une récupération ou d une reproduction future; (ii) l accès à la totalité ou à une partie d une œuvre par affichage sur un écran ou à l aide d un autre moyen électronique de visualisation; (iii) la modification du contenu ou de sa disposition, de quelque façon que ce soit, de la totalité ou d une partie d une œuvre; (iv) la reproduction d une œuvre sur un autre support électronique ou numérique à des fins d entreposage ou de redistribution, sauf, accessoirement, en liaison avec les transmissions par télécopieur «Service de reproduction et de livraison de documents» : service de reproduction et de distribution d œuvre avec ou sans frais, pour le bénéfice de personnes autres que le LICENCIÉ et son personnel, y compris les reproductions effectuées à la demande et pour le bénéfice de tiers.

4 1.12 «Titulaire du droit d auteur» : l auteur, l éditeur ainsi que toute personne physique ou morale dûment autorisée par cession, licence ou mandat à permettre à un tiers de reproduire une œuvre. 2. Objet et durée de la licence 2.1 Sous réserve des modalités et conditions de la présente licence, COPIBEC accorde au LICENCIÉ une licence non exclusive autorisant la reproduction des œuvres du répertoire, à des fins non lucratives, dans le cadre de ses activités gouvernementales. 2.2 Cette licence est pour une durée de quatre (4) ans et neuf (9) mois débutant le 1 er juillet 2003 et se terminant le 31 mars Les parties s engagent à se rencontrer au moins six (6) mois avant l expiration de la licence afin de négocier les termes et conditions d une nouvelle licence. 3. Modalités et conditions de la licence 3.1 Sous réserve des reproductions effectuées dans le cadre d une présentation effectuée avec le Programme Microsoft Power point ou autre application semblable, chaque copie doit être faite sur un support papier. 3.2 Jusqu à 10 % d une Œuvre du Répertoire peuvent être copiés par le LICENCIÉ. La reproduction des éléments suivants est également autorisée : - la totalité d un article de journal ou de périodique (incluant une série de comptes rendus de conférence). Toutefois, dans le cas d un périodique culturel, voué essentiellement aux arts et à la littérature, la totalité du nombre de pages ne doit pas représenter plus de 10 % du nombre de pages total de la publication; - la totalité d un résumé d une décision judiciaire tirée d un périodique ou d un volume qui contient d autres résumés; - la totalité d un chapitre de livre, jusqu à concurrence de 20 % du nombre total de pages de l œuvre; - l intégralité d une courte nouvelle ou d une pièce de théâtre provenant d un recueil comprenant d autres nouvelles ou pièces de théâtre;

5 - l intégralité d un poème provenant d un livre ou d un périodique; - l intégralité de la transcription écrite d un morceau de musique provenant d un livre ou d un périodique; - un passage entier provenant d une encyclopédie, d une bibliographie annotée ou d une autre œuvre de référence similaire. 3.3 La présente licence n autorise pas la reproduction systématique et cumulative de la même œuvre qui constituerait une reproduction excédant les limites fixées par le paragraphe 3.2 de la présente. 3.4 La licence autorise la reproduction des œuvres artistiques, notamment les gravures, les illustrations et les photographies incluses dans les œuvres du répertoire, à moins d indication contraire. 3.5 Advenant que la confection des reproductions soit confiée en sous-traitance à des Centres de reproduction, le LICENCIÉ devra informer COPIBEC par écrit des noms et des adresses des centres avec lesquels il fait affaires. Le LICENCIÉ s engage à requérir de ces centres qu ils agissent conformément à la licence. 3.6 Pour toute reproduction d une partie d une œuvre dans des proportions excédant les limites prévues à l article 3.2, le LI- CENCIÉ ou l une des entités visées par la licence (Annexe A), doit adresser une demande d autorisation particulière écrite à COPIBEC, laquelle doit alors répondre par écrit dans les meilleurs délais possible. Les modalités de toute autorisation particulière seront fixées par COPIBEC et communiquées dans la réponse écrite. 3.7 Les copies ne peuvent être reliées de façon permanente dans des recueils de textes ou des anthologies. 3.8 La licence autorise la reproduction de copies multiples, c est-àdire en nombre suffisant pour répondre aux besoins du personnel du LICENCIÉ. 3.9 Afin de préserver de la détérioration une œuvre rare ou fragile, le LICENCIÉ peut effectuer une copie complète de cette œuvre afin de l utiliser à la place de l original.

6 3.10 En ce qui a trait aux œuvres épuisées, une seule copie complète de remplacement pourra être effectuée et incluse dans la collection du LICENCIÉ. Des efforts raisonnables devront d abord avoir été faits afin de se procurer un exemplaire de remplacement Des copies peuvent être effectuées afin de remplacer les pages endommagées ou manquantes provenant d œuvres qui sont en possession du LICENCIÉ. Toutefois, si le total des pages à remplacer est supérieur à 20 % de la totalité des pages de l œuvre, le LICENCIÉ doit se procurer un exemplaire de remplacement Malgré l article 4.1.2, le détenteur de la licence peut, à des fins de conservation ou d archivage de ses dossiers, reproduire sur microfilm ou sur microfiche les extraits des œuvres du répertoire contenus dans ces dossiers. 4. Reproductions non autorisées 4.1 La présente licence n autorise pas : l adaptation, l exécution et la représentation publique d une œuvre la reproduction d une œuvre sur microfilm ou sur microfiche ainsi que la reproduction aux fins de projection de diapositives la reproduction des œuvres pour lesquelles un titulaire de droit a expressément interdit la reproduction et dont COPIBEC a transmis au LICENCIÉ un avis à cet effet ou que COPIBEC a incluses dans sa liste d exclusions l utilisation d une œuvre qui porterait atteinte au droit moral de l auteur telle qu une utilisation en liaison avec des activités politiques, la promotion d une cause ou d une institution, la publicité ou la vente d un produit ou d un service commercial la vente des copies par le LICENCIÉ. Notamment, la présente licence n autorise pas les copies effectuées dans le cadre d un Service de reproduction et de livraison de documents. Toutefois, aucune disposition de cette licence ne doit être interprétée comme interdisant au LICENCIÉ de recouvrer les coûts de reproduction la reproduction effectuée afin de remplacer une œuvre qui est offerte en vente sur le marché.

7 4.1.7 la reproduction lorsque l extrait reproduit est offert en vente sur le marché sous forme de publication distincte la transmission par le biais du courriel ou la publication sur un réseau Intranet ou Internet d œuvres publiées reproduites dans le cadre d une présentation effectuée avec le programme Microsoft Power Point ou autre application semblable. 5. Examens ministériels au niveau collégial Les parties conviennent que la présente licence couvre la confection par le ministère de l Éducation des examens ministériels à des fins d enseignement collégial. Pour plus de précisions, la présente licence autorise la saisie informatique des œuvres selon les limites de reproduction prévues au paragraphe 3.2, dans le but exclusif de produire des copies sur support papier ainsi que sur support informatique et électronique destinés uniquement aux personnes souffrant d un handicap et qui ont besoin de mesures spéciales. La copie de l œuvre sur support électronique doit être détruite dans les six mois suivant sa saisie. 6. Liste d exclusions 6.1 La présente licence ne couvre pas les œuvres ou catégories d œuvres énumérées à l Annexe B (Liste d exclusions). 6.2 La liste d exclusions sera mise à jour par COPIBEC et distribuée au LICENCIÉ deux fois par année, soit le 1er mai et le 1er octobre. Le LICENCIÉ doit s y soumettre au plus tard soixante (60) jours suivant sa réception. 7. Obligations du LICENCIÉ 7.1 Le personnel du LICENCIÉ doit respecter les termes et conditions de la licence. La même obligation doit être exigée des Centres de reproduction dont le LICENCIÉ peut retenir les services, conformément à l article 3.5 de la licence. 7.2 Le personnel du LICENCIÉ doit respecter le droit moral des auteurs et, à moins que l information ne soit déjà présente, doit indiquer à cet effet sur la copie ou sur la première page d un ensemble de copies tirées d une même œuvre, le nom de l auteur, le nom de l éditeur, le titre de l œuvre, la date de publication et le numéro des pages reproduites. Une obligation similaire doit être signifiée aux Centres de reproduction qui se voient confier le soin de reproduire des copies en vertu de la présente licence.

8 7.3 Le LICENCIÉ s engage à prendre toutes les dispositions nécessaires afin d informer les personnes autorisées à faire ou à utiliser des copies des modalités et conditions de la présente licence. 7.4 Plus particulièrement, le LICENCIÉ s engage à : a) reproduire et à diffuser sur son Intranet le contenu de la présente licence afin qu elle puisse être accessible à tous les membres de son personnel ; b) collaborer avec COPIBEC pour la préparation et la distribution de documents d information relatifs aux termes et conditions de la présente licence et destinés aux membres de son personnel. 7.5 À la demande du LICENCIÉ, COPIBEC lui transmet ses commentaires ou suggestions relatifs à tout matériel écrit relatif à la présente licence et que le LICENCIÉ désire publier et distribuer aux personnes autorisées à faire ou à utiliser des copies. 7.6 Le ou vers le 1er juillet de chaque année, le LICENCIÉ transmet à COPIBEC une mise à jour des renseignements prévus aux annexes A et C. 8. Sondages 8.1 COPIBEC et le LICENCIÉ conviennent, pendant la troisième année d application de la présente licence, de faire effectuer par l entremise d une firme spécialisée un sondage dans les ministères et organismes visés par la présente licence afin d établir la quantité et l identité des œuvres reproduites sous forme de revues de presse. 8.2 Un comité constitué de représentants de COPIBEC et du LICENCIÉ déterminera le mandat de la firme spécialisée, les objectifs à atteindre, les critères relatifs à la méthodologie, la cueillette et l analyse des données ainsi que l échéancier relativement à la réalisation du sondage. 8.3 Le LICENCIÉ s engage à prendre toutes les dispositions afin que les membres du personnel du LICENCIÉ collaborent à la réalisation du sondage. 8.4 COPIBEC et le LICENCIÉ assumeront à part égale la totalité des frais de la firme spécialisée pour la préparation et la réalisation du sondage. Nonobstant ce qui précède, les parties conviennent que le LICENCIÉ ne peut être tenu de payer une somme excédant trente mille dollars ( $).

9 8.5 Advenant une variation de plus 10 % du volume des œuvres reproduites sous forme de revues de presse par rapport au volume constaté en 2003, soit copies, COPIBEC et le LICENCIÉ conviennent d entreprendre des négociations relatives au montant des compensations payable par le LICENCIÉ en vertu de l article 11 de la LICENCE. En cas d échec de ces négociations, les dispositions prévues à l article 13 s appliqueront. 8.6 COPIBEC et le LICENCIÉ conviennent, pendant la dernière année d application de la présente entente et selon les modalités établies aux articles 8.2 à 8.4, de faire effectuer par l entremise d une firme spécialisée un sondage dans les ministères et organismes visés par la présente licence afin d établir la quantité et l identité des œuvres reproduites sous forme de feuilles volantes et pour fins de revues de presse. 8.7 Les parties conviennent que pour les reproductions effectuées pour la confection par le ministère de l Éducation des examens ministériels à des fins d enseignement collégial, le LICENCIÉ doit transmettre à COPIBEC un formulaire de déclaration établissant le nombre de pages reproduites et leur tirage. De plus, pour chaque œuvre reproduite, le LICENCIÉ devra indiquer sur le formulaire de déclaration le nombre de pages que contient l œuvre, le nom de l auteur et de l éditeur, le titre de l œuvre, la date de parution, le numéro des pages reproduites ainsi que le numéro ISBN ou ISSN. Les formulaires devront être remis à COPIBEC le 31 janvier, pour les reproductions effectuées du 1 er juillet au 31 décembre et le 31 juillet pour les reproductions effectuées du 1 er janvier au 30 juin. 8.8 Aucune information obtenue dans le cadre des cueillettes de données ne peut être utilisée par COPIBEC contre le LICEN- CIÉ dans une quelconque procédure de violation de droit d auteur et ce pendant ou après la durée de la présente licence. 9. Revues de presse 9.1 La licence autorise le LICENCIÉ, par ses propres services de communications ou une entreprise privée dûment mandatée par lui, à confectionner et à reproduire des revues de presse. 9.2 Advenant que la confection des revues de presse soit effectivement confiée à l entreprise privée, le LICENCIÉ fournira à COPIBEC les noms et les adresses des entreprises choisies à cette fin. Le LICENCIÉ exigera de ces entreprises qu elles agissent conformément à la présente licence.

10 10. Garanties 10.1 COPIBEC garantit au LICENCIÉ qu elle détient tous les droits lui permettant de signer la licence COPIBEC s engage à tenir indemne et à garantir le LICENCIÉ contre toute réclamation, incluant tous honoraires, déboursés et tous dommages intérêts du titulaire du droit d auteur découlant de la reproduction en vertu de la présente licence d une œuvre de son répertoire Le paragraphe 10.2 ne s applique que si : a) le LICENCIÉ avise par écrit COPIBEC de la réclamation dans les sept (7) jours ouvrables suivant la date où il en est informé ; b) la reproduction litigieuse a été faite en conformité avec les modalités et conditions de la présente licence eu égard à la copie et à l usage de l œuvre reproduite ; c) le LICENCIÉ n était pas en défaut de respecter les modalités et conditions de la présente licence au moment où la reproduction a été faite ; 10.4 COPIBEC collabore avec le LICENCIÉ dans le cadre du règlement de la réclamation Aucune admission ni offre de règlement ne peuvent être faites par le LICENCIÉ sans l autorisation préalable écrite de COPIBEC. À défaut, le LICENCIÉ est présumé avoir renoncé au bénéfice du paragraphe 10.2 et COPIBEC n aura aucune obligation d indemnisation et de garantie à l égard du LICEN- CIÉ. 11. Paiement de redevances 11.1 En contrepartie de la licence qui lui est accordée pour la reproduction des œuvres du répertoire, le LICENCIÉ s engage à verser à COPIBEC des redevances payables pour chaque employé équivalent temps complet dont le nombre est fourni annuellement par le Conseil du trésor le 1 er avril. Le LICENCIÉ s engage à verser à COPIBEC les redevances suivantes : a) pour la période du 1 er juillet 2003 au 31 mars 2004, la somme de six dollars soixante cents (6,60 $) par ETC (soit 9/12 X 8,80 $);

11 b) pour la période du 1 er avril 2004 au 31 mars 2005, la somme de neuf dollars quatre-vingts cents (9,80 $) par ETC; c) pour la période du 1 er avril 2005 au 31 mars 2006, la somme de dix dollars quatre-vingts cents (10,80 $) par ETC; d) pour la période du 1 er avril 2006 au 31 mars 2007, la somme de onze dollars quatre-vingts cents (11,80 $) par ETC; e) pour la période du 1 er avril 2007 au 31 mars 2008, la somme de douze dollars quatre-vingts cents (12,80 $) par ETC En contrepartie de la licence qui lui est accordée pour la confection des examens ministériels par le ministère de l Éducation pour l enseignement collégial, le LICENCIÉ s engage à verser à COPIBEC des redevances suivantes : a) quarante-huit mille dollars ( $) pour la période du 1 er juillet 2003 au 31 mars 2004 ; b) soixante-cinq mille dollars ( $) pour chacune des années subséquentes à partir du 1 er avril 2004 au 31 mars Les redevances prévues au paragraphe 11.1 de la licence seront acquittées par le LICENCIÉ en deux versements annuels égaux, le premier payable le 15 juin et le second payable le 15 décembre de chaque année d application de la licence. Pour la première période d application de la licence, soit celle débutant le 1 er juillet 2003 et se terminant le 31 mars 2004, les redevances seront acquittées en un seul versement payable le 15 décembre Les redevances prévues au paragraphe 11.2 de la licence seront acquittées par le LICENCIÉ en un versement annuel payable le 15 juin de chaque année d application de la licence. Pour la première période d application de la licence, soit celle débutant le 1 er juillet 2003 et se terminant le 31 mars 2004, les redevances seront acquittées en un seul versement payable le 15 décembre Toute somme demeurée impayée à l échéance porte intérêts conformément aux dispositions du Règlement sur le paiement d intérêts aux fournisseurs du gouvernement adopté en vertu de la Loi sur l administration financière.

12 11.6 Advenant une diminution substantielle du contenu du Répertoire et des mandats de représentation des sociétés de gestion étrangères ou si une modification législative entraînait des changements importants à la portée de la licence, COPIBEC et le LICENCIÉ conviennent d entreprendre des négociations, dans les 30 jours de la réception par l une des parties d un avis écrit donné par l autre, aux fins d une redéfinition des conditions monétaires de la licence, tenant compte des modifications invoquées. En cas d échec de ces négociations, les dispositions prévues à l article 13 s appliqueront. 12. Comité de suivi Afin de faciliter la mise en œuvre de la présente licence et de déterminer les besoins du LICENCIÉ relativement à la reproduction sur un support électronique des œuvres du répertoire, COPIBEC et le LICENCIÉ conviennent de former un Comité de suivi dont les membres seront désignés par chacune des parties. Les réunions de ce comité de suivi seront convoquées à la demande de COPIBEC ou du LICENCIÉ. 13. Différends Les parties doivent faire de leur mieux afin de résoudre tout différend entre elles en ce qui a trait à l interprétation de la licence et conviennent qu aucune d elles ne soumettra une demande à toute instance judiciaire avant d avoir discuté avec l autre partie de la possibilité de soumettre leur différend à l arbitrage. 14. Résiliation La licence peut être résiliée par l une ou l autre des parties moyennant un avis écrit si l une des parties ne respecte pas les termes et conditions de la licence et omet de remédier à son défaut dans les soixante (60) jours suivant l envoi d un avis de non-respect. 15. Cession La présente licence ne peut être cédée par le LICENCIÉ ou par COPIBEC sans le consentement écrit de l autre partie.

13 16. Avis Tout avis requis aux termes de la présente licence doit être transmis de main à main, par messager ou par courrier recommandé avec accusé de réception, par télécopieur aux adresses des parties indiquées dans la présente licence ou à toute autre adresse transmise à l autre partie par l un de ces moyens. Tout avis doit être expédié aux adresses suivantes : Au LICENCIÉ : À COPIBEC Secrétariat du Conseil du trésor Direction générale de acquisitions 875, Grande Allée Est, 3e étage, section D Sainte-Foy (Québec) G1N 4T5 Direction générale 1290, rue Saint-Denis, 7 e étage Montréal (Québec) H2X 3J7 17. Extension de la licence Les organismes non budgétaires assujettis à la réglementation gouvernementale mentionnés à l Annexe C pourront bénéficier des termes et conditions de la présente licence. 18. Annexes Les annexes suivantes font partie intégrante de la licence : Annexe A : Annexe B : Annexe C : Liste des ministères et des organismes budgétaires auxquels s applique la licence Liste d exclusions Liste des organismes non budgétaires assujettis à la réglementation gouvernementale EN FOI DE QUOI, les parties ont signé, en deux exemplaires, à Québec, ce COPIBEC par Hélène Messier, dûment autorisée Le LICENCIÉ par Marie-Josée Linteau